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Ein Eventmanager beaufsichtigt die Planung, den Aufbau und die Durchführung von Veranstaltungen, die Menschen zusammenbringen. Diese Veranstaltungen können von kleinen Netzwerktreffen mit ein paar Dutzend Gästen bis hin zu großen Konferenzen mit Tausenden von Teilnehmern über mehrere Tage reichen – und alles dazwischen.

Unabhängig von ihrem Umfang ist das Management von Veranstaltungen immer ein auf Menschen ausgerichtetes Unterfangen. Ihr Ziel ist es, sicherzustellen, dass die Menschen das Beste aus einer bestimmten Veranstaltung herausholen, und Sie arbeiten eng mit den Menschen zusammen, um dieses Ziel zu erreichen.

Lesen Sie weiter, um zu erfahren, was das Eventmanagement zu einem lohnenden Beruf macht (wenn Sie ein Menschenfreund sind!), welche Fähigkeiten ein erfolgreicher Eventmanager mitbringen muss und welche Erfolgsgeheimnisse Top-Profis haben.

Was ist Eventmanagement?

Eventmanagement ist ein Beruf, der sich mit allen Aspekten von Veranstaltungen befasst, von der Auswahl des Veranstaltungsortes bis zur Nachbereitung der Gästezufriedenheit.

Was ist der Unterschied zwischen der Rolle eines Eventmanagers und eines Eventplaners?

In den meisten Fällen sind diese Berufsbezeichnungen synonym. Die Unterschiede, die zwischen den Rollen bestehen, hängen in erster Linie davon ab, wie Unternehmen und Veranstaltungsfachleute die Positionen für sich selbst definieren. Einige definieren Event-Manager beispielsweise so, dass sie nur bei Großveranstaltungen arbeiten oder sich mehr um die Aufgaben während der Veranstaltung als um die Planung im Vorfeld kümmern.

Wenn Sie jedoch beide Begriffe auf LinkedIn oder anderen Jobbörsen suchen, tauchen viele der gleichen Positionen in den Ergebnissen auf, ebenso wie Jobs als „Event-Designer“. Außerdem fasst das US Bureau of Labor Statistics alle diese Stellen unter der einzigen Berufskategorie ‚Meeting, Convention, and Event Planners‘ zusammen.

Welche Phasen gibt es im Veranstaltungsmanagement?

Es gibt fünf grundlegende Stufen des Veranstaltungsmanagements, wobei jede Stufe mehrere Aufgaben umfasst. Außerdem befinden sich vielbeschäftigte Eventmanager in der Regel bei zahlreichen Veranstaltungen gleichzeitig in verschiedenen Phasen.

Phase 1: Recherche, Zielsetzung und Bewertung der Durchführbarkeit

Ob Sie nun ein firmeninterner Eventmanager sind oder eine Eventmanagementfirma leiten, die mit verschiedenen Kunden zusammenarbeitet, die erste Phase besteht darin, das Ziel Ihrer Veranstaltung zu definieren und die Durchführbarkeit der Veranstaltung zu bewerten. In vielen Fällen wird dies selbstverständlich erscheinen. Das übergeordnete Ziel der Veranstaltung ist es, Geld für einen neuen Bibliothekstrakt zu sammeln, das 20-jährige Bestehen eines Unternehmens zu feiern oder ein neues Produkt auf den Markt zu bringen.

Aber es ist wichtig, genauer hinzuschauen. Hier sind einige Dinge, die Sie Ihren Kunden fragen oder mit Ihrem internen Team besprechen sollten:

• Für Firmenveranstaltungen: Was ist der Business Case? Werden Sie ein Produkt oder mehrere vorstellen? Wird es eine Bildungskomponente geben?
• Für gemeinnützige Organisationen: Was ist das konkrete Ziel der Spendenaktion? Richtet sich die Veranstaltung ausschließlich an langfristige Spender? Fällt die Veranstaltung mit einer neuen Ausstellung zusammen?
• Für Preisverleihungen: Soll die F&B während oder nach der Zeremonie stattfinden? Soll die Veranstaltung als Stehcocktail oder im Sitzen stattfinden?
• Für Netzwerkveranstaltungen: Möchten Sie das Gemeinschaftsgefühl innerhalb einer Organisation verbessern? Möchten Sie, dass die Gäste einer neuen beruflichen Facebook-Gruppe beitreten?
• Für gesellschaftliche Veranstaltungen: Handelt es sich um eine formelle oder eine lockere Veranstaltung? Welche Art von Musik soll es geben, damit alle Gäste eine schöne Zeit haben?

In dieser ersten Phase sollte auch die Durchführbarkeit der Veranstaltung bewertet werden, d. h. es wird ein Veranstaltungsbudget festgelegt und festgestellt, ob es mit dem Ziel der Veranstaltung übereinstimmt. Eine gemeinnützige Organisation könnte zum Beispiel feststellen, dass sie nicht über die finanziellen Reserven für eine Spendengala verfügt. In diesem Fall kann die Non-Profit-Organisation die Gala um ein Jahr verschieben und stattdessen ein kostengünstiges Food-Truck-Festival mit einem Fundraising-Element organisieren.

Phase 2: Wählen Sie Ihr Thema und entwerfen Sie die Veranstaltung

Als Nächstes entwerfen die Eventmanager die Veranstaltung, um die vorgegebenen Ziele zu erreichen. Hier kommt die grobe Skizze der Veranstaltung ins Spiel.

• Was wird während der Veranstaltung geschehen?
• Wer wird auftreten/sprechen/unterrichten?
• Wann und wo wird dies geschehen?
• Was ist die geplante Anordnung von Tischen, Stühlen, Bühnen, Podien und F&B?
• Welcher Stil ist für den Rahmen, die Kulisse und andere Veranstaltungselemente geplant? (Modern, traditionell, romantisch, Steampunk, rustikal?)

Dies ist ein kreativer Prozess, der bei Galas und anderen theatralischeren, leistungsorientierten Veranstaltungen auch Farb-, Ton- und Lichtdesign umfassen kann. Bei professionellen Veranstaltungen liegt der Schwerpunkt auf der Festlegung von Zeitplänen und Seminaraktivitäten, der Gestaltung von Schildern und Werbegeschenken sowie der Auswahl möglicher Redner.

Event-Manager und ihre Teams arbeiten häufig mit digitalen Event-Services-Tools wie Social Tables zusammen, damit jeder den Planungsverlauf kennt und auf auftretende Probleme frühzeitig hinweisen kann.

Phase 3: Konzentrieren Sie sich auf die Details für eine erfolgreiche Veranstaltung

Wenn sich der Eventmanager und sein Team auf eine Vision für die Veranstaltung geeinigt haben, gehen sie zu den Details über. Diese Phase umfasst den größten Teil des Eventmanagementprozesses und kann (je nach Art der Veranstaltung) Folgendes beinhalten:

• Versenden von Ausschreibungen an Veranstaltungsorte und Anbieter.
• Einstellen von Veranstaltungsorten, Anbietern, Rednern und Künstlern (und Bereithalten von Ersatzmöglichkeiten).
• Abschließen von Verträgen mit Veranstaltungsorten, Anbietern, Rednern und Künstlern.
• Erstellung einer Event-Website und einer individuellen Event-App.
• Entwerfen von Umfragen nach der Veranstaltung.
• Versenden von Einladungen.
• Schreiben von Event-Hashtags und Starten der Social-Media-Kampagne vor der Veranstaltung.
• Verfolgung der Rückmeldungen und der Anmeldezahlen.
• Kommunikation mit den Teilnehmern.
• Veranstaltungsmarketing und Öffentlichkeitsarbeit.
• Besprechung des Veranstaltungsplans mit Rednern und Künstlern.
• Aktualisierung von Kunden und Besichtigungen
• Schulung von Veranstaltungspersonal und Freiwilligen
• Entwerfen und Fertigstellung wichtiger Veranstaltungsdokumente, wie z. B. des Zeitplans und des Ablaufplans der Veranstaltung.
• Überprüfen der WLAN- und Mobilfunkverbindungen, insbesondere bei technisch anspruchsvollen Veranstaltungen
• Organisieren von Transport- und Parkservice
• Entwerfen des Check-in-Verfahrens für die Veranstaltung und Erstellen der Beschilderung.
• Bereitstellung von Beuteln und Markenartikeln.

Phase 4: Veranstaltungsdurchführung

Dies ist die wichtigste Phase für jeden Eventmanager! Hier werden alle vorangegangenen Phasen am Tag der Veranstaltung zum Leben erweckt und führen zu einer Veranstaltung, die die Gäste schätzen und genießen.

Abhängig vom Umfang der Veranstaltung kann der Aufbau am Morgen der Veranstaltung oder einige Tage vorher beginnen. Die Durchführung der Veranstaltung umfasst:

• Eintreffen der Veranstaltungsanbieter und Lieferanten und Aufbau.
• Aufstellen von Tischen und Stühlen, Tafelaufsätzen, Blumenarrangements, Buffettischen, Bühne und Podien.
• Abschließende Begehungen, Soundchecks und Technikchecks.
• Ankommen der Gäste und Einchecken der Veranstaltung.
• Gästeservice und -kommunikation.
• F&B-Service.
• Bewältigung unerwarteter Probleme und Notfälle.
• Überprüfen, ob Redner und Künstler alles haben, was sie brauchen, und ihre Stichworte verstehen.
• Aufführungen und Reden.
• Social-Media-Walls und Teilnehmerumfragen.
• Verteilen von Beuteln.
• Verwaltung der Gästeausgänge.

Phase 5: Kommunikation mit den Gästen und Nachbesprechung im Team

Ausgezeichnete Eventmanager betrachten eine Veranstaltung erst dann als beendet, wenn sie wissen, wie Gäste, Freiwillige, Kunden und Teammitglieder auf die Veranstaltung reagiert haben. Dies beginnt schon während der Veranstaltung selbst, indem die Eventmanager die Reaktionen der Gäste beobachten, mit den Teilnehmern sprechen und sich beim Gästeservice über etwaige Probleme informieren.

Als Nächstes verschicken sie 12 bis 48 Stunden nach der Veranstaltung eine Umfrage. Eventmanager entwerfen Umfragen nach der Veranstaltung, um die meisten Antworten zu erhalten, indem sie sie kurz, einfach und freundlich halten.

Wenn die Antworten vorliegen, treffen sich die Eventmanager mit den Kunden, um ihre Zufriedenheit mit den Ergebnissen der Veranstaltung und den Umfrageergebnissen zu besprechen. Schließlich besprechen sie mit ihrem internen Team, was gut und was schlecht gelaufen ist, und entwickeln einen Aktionsplan, um ähnliche Probleme bei der nächsten Veranstaltung zu vermeiden.

Welche Fähigkeiten braucht ein Eventmanager?

Vor allem brauchen Eventmanager soziale Kompetenz. Der Job erfordert ständige Interaktion mit Kunden, Eventplanungsteams, Lieferanten, Veranstaltungsorten und Gästen. Jeden Tag arbeiten Eventmanager Seite an Seite sowohl mit Teammitgliedern, die sie gut kennen, als auch mit Menschen, die sie gerade erst kennengelernt haben. Weitere wichtige Fähigkeiten von Eventmanagern sind:

• Eine an Marie Kondo erinnernde Fähigkeit, organisiert zu bleiben
• Die Fähigkeit zum Multitasking
• Glücklich darüber, nachts und am Wochenende zu arbeiten
• Scharfe Kommunikationsfähigkeiten und die Fähigkeit, zuzuhören
• Eine tiefe Quelle kreativer Ideen
• Findet Freude an einem schnellrasanten Arbeitsumfeld
• Fähigkeit, sich inmitten des Chaos zu konzentrieren
• Flexibilität, wenn unvermeidliche Herausforderungen auftauchen
• Sicherheit bei der Entscheidungsfindung
• Bereitschaft, zu lernen und Fähigkeiten zu erweitern
• Leidenschaft für die dynamische Branche

Lesen Sie die „Must-have“-Fähigkeiten für Veranstaltungsplaner, um einen tieferen Einblick in 6 Karrierefähigkeiten der Veranstaltungsbranche zu erhalten.

3 Geheimnisse von Top-Eventmanagern über den Umgang mit Aufgaben im Eventmanagement

Neben den oben genannten Fähigkeiten haben wir einige unerwartete Tipps von erfahrenen Eventmanagern gesammelt. Hier sind einige weitere Qualitäten, die ihrer Meinung nach zum Erfolg in der Veranstaltungsbranche führen können:

Sein Sie die Ruhe im Sturm

Es wird schief gehen, das ist klar. Wundern Sie sich nicht, wenn etwas nicht ankommt oder an den falschen Ort geliefert wird, ein Schild falsch geschrieben ist, etwas kaputt geht, jemand zu spät kommt … usw. Bewahren Sie einen kühlen Kopf und nutzen Sie Ihr mentales Instrumentarium, um die Situation anzugehen und zu beheben. Ein Veranstaltungsplaner kann große Probleme mit einem Lächeln lösen und alle anderen ruhig halten, um nicht noch mehr Stress zu verursachen. Im Zweifelsfall sollte man sich an Vanilla Ice orientieren… „Wenn es ein Problem gibt, dann löse ich es“ – Victoria Blasich, Marketing Managerin bei der Messe-Marketingfirma Freemind Seattle. Ein Auszug aus Habits of a Successful Event Manager, einem Gast-Blog für die Northwest Event Show Website.

Entwickeln Sie Ihren Geschäftssinn

Events sind eine Dienstleistung und müssen geschäftsmäßig organisiert werden. Veranstaltungen müssen nicht nur ein angemessenes Publikum anziehen, sondern die Zahlen müssen sich auch rechnen. Eventmanager brauchen einen Kopf fürs Geschäft. Zunehmend wird von ihnen verlangt, dass sie wissen, wie ein Wirtschaftszweig funktioniert. Sie brauchen einen kaufmännischen Instinkt, der sicherstellt, dass wichtige Entscheidungen im Kontext dessen getroffen werden, was geschäftlich am sinnvollsten ist. Was ist das Beste für die Bilanz der Veranstaltung und nicht nur für die Veranstaltung? In einem bestimmten Stadium der Veranstaltungsplanung werden Sie schwierige Entscheidungen über die Ausrichtung Ihrer Veranstaltung treffen müssen. Diese Entscheidungen müssen mit dem Kopf und nicht mit dem Herzen getroffen werden. Auch dies sind schwierige Entscheidungen, die vom Team nicht immer begrüßt werden. – Chris Powell, Der Veranstaltungsexperte. Auszug aus The 7 Key Skills of a Successful Event Manager auf dem Blog The Event Expert.

Engagieren Sie sich mit anderen (und lernen Sie von ihnen)

Soziale Medien bauen Barrieren ab und sind eine großartige Möglichkeit, sich auf dem Laufenden zu halten und mit Einflussnehmern in Kontakt zu treten, die Ihre Denk- und Arbeitsweise in Frage stellen können. Nehmen Sie an Twitter-Chats teil, treten Sie LinkedIn-Gruppen bei und leisten Sie Beiträge, schauen Sie sich Vordenker auf YouTube an, um neue Perspektiven zu sehen und neue Ideen zu entwickeln. Besuchen Sie Branchenveranstaltungen und hören Sie sich einige der besten Redner aus der Welt der Veranstaltungen an. Lassen Sie sich von der schnelllebigen und aufregenden Branche, zu der Sie gehören, inspirieren. – Becki Cross, Geschäftsführerin und Veranstaltungsstrategin bei Event Northern Ltd. Auszug aus 10 Ways to Be a Better Event Manager auf dem Event Manager Blog.

Zuletzt noch eine häufige Weisheit, die von den meisten Eventmanagern kommt: Passen Sie gut auf sich auf. Eventmanagement und -planung ist ein notorisch stressiger Beruf. Wenn Sie eine Karriere als Eventmanager anstreben, sollten Sie unbedingt eine Strategie zur Stressreduzierung anwenden, um ein Burnout zu vermeiden.

Jetzt wissen Sie alles darüber, was ein Event-Manager tut!

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