Free Press

Ważne i Pilne	Kryzysy i Sytuacje Nagłe
Ważne, ale Nie Pilne	Prewencja, Planowanie i Usprawnianie
Nieważne, ale Pilne	Przerwy i Zajęta Praca
Nieważne i Nie Pilne	Marnowanie Czasu

Często spędzamy nasze życie skupiając się na rzeczach Pilnych zamiast na rzeczach Ważnych. W biznesie, tak jak w życiu, niezwykle ważne jest, aby zadać sobie pytanie: „Czy robię to, ponieważ jest to naprawdę ważne, czy też robię to, ponieważ jest to po prostu pilne?”

Nie należy ignorować rzeczy ważnych i pilnych, takich jak kryzysy i nagłe wypadki. Jednak im więcej czasu możesz poświęcić na rzeczy niepilne, ale ważne (zapobieganie, planowanie, doskonalenie), tym mniej kryzysów i sytuacji awaryjnych doświadczysz…

Poniżej znajduje się bardziej szczegółowe wyjaśnienie każdego kwadrantu wraz z kilkoma przykładami:

Kwadrant 1: Ważne i pilne

Tryb walki z ogniem: Kryzysy, naprawdę trudne terminy dla ważnego projektu, nagłe wypadki zdrowotne & rodzinne, itp…

Kwadrant 1 to pilny ważny kwadrant: Rzeczy, których zdecydowanie NIE powinieneś ignorować. Jednak spędzanie zbyt wiele czasu w trybie gaszenia pożarów doprowadzi do stresu i wypalenia. Zostaniesz złapany w niekończący się cykl zarządzania kryzysem.

Jedynym sposobem na zmniejszenie czasu spędzonego w tym kwadrancie jest bycie proaktywnym poprzez spędzanie więcej czasu na ważnych rzeczach, ZANIM staną się one nagłe (patrz kwadrant 2 poniżej).

Kwadrant 1 Przykład
Uporanie się z atakiem serca jest Pilnym i Ważnym problemem, którego nie można zignorować (ale być może dzięki prowadzeniu zdrowszego stylu życia takie nagłe sytuacje zdrowotne można ograniczyć lub całkowicie ich uniknąć).

Kwadrant 2: Ważne, ale nie Pilne

To tutaj powinieneś spędzać większość swojego czasu.

Zadania kwadrantu 2 dotyczą planowania, zapobiegania, poprawy zdolności, budowania relacji, rozpoznawania nowych możliwości, itd…

Poświęcanie czasu na te ważne rzeczy powinno prowadzić do jasnej wizji i zrównoważonego życia, dyscypliny, kontroli i coraz mniejszej liczby sytuacji kryzysowych.

Quadrant 2 Przykłady

• Częste kupowanie kwiatów dla swojej znaczącej drugiej osoby „tylko dlatego, że”
• Zdrowe odżywianie i ćwiczenia fizyczne w celu uniknięcia przyszłych problemów zdrowotnych
• Zapobiegawcza konserwacja domu lub samochodu
• Czytanie, Nauka i edukacja
• Tworzenie więzi i wzmacnianie relacji z przyjaciółmi i rodziną
• Odnawianie siebie i poświęcanie czasu na rzeczy, które Cię inspirują i podnoszą na duchu

Kwadrant 3: Nieważne, ale Pilne

Wielu z nas spędza dużą część swojego czasu w tym Kwadrancie myląc rzeczy Pilne z rzeczami Ważnymi.

Przerwy, dzwoniące telefony, większość e-maili, itp… Spędzanie zbyt wiele czasu na nieważnych, pilnych rzeczach prowadzi do bardzo krótkoterminowego skupienia się na ciągłym zarządzaniu kryzysem. Twoje plany i cele będą wydawać się coraz bardziej bezużyteczne, ponieważ jest mało prawdopodobne, że będziesz miał czas, aby je poświęcić. Twoje relacje i reputacja będą cierpieć i będziesz czuł się ofiarą bez kontroli nad swoim życiem.

Kwadrant 3 Przykład
Zaplanowałeś ważne spotkanie ze współpracownikiem 2 tygodnie przed czasem. Ta osoba ma bardzo ograniczony czas, więc wyodrębniasz 30 minutowe okienko, aby załatwić bardzo ważną sprawę. Jak usiąść i rozpocząć spotkanie, twój telefon dzwoni.
Telefon krzyczy: „Odbierz mnie! Odbierz! Odbierz!” Większość ludzi odbierze telefon i poświęci bardzo ważne spotkanie dla prawdopodobnie nie ważnego, ale pilnego dzwonka telefonu.

Kwadrant 4: Nie pilne i nie ważne

To są pożeracze czasu w twoim życiu.

Spędzanie zbyt wiele czasu na rzeczach niepilnych i nieważnych może prowadzić do uzależnienia od innych, utraty pracy, nieodpowiedzialności, itd…

Quadrant 4 Przykłady

• Trywialna zajęta praca
• Bezmyślne surfowanie po sieci
• Oglądanie zbyt dużej ilości telewizji
• Dużo przyjemnych zajęć

Jak mogę to wykorzystać, aby moje życie stało się lepsze?

A. Zidentyfikuj czynności z Kwadrantu 2.

• Zapisz wszystkie czynności z Kwadrantu 1 i 3, które wykonujesz rutynowo (wszystkie pilne rzeczy)
• Zapisz, jak możesz zapobiec ponownemu pojawieniu się tych rzeczy lub przekształceniu ich w sytuacje awaryjne: To są Twoje nowe działania w ramach Kwadrantu II.

B. Uwolnij czas na działania w Kwadrancie 2

• Przyjrzyj się wszystkim rzeczom w Kwadrancie 4 i przestań je robić!
• Przyjrzyj się wszystkim rzeczom w Kwadrancie 3 i przestań je robić. Jest to trudniejsze, ponieważ wiąże się z mówieniem NIE ludziom.
• Powinieneś teraz mieć czas, aby poświęcić go na Kwadrant 2

C. Zaplanuj czas na Kwadrant 2

• Zaplanuj czas na wykonanie czynności z Kwadrantu 2.
  (Umieść je w swoim kalendarzu tak jak spotkania).
• ZRÓB RZECZY, KTÓRE ZAPLANOWAŁEŚ!

D. Zmniejsz Kwadrant 1

• Piękno spędzania większej ilości czasu w Kwadrancie 2 polega na tym, że powinien on powoli odkładać się na wszystkie czynności w Kwadrancie 1.
• Jak zmniejszasz ilość czynności w Kwadrancie 1, masz więcej czasu na Kwadrant 2, tworząc efekt koła zamachowego.

Proste, prawda?

Nie do końca. Pytanie „Co jest dla mnie ważne?” zazwyczaj nie ma prostej odpowiedzi.

Jakim kwadrantem jestem?

Przykład 1: Pójście na imprezę sportową (mecz hokeja, baseballu, piłki nożnej, itp…)

Do którego kwadrantu to należy? Odpowiedź jest zależna od TWOICH priorytetów i tego, co jest dla Ciebie ważne. Na powierzchni wygląda to wyraźnie jak pozycja Q4 – pożeracz czasu. Nie pilne i na pewno nie ważne.

Ale, to może być Q2 wydarzenie (ważne), jeśli uważasz, że wydarzenie jest okazją do spędzenia jakości czasu budowania relacji z rodzicami, dziećmi lub przyjaciółmi.

Przykład 2: Oglądanie telewizji

Jasno inny Q4 element: Pożeracz czasu. A może tak jest? Jeśli oglądanie telewizji jest dla Pana/Pani środkiem odstresowującym i służy jako sposób na wyciszenie się i zrelaksowanie po ciężkim dniu, może to być czynność Q2. Tylko tak długo, jak ramka to poprawnie i zużywają go w odpowiedni sposób.

Aby odnieść sukces z tej metody musisz mieć bardzo jasne zrozumienie tego, co jest ważne dla Ciebie, co długoterminowe cele są, itp… Aby uzyskać więcej informacji na temat tego, jak zaplanować swój tydzień wokół tej ramy, zobacz mój post na blogu na Jak planuję mój tydzień.

Related Reading

• The Eisenhower Box by James Clear
• The Eisenhower Matrix by ToDoist.com
• The One Thing for Extraordinary Results
• Reactive vs Proactive Language
• Stewardship Delegation
• Weekly Planning