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Das Ergebnismanagement hat sich zu einem immer leistungsfähigeren Instrument für die Ausrichtung von Teams auf ein gemeinsames Ziel entwickelt.

Die Klärung der Ziele und vor allem der Mittel zur Erreichung der Ergebnisse ist für den Zusammenhalt und die Integration eines Teams von größter Bedeutung.

Es gibt jedoch Werkzeuge, die die Ursachenforschung noch leistungsfähiger machen und eine größere Sichtbarkeit und Klarheit bei der Verfolgung von Zielen und Indikatoren ermöglichen.

In diesem Beitrag haben wir einige Problemanalysetools, Entscheidungsdiagramme und andere Möglichkeiten zur Ursachenforschung ausgewählt.

Lesen Sie aufmerksam und Sie werden sehen, welche bekannten Problemlösungstools, wie die 5-Warum-Methode, das Ishikawa-Diagramm (Fischgräten- oder Ursache-Wirkungs-Analyse) und die Pareto-Analyse, neben anderen Konzepten, hervorragende Möglichkeiten bieten, die Grundursache eines Problems zu ermitteln.

Einführung in die Ursachenanalyse

Viele dieser Instrumente zur Ursachenanalyse stammen aus dem Konzept des Qualitätsmanagements, das zur Gewährleistung von Qualität und standardisierten Herstellungsverfahren entwickelt wurde.

Zu diesem Zweck wurden eine Reihe von Werkzeugen und Methoden zur Ursachenanalyse entwickelt, die sicherstellen sollen, dass die Produktherstellung den vom Markt wahrgenommenen Qualitätsstandard beibehält.

Die meisten dieser Methoden basieren auf dem Konzept der kontinuierlichen Verbesserung.

Diese Reihe von Aktivitäten wird unter dem Akronym PDCA (Akronym für Plan, Do, Check, Act) zusammengefasst.

Erfahren Sie mehr in unserem Blog: Verbessern Sie Ihr Management sofort: Lernen Sie, wie man PDCA Schritt für Schritt durchführt

Die Entwicklung dieser Werkzeuge zur Ursachenanalyse hat dazu geführt, dass sie zunehmend von den Fabriken und Werken in die Büros der Unternehmen vordringen und die am häufigsten verwendete Gruppe von Managementwerkzeugen bilden.

Konzepte und Werkzeuge zur Ursachenanalyse oder zur Analyse der Ursachen von Problemen, die früher nur an den Produktionslinien eingesetzt wurden, sind heute bei Managern in allen Bereichen der Unternehmen zur Routine geworden.

Durch den praxisnahen und problemlösungsorientierten Ansatz kann die Anwendung dieser Methoden für das Top-Management von großem Nutzen sein, vor allem wegen ihrer Objektivität und der leichten Nachvollziehbarkeit, insbesondere in Verbindung mit Entscheidungshilfen.

Praktisch kann der Prozess der Ursachenanalyse in einem allgemeinen Rahmen wie folgt definiert werden:

• Problem definieren;
• mögliche Ursachen identifizieren;
• die tatsächlichen Ursachen überprüfen;
• eine Lösung für das Problem vorschlagen;
• die Lösung umsetzen;
• die Ergebnisse analysieren.

Im Rahmen des oberen Managements wird die Analyse von Ursachen und Wirkungen in der Regel auf Zielabweichungen angewandt, um die Hauptfaktoren zu ermitteln, die zum Scheitern der jeweiligen Periode geführt haben.

Die Manager versuchen also bei der Behandlung der Ursachen einer Abweichung, das Ziel nahe an dem zu erreichenden Wert und damit in Übereinstimmung mit den Erwartungen des Unternehmens zu halten.

Es gibt jedoch mehrere Instrumente der Problem-Ursachen-Analyse, von denen jedes seine eigenen Besonderheiten hat.

Es ist Sache jedes Teams, zu bestimmen, welches der besten Instrumente der Problemanalyse in ihren jeweiligen Gegebenheiten angewendet werden soll.

Hier werden wir uns mit 3 Hauptmethoden der Ursachenforschung befassen:

1. Pareto-Diagramm;
2. Fishbone – Ishikawa-Diagramm Forschungsmethodik;
3. 5 Why’s Forschungsmethode.

1- Ursachenanalyse – Pareto

Das Pareto-Diagramm ist ein praktisches Beispiel für ein Hilfsmittel, mit dem man die Elemente identifizieren und auswählen kann, die für eine starke Auswirkung auf die Prozessverbesserung verantwortlich sind, lesen Sie weiter:

80% der Ergebnisse werden durch 20% der Faktoren verursacht.

Das ist das Konzept der Pareto-Analyse: 80/20

Aus der Sicht einer Methode zur Identifizierung von Problemen kann man sagen, dass 80% der Probleme durch die Behandlung von 20% der Ursachen gelöst werden können.

Für die Erstellung eines Pareto-Diagramms müssen wir also:

1. Ein Ziel identifizieren, das in einem bestimmten Zeitraum nicht erreicht wurde;
2. Die möglichen Probleme, die zur Zielabweichung geführt haben, erheben;
3. Ihrer Häufigkeit oder dem Grad ihrer Bedeutung zuordnen;
4. Die Daten in absteigender Reihenfolge nach Häufigkeit | Wichtigkeit sortieren;
5. Berechnen Sie den Prozentsatz, der sich auf jedes Element bezieht, und erstellen Sie eine neue Spalte mit dem kumulativen Prozentsatz der Reihe;
6. Erstellen Sie ein Diagramm, bei dem die Spalten die Häufigkeit und die Zeilen die kumulativen Prozentsätze darstellen;
7. Wählen Sie die Probleme aus, die nach Addition der Prozentsätze 80 % der Faktoren ausmachen.

2- Ursachenanalyse – Fishbone

Das Fishbone-Diagramm, auch bekannt als Ursache-Wirkungs-Diagramm und Ishikawa-Diagramm, ist ein grafisches Hilfsmittel zur Darstellung der Ursachen eines Problems.

Durch seine hierarchische Form ermöglicht es die Gruppierung und Visualisierung mehrerer Ursachen, die als Ursprung eines Problems oder einer angestrebten Verbesserungsmöglichkeit angesehen werden, sowie deren Auswirkungen auf das Problem oder Ergebnis.

Der Aufbau des Ishikawa-Diagramms folgt in seiner Struktur der Ursachen- und Wirkungsanalyse zur Ermittlung der Grundursache des Problems den folgenden Schritten:

1. Wählen Sie das Problem aus, das Sie analysieren wollen;
2. Betrachten Sie die Informationen, die das Problem betreffen;
3. Brainstormen Sie das Problem zusammen mit einem Team und listen Sie mögliche Ursachen auf, sowohl primäre als auch sekundäre;
4. Identifizieren Sie die Ursachen, die für das Problem am relevantesten sind, und gruppieren Sie sie entsprechend den 6M’s;
5. Schlagen Sie Lösungen für die aufgeworfenen Ursachen vor, wobei immer eine Person für die Umsetzung der Lösung verantwortlich ist.

Ein weiteres wichtiges Detail bei der Lösung von Ursachenproblemen mit Hilfe des Ishikawa-Diagramms ist die Verwendung als Methode zur Identifizierung der 6 Problemkategorien, die von Ishikawa definiert wurden und als die 6Ms bekannt sind:

• Methode: Wie wirkt sich die durchgeführte Arbeit auf das Problem aus?
• Maschine: Wie beeinflusst die im Prozess verwendete Ausrüstung das Problem?
• Measure: Wie beeinflussen die zur Messung der Aktivitätsentwicklung verwendeten Metriken das Problem?
• Environment: Welchen Einfluss hat das Umfeld, in dem die Tätigkeit entwickelt wird, auf das Problem?
• Material: Welchen Einfluss haben die Qualität und die Art der verwendeten Materialien auf das Problem?
• Arbeit: Wie beeinflussen die an der Aktivität beteiligten Personen das Problem?

Erinnern Sie sich: Dies sind nur einige der möglichen Kategorien, die mit Hilfe des Ishikawa-Diagramms analysiert werden können.

Bei der Verwendung der Fischgräten-Forschungsmethodik auf der Suche nach Qualitätsprozessen müssen Sie Ihre eigenen Konzepte definieren, die auf den Besonderheiten Ihres Unternehmens basieren.

Erfahren Sie mehr über dieses Instrument zur Ursachenanalyse in diesem Blogbeitrag: Was ist ein Ishikawa-Diagramm und wie erstellt man es?

3- Ursachenanalyse – 5 Gründe

Das Qualitätsinstrument der 5 Gründe ist sehr einfach, aber nicht weniger effizient.

Es geht von dem Prinzip aus, tief in ein Problem einzudringen und zu versuchen, die Grundursache des tiefer liegenden Problems herauszufinden.

Es wird häufig eingesetzt, wenn ein Unternehmen die Qualität seiner Lieferungen verbessern und zur kontinuierlichen Verbesserung seiner Prozesse übergehen will.

Es wurde von Taiichi Ohno in den 50er Jahren entwickelt. Er arbeitete bei Toyota und erkannte die Notwendigkeit, die Qualität der Produkte des Unternehmens zu verbessern, um die Bedürfnisse der Kunden zu erfüllen.

Man führt diese Methode aus, indem man fünfmal hintereinander hinterfragt, warum ein bestimmtes Problem auftritt.

Nach fünf Fragen glaubte Ohno, dass man in der Lage sein würde, die wirkliche Ursache eines Problems festzustellen, und dass Schritte unternommen werden könnten, um es zu beseitigen und einen Prozess zu schaffen, der die Qualität der Lieferungen garantieren würde.

Die Anwendung des 5-Whys-Qualitätswerkzeugs eignet sich besonders für Probleme mit wenigen Variablen.

Wenn Probleme komplexer werden, werden Analysen verschiedener anderer Faktoren notwendig, und diese Methode reicht nicht aus, um Probleme zu identifizieren.

Vorteile der Verwendung von Werkzeugen für die Ursachenanalyse

Abschließend haben wir einige der am häufigsten verwendeten Werkzeuge für die Ursachenanalyse in Managementprozessen zusammengefasst.

Die größten Vorteile, die die Ursachenanalyse Ihrem Unternehmen bringen kann, sind:

• Ausrichtung: nachdem die Hindernisse, die dem Erreichen von Ergebnissen im Wege stehen, für das gesamte Team zur Diskussion stehen;
• Tiefe: da die Analyse nicht oberflächlich durchgeführt wird, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass sich ein Team auf die wirkliche Ursache konzentrieren kann;
• Standardisierung: so folgen alle Analysen der gleichen Ausführungsmethode und zielen darauf ab, die Grundursache von Prozessen zu erreichen, die ihre Ziele nicht erreichen.

Aber wenn man die Probleme entdeckt und ihre Ursachen analysiert hat, wie kann man dann Prioritäten setzen, welche Probleme zuerst gelöst werden?

Dafür schlagen wir ein zusätzliches Werkzeug vor, die Entscheidungspriorisierungsmatrix oder das Entscheidungsdiagramm, auch bekannt als GUT-Matrix.

Sie ist sehr einfach und leicht zu handhaben und sollte immer dann eingesetzt werden, wenn man viele Probleme zu lösen hat und nicht weiß, mit welchem man beginnen soll.

Die von Charles Kepner und Benjamin Tregoe 1981 erstellte Matrix ist immer noch recht nützlich und funktioniert wie folgt:

Die folgende Tabelle sollte verwendet werden, um für jedes Problem eine Note von null bis fünf zu vergeben, die sich auf drei Kriterien bezieht:

• Schwierigkeit des Problems;
• Notwendigkeit, es zu lösen;
• Tendenz, das Problem zu potenzieren.

Jedes der Kriterien im Entscheidungsdiagramm besser verstehen:

• Schwere: Für dieses Konzept muss definiert werden, wie sehr die Folgen des Problems die Erreichung der strategischen Ziele des Unternehmens, die Sicherheit der Menschen und der Gemeinschaft beeinträchtigen werden.
• Dringlichkeit: Was wird passieren, wenn das Problem nicht sofort gelöst wird? Kann man warten, oder wird der Betrieb lahmgelegt? Gibt es einen Ausweichplan? Berücksichtigen Sie diese Faktoren, um die Geschwindigkeit zu bestimmen, mit der das Problem gelöst werden sollte.
• Tendenz: Wie groß ist die Wahrscheinlichkeit, dass sich das Problem verschlimmert, wenn es nicht bald gelöst wird? Sieht es so aus, als würde es den Betrieb des Unternehmens behindern?

Vergeben Sie auf der Grundlage dieser Kriterien Bewertungen nach dieser Skala:

1. Es handelt sich nicht um ein dringendes oder schwerwiegendes Problem, das keinen unmittelbaren Schaden verursacht.
2. Ein wenig dringend, ein wenig ernst und es wird sich langfristig nur verschlimmern.
3. Dringlich und ernst und wird sich mittelfristig verschlimmern.
4. Sehr dringend, es wird sich in kurzer Zeit verschlimmern.
5. Extrem dringend und ernst. Es muss sofort behoben werden, bevor es noch schlimmer wird.

Tragen Sie die Punkte in die Entscheidungsmatrix ein, multiplizieren Sie die Zahlen, und Sie werden wissen, dass das höchste Ergebnis dem Problem entspricht, das als erstes gelöst werden muss.

Nachdem Sie nun so viel über die besten Werkzeuge für die Ursachenanalyse und die Festlegung von Prioritäten für die Lösungen wissen, wie wäre es, wenn Sie sich über Software informieren würden, die mehrere Management- und Geschäftsführungswerkzeuge umfasst? Lösen Sie Ihre Geschäftsprobleme auf der Grundlage echter Daten und konzentrieren Sie sich auf Ergebnisse!

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