Free Press

Varför fungerar inte mina anbud?

Du har kompetensen, rätt team på plats och engagemanget för att få jobbet gjort på rätt sätt varje gång – så var är arbetet? Om dina byggnadsförslag inte räcker till eller helt enkelt inte når upp till målet kommer du inte att vinna så mycket arbete som du skulle vilja. En bedömning av anbuds- och förslagsprocessen kan hjälpa dig att förfina ditt tillvägagångssätt och öka sannolikheten för att du framgångsrikt kan konkurrera om de bästa projekten och kunderna.

Vad är anbudsförfarandet för byggentreprenader?

När en generalentreprenör har ett projekt som ska levereras, delar de upp det i paket, t.ex. gipsväggar, VVS-arbeten eller mekanik, och bjuder in underentreprenörer för att lämna anbud på specifika delar av arbetet som definieras av dessa specialiteter. Eftersom en generalentreprenör ofta lägger ut dessa viktiga projektdelar på entreprenad är det viktigt för alla inblandade att förstå anbudsförfarandet i byggbranschen. För ägare och generalentreprenörer ger anbudsförfarandet dem möjlighet att hitta det bästa möjliga teamet för jobbet till det mest konkurrenskraftiga priset. Om du kan utarbeta ett övertygande och korrekt anbud ökar sannolikheten att du får mycket arbete och att dina bästa talanger kan gå från ett övertygande projekt till ett annat.

Som anbudsgivare gör den information som ägaren eller generalentreprenören avslöjar i inbjudningsfasen det möjligt för dig att inte bara göra en noggrann bedömning av jobbet och lägga ett anbud, utan också se till att du kan rikta in dig på rätt typer av jobb och kunder. Det är inte alla inbjudningar som passar ditt varumärke och det är inte alla jobb som är värda den tid som krävs för att skapa ett vinnande förslag. Målet för anbudsgivare är att identifiera vilka projekt som är värda tiden och sedan skapa ett övertygande, korrekt och detaljerat förslag som ökar dina chanser att vinna och ger ditt varumärke den uppmärksamhet det förtjänar.

Anbudsprocessen i byggbranschen – hur den fungerar

Ditt förslag till anbud är ungefär som ett CV eller en jobbansökan; det gör ett första intryck på kunden, låter dem veta hur kvalificerad du är och ger dem till och med en uppfattning om vad de kan förvänta sig när de arbetar med dig. Om ditt första intryck, eller ditt anbud, är spännande för kunden kommer du att gå vidare till intervjustadiet, vilket dramatiskt ökar oddsen för att du blir anställd för jobbet.

Du hittar anbudsinfordringar på en mängd olika ställen. När du får en inbjudan att lämna anbud laddar du helt enkelt ner ansökningspaketet och granskar det noggrant för att få en god förståelse för vad jobbet är, vilka färdigheter ägaren vill ha och vilka preferenser eller specifikationer de har för jobbet. Det är också dags att se till att paketet verkligen är komplett och att ägaren eller entreprenören har en realistisk uppfattning om vad projektet kommer att kosta och hur lång tid det kommer att ta.

Under granskningen kan du eliminera paket som inte är kompletta, inte är realistiska och som inte matchar din företagsstorlek eller din särskilda kompetens. Att ansöka om allt är slöseri med tid – och det är det också att ansöka om jobb som inte passar perfekt för dina färdigheter, om du inte har en övertygande anledning att göra det. Varje anbud som du utformar kommer att ta tid, så använd dessa timmar klokt och fokusera på projekt som är tilltalande, realistiska och i slutändan möjliga att vinna.

Anbudstips

Tip #1: Bli mer produktiv

Visst är det så att ju mer produktivt ditt team är, desto större är din vinstmarginal. Efter att ha förlorat en mycket konkurrensutsatt anbudsprocess antar många entreprenörer att de förlorade anbudet på grund av att andra entreprenörer bjöd ”under kostnaden”. Men var de det? Faktum kvarstår att minst 40 % av företagen inte förstår eller spårar sina kostnader, och om du förlorar fler bygganbud än du vinner bör du fråga dig själv om du verkligen förstår kostnaderna för att genomföra ett projekt. Ännu viktigare är att du frågar dig själv om du kan genomföra dina projekt på ett mer kostnadseffektivt sätt.

Många experter inom byggbranschen kommer med rätta att rekommendera att du fokuserar på din uppskattningsprocess snarare än på kostnaderna. Men det bästa sättet att lägga anbud på ett mer konkurrenskraftigt sätt är inte bara att spåra kostnaderna så att du kan ge mer exakta uppskattningar – det är att förbättra din totala produktivitet. Verktyg som BuildingConnected’s Bid Board Pro kan hjälpa dig att förbättra produktiviteten under hela byggprocessen.

Tip #2: Var där först

Ett av de enklaste sätten att vinna fler anbud (och en av de mest underskattade strategierna) är att arbeta före dina konkurrenter. Det är svårt att vinna ett anbud mot 10 eller 30 konkurrenter, men hur är det med 3? Ju fler anbud en ägare eller generalentreprenör får, desto större är sannolikheten att du förlorar anbudet. Det är svårt att tro, men att vinna ett anbud innebär inte att du måste vara en matematisk expert. Genom att använda marknadsplatser och nätverk för anbudsgivning inom byggbranschen för att hitta jobb och projekt innan dina konkurrenter får kännedom om dem, kan du vara där först och öka sannolikheten för att du vinner anbudet. Dessa online-verktyg hjälper dig inte bara att hitta nya jobb att lägga anbud på, utan gör det också möjligt för dig att skapa en företagsprofil som kommer att inkluderas i anbudssökningarna. I en perfekt värld skulle du aldrig behöva lägga anbud alls. Jobben skulle bara falla i ditt knä. Vi lever uppenbarligen inte i en perfekt värld, men skulle det inte vara trevligt om projektägare jagade dig i stället för att du skulle jaga dem?

Tips nr 3: Var med på rätt anbudsförteckning

Bara för att ett jobb finns betyder det inte att du bör lägga anbud på det. Ett av de värsta misstagen som många entreprenörer gör när de lämnar in byggofferter är att bjuda på alla jobb de hittar. I detta avseende är en mycket effektiv anbudsstrategi att minska antalet förslag som du lämnar in. Det är frestande att anta att konkurrensutsatta anbud är ett volymspel, dvs. att ju mer du lägger in, desto mer får du ut, men i många fall är det faktiskt tvärtom. Genom att begränsa din lista över anbudsmöjligheter kan du förbättra kvaliteten på dina anbud och välja anbudsmöjligheter med större sannolikhet att lyckas.

Vad är då den ”rätta” anbudslistan? Rätt anbudsförteckning är den som är rätt för ditt företag. Men här är några punkter att tänka på nästa gång du lägger anbud på ett projekt:

• Lägg ett anbud på din nisch. Det betyder att du bör ta reda på vad du är bäst på och bjuda endast på de jobben. Du kan inte vara bra på allt, men du kan vara bra på något. Är du bättre på kommersiella eller industriella projekt? Är du bättre på mindre eller större projekt? Vad det än är, ta dig en stund och fundera på vad ditt team har lyckats bra med tidigare – de projekt ni genomfört som resulterat i återkommande affärer – och bjud sedan bara på den typen av projekt.
• Sluta bjuda på projekt som du inte kan vinna. Det finns vissa projekt som du inte kan vinna oavsett hur mycket energi och ansträngning du lägger ner på ditt förslag. Om projektet kräver en viss specialisering som du saknar, ska du inte anta att ett lågt anbud kommer att överkompensera för denna brist. Det gör det inte, och du kommer bara att lyckas slösa bort din tid, dina ansträngningar och dina pengar på ett meningslöst projekt. Lämna inte heller anbud på projekt där du vanligtvis inte arbetar eller där du inte har tillräckligt med arbetskraft för att uppfylla arbetskraven.
• Lägg inte anbud på projekt som du sannolikt inte kommer att vinna. Många faktorer kan öka sannolikheten för att du inte vinner ett anbud, men en av de mest uppenbara är hur konkurrenskraftig anbudsprocessen är. Lägger du anbud mot 3 eller 30 konkurrenter? Ta dig tid att ta reda på det och fatta ett beslut om att endast lägga anbud på jobb med färre än 5 konkurrenter. Följ inte bara upp hur många anbud du får och hur mycket du vinner. Spåra den per kund, projekttyp, plats och konkurrenter och ta fram riktmärken. Genom att utvärdera dina resultat i förhållande till hela landskapet kan du börja fatta ett kalkylerat beslut om att endast lägga anbud när du har störst sannolikhet att lyckas.

Tip #4: Bli mer värdefull

När ett företag har ett odifferentierat varumärke eller ingen verklig konkurrensfördel jämfört med andra företag blir deras produkt eller tjänst en handelsvara. Ingen vinner ett spel om varor; det är ett spel där alla måste sänka sina priser (och i slutändan sina vinstmarginaler) för att vinna ett anbud. I detta avseende är ”vinnaren” i ett priskrig den entreprenör som får jobbet eftersom de till slut lägger ett så lågt bud att de förlorar sin vinstmarginal. När man däremot har ett differentierat varumärke kan man börja kräva en ”prispremie”. En prispremie är det belopp eller den procentsats som ditt pris överstiger det genomsnittliga pris som tas ut på marknaden för dessa varor och tjänster.

I allmänhet är några attribut som du kan fokusera på för att börja sälja värde i stället för pris expertis, kvalitetskontroll, kundanpassning och lyhördhet. När du tänker specifikt på byggbranschen kan dina kunder, och gör ofta, värdera dessa attribut mer än priset:

• Expertis och erfarenhet – Har du och ditt team den största kompetensen och erfarenheten när det gäller den typ av projekt som du bjuder på?
• Kvalitet och storlek på teamet – Har du ett högkvalificerat team och rätt mängd resurser för att slutföra ett visst projekt?
• Kundservice och support – Erbjuder ditt team en extra nivå av kundservice och support?
• Säljförmåga – Har du förmågan att verkligen ”sälja” det värde som ditt team tillför i dina möten, pitchar eller anbud?
• Reputation – Är du känd i branschen för att du är utmärkt inom en viss typ av projekt?
• Finansiell trygghet – Är ditt företag finansiellt säkert? Har du bättre betalningsvillkor eller behöver du mindre kontanter?

Om du differentierar ditt varumärke med hjälp av en eller flera av ovanstående egenskaper kommer du att kunna vinna fler byggofferter även om du inte är den lägsta anbudsgivaren. Faktum är att dina anbud faktiskt kommer att vara mer konkurrenskraftiga när du kräver en prispremie. Och genom att lägga högre bud ökar du din vinstmarginal och ditt resultat.

Skapa ett vinnande förslag

Alla detaljer spelar roll när du lägger bud på ett kontrakt – och i dagens hyperkonkurrenskraftiga byggbransch krävs det mer än bara det bästa priset för att verkligen sticka ut. Ju mer omfattande, professionell och korrekt ditt förslag är, desto större är sannolikheten att du kan skapa ett bra första intryck hos generalentreprenörerna, minska antalet diskussioner och i slutändan vinna jobbet.

Det är därför vi har skapat den här checklistan för anbudsinlämning.Med hjälp av vår PDF-kontrolllista kan du snabbt gå igenom ditt förslag för att se till att inga viktiga detaljer (t.ex. certifieringar, tillägg, förfallodatum) glider mellan stolarna. Skriv ut den, förvara den vid skrivbordet och lämna anbud med större självförtroende!

Följning av anbud

Förutom att skapa mer övertygande anbud är här de tre främsta anledningarna till varför du bör utveckla en process för uppföljning.

Förbättra dina relationer med generalentreprenörer

När du tar ansvar för uppföljningsprocessen bevisar du för generalentreprenörerna att du är lätt att samarbeta med, en bra kommunikatör och att du har koll på ditt arbete. Generalentreprenörer vill arbeta med underentreprenörer som underlättar deras liv, så det är ett utmärkt sätt att särskilja dig i en konkurrensutsatt miljö.

Öka träfffrekvensen genom att få återkoppling för att göra revideringar

Det är osannolikt att en generalentreprenör själv tar kontakt med dig för att ge dig återkoppling på ett anbud eller låta dig veta vad du behöver göra för att göra det mer konkurrenskraftigt. Men när du följer upp och frågar om de har fått en chans att granska ditt förslag ger det dig också möjlighet att fråga om de vill att du ska göra några revideringar. Återigen, dessa killar är upptagna, så ta initiativet för att se till att ditt förslag träffar alla de rätta målen.

Även om du upptäcker att någon annan redan har vunnit jobbet, kan generalentreprenören vara villig att ge feedback som hjälper dig att vinna nästa jobb. Ju mer information du kan få efter varje förslag, desto mer fokuserad och strategisk kommer du att bli med tiden.

Spend your time bidding on jobs you’re more likely to win

Om du fortsätter att lämna in förslag utan att få något svar, kan det vara dags att omvärdera om det är en prioritet för ditt team att lämna anbud på den entreprenörens jobb.

Det är här som uppföljning kan komma väl till pass. Om du kontinuerligt följer upp med någon och ändå inte får något svar är det förmodligen inte värt att lägga anbud på deras projekt i framtiden. Framöver kan du fokusera dina ansträngningar på generalentreprenörer som verkligen respekterar din tid.

Håll i minnet att alla generalentreprenörer är olika. Utveckla först en grundläggande uppföljningsprocess för generalentreprenörer som du inte har arbetat med tidigare (t.ex. ett e-postmeddelande två dagar efter det inlämnade förslaget, ett telefonsamtal en vecka efter). Synkronisera dessa uppgifter i din kalender för att se till att du inte glömmer att ta kontakt. När du sedan har lärt dig den generalentreprenörens kommunikationspreferenser kan du skräddarsy dina uppföljningar för deras framtida projekt.

Varför du inte vann anbudet

Nedan diskuterar vi 13 av de vanligaste orsakerna till att bygganbud går förlorade. Om du har dessa strategier i åtanke kommer det att hjälpa dig att skapa en vinnande förslagsplan för framtida anbud.

Du förstod inte arbetets omfattning

Olyckligtvis, om du misslyckas med att helt och hållet förstå arbetets omfattning som fastställs i förfrågningsunderlaget (RFP), kommer du att ha svårt att ställa in rätt uppgifter eller tidsfrister och därför har du i princip ingen chans att sammanställa ett vinnande förslag till byggentreprenad. Se till att du läser omfattningen av arbetet noggrant. Om det finns en aspekt som inte är begriplig eller om du behöver mer information kan du återkomma med klargörande frågor så länge det finns tillräckligt med tid för att lämna in förslaget innan tidsfristen löper ut.

Priset var inte rätt

Om du inte verkar kunna vinna anbudsförsök inom byggbranschen kan priset utgöra åtminstone en del av problemet. Dina kunder kommer inte att bli nöjda om du anger fel priser, tar för mycket betalt eller bjuder för lite. Även att bjuda mindre än vad du är värd är ett problem, eftersom det kan få utvärderingsgruppen att undra över din kompetensnivå.

Så kom ihåg att det är en röd flagga att ange både för högt och för lågt pris. Även om du inte kan förutsäga vad dina konkurrenter kommer att erbjuda på enstaka dollar, är den bästa taktiken att oroa dig mindre för under- eller överbud.

Du förklarade inte uttryckligen din kostnad

När utvärderingsgruppen granskar ett anbud i dag kan det hända att den får en stunds chock när den tittar på priset. Det betyder inte att byggkostnaderna är orimliga eller att de är en omöjlighet, eller att du inte kan ta ut vad du är värd. Din enda uppgift: förklara dina kostnader uttryckligen, rad för rad, och visa hur det kommer att ge dem det värde de söker i ett projekt att anlita dig.

Du visade inte upp din erfarenhet

Många företag skriver fantastiska förslag, men glömmer att backa upp dem med bevis. Kom alltid ihåg att inkludera relevanta tidigare projekt när du lämnar anbud och förslag. Du har trots allt gjort ett bra arbete, så glöm inte att visa upp det.

Dina referenser höll inte måttet

Referenser är viktiga, och inte bara för collegeansökningar. Ge rätt och relevanta referenser för att visa upp dina prestationer och resultat. Det är bättre att använda färre referenser än att offra deras kvalitet. Om du hade ett problematiskt förhållande i ett projekt är det bättre att låta bli, eftersom det verkligen kan vara avgörande för om du vinner eller förlorar.

Din säkerhetsredovisning är inte idealisk

En bra säkerhetsredovisning innebär mindre risker och lägre kostnader, vilket kunderna bryr sig om. Om din säkerhetsredovisning är bristfällig är det inte troligt att du får det vinnande budet.

Om du är orolig för din säkerhetsredovisning är det dags att införa ett nytt tillvägagångssätt. Du måste skapa en kultur där säkerheten prioriteras, och det innebär att du måste utforma en noggrann säkerhetsplan och utbilda dina anställda i hur de bäst kan följa standarderna. Här är till exempel fem enkla åtgärder som de anställda kan vidta för att öka säkerheten redan i dag. Om detta är ett problem är det det första som du bör ta itu med – både för dina chanser att vinna byggnadsanbud och för ditt företags allmänna välbefinnande i framtiden.

Du saknade dokument och information

Om du vill vinna byggnadsanbudsförsök är det avgörande att du fyller i ditt förslag och anbud till punkt och pricka. Även ett enda litet saknat avsnitt eller dokument kan omedelbart diskvalificera dig. Se till att du skickar in allt som begärs. Du bör dubbel-, trippel- och till och med fyrdubbelt kontrollera varje del av dokumentet innan du lämnar in ditt förslag.

Du läste inte förfrågningsunderlaget grundligt

Om du inte läste förfrågningsunderlaget grundligt är du illa ute. I förfrågningsunderlaget efterfrågas mycket specifik information och det är bäst att följa instruktionerna exakt. Avvik inte alls från dem och håll dig till alla krav på sidantal och detaljer för inlämning. Detta visar att du är professionell och att du respekterar kundens behov och preferenser på förhand.

Du var sen med att lämna in

Även en minut spelar roll när du lämnar in ett anbud. Om du inte kan följa en enkel tidsfrist redan från början, varför skulle en kund då lita på att du kan hålla dig till en årslång tidslinje med budgetmässiga konsekvenser? Innan du lämnar in ditt byggförslag bör du lämna gott om tid att lämna in för att navigera i anbudssystem som kan vara manuellt betungande och långsamma. Slutsats: Om du vill vinna byggnadsutbudsförsök ska du inte vara sen. Någonsin.

Du trivdes inte bra personligen

Det kan hända att du har tagit dig fram till intervjun personligen, men om ägaren eller andra involverade projektintressenter känner att ni inte passar ihop personligen, kan det vara en brytare för affären. Även om det är klokt att inte tvinga fram en arbetsrelation, försök att vara ditt bästa jag och framhäva hur bra du kan samarbeta eller kompromissa när du intervjuar intressenter.

Ditt förslag var ooriginalt

Tänker du att originalitet bara räknas när du skriver en roman eller skapar en skulptur? Inte alls. Om ditt förslag ser ut som om det har kopierats och klistrats in från ett direkt formulär kommer din potentiella kund att märka det. Om projektet är värt din tid ska du se till att anpassa och personifiera förslaget. Visa hur ditt varumärke och dina tjänster kommer att skilja sig från dina konkurrenter och få dem att vilja se mer från dig.

Du använder inte rätt verktyg

Att använda rätt verktyg och utrustning i ett projekt är viktigt för att det ska lyckas. I ditt förslag eller din intervju kanske du specifikt anger digitala verktyg som du kommer att använda eller har använt i tidigare projekt – men är det rätt verktyg? En ägare kan ha erfarenhet av att använda specifika programvaru- och teknikverktyg i tidigare projekt och kanske letar efter dem. Gör din forskning och håll dig uppdaterad om de senaste innovationerna i branschen och kan visa upp deras värde i förslaget.

Du bevisade inte ditt förslag

Om du har ett gediget anbud kommer ett litet stavfel här och där sannolikt inte att vara en dealbreaker. Fel och slarv i ett byggförslag kommunicerar dock i allmänhet något större; antingen var ditt anbud förhastat eller så kommer kvaliteten på ditt arbete inte att hålla måttet. Om du står på den korta listan kan några få misstag lätt få dig att hamna under den övre kanten. Innan du trycker på ”skicka” ska du se till att några få ögon har tittat på det. Det är också klokt att komma ihåg att ett välskrivet förslag är viktigt, men det är också viktigt att kontrollera matematiken i prissättningen, eftersom en liten felberäkning kan innebära ett dramatiskt över- eller underbud.

Bjud som en vinnare

Det är dags att sluta bjuda för att överleva och börja bjuda för att vinna. Att driva ett företag kan vara mycket likt spelande, och oddsen (eller konkurrensen) kan ofta tyckas vara staplade mot dig där det känns som det säkraste alternativet att sänka ditt bud. Men med rätt verktyg och en solid strategi för att positionera ditt företag som en seriös aktör på marknaden kan du börja öka dina chanser att vinna fler projekt – utan att undervärdera din tjänst. På nolltid kommer du att spendera mindre tid på att lägga anbud och mer tid på att vinna jobb eftersom du har rätt taktik och verktyg på plats för att effektivt utvärdera rätt möjligheter och i slutändan skapa förslag som skiljer ditt företag från mängden.

Vill du maximera värdet av dina digitala lösningar för hantering av anbud? Ladda ner vår e-bok för att lära dig hur:

Ladda ner nu