Free Press

Důležité a naléhavé	Krize a mimořádné události
Důležité, ale ne naléhavé	Prevence, Plánování a zlepšování
Nedůležité, ale naléhavé	Přerušení a zaneprázdnění
Nedůležité a nikoli naléhavé	Ztráta času

Často trávíme svůj život soustředěním se na naléhavé věci místo na věci důležité. V podnikání stejně jako v životě je nesmírně důležité klást si otázky: „

Důležité a naléhavé věci, jako jsou krize a mimořádné události, bychom neměli ignorovat. Čím více času však můžete věnovat věcem, které nejsou naléhavé, ale jsou důležité (prevence, plánování, zlepšování), tím méně krizí a mimořádných událostí zažijete.

Níže je uvedeno podrobnější vysvětlení jednotlivých kvadrantů spolu s několika příklady:

Kvadrant 1: Důležité a naléhavé

Režim boje s ohněm:

Kvadrant 1 je naléhavý důležitý kvadrant: Věci, které byste rozhodně NEMĚLI ignorovat. Příliš mnoho času stráveného v režimu hašení požárů však vede ke stresu a vyhoření. Ocitnete se v nekonečném kruhu krizového řízení.

Jediným způsobem, jak snížit čas strávený v tomto kvadrantu, je být aktivní a věnovat více času důležitým věcem DŘÍVE, než se stanou naléhavými (viz kvadrant 2 níže).

Kvadrant 1 Příklad
Řešení srdečního infarktu je naléhavý a důležitý problém, který nelze ignorovat (ale možná, že zdravějším životním stylem lze takovéto mimořádné zdravotní situace omezit nebo se jim zcela vyhnout).

Kvadrant 2: Důležité, ale ne naléhavé

Tady byste měli trávit většinu svého času.

Úkoly v kvadrantu 2 se týkají plánování, prevence, zlepšování schopností, budování vztahů, rozpoznávání nových příležitostí atd…

Věnování času těmto důležitým věcem by mělo vést k jasné vizi a vyváženému životu, disciplíně, kontrole a stále menšímu počtu krizových situací.

Příklady z kvadrantu 2

• Časté kupování květin pro svou drahou polovičku „jen tak“
• Zdravé stravování a cvičení, abyste předešli budoucím zdravotním problémům
• Preventivní údržba domu nebo auta
• Čtení, učení a vzdělávání
• Vytváření vazeb a posilování vztahů s přáteli a rodinou
• Obnova sebe sama a trávení času věcmi, které vás inspirují a povznášejí

Kvadrant 3: Není důležité, ale naléhavé

Mnozí z nás tráví velkou část svého času v tomto kvadrantu a zaměňují naléhavé věci za důležité.

Vyrušování, zvonící telefony, většina e-mailů atd… Trávit příliš mnoho času nedůležitými naléhavými věcmi vede k velmi krátkodobému zaměření s neustálým řešením krizí. Vaše plány a cíle vám budou připadat stále zbytečnější, protože je nepravděpodobné, že byste měli čas se jim věnovat. Vaše vztahy a pověst budou trpět a vy se budete cítit jako oběť bez kontroly nad svým životem.

Příklad 3. kvadrantu
Důležitou schůzku se spolupracovníkem jste si naplánovali na 2 týdny dopředu. Tato osoba má velmi omezený čas, a tak si vyhradíte 30 minut na vyřízení velmi důležité záležitosti. Když se posadíte a začnete schůzku, zazvoní vám telefon.
Telefon křičí: „Zvedni to! Zvedni to! Zvedni to!“ Většina lidí zvedne telefon a obětuje velmi důležitou schůzku kvůli pravděpodobně nedůležitému, ale naléhavému zvonění telefonu.

Kvadrant 4: Není naléhavé a není důležité

Toto jsou plýtvači času ve vašem životě.

Příliš mnoho času věnovaného neurgentním a nedůležitým věcem může vést k závislosti na ostatních, pokud jde o vaše základní potřeby, ke ztrátě zaměstnání, nezodpovědnosti atd….

Příklady 4. kvadrantu

• Triviální zaneprázdněnost
• Bezmyšlenkovité surfování po internetu
• Příliš časté sledování televize
• Spousta příjemných činností

Jak toho využít, aby se mi žilo lépe?

A. Identifikujte činnosti z kvadrantu 2.

• Napište si všechny činnosti z kvadrantu 1 a 3, které běžně děláte (všechny naléhavé věci)
• Napište si, jak můžete zabránit tomu, aby se tyto věci opakovaly nebo aby se vůbec staly naléhavými:

B. Uvolněte si čas pro činnosti v kvadrantu 2

• Podívejte se na všechny věci v kvadrantu 4 a PŘESTAŇTE JE DĚLAT!
• Podívejte se na všechny věci v kvadrantu 3 a přestaňte je dělat také. To je obtížnější, protože to zahrnuje říkat lidem NE.
• Měli byste nyní mít čas věnovat se kvadrantu 2

C. Naplánujte si čas na Kvadrant 2

• Naplánujte si čas na činnosti v Kvadrantu 2.
  (Zapište si je do kalendáře stejně jako schůzku).
• DĚLEJTE TY VĚCI, KTERÉ JSTE SI NAPLÁNOVALI!“

D. Zredukujte Kvadrant 1

• Krása trávení více času v Kvadrantu 2 spočívá v tom, že by se měly pomalu odbourávat všechny vaše aktivity v Kvadrantu 1.
• Když zredukujete aktivity v Kvadrantu 1, budete mít více času na Kvadrant 2, čímž vznikne efekt létajícího kola.

Jednoduché, že? Otázka „Co je pro mě důležité?“ obvykle nemá jednoduchou odpověď.

Který kvadrant jsem já?

Příklad 1: Jít na sportovní akci (hokej, baseball, fotbalový zápas atd…)

Do kterého kvadrantu to patří? Odpověď zní: Záleží na VAŠICH prioritách a na tom, co je pro VÁS důležité. Na první pohled to jednoznačně vypadá jako položka čtvrtého kvadrantu – ztráta času. Není naléhavá a rozhodně není důležitá.

Může se však jednat o položku Q2 (důležitou), pokud ji považujete za příležitost strávit kvalitní čas budováním vztahů s rodiči, dětmi nebo přáteli .

Příklad 2: Sledování televize

Jednoznačně další položka Q4: Ztráta času. Nebo snad ano? Pokud je pro vás sledování televize prostředkem ke zmírnění stresu a slouží vám jako způsob, jak se po hektickém dni uklidnit a odpočinout si, může se klidně jednat o činnost z Q2. Stačí, když ji správně zarámujete a konzumujete správným způsobem.

Chcete-li být s touto metodou úspěšní, musíte mít zcela jasno v tom, co je pro vás důležité, jaké jsou vaše dlouhodobé cíle atd… Více informací o tom, jak si naplánovat týden podle tohoto rámce, najdete v mém příspěvku na blogu Jak si plánuji týden.

Související četba

• Eisenhowerova krabice od Jamese Clear
• Eisenhowerova matice od ToDoist.com
• Jediná věc pro mimořádné výsledky
• Reaktivní vs. proaktivní jazyk
• Delegace vedení
• Týdenní plánování