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Danke an Janet Maydem für die Zusammenstellung dieses unterhaltsamen Leitfadens zur Planung eines Familientreffens, das allen gefallen wird.

Wenn Sie gehofft haben, Ihre Familie (oder entfernte genetische Cousins und Cousinen) zu einem Treffen zu versammeln, dann ist jetzt der richtige Zeitpunkt. Die meisten dieser Veranstaltungen, nämlich 65 %, finden im Sommer statt, wenn Ferienzeit, Veranstaltungsorte im Freien und leichteres Reisen den Ablauf für alle vereinfachen. Doch die Planung eines Familientreffens, selbst im Sommer, kann sich als eine wahrhaft monumentale Aufgabe erweisen. Dieser einfache Leitfaden hilft Ihnen, die einzelnen Schritte aufzuschlüsseln und Ihr Treffen in nur einer Woche zu organisieren. Machen Sie sich bereit für ein Abenteuer!

Während Sie diese Schritte durchgehen, denken Sie daran, einen Plan zu erstellen, der es Ihnen ermöglicht, auf dem Klassentreffen selbst Kontakte zu knüpfen und Spaß zu haben. Stellen Sie sich nicht darauf ein, am Tag des Treffens zu viel zu arbeiten. Wenn Sie jetzt klug planen, können Sie sich später amüsieren.

Tag 1: Legen Sie ein Datum fest und werben Sie um Hilfe

Legen Sie zunächst ein vorläufiges Datum fest, das Ihnen aufgrund der Verpflichtungen anderer Personen sinnvoll erscheint. Rufen Sie einige Familienmitglieder an oder starten Sie eine Diskussion in den sozialen Medien, um zu erfahren, welches Datum für die meisten Menschen am besten geeignet ist.

Starten Sie jetzt mit der Suche nach Hilfe! Die beste Zeitersparnis bei der Planung Ihres Familientreffens ist es, Leute zu finden, die Ihnen helfen. Geschwister, erwachsene Kinder, Kontakte in der Ahnenforschung und sogar verantwortungsbewusste Teenager könnten mithelfen und Ihnen einen Teil der Last abnehmen. Beginnen Sie mit der Planung, indem Sie sich mit diesen Personen in Verbindung setzen und denjenigen, die bereit sind, Ihnen zu helfen, Aufgaben zuweisen.

• Ihre computererfahrene Studentin könnte bei den Einladungen und Videos helfen.
• Ihre Cousine, die gerne backt, könnte bei der Organisation des Essens helfen.
• Ihr Onkel, der Hobbyfotograf, könnte beim Sammeln von Familienfotos helfen.

Das sind nur einige Beispiele dafür, wie Sie die Aufgaben, die Sie erledigen müssen, delegieren können. Dies ist ein unglaublich wichtiger Schritt, denn ein wenig Hilfe kann den Unterschied ausmachen.

Tag 2: Planen Sie Ihre Gästeliste

Heute ist der Tag, an dem Sie entscheiden, wer teilnehmen wird. Die Einladungen werden an Tag 7 formatiert und verschickt, also machen Sie sich jetzt noch keine Gedanken über die Bekanntmachung.

Wen wirst du einladen? Wenn es sich um ein besonderes Ereignis handelt – wie einen runden Geburtstag oder ein Jubiläum – beginnen Sie mit der unmittelbaren Familie und arbeiten Sie sich zur erweiterten Familie vor.

Wenn es um die Wiedervereinigung eines Familienzweigs geht, geben Sie einen Arbeitstitel für Ihr Treffen vor, z. B. „Nachkommen von __________“. Die Organisation eines solchen Familientreffens ist zwar zeitaufwändiger, doch die moderne Technik kann einige Elemente erleichtern. (Lesen Sie weiter, um einige zeitsparende Technologien kennenzulernen.)

Vielleicht möchten Sie Ihre genealogischen Verbindungen zu Ihrem Familientreffen einladen. Gibt es einen besseren Ort, um über den Familienstammbaum zu fachsimpeln? Enge Verwandte und langjährige genealogische Kontakte können genauso eingeladen werden wie die unmittelbare Familie.

Wenn Sie jedoch daran denken, einen entfernten Cousin einzuladen, den Sie vor kurzem durch DNA entdeckt haben, sollten Sie vielleicht etwas förmlicher sein. Viele von uns Ahnenforschern sind vielleicht begeistert von dem Gedanken, eine ganze Reihe von Verwandten zum ersten Mal zu treffen, aber manche zögern vielleicht. Nehmen Sie mit diesen entfernten „DNA“-Cousins und Cousinen zunächst über Ihre normalen Kommunikationskanäle Kontakt auf und fragen Sie sie, ob sie an einer Teilnahme interessiert sind. Wenn sie dies bejahen, schicken Sie ihnen per Post oder E-Mail Einladungen mit allen Informationen, die sie benötigen – Datum, Uhrzeit, Wegbeschreibung zum Veranstaltungsort usw. Wenn die entfernten Verwandten von weit her kommen, können Sie ihnen auch anbieten, ihnen bei der Suche nach einer Unterkunft zu helfen.

Tag 3: Buchen Sie Ihren Veranstaltungsort

In vielen Ratschlägen zur Planung großer Familientreffen wird ein zentraler Ort für alle Teilnehmer empfohlen, vorzugsweise in der Nähe eines Flughafens und Hotels. Doch viele Veranstaltungsorte sind teuer und oft schon lange im Voraus ausgebucht. Wenn Sie Geld sparen müssen oder einfach einen zwangloseren Rahmen wünschen, finden Sie hier einige Möglichkeiten:

1. Ihr Hinterhof. Haben Sie einen großen Garten oder sogar ein paar Hektar Land mit einem Schuppen? Veranstalten Sie das Treffen bei Ihnen zu Hause! Sie brauchen keine Reservierung oder Kaution. Sie müssen nur aufräumen. Wenn Sie keine Zeit haben, Ihr Haus aufzuräumen, können Sie Ihre Kinder oder Enkelkinder bitten, Ihnen gegen ein wenig zusätzliches Geld zu helfen. Vielleicht können Sie sich auch an Ihre örtliche Schule oder an Jugendgruppen in der Umgebung wenden und nach jungen Leuten fragen, die gemeinnützige Arbeit leisten oder sich im Sommer etwas dazuverdienen wollen – vielleicht können sie Ihnen helfen.
2. Ein öffentlicher Park. Viele Parks haben Unterstände oder sogar Partyräume, die Sie reservieren können, und einige sind kostenlos. Wenn Sie sich für einen Park mit Campingplatz entscheiden, können Sie vielleicht auch eine Unterkunft für Ihre Gäste finden.
3. Ihr Kirchenkeller. Wenn Sie einer Kirche oder Synagoge angehören, die über einen Gemeindesaal verfügt, fragen Sie, ob der Saal gemietet werden kann. Die Gebühren für solche Säle sind oft günstiger.
4. Ihre örtliche American Legion Hall oder ein ähnlicher Veranstaltungsort. Diese Einrichtungen sind häufig ausgebucht, aber es lohnt sich, nachzufragen, vor allem, wenn Ihr Treffen nicht auf einen Samstag fällt.
5. Ein Hotel, Resort oder Restaurant. Manche Hotels und Resorts verlangen zwar viel Geld, aber Sie werden überrascht sein, wie günstig die Anmietung eines Veranstaltungs- oder Tagungsraums in manchen Hotels sein kann, wenn Sie sich umhören. Wenn mehrere Familienmitglieder dort übernachten möchten, können Sie vielleicht sogar einen Raum kostenlos bekommen. Und viele Ferienorte bieten reguläre Kabinen oder große Zimmer an, die für diesen Zweck genutzt werden können. Das kann viel billiger sein als die Anmietung eines offiziellen Veranstaltungsraums. Ein Restaurant stellt den Raum oft kostenlos zur Verfügung, wenn Sie das Essen für die Veranstaltung über das Restaurant beziehen.

Nehmen Sie sich heute die Zeit, um zu telefonieren und E-Mails zu schreiben, damit Sie Ihren Veranstaltungsort festlegen können.

Tag 4: Planen Sie das Essen für Ihr Familientreffen

Wie um alles in der Welt werden Sie Zeit haben, für alle zu kochen? Gute Nachrichten – das müssen Sie nicht! Ziehen Sie bei der Planung Ihres Menüs folgende Optionen in Betracht:

1. Machen Sie ein Potluck. Diese Option eignet sich gut, wenn Ihre Gäste keine weiten Anfahrtswege haben. Sie stellen das Hauptgericht und die Zubereitungsmethode zur Verfügung (z. B. Hamburger, Hot Dogs und einen großen Grill), und alle anderen bringen die Beilagen und Desserts mit. Sie können die Gerichte bestimmten Personen zuweisen, wenn Sie sicherstellen wollen, dass bestimmte Arten von Lebensmitteln bereitgestellt werden, insbesondere wenn einige Ihrer Gäste besondere Ernährungsbedürfnisse haben.
2. Schauen Sie in Ihrem örtlichen Lebensmittelgeschäft oder Feinkostladen nach. Viele Lebensmittelgeschäfte und Feinkostläden bieten Partypakete an, die Sandwiches, Beilagen und Nachtisch enthalten. Diese müssen allerdings ein oder zwei Wochen im Voraus bestellt werden, darauf sollten Sie sich einstellen. Du könntest auch eine Sandwich- (oder Taco-) Bar einrichten, indem du eine Reihe von Zutaten und vorgefertigten Beilagen bereitstellst und den Gästen erlaubst, ihr eigenes Mittagessen zusammenzustellen.
3. Einen Caterer engagieren. Dies ist die schnellste Option mit dem geringsten Aufwand (und eignet sich perfekt für Abendessen am Tisch), aber auch eine der teuersten. Wenn Sie über ein großes Budget und sehr wenig Zeit verfügen, sollten Sie einen Caterer schon lange vor dem Termin buchen (viele große Veranstaltungsorte, Hotels und Resorts haben bereits einen Caterer, mit dem sie zusammenarbeiten). Wenn Sie nicht selbst kochen möchten, aber Geld sparen wollen, können Sie auch einen Caterer finden, der nur die Zubereitung der Speisen übernimmt. Die Kosten sind in der Regel geringer, wenn Sie das Essen selbst transportieren und servieren.
4. Veranstalten Sie Ihr Familientreffen in einem Restaurant (wie oben erwähnt). Viele Restaurants haben große Räume für Versammlungen und Sie können den Veranstaltungsort und das Essen in einem abdecken (oft zu einem Pauschalpreis nur für das Essen).

Tag 5: Planen Sie Ihre Unterhaltung

Bei jedem Familientreffen gibt es gelangweilte Kinder und unruhige Erwachsene, die etwas zu tun brauchen. Hier sind einige Aktivitäten, die einfach und schnell zu organisieren sind:

1. Traditionelle Rasenspiele. Haben Sie ein Boccia-Set? Hufeisen? Eine Rutschbahn? Stellen Sie sie auf dem Rasen auf und laden Sie Gruppen zum Spielen ein. Achten Sie darauf, dass Spiele, bei denen Gegenstände oder Wasser geworfen werden müssen, weit entfernt von Ihrem Essens- und Gesellschaftsbereich aufgestellt werden.
2. Brettspiele. Sie können eine Ecke des Sitzbereichs Ihres Familientreffens für Brettspiele oder Kartenspiele reservieren. Lassen Sie diese den ganzen Tag über aufgebaut und laden Sie jeden ein, den Spielbereich zu nutzen. Stellen Sie keine Videospiele auf – wir wollen schließlich, dass sich die Leute miteinander beschäftigen!
3. Open mike. Haben Sie talentierte Familienmitglieder, die singen oder interessante Instrumente spielen? Stellen Sie ein Mikrofon auf und laden Sie die Musiker in der Familie zu einem Auftritt ein. Bitten Sie die Familienmitglieder in der Einladung, ihre Instrumente mitzubringen, wenn Sie diese Möglichkeit vorsehen.
4. Karaoke: Sie können diese Maschinen für einen relativ geringen Preis kaufen oder mieten und sie machen viel Spaß, besonders bei Abendveranstaltungen.
5. Ein Geschichtenkreis: Der Sinn eines Familientreffens ist es, Menschen zusammenzubringen und Geschichten zu erzählen. Planen Sie eine Stunde ein, in der jeder, ob jung oder alt, eine Geschichte aus seinem Leben erzählen kann. Reichen Sie einen Staffelstab im Kreis herum, um für Ordnung zu sorgen.
6. Eine Spielzeug- und Bastelecke: Wenn Kinder an Ihrer Veranstaltung teilnehmen (vor allem, wenn sie drinnen stattfindet), sollten Sie einen Raum oder eine Ecke mit Spielzeug, Bastelmaterial und Kunstgegenständen einrichten, um sie zu unterhalten. Jeder wird Ihre Fürsorge zu schätzen wissen. Sie könnten sogar eine genealogische oder familienbezogene Bastelarbeit planen, die sie als Erinnerung mit nach Hause nehmen können.
7. Fototausch. Bitten Sie alle, alte Fotos mitzubringen, und stellen Sie einen Tisch auf, an dem die Teilnehmer alte Fotos und Alben ansehen können, die andere mitgebracht haben. Sie können sogar einen Scanner bereitstellen, damit jeder eine Kopie der gewünschten Fotos machen kann. Sie können auch einen Computer bereitstellen, um die auf einer Diskette oder einem USB-Stick mitgebrachten Digitalfotos anzusehen. Achten Sie nur darauf, dass es einen Verantwortlichen gibt, der dafür sorgt, dass die alten Fotos ordnungsgemäß behandelt werden. Weitere Ideen für genealogische Elemente bei Familientreffen finden Sie am Ende dieses Leitfadens.

Tag 6: Erweitern Sie Ihre Aktivitäten um ein virtuelles Familientreffen

Sind Ihre Familienmitglieder weit weg und Sie wissen, dass sie nicht teilnehmen können? Wenn Sie einen Strom- und Internetzugang haben, warum nehmen Sie sich nicht eine Stunde Zeit und veranstalten ein „virtuelles Familientreffen“ für all die Verwandten, die nicht dabei sein können?

Mein Bruder hat das für den 60. Geburtstag seiner Frau gemacht, weil er im Januar war und wir in Wisconsin leben. Sie haben Monitore und Webcams in ihrer Küche aufgestellt, und die Leute, die nicht dabei sein konnten, konnten sich über einen Link anmelden und online an der Feier teilnehmen. Gehen Sie folgendermaßen vor, um ein virtuelles Familientreffen zu organisieren:

1. Registrieren Sie sich bei einer Videokonferenz-Website und melden Sie sich für das Datum und die Uhrzeit Ihres virtuellen Treffens an. Kopieren und speichern Sie den Link, den Sie von der Konferenzseite erhalten.
2. Teilen Sie den Link für das virtuelle Treffen in Ihren Einladungen. Heben Sie diesen Link als virtuelle Versammlungszeit für Personen hervor, die nicht persönlich an dem Treffen teilnehmen können.
3. Wenn Sie den Veranstaltungsort für das Treffen einrichten, sollten Sie einen Bereich mit Monitoren und Webcams einrichten, die auf Gruppen von Personen ausgerichtet sind. Stellen Sie sicher, dass Sie Geräte mit Mikrofonen verwenden, damit die Teilnehmer sich gegenseitig hören können. Verbinden Sie Ihre Geräte zur Zeit des virtuellen Treffens mit der Videokonferenzverbindung und beobachten Sie, wie sich Menschen aus der Ferne anmelden, um an Ihrer Party teilzunehmen.

Dies ist auch der Tag, an dem Sie an Fotos denken sollten. Sie brauchen keinen Fotografen zu engagieren, aber Sie sollten jemanden in der Familie finden, der für die Aufnahmen verantwortlich ist. Planen Sie mindestens eine Stunde für Gruppenfotos ein und stellen Sie eine „Fotowand“ auf, an der jeder für mindestens ein Einzel- oder Familienfoto posiert.

Tag 7: Formatieren und versenden Sie Ihre Einladungen

Es kann sein, dass Sie einigen Ihrer Gäste den traditionellen Papierflyer schicken müssen, aber viele Personen können auch per E-Mail oder über soziale Medien eingeladen werden, was viel kostengünstiger und einfacher zu handhaben ist. Online-Einladungen sind schnell und können einen RSVP-Link für schnelle Antworten enthalten. Auch ein Link für ein virtuelles Wiedersehen kann enthalten sein.

Wenn Ihre Computererfahrung darin besteht, den „An“-Knopf zu finden, sollten Sie diese Aufgabe an den Social-Media-Guru Ihrer Familie delegieren. Andernfalls erstellen Sie eine Veranstaltung auf Facebook und bitten Sie die Leute, zu markieren, ob sie daran teilnehmen. Oder nutzen Sie einen Online-Einladungs- oder E-Card-Dienst und versenden Sie Einladungen per E-Mail.

Wenn Sie alle oben genannten Schritte durchgeführt haben, haben Sie die wichtigsten Elemente Ihres Familientreffens vorbereitet und sind startklar. Schön für Sie! Wenn Sie jedoch daran interessiert sind, Ihr Treffen auf die Familiengeschichte auszurichten, möchten Sie vielleicht ein paar zusätzliche Tage für die Planung einplanen, um einige auf die Genealogie ausgerichtete Elemente einzubeziehen. Hier sind einige Ideen.

Ideen, wie Sie Ihr Familientreffen um eine Genealogie-Anzeige erweitern können

Das ist es doch, worum es bei einem Familientreffen geht, oder? Das Teilen von Familienerinnerungen.

Sie möchten Ihre Forschungen zur Familiengeschichte mit allen auf respektvolle und nicht aufdringliche Weise teilen und das Treffen als Gelegenheit nutzen, weitere Details, Geschichten, Aufzeichnungen und Fotos zu sammeln. Dies ist vielleicht die zeitaufwendigste Aufgabe, aber Sie können sie auf verschiedene Weise erledigen.

1. Traditionelle Tafeln. Dies ist wahrscheinlich der einfachste Weg, damit die Leute Ihre Ausstellung sehen, aber es ist sehr zeitaufwendig, sie aufzubauen. Wenn Sie motivierte Familienmitglieder haben, die sich freiwillig dafür zur Verfügung stellen, sollten Sie ihnen diese Aufgabe übertragen. Legen Sie neben einem Familienstammbaum und alten Fotos auch alle Bücher oder Artikel bei, die über Ihre Familie geschrieben wurden.
2. Videoanzeige. Diese Option bietet sich an, wenn Sie Ihre genealogischen Dokumente und Fotos bereits digitalisiert haben. Stellen Sie eine Video-Diashow Ihrer Ahnenforschung zusammen und lassen Sie sie in einer Schleife laufen, damit die Leute sie den ganzen Tag über ansehen können. Auch hier sollten Sie sich von einem technisch versierten Mitglied der Familie helfen lassen. Sie können sich Beispiele für Videos von Familientreffen auf YouTube ansehen, darunter auch dieses sehr schöne Beispiel.
3. Geschichtenpakete. Kontaktieren Sie Ihre Verwandten und bitten Sie sie, ihre Erinnerungen an Familienmitglieder, Orte oder Ereignisse per E-Mail oder Brief mitzuteilen. Sie können diese nach Familiengruppen ordnen. Sobald Sie Ihre Geschichtensammlung zusammengestellt haben, fügen Sie Familienfotos hinzu und bringen Sie Ihr Paket zu Ihrem örtlichen Drucker, um Kopien anfertigen zu lassen. Verteilen Sie die Kopien bei Ihrem Familientreffen als Andenken an Ihre Gäste.

Lesen Sie diesen Artikel über das Sammeln von Familiengeschichten und diesen über die richtige Vorgehensweise.

Ein Familientreffen in so kurzer Zeit zu planen, ist nicht einfach, aber wenn Sie sich die Zeit nach diesem Leitfaden einteilen, können Sie es schaffen. Vergessen Sie nicht, auch auf sich selbst aufzupassen – gönnen Sie sich ab und zu eine Pause, um eine gut gemachte Arbeit zu feiern.

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Janet Meydam ist eine freiberufliche Autorin, die über 40 Jahre Erfahrung in der Ahnenforschung als Hobby hat. Ihr Wissen umfasst die Erforschung vieler verschiedener Aufzeichnungen aus den Vereinigten Staaten, Deutschland und Polen. Sie ist auch Mitautorin des Familiengeschichtsbuchs ihrer Eltern „I Come from a Long Line of Dilleys“. Janet arbeitet als Ergotherapeutin. Sie und ihr Mann Tim haben drei erwachsene Kinder und leben in Wisconsin.

Bild: 1912 Ormond Family Reunion