Free Press

Před technologickým boomem existoval jediný způsob, jak zvednout kancelářský telefon – někdo ho musel fyzicky zvednout. Dnes máte spoustu možností.

Díky telefonním stromům, automatickým telefonním systémům a automatickým přepojovačům už ani nepotřebujete skutečného člověka u telefonu. Nebo snad ano?“

V době technologií je lidská interakce cennější než kdy jindy. To však neznamená, že technologie nepomáhají. Pokud nechcete nebo si nemůžete dovolit interního recepčního, máte dvě hlavní možnosti – automatický telefonní systém nebo virtuálního recepčního s podporou technologií. Co funguje nejlépe? Technologie nebo člověk? Zjistili jsme, že právě spojení technologie a lidského prvku má často největší dopad.

Automatický telefonní záznamník.

Automatický záznamník nebo interaktivní systém hlasové odezvy je telefonní systém, který komunikuje s volajícími bez skutečného člověka na lince. Celý telefonní hovor nebo část telefonního stromu probíhá prostřednictvím interakce s přednastaveným automatem.

Tyto systémy se liší podle toho, co hledáte, ale mají některá obecná společná témata. Obvykle přijímají příchozí hovory a přehrávají zprávu, poté volajícího požádají, aby buď promluvil v odpovědi na otázku, nebo stiskl tlačítko. Poté může automatický telefonní systém v závislosti na systému, možnostech a zadání volajícího přehrát některé předem nahrané informace, přesměrovat volajícího dále v telefonním stromu nebo jej spojit s člověkem.

Silné stránky automatizovaného telefonního systému:

• Dostupný
• Snadno použitelný
• Přizpůsobitelný

Slabé stránky automatizovaného telefonního systému:

• Nedostatek lidské interakce negativně ovlivňuje služby zákazníkům
• Nefunkčnost automatizovaných systémů může volající frustrovat nebo mást
• Bez pravidelného dohledu hrozí neodhalené závady

Automatizace je budoucnost, že? Automatizace sice vždy zní jako skvělý nápad, ale automatizovaný telefonní systém s sebou nese riziko, že vás odradí od vašich zákazníků nebo potenciálních nových zákazníků, protože mezi ně a vás postaví mechanickou zeď. Může vám ušetřit peníze, ale také riskuje, že vás bude stát neocenitelné zákazníky a čas.

Služba virtuální recepční s podporou technologií.

Služba virtuální recepční je skutečná, živá recepční, která zvedá telefony pro vaši firmu a je klíčovou součástí týmu a technického vybavení vaší firmy – ale místo z vaší kanceláře pracuje ze své vlastní. Ve společnosti Ruby sídlí v Portlandu ve státě Oregon.

Různé služby virtuálních recepčních nabízejí různé sady funkcí.

Ruby Receptionists nabízí kompletní sadu telefonních služeb včetně 100% živého přijímání hovorů, španělsky mluvících recepčních, přijímání zpráv a hlasových schránek, přepojování hovorů, příjmu hovorů, sofistikovaného zpracování hovorů, bohaté mobilní aplikace Ruby a odchozích hovorů – to je jen několik z nich. Zatímco se o volající stará skutečný člověk, patentovaná technologie Ruby poskytuje recepčnímu (a vám!) nástroje potřebné k tomu, abyste volajícímu poskytli nejlepší možný zážitek. Největší výhoda technologie Ruby? Volající ani nepoznají, že recepční nepracuje ve vaší kanceláři!

Největší rozdíl mezi automatizovanou službou a službou virtuální recepční je ve způsobu využití technologie. S automatizovanou službou získáte v podstatě robota. Služba virtuální recepční naproti tomu využívá technologie, ale stále se jedná o skutečného člověka. Získáte všechny výhody sofistikované technologie a vaši zákazníci budou moci mluvit se skutečným, živým člověkem. Příjemný hlas na druhém konci linky udělá skvělý dojem, který vám pomůže získat zakázky.

Silné stránky virtuální recepce:

• Sofistikované služby virtuální recepce umožňují vysokou úroveň přizpůsobení
• Recepční poskytují volajícím fantastický první dojem

Slabé stránky virtuální recepce:

• Dražší než automatický systém
• Omezené na informace, které recepčním poskytnete
• Služby nejsou k dispozici 24 hodin denně, 7 dní v týdnu tak, jak by to bylo možné u automatického systému

Zjistěte vše, co je třeba vědět o službě virtuální recepční!

Co je pro vás to pravé

Velikost podniku, preference, objem hovorů, odvětví. Všechny tyto faktory hrají důležitou roli při výběru správné služby pro vaše jedinečné obchodní potřeby. Pokud je pro vás zákaznický servis důležitý, vždy doporučujeme poskytnout volajícím přístup ke skutečnému člověku namísto robota (ve skutečnosti máme kalkulačku, která zvýrazní návratnost investic do skutečných recepčních obsluhujících váš telefon). Zákazníkům tím dáte najevo, že jsou pro vás důležití. Je to drobnost, kterou může vaše firma udělat skvělý dojem a která z volajících udělá loajální zákazníky.