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Importante e Urgente	Crisi ed Emergenze
Importante ma non urgente	Prevenzione, Pianificazione e Miglioramento
Non Importante ma Urgente	Interruzioni e Lavoro Impegnato
Non Importante e Non Urgente	Perdite di Tempo

Spesso passiamo la nostra vita concentrati sulle cose Urgenti invece che su quelle Importanti. Negli affari come nella vita è estremamente importante chiedersi: “Lo sto facendo perché è veramente importante o lo sto facendo perché è semplicemente urgente?”

Le cose importanti e urgenti, come le crisi e le emergenze, non dovrebbero essere ignorate. Tuttavia, più tempo si può dedicare alle cose non urgenti ma importanti (prevenzione, pianificazione, miglioramento), meno crisi ed emergenze si verificheranno.

Di seguito una spiegazione più dettagliata di ogni quadrante con alcuni esempi:

Quadrante 1: Importante e urgente

Modalità lotta al fuoco: Crisi, scadenze davvero difficili per un progetto importante, salute &emergenze familiari, ecc…

Il quadrante 1 è il quadrante importante e urgente: Cose che NON si devono assolutamente ignorare. Tuttavia, passare troppo tempo in modalità antincendio porterà allo stress e al burn out. Sarete intrappolati in un ciclo infinito di gestione delle crisi.

L’unico modo per ridurre il tempo speso in questo quadrante è essere proattivi, dedicando più tempo alle cose importanti PRIMA che diventino emergenze (vedi Quadrante 2 sotto).

Quadrante 1 Esempio
Gestire un attacco di cuore è un problema Urgente e Importante che non può essere ignorato (ma forse vivendo uno stile di vita più sano tali emergenze sanitarie possono essere ridotte o evitate del tutto).

Quadrante 2: Importante ma non Urgente

E’ qui che dovresti passare la maggior parte del tuo tempo.

I compiti del quadrante 2 riguardano la pianificazione, la prevenzione, il miglioramento delle capacità, la costruzione di relazioni, il riconoscimento di nuove opportunità, ecc…

Spendere tempo su queste cose importanti dovrebbe portare ad una visione chiara e ad una vita equilibrata, alla disciplina, al controllo e a sempre meno situazioni di crisi.

Esempi del quadrante 2

• Comprare frequentemente fiori per il proprio partner “solo perché”
• Mangiare sano e fare esercizio per evitare futuri problemi di salute
• Manutenzione preventiva della casa o dell’auto
• Lettura, apprendimento e istruzione
• Creare legami e rafforzare le relazioni con i tuoi amici e la tua famiglia
• Rinnovarsi e dedicare tempo a cose che ti ispirano ed elevano

Quadrante 3: Non importante ma urgente

Molti di noi passano gran parte del tempo in questo quadrante confondendo le cose urgenti con quelle importanti.

Interruzioni, telefoni che squillano, la maggior parte delle e-mail, ecc… Passare troppo tempo sulle cose urgenti non importanti porta ad una concentrazione a brevissimo termine con una continua gestione della crisi. I vostri piani e obiettivi vi sembreranno sempre più inutili, dato che difficilmente avrete tempo da dedicarvi. Le tue relazioni e la tua reputazione ne soffriranno e ti sentirai vittima senza controllo sulla tua vita.

Quadrante 3 Esempio
Hai programmato un incontro importante con un collega con 2 settimane di anticipo. Questa persona ha un tempo molto limitato e così vi ritagliate una finestra di 30 minuti per affrontare una questione molto importante. Mentre ti siedi e inizi la riunione, il tuo telefono squilla.
Il telefono sta urlando: “Rispondi! Rispondimi! Rispondi!” La maggior parte delle persone prenderà il telefono e sacrificherà la riunione molto importante per il probabile telefono che squilla, non importante ma urgente.

Quadrante 4: Non urgente e non importante

Questi sono i perditempo nella tua vita.

Spendere troppo tempo in cose non urgenti e non importanti può portare alla dipendenza da altri per le tue basi, alla perdita del lavoro, all’irresponsabilità, ecc.

Esempi del quadrante 4

• Lavoro banale e impegnato
• Sfruttamento del web
• Guardare troppa TV
• Tante attività piacevoli

Come posso usare questo per migliorare la mia vita?

A. Identificare le attività del Quadrante 2.

• Scrivi tutte le attività del Quadrante 1 e 3 che fai abitualmente (tutte le cose urgenti)
• Scrivi come puoi evitare che queste cose si ripetano o che diventino emergenze in primo luogo: Queste sono le tue nuove attività del Quadrante 2.

B. Liberare tempo per le attività del Quadrante 2

• Guarda tutte le cose nel Quadrante 4 e SMETTI DI FARLE!
• Guarda tutte le cose nel Quadrante 3 e smetti di fare anche quelle. Questo è più difficile perché implica dire NO alle persone.
• Ora dovresti avere tempo da dedicare al Quadrante 2

C. Pianifica il tempo per il Quadrante 2

• Fissa il tempo per fare le attività del Quadrante 2.
  (Mettile nel tuo calendario proprio come una riunione).
• Fai le cose che hai programmato!

D. Riduci il Quadrante 1

• Il bello di passare più tempo nel Quadrante 2 è che dovrebbe lentamente intaccare tutte le tue attività del Quadrante 1.
• Come riduci le attività del Quadrante 1 hai più tempo per il Quadrante 2, creando un effetto volano.

Semplice, vero?

Non proprio. La domanda “Cos’è importante per me?” di solito non ha una risposta semplice.

In quale quadrante sono?

Esempio 1: Andare ad un evento sportivo (Hockey, Baseball, Partita di calcio, ecc…)

In quale quadrante rientra? La risposta è che dipende dalle VOSTRE priorità e da ciò che è importante per VOI. In superficie sembra chiaramente un elemento Q4 – un perditempo. Non è urgente e certamente non è importante.

Ma potrebbe essere un evento Q2 (importante) se consideri l’evento un’opportunità per passare del tempo di qualità a costruire relazioni con i tuoi genitori, figli o amici.

Esempio 2: Guardare la TV

Esempio 2: Guardare la TV

E’ chiaramente un altro elemento Q4: Un perditempo. O lo è? Se guardare la TV è un antistress per voi e serve come un modo per rilassarsi dopo una giornata frenetica, potrebbe benissimo essere un’attività Q2. Basta che la inquadriate correttamente e la consumiate nel modo giusto.

Per avere successo con questo metodo dovete avere una comprensione molto chiara di ciò che è importante per voi, quali sono i vostri obiettivi a lungo termine, ecc… Per maggiori informazioni su come pianificare la vostra settimana intorno a questa struttura, guardate il mio post sul blog How I Plan My Week.

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