Vad är en arbetsorder?

En arbetsorder är en dokumentation av ett jobb eller en tjänsteförfrågan som utfärdas för att spåra och övervaka statusen för förfrågan som kommer från en kund eller en intern intressent.

Företag som tillhandahåller fältservice eller är verksamma inom branscher som innebär regelbunden inspektion eller underhåll av utrustning eller maskiner hanterar ofta arbetsorder.

Dessa kan vara antingen en ny förfrågan, en månatligen schemalagd reparationsuppgift, förebyggande underhåll eller återbesök av ett redan utfört jobb på grund av ett nytt problem.

Team som är involverade i hanteringen av en arbetsorder

Arbetsförfrågare: Arbetsbegäran är den person eller det team som skickar in en arbetsbegäran. Som tidigare nämnts är detta resultatet av en kundförfrågan. Men arbetsorder kan också genereras automatiskt för en uppföljning av en redan avslutad uppgift i revisionssyfte.
Arbetets godkännare: Detta kan vara en specifik person eller ett specifikt team som hanterar godkännande och tilldelning av underhållsförfrågningar när det gäller utrustningshantering, eller så kan det vara en kundtjänst eller ett expeditionsteam som åtar sig samma roll för arbetsorderförfrågningar från kunder.
Fälttekniker: Den här gruppen består av underhållsingenjörer, fälttekniker eller reparatörer som är ute på fältet och utför de faktiska uppgifterna i samband med arbetsorderna.

Här är en förhandsgranskning av Freshdesk i praktiken

Element i ett arbetsorderdokument

Order-id: Det unika identifikationsnummer som tilldelas varje arbetsorderförfrågan
Titel: Det namn som arbetsordern får. T.ex. värmeproblem.
Datum för begäran: Datum då arbetsordern togs upp
Problembeskrivning: En kortfattad beskrivning på 3-4 rader av problemet eller begäran. Exempel: Motorns kylaggregat fungerar inte med full effekt.
Tillgång: Detta fält anger vilken eller vilka tillgångar som behöver uppmärksammas eller repareras, t.ex. en AC-enhet eller en materialhanterare i ett lager.
SLA: Den överenskomna eller utlovade tiden för när serviceteamets & tekniker ska slutföra underhållsarbetet.
Kostnadsberäkning: Den exakta overheadkostnaden inklusive alla utgifter i samband med arbetsordern
Kategori: Vilken typ av arbetsorder definieras här. Det varierar beroende på företag och bransch.
Status: Den aktuella statusen för en arbetsorder. ”Tilldelad”, ”Under arbete”, ”Återöppnad”, ”Avslutad” är vanliga statusar som används.
Prioritet: Prioritet för en arbetsorder som vanligtvis märks som hög, medelhög eller låg
Kundinformation: Uppgifter om den kund eller intressent som tog upp den första serviceförfrågan eller det första problemet. Inkluderar namn, telefonnummer, e-postadress och platsinformation
Teknikern tilldelad: Namn och andra uppgifter om den tekniker som tilldelats begäran om arbetsorder.
Ytterligare dokument: Stöddokumentation som krävs för uppgifterna

Vad används arbetsorder till?

Arbetsorder är en integrerad del av en organisations arbetsflöde när det gäller att lösa problem. Här är de olika sätt på vilka arbetsorder hjälper till att organisera underhållsarbetet:

-Förfrågningsstatus: Genom att använda arbetsförfrågningar som referenspunkt kan man spåra framstegen för en förfrågan från skapandet av uppgiften till dess att den är slutförd. Det ger all relevant information om problemet samtidigt som det hjälper tekniker på fältet att få en fullständig kontext för den aktuella uppgiften.

-Resurser och verktyg för schemaläggning: Eftersom en arbetsorder består av viktiga detaljer om en serviceförfrågan kan den också vara en informationskälla för både expeditionsteam och tekniker om de nödvändiga resurserna – inklusive nya delar och verktyg – som skulle behövas för att slutföra uppgiften.

-Dokumentation och prioritering: Arbetsorder används för att skapa ett detaljerat register över de aktiviteter och resurser som används under en serviceförfrågan. Information om arbetsorder hjälper också expeditionsteamen att avgöra vilka uppgifter som behöver prioriteras.

Vad är arbetsorderprocessen?

Arbetsorderprocessen eller arbetsflödet består av följande steg:

Ta emot kundens problem eller underhållsförfrågan: När ett problem uppstår skickar kunden eller intressenten en begäran till supportteamet eller expeditionsteamet och beskriver problemet.
En arbetsorder skapas: När begäran tas emot skapas en arbetsorder med alla detaljer om den uppgift som ska utföras.
Boka in ett möte: Arbetsordern schemaläggs för en viss tid, och underhållsteamet meddelas om detta.
Tilldela den till en tillgänglig tekniker: Underhållsteamet tilldelar uppgiften till en tillgänglig tekniker eller fältarbetare baserat på närhet till platsen och deras arbetsbelastning.
Tekniker tar hand om serviceförfrågan. Fältteknikern åker till kundens plats eller anläggningen för att inspektera problemet. De utför de nödvändiga reparationerna på utrustningen och dokumenterar processen för validering.
Arbetsorder avslutas och dokumenteras: När arbetet är slutfört informerar teknikern underhållsteamet. De ändrar arbetsorderns status till ”avslutad” och informerar supportteamet samt kunden.

Arbetsorder kontra inköpsorder

En arbetsorder används för att fånga upp alla detaljer om en serviceförfrågan och följa dess utveckling.

En inköpsorder, å andra sidan, är ett dokument som godkänner anskaffningen av en tillgång eller resurs som krävs av det team som ställde begäran.

I underhållshantering möts dessa två när det gäller att beställa en reservdel eller en ny enhet för att slutföra arbetsbegäran.

Utmaningar med hantering av arbetsorder för underhåll

Arbetsorder är ett fördelaktigt sätt att fånga upp det väsentliga i en underhållsbegäran, men att hantera flera sådana uppgifter blir en utmaning. Här är två grundläggande svårigheter som organisationer möter när de utför arbetsorderförfrågningar:

Spårning av arbetsorder med hjälp av Excel eller pappersbaserade system är ineffektivt

I en digitaliserad värld är det inte längre möjligt att fortsätta att använda kalkylblad eller skriva ut ett arbetsorderformulär. Det tar längre tid att skapa och uppdatera arbetsuppgifter, och om det finns fel eller felaktigt utskriven information kräver det en efterbehandling. Allt detta leder till ineffektivitet och undvikbart slöseri med tid och pengar Underhållsteam och tekniker anser att det är ett hinder för att utföra sitt arbete effektivt på grund av sådana manuella uppgifter och omarbetningar.

Samordning mellan underhållsteam och fältarbetare är svår.

Det måste finnas en etablerad kommunikationslinje mellan expedieringsteam och tekniker för att konsekvent hålla den andra sidan uppdaterad om statusen på arbetsbegäran. Utan ett system för hantering av arbetsorder måste organisationerna tillgripa antingen e-post eller telefon, vilket innebär många samtal och avbrott. Detta leder till en längre underhållscykel eftersom samarbete för varje liten förändring kräver manuell kommunikation.

Fördelar med att använda programvara för hantering av arbetsorder

Här är bara några av de många sätt som programvara för arbetsorder underlättar livet för serviceteam:

Bringande av serviceteam och fältteam på samma plattform

Freshdesks programvara för hantering av arbetsorder för dina expedieringsteam och fälttekniker på samma plattform. På så sätt blir samordningen extremt enkel. All ny uppgiftsrelaterad information kan uppdateras i systemet och göras tillgänglig för rätt personer.

Enklare uppgiftshantering &automatiserade arbetsflöden

Detaljer om varje serviceorder eller arbetsorder kan snabbt registreras och uppdateras i Freshdesk. Du kan också skapa anpassade fält baserat på den typ av serviceorder som du tar upp. Med automatiserade arbetsflöden kan du skapa villkorbaserade utlösare som automatiskt ändrar status eller prioritet för en uppgift i realtid vilket eliminerar behovet av manuella åtgärder

Planeringsinstrumentpanel för att hantera möten

Vår robusta planeringsinstrumentpanel gör det mycket enkelt att visa, tilldela och hantera serviceuppgifter och tekniker. Du kan se alla möten och varje teknikers kalender i en enda vy och använda enkla drag-och-släpp-kontroller för att schemalägga och uppdatera arbetsuppdrag på instrumentpanelen.

Hantering av arbetsorder i praktiken – ett exempel

För att förstå arbetsflödet för en arbetsorder tittar vi på hur ett företag hanterade sina arbetsförfrågningar före och efter implementeringen av programvaran:

Ett logistikföretag med hög tillväxt stod inför följande utmaningar när det gällde hanteringen av serviceförfrågningar

Med hjälp av e-post och telefon, vilket blev besvärligt för att hantera den stora volymen av frågor.
Eskaleringen ökade också på grund av långsamma svarstider, vilket innebar mer arbete för teknikerna.

Lösning:

Genom att implementera en integrerad programvara för arbetsorder kunde de förena support- och serviceteam vilket resulterade i snabbare samarbete och högre effektivitet.
Med hjälp av automatisering utfördes flera arbetsflöden automatiskt, t.ex. uppdatering av status för en arbetsorder: detta minskade lösningstiderna och förbättrade teknikerproduktiviteten.

Förenkla din fältverksamhet

Arbetsorderhantering är en viktig funktion för fältorganisationer och spelar en väsentlig roll för att förbättra underhållssystem och -processer. Genom att implementera programvara för att digitalisera dessa processer minskar komplexiteten i hanteringen av arbetsorder dramatiskt och, viktigast av allt, förbättras kundupplevelsen.

Free Press