Dagens avancerade teknik leder till fler ekonomiska bedrägerier. Det är helt enkelt en del av djurets natur. När ett företag hittar snabbare sätt att optimera betalningsprocessen genom automatisering är det nödvändigt att aktivt förebygga bedrägerier för att skydda varumärket. Detta kan åstadkommas med en metod som kallas ”positiv betalning”.”
Vad är positiv betalning?
Positiv betalning är en form av kassaförvaltning som arbetar för att identifiera ändrade checkar och förhindra checkbedrägerier. Det hindrar brottslingar från att lösa in falska checkar med hjälp av stulna bankkontonummer. Den fångar också upp information om felaktiga checkar där beloppet eller datumet har ändrats.
Det är en automatiserad kontanthanteringstjänst som snabbt matchar de checkar som ett företag utfärdar med de checkar som det presenterar för betalning. Varje check som ser konstig ut eller anses misstänkt skickas tillbaka till utfärdaren för ytterligare granskning.
Det positiva betalningssystemet fungerar som en form av försäkring för en organisation mot förluster, bedrägerier och andra åtaganden. Det finns i allmänhet en avgift för att använda tjänsten även om vissa banker nu erbjuder den gratis.
Hur fungerar Positive Pay?
För att skydda ett företag mot ändrade, förfalskade eller falska checkar matchar en positiv betalningstjänst specifika checkuppgifter mot en lista som företaget tillhandahåller före behandling. Detta inkluderar information som:
- Dollarbelopp
- Checknummer
- Datum
- Kontonummer
I vissa fall finns även betalningsmottagaren med på listan. Om någon av uppgifterna inte stämmer överens kommer banken inte att godkänna checken. Dessa typer av säkerhetskontroller krävs för att ett företag aldrig ska hedra falska checkar som smiter mellan stolarna. Det är en form av automatisering av din revisors ögon.
När uppgifterna inte stämmer överens och checken avvisas meddelar banken kunden genom en undantagsrapport. Den håller inne betalningen tills företaget meddelar banken att den ska acceptera eller avvisa transaktionen. Banken kan också vidta åtgärder som:
- Flagga checken
- Informera en företagsrepresentant
- Sök om tillstånd att kvitta checken
Om det bara är ett litet fel eller ett mindre problem kan företaget råda banken att kvitta checken. Om företaget glömmer att skicka en lista till banken kan alla checkar som presenteras och som borde ha varit med, i slutändan bli avvisade. Så var försiktig.
Omvänd positiv betalning kontra positiv betalning
En annan form av positiv betalning kallas omvänd positiv betalning. Detta system kräver att utfärdaren själv kontrollerar kontrollerna på egen hand. Detta gör det till företagets ansvar att varna banken om att avvisa en check.
I denna process meddelar banken dig dagligen om alla presenterade checkar och klarerar de checkar som godkänns. Om ditt företag inte svarar banken inom en kort tid kommer banken att gå vidare och lösa in checken.
Alternativt kommer banken att avslå allt du ber dem om. Kom bara ihåg att den här metoden är mycket mer riskfylld än den automatiserade positiva betalningsprocessen.
Förhindra bedrägerier med checkar och elektroniska betalningar
Det finns många sätt på vilka positiv betalning är en smart form av affärsbankverksamhet. Den förenklar checkinlösenprocessen, hjälper ett företag att minska antalet fel och sparar på arbetskostnaderna. Andra viktiga fördelar är:
Checkverifiering
Varje check som presenteras för betalning verifieras automatiskt. Detta inkluderar checkar som presenteras på alla bankkontor. Positive pay förhindrar betalning av dubbla checkar och skyddar även mot förlorade eller stulna checkar.
Fraud Control
Positive pay minskar dramatiskt risken för checkbedrägeri. Det är som att ha en uppsättning robotögon som ser över allting. Ett företag har en förbättrad förmåga att identifiera och returnera bedrägliga poster, inklusive misstänkta betalningsmottagarnamn. En bank samarbetar med ett företag för att verifiera att du faktiskt har utfärdat/mottagit de checkar som bokförts på kontot.
Det är alltid ditt beslut
I slutändan är det alltid företaget som bestämmer om checken ska accepteras eller inte. Det är du som bestämmer när det gäller positiv lön. Online banking ger ett varumärke möjlighet att enkelt övervaka och fatta beslut om undantagsposter och ladda upp information om utfärdande.
Andra viktiga fördelar är bland annat:
- Konsistent kontoövervakning
- Mindre mänskliga arbetskostnader och fel
- En andra uppsättning ögon på alla transaktioner
Slutsats
Den enda gången som positiv betalning kan gå fel är om ditt företag inte övervakar undantagslistan (det vill säga vad banken avvisar). Ni måste ha någon som har tilldelats de dagliga uppgifterna att se över allt som inte går igenom. Det största misstaget man kan göra är att låta en bedräglig check passera bara för att ingen kom till listan den dagen.
Positiv betalning gör det möjligt för ett företag att ligga ett steg före brottslingar och skydda sitt kassaflöde. Att genomföra strategier idag för att säkerställa skydd i framtiden innebär mindre utrymme för fel. Det är ett bedrägeriskyddssystem som erbjuds av de flesta affärsbanker för att skydda företag av alla storlekar och något som bör övervägas på allvar.