Det kommer inte att förvåna någon att jag var en tidig användare av elektroniska kalendrar, med en Casio Digital Diary i början av 1990-talet, följt av en Psion 5mx 1997. Men övergången från en Filofax till en PDA i gråskala innebar att jag gav upp en sak som jag inte fick tillbaka förrän flera år senare: färgkodade kalendrar.
Många människor använder färgkodning för att skilja mellan arbetsrelaterade och sociala händelser, liksom för saker som familjekalendrar. Men jag använder dem också för att hjälpa mig att upprätthålla ett balanserat liv …
Det finns förmodligen få människor i världen som inte har haft en tid i sitt liv då de inte verkar göra något annat än att arbeta. Att bli frilansare eller starta ett företag är ett klassiskt exempel. Utan någon stadig inkomstkälla är det lätt att känna att man inte kan tacka nej till något arbete som erbjuds. Det fanns en tidpunkt i mitt liv då jag arbetade riktigt galna timmar av den anledningen.
Familj, umgänge, roliga aktiviteter, hobbyer och personlig utveckling kan alla bli lidande.
Men det är inte bara arbetet som kan vara uppslitande. Allt från ett nytt barn till ett nytt hem kan vara något som tar över ditt liv. Det finns inga enkla lösningar på någon av dessa frågor, men det finns ett gammalt affärsspråk som säger att ”det som mäts blir också hanterat”.
Med andra ord är det första steget för att få något att hända att man uppmärksammar det. Och det är där färgkodade kalendrar kan vara till hjälp.
Varför ha färgkodade kalendrar?
Färgkodade projekt gör det möjligt för dig att i en överblick se hur mycket tid du investerar i de olika aspekterna av ditt liv. Ägnar du tillräckligt med tid åt ditt arbete, din partner, dina barn, din hälsa, dina passionsprojekt … ? Om varje del har sin egen färg är det lätt att bläddra i din kalender för att se hur balansen ser ut.
Till exempel, här är mina färger:
Så vid sidan av arbete, administration och bevakning av Stephs kalendrar övervakar jag effektivt sex kategorier:
- Gemensamma aktiviteter med min partner
- Sociala/roliga evenemang (andra än med Steph)
- Arbete på vårt hem
- Fiktionsskrivande
- Video
- Personlig utveckling
Jag valde dessa kategorier för att de var och en representerar något som jag prioriterar i mitt liv, och vill försäkra mig om att jag ägnar tillräcklig uppmärksamhet åt det.
När livet är hektiskt kan vissa par till exempel konstatera att de kan gå från vecka till vecka och knappt träffa varandra. Om ni var och en har era egna evenemang och egna vänkretsar vid sidan av de gemensamma kan det vara lätt att upptäcka att ni har begränsad tid tillsammans.
Vissa par har ”dejtkvällar” – en kväll i veckan som är reserverad enbart för att de två ska vara tillsammans. Vi har inte funnit att vi behöver det, men en snabb genomgång av min kalender gör att jag kan se hur mycket djupt rött som finns där, och vidta åtgärder om det verkar lite lätt.
Det samma gäller för skönlitterärt skrivande. När man skriver för att försörja sig på dagarna kan passionsprojekt försummas, så jag har en färg för det så att jag kan se hur mycket tid jag ägnar åt att skriva skönlitteratur.
Video är en annan sak som jag fokuserar på för tillfället, där jag försöker utveckla mina färdigheter både för arbetsprojekt och för roliga projekt, så jag vill se till att jag investerar tillräckligt med tid i det.
Personlig utveckling är något som lätt kan försummas, oavsett om det handlar om att gå till gymmet, läsa böcker som är utformade för att vidga dina horisonter eller lära sig en ny färdighet. Så det har också en egen färg.
Och precis som jag vill se till att jag gör många saker med min partner vill jag också se till att jag har tid för roliga saker på egen hand eller med mina egna vänkretsar, så jag har en färg för det.
Hur man skapar färgkodade kalendrar
Apples kalenderapp har inte direkt stöd för färgkodning: du kan inte ha en enda kalender och sedan bestämma vilken färg varje händelse ska ha. Så om du bara använder en enda personlig kalender är det första steget att skapa ytterligare en som du tilldelar händelser till.
Du vill ha en kalender för varje livskategori som du vill övervaka. Även om detta kan låta som ett besvär, krävs det bara lite arbete för att skapa den, och den är sedan mycket snabb och enkel att använda.
Du kan skapa kalendrar på din Mac eller på en iOS-enhet, beroende på vad du tycker är smidigast.
På din Mac:
- Öppna appen Kalender
- Klicka på knappen Kalendrar uppe till vänster
- Två fingertoppar under kalendrarna och välj Ny kalender (eller Alternativ-CMD-N)
- Nämn kalendern
- Två fingertoppar på den och tilldela den en färg
På en iOS-enhet:
- Oppna kalenderappen och välj en färg:
- Tryck på knappen Kalendrar, längst ner i mitten
- Tryck på Lägg till kalender längst ner
- Välj ett namn och en färg
Upprepa det för varje kategori du vill övervaka.
Hur du tilldelar befintliga händelser till en kalender
Nästa uppgift är att flytta befintliga händelser från deras befintliga kalender till den nya. Även om detta är lite omständligt tar det inte så lång tid som du tror. Om du har återkommande händelser kan det vara snabbare att ta bort händelsen, skapa den som en ny (se nedan), tilldela den till rätt kalender och sedan ställa in det återkommande mönstret igen.
På en Mac:
- Två fingertoppar på händelsen
- Välj Kalender och sedan den kalender du vill flytta den till
På en iOS-enhet:
- Tryck på händelsen
- Tryck på den befintliga kalendern och välj den nya kalendern
Så här tilldelar du en ny händelse till en kalender
På en Mac:
- Skapa händelsen som vanligt
- Välj kalendern från rullgardinsmenyn uppe till höger
På en iOS-enhet:
- Skapa händelsen som vanligt
- Rulla ner till Kalender
- Tryck på standardkalendern och välj den du vill ha
Övervaka din balans i livet
När du väl har ställt in allt är det väldigt enkelt att övervaka din balans i livet – särskilt på en Mac. I veckovyn kan du i en överblick se hur färgerna balanserar varandra. I dummyversionen högst upp i den här artikeln kan du till exempel se att det finns gott om gemensamma evenemang, lite arbete med ett passionsprojekt, inte många roliga evenemang på egen hand, inget videoarbete, inte mycket personlig utveckling och att lunchtiderna är lite arbetstunga.
Efter ett tag blir det nästan automatiskt, och det kommer att hoppa upp för dig om någon färg saknas i en vecka, eller är mindre framträdande än vad den borde vara. Men tills dess, gör det till en vana att aktivt söka efter färgbalansen.