Free Press

Den är troligt att din organisation, oavsett storlek, använder en inköpsrekvisition och en inköpsorderprocess för att hantera utgifter i någon form. Inköpsrekvisitionen och inköpsorderprocessen i upphandling, som är digitaliserad och automatiserad, kan ge ditt företag ett antal viktiga fördelar. Detta blir särskilt tydligt när det är dags att granska din ekonomiska redovisning och du upptäcker att du har ett tydligt pappersspår att följa.

För att bättre förstå processen innan du skördar de avsedda fördelarna har vi brutit upp upphandlingsprocessen för dig steg för steg nedan.

Processen för inköpsorder och inköpsrekvisition

En inköpsorder är ett kommersiellt dokument som skapas av köparen och som officiellt bekräftar en beställning och auktoriserar inköpstransaktionen av varor eller tjänster från din avsedda leverantör.

Köpsorder är användbara eftersom de fastställer företagets tydliga förväntningar som kan användas för att kontrollera att beställningen levereras enligt överenskommelse. De är juridiskt bindande och kan i slutändan hjälpa dig att hålla din budget, hjälpa dig med dina ekonomiska revisioner och hjälpa ditt företag att spåra och hantera beställningar på ett effektivt sätt.

Steg 1: Skapa inköpsrekvisitionen

Det första steget är att skapa inköpsrekvisitionen, som skiljer sig från inköpsordern. Inköpsrekvisitionen är ett formulär som ditt företag skapar internt och skickar in till företagets inköpsavdelning med en lista över de artiklar som företaget vill få godkända av inköpsavdelningen. Det är inte förrän inköpsavdelningen har godkänt rekvisitionen som en inköpsorder genereras.

Fördelarna med inköpsrekvisitioner kan inte överdrivas. Dessa fördelar inkluderar möjligheten att isolera dina strategiska leverantörer och konsolidera det totala antalet leverantörer, vilket sparar tid och pengar, minska avvikande utgifter, effektivisera affärsutgifter och sänka dina totala rekvisitionskostnader både externt och internt.

Steg två: Utfärdande av inköpsordern

Detta är ett avgörande steg där ditt företag kan se ett omedelbart värde i att automatisera och digitalisera inköpsprocessen. I vissa företag dikterar manuella processer att inköpsordern inte kan godkännas förrän den har undertecknats fysiskt av den person som har utsedd behörighet. Om detta i stället sker via e-post eller genom att använda en programvarukälla för e-inköp kan detta ske mycket snabbare.

När inköpsrekvisitionen har godkänts utgör den grunden för en inköpsorder som beskriver inköpsbegäran. Detta kommer i huvudsak att utgöra ett formellt avtal mellan dig och leverantören i fråga. Inköpsordern ska innehålla datum, priser, leverans, överenskomna villkor (till exempel eventuella rabatter), ett inköpsordernummer och en tidsram för betalning.

Steg tre: Leverantören tar emot inköpsordern

Tänk på att en leverantör kan begära ändringar om några av uppgifterna är felaktiga eller inte godtagbara för leverantören. Leverantören kan sedan godkänna den ändrade inköpsordern och skicka tillbaka den till dig, antingen via e-post eller med hjälp av en e-inköpsplattform.

Steg fyra: Köparen registrerar inköpsordern

När köparen registrerar inköpsordern är processen mer eller mindre avslutad. Du vill inte hoppa över det här steget eftersom arkivering av inköpsorder kommer att vara till stor hjälp när det gäller dina ekonomiska revisioner.

Steg fem: Godkännande och betalning

När de fyra ovanstående stegen är genomförda har produkten eller tjänsten levererats enligt överenskommelse och kommer i slutändan att inspekteras mot själva inköpsorderdokumentet. Om tjänsten har utförts enligt villkoren i inköpsordern kommer betalningen att ske som planerat.

Det sista steget: Ställ de viktiga frågorna

Och även om det kan vara en anledning att fira att du har fått en inköpsorder, rekommenderas det ändå att du gör din due diligence för att förstå eventuella framtida konsekvenser av ordern. Har du kontrollerat leverantörens kredithistorik? Har de ”lojalitetsrabatter” som du bör känna till?

Som team kan ni förbereda er helhetsmässigt för nästa steg genom att ställa alla ”tänk om”-frågor som påverkar er verksamhet. I denna förberedelse ska du se till att inkludera hela teamet i diskussionen, inklusive redovisningsteamet, lagerteamet, IT-teamet och så vidare.

Kostnaden för att utfärda och behandla en inköpsorder kan variera, beroende på ditt företag och dess behov. Även om det vore lämpligt att inte ägna för mycket tid åt att bedöma dina exakta kostnader, är det bra att veta att de typiska kostnaderna för en inköpsorder kan ligga runt 35,88 dollar per transaktion. Denna kostnad kan minskas avsevärt, med så mycket som 90 %, genom att implementera en programvara för inköpsrekvisitioner och inköpsorder.

Ta kontroll över dina inköpsorder med ProcurePort:

ProcurePorts molnhostade programvara för inköpsrekvisitioner för e-inköp kan hjälpa dig att övervaka dina utgifter, skära ner på avvikande utgifter, minska den tid som spenderas på inköpsordrar och ge dig större kontroll över ditt företag.Om du vill beställa en demo av ProcurePorts molnhostade e-inköpsmjukvara kan du kontakta oss redan idag.

.