Vi ska gå till botten. Du är här för att du är på en resa för att hitta ett sätt att hantera din tid bättre och samtidigt öka din produktivitet. Det finns hundratals, om inte tusentals, alternativ för att uppnå detta mål, men en säker teknik är tidsblockering.
Om du inte är bekant med tidsblockering har du kommit till rätt ställe. I följande artikel kommer jag att beskriva vad tidsblockering är, varför det är så bra och guida dig i hur du implementerar det i ditt dagliga schema.
Vad är tidsblockering och varför är det effektivt.
”Tidsblockering är helt enkelt en teknik för tidshantering där du avsätter en viss tid för en viss uppgift”, förklarar Howie Jones från Calendar. ”Istället för att kolla telefonen varje gång du får ett e-postmeddelande eller ett socialt meddelande gör du det till exempel vid klart definierade tidpunkter.” Hur du bestämmer dig för att blockera din dag är dock upp till dig.
För Jones avsätter han ett block för att kolla sin inkorg och sociala medier innan han dyker in i sitt arbete på morgonen. ”Det finns ett annat block efter lunch”, tillägger han. ”Och det sista är senare på eftermiddagen innan man slutar arbeta.”
Andra personer, till exempel Bill Gates och Elon Musk, är fans av mikroplanering där hela deras dag består av femminutersblock. Men en vanligare metod är att reservera en viss tid, till exempel en timme, för att slutföra en viktig uppgift eller delta i ett möte. Därefter följer en kort paus, vanligtvis inte mer än 20 minuter, innan man återgår till det vanliga.
Det är bra och bra. Men varför är tidsblockering så effektivt?
För det första, även om det kan vara användbart ibland, är listor med uppgifter att göra sämre. Främst beror det på att de inte tar hänsyn till tiden. Du kanske har tio saker som du vill utföra i dag. Men om de två första tar längre tid än väntat kommer du aldrig att klara resten. På grund av detta tenderar vi att ta itu med de mer hanterbara och mindre kritiska uppgifterna först, vilket innebär att de läckra grodorna bara sitter där och blir kalla.
För övrigt avskräcker tidsblockering dig från att multitaska. ”Genom att schemalägga delar av tiden för en specifik uppgift eller ett specifikt problem främjar du djupt fokuserat arbete”, förklarar Jones. ”Det hjälper dig också att fokusera mindre på ”ytligt arbete”, vilket är brådskande, men inte väsentliga aktiviteter.”
Tidsblockering kämpar också mot perfektionism och prokrastinering eftersom det finns en tidsgräns knuten till dina dagliga ansvarsområden. Det gör det också lättare för dig att avvisa förfrågningar om din tid. Och det hjälper dig att reflektera över dina prioriteringar genom att du får ett dokument över vad du åstadkom och inte åstadkom inom en viss tidsram.
Är du redo att utnyttja kraften i tidsblockering? Om så är fallet får du här en enkel steg-för-steg-guide som hjälper dig att äntligen ta kontroll över ditt dagliga schema.
Steg 1: Ta reda på vad du tänker.
Innan du börjar lägga till tidsblock i din kalender måste du först bestämma hur du ska fylla dem.
Det skulle vara som att bygga en hylla från grunden – om du ägde en sådan talang. Du måste göra en hel del planering i förväg. Om du inte gör det kan du få en hylla som inte tjänar något syfte eftersom måtten är helt fel. Men om du visste att du ville ha den här hyllan för din vinylsamling skulle du först leta efter ritningar. Nu skulle du köpa rätt material för att uppfylla dina förvaringsbehov.
Som de flesta av oss finns det dock förmodligen en miljon saker du måste göra som snurrar runt i ditt huvud. Så få ut dem därifrån genom att göra en brain dump.
Det är en enkel aktivitet där du bokstavligen skriver ner allt som du måste göra. Du kan använda penna och papper, en app som Evernote eller telefonens anteckningsapp. Börja med att lista dina åtaganden som att delta i ett möte eller lämna in en uppgift till ett visst datum. Andra saker att inkludera här skulle vara saker som din morgonritual, daglig pendling eller något som rör dina mål.
Du vill också inkludera saker som du skulle vilja göra men som du ännu inte har åtagit dig att göra. Och, släng också in något som du inte skulle ha något emot att göra längre fram.
Du behöver inte göra detta dagligen. Men det är något som du bör göra ofta. Personligen tycker jag att detta bör vara en aktivitet varje vecka, som fredag eftermiddag eller söndag kväll.
Steg 2: Identifiera dina prioriteringar.
Med din lista i släptåg är det dags att prioritera den.
Tacksamt nog har du kommit halvvägs om du delat upp din lista i måste, vill och kanske. Men du måste fortfarande analysera den så att du kan identifiera de saker som måste göras den här veckan. Allt annat kan antingen schemaläggas till ett senare datum, delegeras till någon annan eller raderas från din lista.
Om du sitter fast för att allt verkar viktigt, finns här ett par strategier för att prioritera din lista:
- Bestäm dina MIT:
- . Detta är högst tre saker som absolut måste göras idag.
- Använd en prioriteringsmatris. Här skulle du placera allt på din lista i följande kvadranter: brådskande och viktigt, nödvändigt men inte brådskande, kritiskt men inte viktigt och varken brådskande eller viktigt.
- Bestäm värdet av dina uppgifter med ABCDE-metoden. Ge bara ”A” till din viktigaste uppgift, ”B” för viktig, ”C” för kanske, ”D” för delegera och ”E” för att eliminera.
- Paretoprincipen. Fokusera på den handfull aktiviteter som ger mest resultat.
- Warren Buffetts strategi med två listor. Skriv ner de 25 saker som du vill åstadkomma den här veckan. Cirkla sedan in dina fem viktigaste och glöm resten.
Steg 3: Förbered en daglig plan.
Nu när du har fått dina prioriteringar för veckan ska vi ta reda på var du ska placera dem i kalendern.
Ditt första alternativ skulle vara att arbeta igenom dina uppgifter i kronologisk ordning. Låt oss säga att du har då punkter som du måste få ner till fredag. De två första uppgifterna skulle du planera in på måndag. Uppgift tre och fyra skulle schemaläggas till tisdag och så vidare.
Jag gillar detta. Det är ganska enkelt och inte överväldigande. När jag vaknar på måndag vet jag vilken fisk jag ska steka – precis som jag gör för resten av veckans dagar.
När jag vaknar på måndag vet jag vilken fisk jag ska steka – precis som jag gör för resten av veckans dagar.
Självklart finns det en del överväganden här. För det första måste du uppskatta hur lång tid var och en av dessa uppgifter kommer att ta dig. Om var och en av dem äter upp fem timmar, tvivlar jag på att du kommer att klara av båda på samma dag. Det är inte så att du inte kan arbeta en tiotimmarsdag. Men det är inte genomförbart när du tar hänsyn till pauser och distraktioner. I det här fallet är det snarare fråga om en dag på över 12 timmar.
En annan faktor skulle vara före åtaganden som konferenssamtal, möten, möten, möten eller hårda deadlines. Det blir en utmaning att ta itu med två stora uppgifter när du redan har två möten i kalendern.
Och glöm inte bort att arbeta med dina energinivåer. Vi har alla olika tider då vi är mest produktiva utifrån vår egen ultradiana rytm. Spåra din egen så att du vet när du är mest produktiv. Som en allmän tumregel är vi vanligtvis mest alerta och energiska ett par timmar efter att vi vaknat. Dessutom börjar energinivåerna sjunka när veckan går.
Med detta i åtanke bör du planera in dina mest utmanande uppgifter på morgonen. Du skulle sedan använda eftermiddagen till mindre dränerande aktiviteter som möten. Försök också att tidigarelägga din vecka så att du inte arbetar med en uppgift med höga mål på fredagen.
Steg 4: Blockera hela dagen.
Vi tar en paus här. Jag menar, jag kastade just en massa information på dig. Men nu är vi nästan framme vid den punkt som ni alla har väntat på – att tidsblockera varje dag i ditt schema.
Då du redan har identifierat dina prioriteringar och kommit fram till en plan för din vecka, borde det här inte vara så svårt. Den ser förmodligen ut ungefär så här:
- 5:30-6:30: Morgonritual
- 6:30-7:00.
- 7:00-7:30: E-post, sociala medier och Slack.
- 7:30-9:00: meningsfullt arbete.
- 9.00-9.30: Paus.
- 9.30-10.00: Konferenssamtal.
- 10.00-12.00: 13:00 Lunch.
- 13:00-13:30: E-post, sociala medier, Slack.
- 13:30: Gruppmöte.
- 13:30: Gruppmöte.
- 2:30: Gruppmöte.
- 2:30: Gruppmöte.
- 2:30. – 15.30: Oplanerad – tillgänglig för besök på kontoret.
- 15.30-16.00: E-post, sociala medier, Slack.
- 4.00-16.30: Pendlar hem.
- 4.30: Pendlar hem.
- 4.30-21.00: Kvalitetstid med familjen.
Detta är ett grundläggande dagschema. Men jag tror att du förstår vad jag menar. Din tid har redovisats för hela dagen. Du har också blockerat tid för ditt viktigaste arbete och ytliga uppgifter som e-post.
Du har också avsatt delar av tiden för din morgonrutin, den dagliga pendlingen, raster och familjetid. Det finns till och med ett oplanerat tidsblock ifall du inte blev klar med ditt arbete på morgonen, tar hand om uppgifter som ligger på baksidan eller måste ta hand om en oväntad händelse.
Steg 5: Övergången från block till block.
Om du vill finslipa konsten att blockera tid måste du ha buffertar mellan varje tidsklump. Det är orealistiskt att tro att du ska hoppa omedelbart från en uppgift till en annan. Din hjärna behöver tid för att koppla av och ladda upp.
Vad mer, du behöver dessa övergångsperioder för saker som att resa till ett möte. Låt oss säga att du måste åka tvärs över stan klockan 14.00 för att träffa investerare. Du kanske har ett möte som du har blockerat. Men om det tar dig 20 minuter att ta dig dit bör du också blockera från 13.30 till 14.00. Det är bara ett enkelt sätt att förhindra att du råkar planera in något annat som kan leda till att du kommer för sent till mötet.
Steg 6: Stäng av och stäm av.
Ett annat sätt för tidsblockering att vara användbart är att eliminera de irriterande distraktionerna. Okej, ”utplåna” är kanske lite väl hårt. Men du förstår vad jag menar. Distraktioner hindrar dig från att få saker gjorda.
Den största boven? Din smartphone. Som tur är kan du blockera appar vid vissa tider genom att ställa in gränser på din telefon eller använda verktyg som Freedom eller FocusMe. Du kan också sätta telefonen i läget ”Stör inte”. Och om det inte fungerar kan du alltid ha telefonen i ett annat rum.
Förutom din smartphone kan du också bli distraherad av arbetskamrater eller din familj om du arbetar hemma. Ibland är detta oundvikligt. Men du kan stänga din kontorsdörr när du behöver fokusera på arbetet. Om de inte fattar vinket kan du sätta upp en ”Stör inte”-skylt på din dörr eller dela din kalender med dem så att de vet när du är ledig för att prata.
Jag föreslår att du för en distraktionslogg. Det behöver inte vara något märkvärdigt. Det räcker med att anteckna vad som avbröt dig och när. Om till exempel en bullrig sopbil får dig att tappa fokus varje onsdagsmorgon, sätt på dig ett par bullerdämpande hörlurar vid den här tiden.
Steg: 7: Revidera vid behov.
För att slutföra detta, revidera vid behov.
För att göra detta, gå igenom din kalender från den gångna veckan. Hur produktiv var du? Vad gick inte som planerat? För den kommande veckan kan du flytta runt några block för att se om förändringarna var fördelaktiga eller inte.
Det vore också klokt att använda ett verktyg som Calendar som kan analysera hur du använder din tid tack vare maskininlärningens magi. Det kan sedan ge smarta förslag. Det kan till exempel hålla koll på dina möten och sedan rekommendera när de ska äga rum, tillsammans med vem du ska bjuda in.