Free Press

Tack till Janet Maydem för att hon har sammanställt den här roliga guiden om hur man planerar en familjeåterförening som alla kommer att älska.

Om du har hoppats på att samla din familj (eller avlägsna genetiska kusiner) till en återförening är det dags nu. Majoriteten av dessa evenemang, 65 % faktiskt, hålls på sommaren när semestertid, utomhusplatser och enklare resor gör processen enklare för alla. Men att planera en familjeåterförening, även på sommaren, kan verka som en verkligt monumental uppgift. Den här enkla guiden hjälper dig att dela upp stegen och ordna din sammankomst på bara en vecka. Gör dig redo för ett äventyr!

När du arbetar igenom dessa steg kom ihåg att skapa en plan som gör att du kan umgås och ha roligt på själva återföreningen. Ställ inte in dig själv på att göra för mycket arbete på återföreningsdagen. Smart planering nu kommer att göra det möjligt för dig att roa dig senare.

Dag 1: Sätt ett datum och rekrytera lite hjälp

Start med att sätta ett preliminärt datum som känns vettigt för dig baserat på din förståelse för andras åtaganden, men kom ihåg att det kan ändras när du får feedback från andra. Ring upp några familjemedlemmar eller starta en diskussion på sociala medier för att få feedback om vilket datum som är bäst för de flesta.

Nu kan du börja rekrytera hjälp! Din bästa tidsbesparing när du planerar din återförening kommer att vara att ta in folk som hjälper dig. Syskon, vuxna barn, släktforskningskontakter, till och med ansvarsfulla tonåringar kan hjälpa till och ta en del av bördan från dina axlar. Börja planeringen med att kontakta dessa personer och tilldela uppgifter till dem som är villiga att hjälpa dig.

• Din datorkunniga högskolestudent kan hjälpa till med inbjudningar och videovisningar.
• Din kusin som älskar att baka kan hjälpa till att organisera maten.
• Din farbror som är amatörfotograf kan hjälpa till att samla in familjebilder.

Det här är bara några exempel på hur du kan delegera de uppgifter som du kommer att behöva utföra. Detta är ett otroligt viktigt steg eftersom lite hjälp kan göra hela skillnaden.

Dag 2: Planera din gästlista

I dag är det dags att bestämma vem som ska delta. Du kommer att formatera och skicka inbjudningar på dag 7 så oroa dig inte för att få ut ordet ännu.

Vem ska du bjuda in? Om återträffen är en speciell händelse – t.ex. en viktig födelsedag eller ett jubileum – bör du börja med den närmaste familjen och arbeta dig fram till den utvidgade familjen.

Om återföreningen är till för att återförenas med en gren av familjen, bestäm en arbetstitel för återföreningen, till exempel ”Descendants of __________”. Även om den här typen av återförening kräver mer tid att organisera kan modern teknik göra vissa moment enklare. (Läs vidare för att upptäcka flera tidsbesparande tekniker.)

Du kanske vill bjuda in dina genealogiska kontakter till din återförening. Finns det något bättre ställe att prata ”affärer” om släktträdet? Nära släktingar och långvariga släktforskningskontakter kan bjudas in på samma sätt som den närmaste familjen.

Om du funderar på att bjuda in en avlägsen kusin som du nyligen har upptäckt genom DNA, kanske du dock vill vara lite mer formell. Många av oss släktforskare kanske är glada vid tanken på att träffa ett helt gäng släktingar för första gången, men vissa kanske är tveksamma. För dessa avlägsna ”DNA-kusiner”, kontakta dem först genom era vanliga kommunikationskanaler och fråga om de skulle vara intresserade av att delta. Om de svarar ja, skicka sedan inbjudningar per post eller e-post till dem med all information de behöver – datum, tid, vägbeskrivning till platsen osv. Om dessa avlägsna släktingar kommer långväga ifrån kanske du också vill erbjuda dem att hjälpa dem att ordna boende.

Dag 3: Boka din plats

Mycket av råden om att planera stora familjeträffar rekommenderar en central plats för alla som ska komma, helst nära en flygplats och hotell. Men många platser som är avsedda för sammankomster är dyra och ofta bokade långt i förväg. Om du behöver spara pengar eller bara vill ha en mer avslappnad miljö finns det några alternativ:

1. Din bakgård. Har du en stor gård eller till och med ett par tunnland med ett skjul? Håll återföreningen hemma hos dig! Du behöver inga bokningar eller depositioner. Du behöver bara städa. Om du inte har tid att organisera ditt hem kan du rekrytera dina barn eller barnbarn att hjälpa till i utbyte mot lite extra pengar. Du kanske också kan kontakta din lokala gymnasieskola eller områdets ungdomsgrupper och fråga efter ungdomar som behöver göra samhällstjänsttimmar eller vill tjäna lite extra sommarpengar – de kanske kan hjälpa dig.
2. En offentlig park. Många parker har vindskydd eller till och med festlokaler som du kan boka och vissa är gratis. Om du väljer en park med en campingplats kan du få hjälp med logi för dina gäster.
3. Din kyrkas källare. Om du tillhör en kyrka eller synagoga som har en gemenskapssal kan du fråga om salen kan hyras. Avgifterna för dessa typer av salar är ofta billigare.
4. Din lokala American Legion-hall eller en liknande lokal. Dessa lokaler blir ofta fullbokade, men det är värt att kontrollera, särskilt om återföreningen inte är på en lördag.
5. Ett hotell, en semesterort eller en restaurang. Även om vissa hotell och resorter tar ut en hel del pengar kan du bli förvånad över hur billigt det kan vara att hyra ett evenemangs- eller mötesrum på vissa hotell om du ringer runt. Du kanske till och med kan få ett gratis om flera familjemedlemmar planerar att bo där. Och många resorter erbjuder vanliga stugor eller stora rum som kan användas för detta ändamål. Detta kan vara mycket billigare än att hyra en officiell evenemangslokal. En restaurang tillhandahåller ofta rummet gratis om du köper maten för evenemanget genom dem. Dessutom är det väldigt lite städning!

Ta dig tid idag att ringa samtal och skicka e-post så att du kan få din lokal låst.

4:e dagen: Planera maten till din familjeåterförening

Funderar du på hur i hela friden du ska hinna laga mat till alla? Goda nyheter – det behöver du inte! Tänk på de här alternativen när du planerar din meny:

1. Förbered en potluck. Det här alternativet fungerar bra om dina gäster inte har långt att resa. Du tillhandahåller huvudrätten och metoden för tillagning av den (t.ex. hamburgare, varmkorv och en riktigt stor grill), och alla andra tillhandahåller sidorna och efterrätterna. Du kan tilldela rätter till vissa personer om du vill se till att vissa typer av mat tillhandahålls, särskilt om några av dina gäster har särskilda kostbehov.
2. Kontrollera din lokala livsmedelsbutik eller delikatessbutik. Många livsmedelsbutiker och delikatessbutiker erbjuder festpaket som innehåller smörgåsar, deli-sidor och efterrätt. Du måste dock beställa dessa en vecka eller två i förväg så var beredd på det. Du kan också skapa en ”bygg din egen smörgås (eller taco) bar” genom att lägga ut en mängd olika ingredienser och färdiga sidor och låta folk skapa sin egen lunch.
3. Hyr en cateringfirma. Detta är det snabbaste alternativet med minst krångel (och är perfekt för sittande middagar), men det är också ett av de dyraste. Om du har en stor budget och väldigt lite tid kan du boka en cateringfirma i god tid före datumet (många stora lokaler, hotell och resorts har en cateringfirma som de redan samarbetar med). Ett annat alternativ, om du inte vill laga mat men behöver spara lite pengar, är att hitta en caterare som avtalar med dig om enbart matlagning. Kostnaderna är vanligtvis lägre om du transporterar och serverar maten själv.
4. Håll er återförening på en restaurang (som nämns ovan). Många restauranger har stora rum för sammankomster och du kan täcka lokal och mat i ett och samma paket (ofta för ett fast pris bara för maten).

Dag 5: Planera din underhållning

Alla familjeåterföreningar har uttråkade barn och nervösa vuxna som behöver något att göra. Här är några aktiviteter som är enkla och snabba att ordna:

1. Traditionella gräsmattelekar. Har du en bocciaspelare? Hästsko? En rutschkana? Ställ upp dem på gräset och bjud in grupper att spela. Se till att spel som innebär att man kastar föremål eller vatten sätts upp långt från mat- och umgängesområdet.
2. Brädspel. Du kan avsätta ett hörn av sittplatsen vid familjesammankomsten för brädspel eller kortspel. Låt dessa stå uppställda hela dagen och bjud in vem som helst att använda spelområdet. Ställ inte upp videospel – vi vill trots allt att folk ska umgås med varandra!
3. Öppen mikrofon. Har du begåvade familjemedlemmar som sjunger eller spelar intressanta instrument? Ställ upp en mikrofon och bjud in musikerna i familjen att uppträda. Se till att be familjemedlemmarna att ta med sina instrument i inbjudan om du tänker inkludera detta alternativ.
4. Karaoke: Du kan köpa eller hyra dessa maskiner för ett ganska lågt pris och de är mycket roliga, särskilt vid kvällsevenemang.
5. En berättelsecirkel: Poängen med en familjesammankomst är att få människor att träffas och dela historier. Planera att ha en timme avsatt för alla, unga och gamla, att dela med sig av en berättelse om sina liv. Skicka en stafettpinne runt cirkeln för att hålla ordning på saker och ting.
6. En leksaks- och pysselhörna: Om barn kommer att delta i evenemanget (särskilt om det är inomhus), planera att ha ett rum eller en hörna med leksaker, hantverksprojekt och konstmaterial för att hålla dem sysselsatta. Alla kommer att uppskatta din omtanke. Du kan till och med planera en genealogisk eller familjefokuserad pysselaktivitet som de kan ta med sig hem som ett ögonblick.
7. Fotodelning. Be alla att ta med sig gamla foton att dela med sig av och ha ett bord uppställt där folk kan titta på gamla foton och album som andra har tagit med sig. Du kan även tillhandahålla en skanner så att alla kan få en kopia av de foton de vill ha. En dator kan tillhandahållas för att visa digitala foton som tas med på en diskett eller ett USB-minne. Se bara till att det finns någon ansvarig som sköter arbetet så att gamla foton hanteras på rätt sätt. Se fler idéer för släktforskningsinriktade återföreningselement i slutet av den här guiden.

Dag 6: Lägg till en virtuell återförening till dina aktiviteter

Har du familjemedlemmar på avlägsna platser som du vet inte kommer att kunna delta? Om din plats har tillgång till elektricitet och internet, varför inte avsätta en timme och ha en ”virtuell familjeåterförening” för alla släktingar som inte kan komma?

Min bror gjorde detta på sin frus 60-årsdag eftersom det var i januari och vi bor i Wisconsin. De satte upp monitorer och webbkameror i köket och de som inte kunde närvara kunde logga in på en länk och delta i festen online. Följ dessa steg för att ordna en virtuell familjeåterförening:

1. Registrera dig på en videokonferenswebbplats och registrera datum och tid för din virtuella återförening. Kopiera och spara länken som konferensplatsen ger dig.
2. Dela länken till den virtuella återföreningen i dina inbjudningar. Lyft fram länken som en virtuell mötestid för personer som inte kan närvara personligen vid återföreningen.
3. När du inrättar din mötesplats för återföreningen, inkludera ett område med monitorer och webbkameror som kan fokusera på grupper av personer. Se till att du använder enheter med mikrofoner så att folk kan höra varandra prata. När det är dags för den virtuella återföreningen kan du ansluta dina enheter till videokonferenslänken och se hur människor från långt borta loggar in för att delta i festen.

Detta är också dagen då du ska tänka på foton. Ni behöver inte anlita en fotograf, men ni vill hitta någon i familjen som kommer att ansvara för att ta dem. Planera att avsätta minst en timme under återträffen för gruppbilder och sätt upp en ”fotovägg” där alla går med på att posera för minst ett individ- eller familjefoto.

Dag 7: Formatera och skicka dina inbjudningar

Men även om du kan behöva skicka det traditionella pappersflygbladet till en del av dina gäster, så kan många bjudas in via e-post och sociala medier, och detta är mycket billigare och lättare att hantera. Inbjudningar på nätet är snabba och kan innehålla en länk för RSVP för snabba svar. En länk till en virtuell återförening kan också inkluderas.

Om din datorvana består i att hitta ”på”-knappen kanske du vill delegera detta jobb till gurun för sociala medier i din familj. Annars kan du skapa ett evenemang på Facebook och be folk att markera om de kommer att delta. Eller använd en inbjudnings- eller e-korttjänst online och skicka inbjudningar via e-post.

Om du har genomfört alla steg ovan har du de viktigaste delarna av din återförening fastställda och redo att gå i gång. Bra för dig! Men om du är intresserad av att göra din sammankomst familjehistoriskt inriktad kanske du också vill lägga till några extra planeringsdagar för att inkludera några genealogiskt inriktade element. Här är några idéer.

Ideér för att lägga till en släktforskningsutställning till din släktträff

Det är väl det här som en släktträff handlar om? Att dela med sig av familjeminnen.

Du vill dela med dig av din familjehistoriska forskning till alla på ett respektfullt och icke-inträngande sätt och använda sammankomsten som en möjlighet att samla in fler detaljer, berättelser, register och foton. Detta kan vara din mest tidskrävande uppgift, men du kan hantera den på flera olika sätt.

1. Traditionella tavelskärmar. Detta kommer förmodligen att vara det enklaste sättet för människor att titta på din utställning, men det är mycket tidskrävande att sätta upp. Om du har motiverade familjemedlemmar som frivilligt vill göra detta, delegera det till dem. Förutom ett diagram över släktträdet och gamla bilder kan du inkludera alla böcker eller artiklar som har skrivits om din familj.
2. Videovisning. Det här alternativet är utmärkt om du redan har digitaliserat dina släktforskningsdokument och foton. Ordna ett videodisplay av din släktforskning och låt det köras i en slinga så att folk kan titta på det under hela dagen. Även här kan det vara bra om en tekniskt kunnig familjemedlem hjälper dig med detta. Du kan se exempel på videor från familjeåterföreningar på YouTube, bland annat det här mycket fina exemplet.
3. Historiepaket. Kontakta dina släktingar och be dem dela med sig av sina minnen om familjemedlemmar, platser eller händelser via e-post eller brev. Du kan organisera dessa enligt familjegrupper. När du har din berättelsesamling kan du lägga till familjebilder och ta paketet till ditt lokala tryckeri för att få kopior gjorda. Dela ut dessa vid din återförening som ett minne för dina gäster.

Läs den här artikeln om att samla in familjeberättelser och den här artikeln om hur man gör det på ett respektfullt sätt för att få hjälp.

Att planera en familjeåterförening på så kort tid kommer inte att vara lätt, men om du ransonerar din tid enligt den här guiden kan du göra det. Kom bara ihåg att ta hand om dig själv också – ta en paus då och då för att fira ett väl utfört arbete.

Du kanske också gillar:

3:e kusin två gånger borttagen? Det här diagrammet hjälper dig att reda ut förvirrande kusinrelationer

Janet Meydam är frilansskribent och har över 40 års erfarenhet av släktforskning som hobby. Hennes kunskaper omfattar forskning i många olika register från USA, Tyskland och Polen. Hon är också medförfattare till sina föräldrars familjehistoriska bok ”I Come from a Long Line of Dilleys”. Janet arbetar som arbetsterapeut. Hon och hennes man Tim har tre vuxna barn och bor i Wisconsin.

Bild: 1912 Ormond Family Reunion