*Detta inlägg har uppdaterats från och med den 4/1/2020.
Om du arbetar med personalfrågor eller är chef för en avdelning eller ett team får du troligen regelbundet frågor om minst en av sex saker: 1) ersättning 2) arbetsschema och arbetstider 3) personalförmåner 4) semester/ledighet 5) utvecklingsmöjligheter och 6) arbetskultur eller arbetsmiljö. Jag gillar alltid att gissa vilken av dessa sex frågor som kommer att ställas först när jag har kontakt med nyanställda. Jag finner att det nästan säkert är nummer 4 – frågan om semester och ledighet.
Människor älskar sin ledighet från arbetet – åtminstone i teorin. Det är säkert en viktig fråga för nyanställda, jobbkandidater eller anställda; om den är betald eller obetald är en vanlig fråga, särskilt om din organisation har någon tokig beräkning av ledighet eller en policy som tillåter anställda att låna timmar innan de har tjänats in. Tyvärr lämnar amerikanska anställda vanligtvis omkring 429 miljoner betalda semesterdagar på bordet varje år.
Arbetsrättslagar, policyer och beräkningar av ledighet är förvirrande
Det finns bara några få saker som jag gillade mindre i HR än att sitta ner med anställda som hade frågor om deras beräkning av betald ledighet och varför de hade flera hundra timmars minus. De är komplicerade, förvirrande och påminner mig mycket om min MBA-klass i avancerad ekonomi.
Jag hade en anställd som inte hade kunnat ta ut betald semester på över tre år eftersom hon inte hade arbetat tillräckligt många timmar under de tre föregående åren på grund av att hon var sjukskriven och FMLA-sjukskriven under en längre tid. Så hon fortsatte att ta ut obetald ledighet tills hon hade sina 2 040 timmar för året och kvalificerade sig för FMLA. Till slut kompromissade vi med företagets förmånsavdelning och utarbetade ett sätt, under en period på tio månader, för henne att betala tillbaka den redan använda oförtjänta semestern så att hon kunde börja tjäna in semester igen på normalt sätt.
Jag tror inte att vi kan kommunicera tillräckligt mycket om de olika typerna av ledighet för anställda, vare sig den är betald eller obetald. Ledighet är ett av de mest populära ämnena på bloggen eftersom det handlar om ledighet för anställda med eller utan undantag. Bloggens läsare har alla typer av frågor, från frågor om arbetstagare på undantagsnivå som använder partiella semesterdagar, beräkningar av semesterlöner till när anställda blir berättigade och skyddade enligt FMLA. Att döma av trafiken i vår artikelserie om ledighet är det troligt att medlemmar av din personal har googlat efter vägledning om ledighet någon gång när de arbetat för ditt företag.
Stater som kräver att arbetsgivare erbjuder betald ledighet
Ett ökande antal stater i USA och städer, kan jag tillägga, kräver att arbetsgivare erbjuder betald ledighet. Kraven för varje delstat är olika, men jag ser att denna trend fortsätter med delstater som Kalifornien, Connecticut och New York som föregångare. För närvarande kräver 11 delstater och Washington D.C. samt över 30 kommuner betald sjukledighet.
Typer av betald ledighet
– Semester (omfattar obegränsad semester och reglerad semester). Beroende på hur semestern beräknas kan anställda antingen tjäna in denna semester efter ett år och använda den omedelbart efter att den har tjänats in. Semesterförtjänsten var min mest populära fråga bland anställda. Vår personalpersonal gick så långt att de utvecklade individuella Excel-kalkylblad som gjorde det möjligt för de anställda att prognostisera sina semestertimmar för användning i framtiden.
– Föräldraledighet (Moderskaps- och föräldraledighet). Betald ledighet för nya föräldrar under en längre tid som är specifik för organisationen. Många organisationer erbjuder nu betald föräldraledighet som Netflix och Amazon. Det finns nu ett antal delstater och städer som också kräver att arbetsgivare erbjuder betald föräldraledighet. Jag förväntar mig att antalet lagar som ger skydd kommer att öka betydligt under de kommande tio åren. Se diagrammet ovan.
– Sjukledighet. Ledighet uteslutande för när du eller en familjemedlem som du tar hand om är sjuk och inte kan arbeta. Anställda ackumulerar vanligtvis denna tid per löneperiod eller månad.
– Betald ledighet (PTO). Företag använder ofta PTO som kombinerar sjukledighet och semestertid i en enda.
– Bereavement Leave (begravningsledighet). Ledighet för att sörja och ta hand om personliga angelägenheter efter att en nära familjemedlem har avlidit.
– Ledighet (betald). Beroende på vad ditt företag har för policy tillåter vissa organisationer betald tjänstledighet och ledighet från arbetet för situationer som inte berättigar till invaliditetsförsäkring eller är i stället för. Jag arbetade en gång för ett företag som tillhandahöll en policy för betald tjänstledighet på upp till 12 veckor innan anställda var skyldiga att ta ledigt enligt FMLA.
– Militär ledighet (betald). Anställda har rätt till betald militär ledighet om deras militära ersättning under ledigheten är lägre än den anställdes lön hos din organisation enligt en anställningslag som kallas USERRA. Observera att USERRA (The Uniformed Services Employment and Reemployment Rights Act) inte har något tröskelvärde för anställda. Alla arbetsgivare är skyldiga att följa den.
– Semesterlön. Semesterlön som används sker under normala helgdagar, inklusive jul, Thanksgiving, nyår och så vidare. Anställda bör kontrollera företagets policy om vilka helgdagar som ingår och om det finns en policy för heltids- respektive deltidsanställda när det gäller semesterlön. Efter att ha arbetat inom detaljhandeln i många år var detta några av de vanligaste frågorna jag mötte.
– Sabbatsår. Sabbaticals erbjuds traditionellt inom utbildningssektorn, men blir allt vanligare inom den privata sektorn. Arbetsgivare ger anställda betald ledighet för att utforska sina passioner, intressen, utbildning eller för att forska. Längden på ett sabbatsår och dess tillgänglighet är upp till din arbetsgivare.
Typer av obetald ledighet
– Ledighet (obetald). Ledighet som är obetald när en anställd har använt all sin betalda ledighet och semester. Arbetsgivare som erbjuder obetald LOA och är inte skyldiga att följa FMLA och kommer att följa andra regler och krav.
– Föräldraledighet. (Obetald). Om du inte bor i Kalifornien, New Jersey eller Rhode Island, eller om ditt företag erbjuder betald föräldraledighet, kommer du att ta ut obetald ledighet som nybliven förälder. Proffstips: Nyblivna mammor kan kvalificera sig för invaliditetsförsäkring och få en procentuell andel av din lön under ledigheten, så kontrollera vilka förmåner du har tecknat dig för innan du pratar med din chef eller HR på företaget.
– Militär ledighet (obetald). Anställda som tillhör nationalgardet och blir militärer i aktiv tjänst får behålla sin anställning medan de är militärer i aktiv tjänst under en längre tid, oavsett arbetsgivarens storlek. Arbetsgivare bör utbilda sig om USERRA enligt ovan.
– Obetald personlig ledighet. I form av minskad arbetstid eller en obetald dag. Detta kan vara för intermittent FMLA, personlig ledighet, sjukfrånvaro eller semester. Den anställde kommer inte att kompenseras för denna obetalda tid.
– Medicinsk ledighet (FMLA). Om en arbetsgivare kvalificerar sig för FMLA kan anställda ta upp till 12 veckors obetald ledighet från arbetet för att vårda sig själva, en familjemedlem samt vård av militärer. Anställda måste ha varit anställda i 12 månader och ha arbetat 2 040 timmar under den 12-månadersperioden. Det finns ytterligare specifikationer som du kan läsa om i din företagshandbok eller genom att klicka här. Om du är berättigad att förlänga din ledighet utöver de 12 veckorna enligt FMLA, bestäms av de riktlinjer som din arbetsgivare fastställer.
– Medicinsk ledighet (ej FMLA). Medicinsk ledighet för en anställd som antingen inte kvalificerar sig för FMLA eller om arbetsgivaren inte är skyldig att erbjuda FMLA. Du bör läsa din företagshandbok för att förstå hur mycket medicinsk ledighet du har rätt till och klicka här för detaljer om Family Medical Leave Act.
– Furlough. Detta är arbetsgivarens alternativ till uppsägningar där du inte arbetar men har tillgång till arbetsgivarens förmåner. Tidigare har dessa varit vanliga för statsanställda, men under 2020 har de blivit vanligare som ett uppsägningsalternativ under COVID-19-pandemin.
Varför är betald ledighet så svårfångad?
De flesta arbetsgivare erbjuder ledighet. Det är standard över hela linjen. Det som inte är så standard är ämnet betald ledighet. Många arbetsgivare erbjuder fortfarande inte betalda alternativ, mestadels delvis på grund av två områden: heltids- respektive deltidsanställning och företagets storlek. I en rapport från Pew Research från 2020 konstaterades att betald ledighet är en förmån som främst stora arbetsgivare med över 500 anställda erbjuder. 91 procent av arbetsgivarna med 500 eller fler anställda erbjuder någon form av betald ledighet som en förmån för sina anställda.