Free Press

Lika som när det gäller att definiera kommunikationsstudier finns det många definitioner av organisationskommunikation. Deetz menar att ett sätt att upplysa vår förståelse av organisatorisk kommunikation är att jämföra olika tillvägagångssätt. För den här texten vill vi dock definiera organisatorisk kommunikation så att du har en referensram för att förstå det här kapitlet. Vår definition är inte definitiv, men skapar en utgångspunkt för att förstå denna specialisering av kommunikationsstudier.

Vi definierar organisatorisk kommunikation’ som sändning och mottagning av meddelanden mellan inbördes relaterade individer inom en viss miljö eller inställning för att uppnå individuella och gemensamma mål. Organisatorisk kommunikation är i hög grad kontextuell och kulturellt beroende. Individer i organisationer sänder meddelanden genom personliga, skriftliga och medierade kanaler.

Organisationskommunikation hjälper oss att 1) utföra uppgifter i samband med specifika roller och ansvarsområden inom försäljning, tjänster och produktion, 2) anpassa oss till förändringar genom individuell och organisatorisk kreativitet och anpassning, 3) slutföra uppgifter genom upprätthållande av policy, förfaranden eller regler som stöder daglig och kontinuerlig verksamhet; 4) utveckla relationer där ”mänskliga budskap riktas till människor inom organisationen – deras attityder, moral, tillfredsställelse och uppfyllelse” (Goldhaber 20), och 5) samordna, planera och kontrollera organisationens verksamhet genom ledning (Katz & Kahn; Redding; Thayer). Organisationskommunikation är hur organisationer representerar, presenterar och konstituerar sitt organisationsklimat och sin organisationskultur – de attityder, värderingar och mål som kännetecknar organisationen och dess medlemmar.

Organisationskommunikation fokuserar till stor del på att bygga relationer och interagera med med interna organisationsmedlemmar och intresserade externa målgrupper. Som Mark Koschmann förklarar i sin animerade YouTube-video har vi två sätt att se på organisationskommunikation. Det konventionella synsättet fokuserar på kommunikation inom organisationer. Det andra synsättet är kommunikation som organisation – vilket innebär att organisationer är ett resultat av kommunikationen mellan dem som ingår i dem. Kommunikation handlar inte bara om att överföra meddelanden mellan avsändare och mottagare. Kommunikation utgör bokstavligen vår sociala värld. En stor del av vår kommunikation handlar om att sända och ta emot relativt oproblematiska meddelanden och att agera utifrån denna information. Andra gånger är saker och ting lite mer komplicerade, t.ex. när du behöver lösa en konflikt med en nära vän eller familjemedlem. Det är mycket mer som händer i dessa situationer än att bara utbyta information. Du deltar faktiskt i en komplex process av betydelse och förhandlingsregler som skapats av de inblandade personerna.

För att organisationer ska vara framgångsrika måste de ha kompetenta kommunikatörer. Studier av organisationskommunikation visar att organisationer är beroende av effektiv kommunikation och effektiv kommunikationsförmåga hos sina medlemmar. Ett antal undersökningar (Davis & Miller; Holter & Kopka; Perrigo & Gaut) identifierar effektiv muntlig och skriftlig kommunikation som de mest eftertraktade färdigheterna hos dem som leder organisationer. Det amerikanska arbetsmarknadsdepartementet rapporterade att kommunikationskompetens är den viktigaste färdigheten som krävs för att arbetskraften på 2000-talet ska kunna nå organisatoriska framgångar (Secretary’s Commission on Achieving Necessary Skills). Public Forum Institute hävdade att anställda måste vara skickliga i offentlig presentation, lyssnande och interpersonell kommunikation för att trivas i en organisation.

Organisationer söker personer som kan följa och ge instruktioner, lyssna noggrant, ge användbar återkoppling, komma överens med medarbetare och kunder, nätverka, ge användbar information, arbeta bra i team och kreativt och kritiskt lösa problem och presentera idéer på ett begripligt sätt. Att utveckla medvetenhet och effektivitet i organisationskommunikation är mer än att bara ha know-how eller kunskap. Effektiv organisationskommunikation innebär att veta hur man skapar och utbyter information, arbetar med olika grupper eller individer, kommunicerar under komplicerade och föränderliga omständigheter, samt att ha förmågan eller motivationen att kommunicera på lämpligt sätt.

Som du nu vet är kommunikationsstudier djupt förankrade i de muntliga retoriska traditionerna i det antika Rom och Grekland. I likhet med många av de tidiga begrepp som formade disciplinen har några av de grundläggande principerna för organisationskommunikation sitt ursprung i öst. Redan på 400-talet koncentrerade sig kinesiska forskare på ”problemen med att kommunicera inom den enorma statliga byråkratin samt mellan regeringen och folket” (Murphy, Hildebrandt & Thomas 4). Forntida österländska forskare fokuserade på informationsflödet, meddelandets trohet och informationens kvalitet inom deras regeringsbyråkrati (Krone, Garrett & Chen; Paraboteeah). Dessa är fortfarande fokusområden för organisatorisk kommunikation som ni kommer att lära er under era lektioner idag.

Som de flesta av vårt områdes specialiseringar började organisationskommunikation i mitten av 1900-talet med det arbete som utfördes av P. E. Lull och W. Charles Redding vid University of Purdue (Putnam & Cheney). Under den industriella tidsåldern låg fokus för organisationskommunikation på arbetarnas produktivitet, organisationsstruktur och övergripande organisatorisk effektivitet. Genom detta arbete var man intresserad av högre vinster och ledningens effektivitet. Follett kallas ofta för den första managementkonsulten i USA (Stohl). Hon fokuserade särskilt på meddelandets komplexitet, lämpliga kanalval och arbetstagarnas deltagande i organisationer. Bernard placerade kommunikationen i hjärtat av varje organisatorisk process och hävdade att människor måste kunna interagera med varandra för att en organisation ska lyckas.

Som en specialisering inom vårt område kan organisationskommunikation utan tvekan spåras tillbaka till Alexander R. Herons bok från 1942, Sharing Information With Employees som tittade på kommunikation mellan chefer och anställda (Redding & Tompkins; Meyers & Sadaghiani). Putnam och Cheney konstaterade att specialiseringen av ”organisationskommunikation växte fram ur tre huvudsakliga talkommunikationstraditioner: offentliga anföranden, övertalning och samhällsvetenskaplig forskning om interpersonell kommunikation, små grupper och masskommunikation” (131). Tillsammans med utbildning i offentligt tal för företagsledare redan på 1920-talet (Putnam & Cheney) fokuserade tidiga verk som Dale Carnegies How to Win Friends and Influence People från 1936 på nödvändiga färdigheter i muntlig presentation och skriftlig kommunikation för chefer för att lyckas i organisationer.

Redding och Thompkins identifierar tre perioder i utvecklingen av organisatorisk kommunikation. Under förberedelsetiden (1900-1940) lades mycket av grunden för den disciplin som vi känner till idag. Forskare betonade vikten av kommunikation i organisationer. Det primära fokuset under denna tid låg på offentliga anföranden, affärsskrivande, ledningskommunikation och övertalning. Under identifikations- och konsolideringseran (1940-1970) inleddes affärs- och industrikommunikation, där vissa grupp- och organisationsförhållanden erkändes som viktiga. Under mognads- och innovationseran (1970 och framåt) ökade den empiriska forskningen, ”åtföljd av innovativa insatser för att utveckla begrepp, teoretiska premisser och filosofisk kritik” (Redding & Thompkins 7).

Som andra specialiseringar under det senaste århundradet har organisationskommunikation utvecklats dramatiskt som en dialog mellan affärs- och akademiska kontexter. Redding och Thompkins drar slutsatsen att ”1967 eller 1968 hade organisationskommunikation äntligen uppnått åtminstone en måttlig grad av framgång i två avseenden: att bryta sig loss från sina ’affärs- och industriella’ bojor och att få ett rimligt mått av erkännande som en enhet som är värd seriösa akademiska studier” (18).

I takt med att kommunikationen utvecklas fortsätter forskningen att utvecklas, och organisationskommunikation fortsätter att omdefiniera sig själv. I det tidiga skedet fokuserade detta område på ledare som höll offentliga presentationer. På senare tid har tonvikten lagts på alla nivåer av interaktion i organisationer. Eftersom interpersonella relationer är en stor del av den organisatoriska kommunikationen, fokuserar en stor del av forskningen på hur interpersonella relationer genomförs inom ramen för organisatoriska hierarkier.

Den moderna forskningen om organisatorisk kommunikation har sammanfattats i åtta huvudtraditioner: 1) Kommunikationskanaler, 2) Kommunikationsklimat, 3) Nätverksanalys, 4) Kommunikation mellan överordnade och underordnade, 5) Informationsprocessperspektivet, 6) Det retoriska perspektivet, 7) Det kulturella perspektivet och 8) Det politiska perspektivet (Putnam och Cheney; Kim) Sedan 1980-talet har denna specialisering expanderat till att även omfatta arbete om organisationskultur, makt- och konflikthantering och organisatorisk retorik. Om du skulle gå en kurs i organisationskommunikation på ditt campus skulle en stor del av tiden gå åt till att fokusera på att utveckla dina färdigheter i organisatorisk socialisering, intervjuer, att hålla individuella och gruppresentationer, att skapa positiva arbetsrelationer, prestationsutvärdering, konfliktlösning, stresshantering, beslutsfattande och att kommunicera med externa målgrupper.

Om vi tittar tillbaka på kapitel sex så tittade vi på tre primära sätt som kommunikationsforskare bedriver forskning. När vi studerar organisatorisk kommunikation kan vi använda oss av kvantitativa metoder för att förutsäga beteenden eller kvalitativa metoder för att förstå beteenden. Vi kan använda kvalitativa metoder för att studera kommunikation i organisationers naturliga miljö för att förstå organisationskulturer och hur de fungerar (Putnam & Cheney; Pacanowsky & O’Donnell-Trujillo; Kim).

Kritiska ansatser betraktar organisationer som ”platser för dominans” (Miller 116) där vissa individer marginaliseras eller missgynnas av förtryckande grupper eller strukturer. Oftast handlar fokus för denna forskningsinriktning om kön eller etnisk identitet som de manifesterar sig i organisationer. Den kritiska forskaren använder sig av tolkande forskningsmetoder som liknar kulturstudier. När en kritisk forskare tittar på något som till exempel en företagsbroschyr eller organisationens handbok för anställda, kommer den kritiska forskaren att avslöja politiska budskap som kan missgynna vissa grupper av människor.