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Wahrscheinlich verwendet Ihr Unternehmen, unabhängig von seiner Größe, einen Bestellanforderungs- und Bestellprozess, um Ausgaben in irgendeiner Form zu verwalten. Der digitalisierte und automatisierte Bestellanforderungs- und Bestellprozess im Beschaffungswesen kann Ihrem Unternehmen eine Reihe wichtiger Vorteile bieten. Dies wird besonders deutlich, wenn es an der Zeit ist, Ihre Finanzkonten zu prüfen und Sie feststellen, dass Sie eine klare Papierspur haben, der Sie folgen können.

Um den Prozess besser zu verstehen, bevor Sie die beabsichtigten Vorteile nutzen können, haben wir den Beschaffungsprozess im Folgenden Schritt für Schritt für Sie aufgeschlüsselt.

Der Bestell- und Bestellanforderungsprozess

Eine Bestellung ist ein kommerzielles Dokument, das vom Käufer erstellt wird und eine Bestellung offiziell bestätigt und die Kauftransaktion für Waren oder Dienstleistungen von Ihrem vorgesehenen Lieferanten genehmigt.

Bestellungen sind nützlich, da sie die klaren Erwartungen Ihres Unternehmens festlegen, anhand derer Sie überprüfen können, ob die Bestellung wie vereinbart geliefert wird. Sie sind rechtlich bindend und können Ihnen helfen, Ihr Budget einzuhalten, Ihre Finanzprüfungen zu erleichtern und Ihr Unternehmen dabei unterstützen, Aufträge effizient zu verfolgen und zu verwalten.

Schritt 1: Erstellen der Bestellanforderung

Der erste Schritt ist das Erstellen der Bestellanforderung, die sich von der Bestellung unterscheidet. Bei der Bestellanforderung handelt es sich um ein Formular, das Ihr Unternehmen intern erstellt und an die Einkaufsabteilung Ihres Unternehmens sendet, mit einer Liste der Artikel, die von der Einkaufsabteilung genehmigt werden sollen. Erst wenn die Einkaufsabteilung die Bestellanforderung genehmigt hat, wird eine Bestellung erstellt.

Die Vorteile der Bestellanforderung können nicht hoch genug eingeschätzt werden. Zu diesen Vorteilen gehört die Möglichkeit, Ihre strategischen Lieferanten zu isolieren und die Gesamtzahl der Lieferanten zu konsolidieren, wodurch Sie Zeit und Geld sparen, unkontrollierte Ausgaben reduzieren, Geschäftsausgaben rationalisieren und die Gesamtkosten für die Beschaffung sowohl extern als auch intern senken können.

Zweiter Schritt: Ausstellen der Bestellung

Dies ist ein entscheidender Schritt, bei dem Ihr Unternehmen den unmittelbaren Nutzen der Automatisierung und Digitalisierung des Beschaffungsprozesses erkennen kann. In einigen Unternehmen kann die Bestellung aufgrund manueller Verfahren erst dann genehmigt werden, wenn sie von der befugten Person physisch unterzeichnet wurde. Wenn dies stattdessen per E-Mail oder mit Hilfe einer E-Procurement-Software erfolgt, kann dies viel schneller erreicht werden.

Nach der Genehmigung bildet die Bestellanforderung die Grundlage für eine Bestellung, in der der Kaufantrag beschrieben wird. Diese stellt im Wesentlichen eine formelle Vereinbarung zwischen Ihnen und dem betreffenden Lieferanten dar. Die Bestellung sollte das Datum, die Preise, die Lieferung, die vereinbarten Bedingungen (z. B. etwaige Rabatte), eine Bestellnummer und die Zahlungsfrist enthalten.

Dritter Schritt: Der Lieferant erhält die Bestellung

Denken Sie daran, dass ein Lieferant Änderungen verlangen kann, wenn einige der Angaben nicht korrekt oder für den Lieferanten nicht akzeptabel sind. Der Lieferant kann dann die geänderte Bestellung genehmigen und sie an Sie zurückschicken, entweder per E-Mail oder über eine E-Procurement-Plattform.

Schritt Vier: Der Einkäufer erfasst die Bestellung

Wenn der Einkäufer die Bestellung erfasst, ist der Prozess mehr oder weniger abgeschlossen. Sie sollten diesen Schritt nicht auslassen, denn die Einreichung von Bestellungen wird Ihnen bei Ihren Finanzprüfungen sehr helfen.

Schritt Fünf: Genehmigung und Zahlung

Wenn die oben genannten vier Schritte abgeschlossen sind, wird das Produkt oder die Dienstleistung wie vereinbart geliefert und schließlich anhand des Bestellungsdokuments selbst geprüft. Wenn die Leistung gemäß den Bedingungen der Bestellung erbracht wurde, erfolgt die Zahlung wie vorgesehen.

Abschließender Schritt: Stellen Sie die wichtigen Fragen

Auch wenn der Erhalt einer Bestellung ein Grund zum Feiern ist, sollten Sie dennoch Ihre Sorgfaltspflicht erfüllen, um sich über alle künftigen Auswirkungen dieser Bestellung klar zu werden. Haben Sie die Kreditwürdigkeit des Lieferanten geprüft? Gibt es „Treuerabatte“, von denen Sie wissen sollten?

Als Team können Sie sich ganzheitlich auf die nächsten Schritte vorbereiten, indem Sie alle „Was wäre wenn“-Fragen stellen, die Ihr Unternehmen betreffen. Beziehen Sie bei dieser Vorbereitung Ihr gesamtes Team in die Diskussion ein, einschließlich der Buchhaltung, des Lagerhauses, der IT-Abteilung usw.

Die Kosten für die Ausstellung und Bearbeitung einer Bestellung können je nach Unternehmen und dessen Bedürfnissen variieren. Es wäre zwar ratsam, nicht zu viel Zeit auf die Ermittlung der genauen Kosten zu verwenden, aber es ist nützlich zu wissen, dass die typischen Kosten für eine Bestellung bei etwa 35,88 $ pro Vorgang liegen können. Diese Kosten können durch die Implementierung einer Bestellanforderungs- und Bestellsoftware um bis zu 90 % gesenkt werden.

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