Free Press

De fleste mennesker ønsker at kende den bedste måde at planlægge deres dag på for at opnå maksimal produktivitet, og der findes adskillige artikler og bøger, der hævder at kende den “perfekte planlægning”. Men virkeligheden er, at der ikke findes nogen perfekt metode for alle. Da vi alle har særlige styrker og svagheder, når det gælder tidsstyring og produktivitet, kan det, der virker for én person, være en total katastrofe for en anden.

Historien har vist, at de mest produktive mennesker bruger vidt forskellige planlægningsteknikker afhængigt af deres omstændigheder, personlighed og energiniveau. Winston Churchill arbejdede f.eks. til langt ud på natten og afbrød sin dag med whisky og lure. Toni Morrison begyndte at skrive før daggry. Der findes ikke nogen “one size fits all-plan” for maksimal produktivitet.

Vi ønsker at hjælpe dig med at finde den planlægningsmetode, der fungerer bedst for dig. Vi ønsker at se dig opnå produktivitet i warp-hastighed hver dag. Med det i tankerne er her fem forskellige daglige planlægningsmetoder, som du kan prøve. Nogle af disse metoder er ret ligetil, mens andre er grænsende til det vanvittige.

Det handler om at finde den rigtige løsning.

Tidsblokeringsmetoden

Tidsblokering betyder simpelthen at planlægge din dag på forhånd og afsætte bestemte timer til at udføre bestemte opgaver. Det kræver, at du på forhånd bestemmer, hvad du vil udføre, og præcis hvornår du vil udføre det. Når du har disse i tankerne, skal du skrive dem ind i din kalender og derefter gå i gang med disse opgaver på det rette tidspunkt i løbet af dagen.

Når du planlægger opgaver, er det vigtigt at blokere både proaktive blokke og reaktive blokke. Proaktive blokke er dem, hvor du fokuserer på vigtige opgaver, som du skal have udført. Det er her, du gør fremskridt på vigtige projekter, udarbejder vigtige dokumenter eller skitserer en prototype til dit næste fantastiske produkt. Reaktive blokke er, når du giver tid til anmodninger og afbrydelser, f.eks. e-mail og improviserede møder.

Du kan f.eks. planlægge dine mest udfordrende opgaver til de første to timer af dagen og pløje din indbakke igennem i løbet af eftermiddagen. På den måde kan du arbejde uforstyrret og stadig vide, at du når at nå ting som e-mail og telefonopkald.

Denne metode har den fordel, at den hjælper dig med at vide præcis, hvordan du vil bruge din tid, og præcis hvornår du vil udføre bestemte opgaver. Standard to do-lister præsenterer dig for en liste over opgaver, som du skal udføre i din egen tid. Tidsblokering giver dig en liste over opgaver og en specifik tidsramme til at udføre hver enkelt opgave.

Gennem at tvinge dig selv til at arbejde inden for en rigid struktur og til at udføre opgaverne inden for en given tid er du tvunget til at have laserfokus på hver aktivitet.

Produktivitetsguruen Cal Newport sværger til tidsblokeringsmetoden og siger:

I nogle tilfælde spørger folk, hvorfor jeg gider at gøre mig umage med et så detaljeret planlægningsniveau. Mit svar er enkelt: Det skaber en enorm produktivitet. Jeg anslår, at en arbejdsuge med 40 timers tidsblokering giver den samme mængde output som en arbejdsuge på over 60 timer uden struktur.

Planlægning af din dag på forhånd med din kalender kan hjælpe dig med at fokusere på de opgaver, der betyder mest. “Uanset hvordan du ser på det,” siger Ari Meisel, forfatter til Art of Less Doing, “indebærer opgaver timing.” (Hans teknik er at bruge FollowUp.cc til at få påmindelser via e-mail om opgaver på det helt rigtige tidspunkt.)

The Most Important Task Method (MIT)

Metoden MIT handler om at fokusere på det væsentlige. I stedet for at skrive en massiv to do-liste og forsøge at få det hele gjort, skal du bestemme de 1-3 opgaver, der er absolut væsentlige, og derefter fokusere ubarmhjertigt på disse opgaver i løbet af dagen. Det er ikke sådan, at du aldrig laver mere end tre opgaver på en dag, men at du ikke laver noget andet, før du har udført de tre essentielle opgaver.

Virkeligheden er, at der de fleste dage kun er få essentielle ting, der skal gøres. Ja, der er tusind stemmer, der skriger efter vores opmærksomhed, men de fleste af disse stemmer er ikke afgørende. De notifikationer, der sprænger din telefon i luften, og de e-mails, der fylder din indbakke, kan alle sammen vente. Hvis du kan klare de 1-3 væsentlige opgaver, bliver alt andet sekundært eller endog unødvendigt.

Dette er kerneemnet i Gary Keller og Jay Papasans bog The ONE Thing: “What’s the ONE Thing you can do this week such that by doing it everything else would be easier or unnecessary?”

Når du har bestemt dine 1-3 vigtigste opgaver, bliver de planlagt først i din dag. Så gør du fremskridt med de væsentlige ting, før du bliver bombarderet af distraktioner. Du kan bruge dette i forbindelse med tidsblokeringsmetoden, så du gemmer dine første timer til de vigtigste opgaver. E-mail, telefonopkald og møder kommer senere, efter at du har afsluttet dine væsentlige opgaver.

Gennem at fokusere obsessivt på dine vigtigste opgaver bliver hver dag produktiv. Du har aldrig en dag, hvor du spilder tiden på meningsløse opgaver. Produktivitetsekspert James Clear udtrykker det på denne måde:

Hvis du gør det vigtigste først hver dag, så får du altid gjort noget vigtigt. Jeg ved ikke med dig, men dette er en stor ting for mig. Der er mange dage, hvor jeg spilder timer på at krydse den 4., 5. eller 6. vigtigste opgave af på min to do-liste og aldrig når at gøre det vigtigste af det vigtigste.

Anbefalede apps til opgavestyring:

• OmniFocus

• Things

• Todoist

The Pomodoro Technique

The Pomodoro Technique handler om at arbejde i korte, massivt produktive, intenst fokuserede udbrud, og derefter give dig selv en kort pause. Den er utrolig enkel, idet det eneste, den kræver, er en timer, og den giver dig mulighed for at opdele en stor opgave i overskuelige intervaller.

Sådan fungerer det:

• Vælg en opgave

• Sæt din timer til 25 minutter

• Arbejd på opgaven, indtil timeren slutter

• Hol en kort pause (ca. 5 minutter)

• Hver 4 Pomodoro-sessioner, holde en længere pause (15-30 minutter)

Denne teknik giver dig mulighed for at opnå en betydelig mængde i løbet af dagen, samtidig med at du holder passende pauser. Den relativt korte tid for hver session giver dig også mulighed for at fokusere intenst uden at blive mentalt træt.

Nogle mennesker sværger helt og holdent til Pomodoro-teknikken. Paul Klipp, formand for Lunar Logics polske afdeling, siger dette om brugen af Pomodoro:

Du tror måske, at en person kan lave 16 af disse cyklusser på en dag. Jeg er heldig at få mere end to på en dag uden afbrydelser. Men på disse 50 minutter får jeg gjort mere, end jeg gør i de andre syv timer af min arbejdsdag, i hvert fald med hensyn til at komme videre med de vigtigste aspekter af mine vigtigste projekter.

På trods af dens smukke enkelhed er der nogle ulemper ved Pomodoro-teknikken. Pomodoro-sessioner skal være uafbrudte perioder med fokus, hvilket betyder, at du ikke kan holde pause midt i sessionen og genoptage den senere. Hvis en kollega kommer forbi og beder om et par øjeblikke af din tid, skal du enten høfligt afvise det eller stoppe sessionen helt.

Som Klipp bemærkede ovenfor, er det imidlertid muligt at opnå en betydelig mængde på kun få sessioner.

Anbefalede Pomodoro apps:

• Focus Booster

• Pomo Done

• Marinara Timer

90-minutters fokus-sessioner

Den menneskelige krop fungerer efter cyklusser kaldet “ultradiane rytmer”. I løbet af hver af disse cyklusser er der et højdepunkt, hvor vi er mest energiske, og et lavpunkt, hvor vi er udmattede.

Med 90-minutters fokuseringsteknikken udnytter du fuldt ud de energitoppe og -nedture, der opstår i løbet af din dag: Du arbejder 90 minutter og hviler derefter i 20-30 minutter. I en undersøgelse fra 1993 om peak performance påpegede Anders Ericcson, at disse hvileperioder mellem intense arbejdssessioner er afgørende for forbedringer.

De fleste mennesker er ikke særlig opmærksomme på kroppens naturlige rytmer og bruger stimulanser som kaffe for at komme igennem perioder med lavt energiniveau. Dette resulterer næsten altid i et fuldstændigt nedbrud omkring kl. 14.30, hvilket svarer til et lavpunkt i din ultradiane rytme.

Arbejder du i 90-minutters perioder, kan du korrelere dit maksimale energiniveau med din opgaveliste, hvilket derefter giver din produktivitet et stort løft. Du arbejder med din krop i stedet for imod den.

Som digital strateg Tom Gibson udtrykker det:

Vi er nødt til at begynde at tænke på produktivitet og output i cykliske og ikke lineære termer. Mange erkender allerede, at de har spidsbelastningstidspunkter i løbet af dagen, hvor de er bedre arbejdere. Andre gange er de bedre tænkere. Andre gange er de kun gode til Netflix.

Vi er blevet oplært af 8-timers arbejdsdagen til at antage, at vi skal arbejde støt fra kl. 8 til 17 med kun en frokostpause, så vi udøver maksimal produktion fra start til slut af arbejdsdagen. Og selv om denne metode bestemt giver lederne mulighed for at holde styr på medarbejderne, hæmmer den produktiviteten.

Selvfølgelig har dette system også sine ulemper. Hvis din chef kommer ind på dit kontor og finder dig liggende på gulvet og sover en lur, bliver hun måske ikke glad, selv når du forklarer, at du arbejder i overensstemmelse med din ultradiane rytme (og, kan vi tilføje, at du forbedrer din hukommelse). Og der vil være deadlines, som ikke giver dig noget andet valg end at sætte næsen i jorden.

Men når du ikke er oppe imod uret, bør du måske overveje din krops naturlige rytme, når du beslutter dig for din planlægningsmetode. Din krop falder måske ikke helt i tråd med 90-minutters cyklusser, men overvåg dit energiniveau i løbet af dagen i et par uger for at se, om du kan finde et mønster for dig selv.

Polyfasisk søvnmetode

Dette er en noget bizar planlægningsmetode, der kun virker for nogle få udvalgte personer, men hvis den virker for dig, vil du opnå ualmindeligt høje produktivitetsmængder på en enkelt dag.

De fleste mennesker er monofasiske sovende, hvilket betyder, at de får deres daglige søvn i én klump (eller fase). Bifasiske sovende får deres søvn i to mindre bidder, f.eks. 4 timer om morgenen og 4 timer sent om aftenen. Polyfasiske sovende tager denne metode til det yderste og opdeler søvnen i flere korte faser, hvilket giver mulighed for mindre søvn generelt og en betydelig stigning i produktiviteten. Mængden af søvn i hver fase kan variere, idet nogle mennesker kun sover i 20-minutters lure, mens andre tager større bidder af søvn og derefter supplerer med lure.

Eugene Dubovoy er en projektleder fra Rusland, der har indført en polyfasisk tidsplan med 3,5 timers søvn hver nat suppleret med tre lure på 20 minutter i løbet af dagen. Som følge heraf har han betydeligt mere tid til rådighed og får gjort meget mere, end han ellers ville have gjort. Som han fortalte Business Insider: “Den største fordel er, at jeg har omkring to måneders ekstra tid hvert år. Tid er den mest værdifulde ressource i vores liv.”

Chris Jeub, en anden polyfasisk sovende, er enig: “Min polyfasiske søvnplan har fået mig til at føle mig sund og vågen, har givet mig en mere tilfredsstillende søvn og har bidraget til at øge min produktivitet med op til 28 timer om ugen.”

Denne plan har nogle meget indlysende ulemper. Steve Pavlina bemærkede udfordringen ved at have denne type skema og samtidig opretholde en fornuftig familieplan. Og hvis du går glip af nogle af dine planlagte sovetimer, kan det i høj grad forrykke din søvnplan.

Men denne plan har også nogle massive fordele, som f.eks. at få ekstra timer hver dag. Hvis du kun sover fire timer om dagen, tilføjer du ca. 28 ekstra timer til din uge (hvis du antager, at du normalt sover 8 timer).

Find den ideelle blanding

For at skabe din mest produktive tidsplan skal du måske skabe hybrider af nogle af disse metoder. MIT-metoden fungerer godt sammen med tidsblokeringsmetoden. Tre Pomodoro-sessioner passer fint ind i en 90-minutters arbejdssession. Og den polyfasiske metode … ja, der er du nok på egen hånd.

Men det er afgørende, at du planlægger din dag. Som Essentialism-forfatter Greg McKeown, siger: “Hvis du ikke prioriterer dit liv, vil en anden gøre det.”

Gennem at lægge en daglig planlægning sikrer du dig, at det er dig, der prioriterer dit liv.

Læs videre:

• Presidentiel produktivitet: How America’s Leaders Balance Balance Priorities to Get More Done

• Produktivitet og ergonomi: Den bedste måde at organisere dit skrivebord på

• Hvordan du undgår de 9 ting, der skader produktiviteten mest

Dette indlæg blev oprindeligt offentliggjort i november 2016 og opdateret i marts 2019. Se billede af Wil Stewart via Unsplash. Pomodoro timer foto af David Svensson. Illustration af ultradian rytme af Officevibe. Illustration af polyfasisk søvn via Wikimedia.