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Rechnungsstellung &Zahlungen

Zahlungsverzug ist in normalen Zeiten schwierig, aber besonders in schwierigen Zeiten. Sie stellen nicht nur eine finanzielle, sondern auch eine emotionale Belastung dar.

Eine gängige Lösung für den Umgang mit Zahlungsverzug ist die Erhebung einer Gebühr für Zahlungsverzug. Das ist doch die naheliegende Lösung, oder? Sie geben dem Kunden einen Anreiz, jetzt zu zahlen, sonst entstehen ihm im weiteren Verlauf noch mehr Kosten.

Aber ist es wirklich so einfach? Gibt es nicht Situationen, in denen es eine schlechte Idee ist? Und wenn Sie sich entschieden haben, eine Gebühr für Zahlungsverzug zu erheben, wie hoch ist sie dann? Da gibt es in der Tat eine Menge zu bedenken. In diesem Beitrag werden wir das alles untersuchen:

• Warum es eine gute Idee ist, eine Gebühr für Zahlungsverzug zu erheben
• Richtlinien für die Erhebung dieser Gebühren (und wann es eine schlechte Idee sein kann)
• Wie viel man berechnen sollte

Warum es eine gute Idee sein kann, eine Gebühr für Zahlungsverzug zu erheben

Neben der Ermutigung der Kunden zur Zahlung, ist eine Gebühr für Zahlungsverzug aus mehreren anderen Gründen eine gute Idee:

1. Sie brauchen das Geld – so schnell wie möglich. In schwierigen Zeiten ist der Cashflow besonders wichtig. Gebühren für Zahlungsverzug können ein zusätzlicher Anreiz sein, um Kunden dazu zu bringen, schneller zu zahlen. Obwohl Sie solche Maßnahmen im Idealfall vermeiden könnten, könnte allein der Gedanke an Säumniszuschläge Ihre Kunden motivieren, Sie so schnell wie möglich zu bezahlen oder sich zumindest mit Ihnen in Verbindung zu setzen, wenn sie dazu nicht in der Lage sind.
2. Es zeigt, dass Sie ein seriöser Fachmann sind, der ein Geschäft zu führen hat. Wenn Sie keine Säumniszuschläge vorsehen, kann der Eindruck entstehen, dass ein Kunde, der nicht rechtzeitig zahlt, dieses Verhalten wiederholen kann.
3. Sie werden vor anderen Auftragnehmern bezahlt. Wenn dieser Kunde Sie nicht pünktlich bezahlt, ist es wahrscheinlich, dass er das auch bei anderen Unternehmern tut. Aber wenn Sie strengere Zahlungsrichtlinien haben und einen Aufstand machen, werden sie Ihre Zahlung an die Spitze des Stapels setzen.

Auch wenn Gebühren für verspätete Zahlungen im Prinzip funktionieren, gibt es Fälle, in denen sie keine gute Idee sind.

Richtlinien für die Erhebung von Gebühren für verspätete Zahlungen

Wenn Sie die folgenden Richtlinien befolgen, werden Sie besser verstehen, wann es angemessen ist, diese Gebühren zu erheben.

1. Fragen Sie sich selbst: Hat die Arbeit den Kostenvoranschlag erfüllt?

Kunden sind unterschiedlich. Manche wollen nicht zahlen, weil sie schlechte Kunden sind. Andere wiederum wollen nicht zahlen, weil sie kein Geld haben. Und dann gibt es noch diejenigen, die mit Ihrer Dienstleistung nicht zufrieden sind. Aber anstatt sich aufzuregen, machen sie ihrem Ärger Luft, indem sie Sie nicht rechtzeitig bezahlen. Sie sind passiv-aggressiv.

Eine Gebühr für Zahlungsverzug in eine Rechnung aufzunehmen, verschlimmert das Problem nur. Deshalb ist es wichtig, dass Sie vor der Rechnungsstellung prüfen, ob die Arbeit dem Kostenvoranschlag entsprach. Wenn dies der Fall ist, ist der Kunde höchstwahrscheinlich zufrieden. Jetzt können Sie Ihre Rechnung verschicken und die Zahlungsbedingungen angeben, damit es keine überraschenden Verzugszinsen gibt. Apropos…

2. Fragen Sie sich selbst: Sind sich die Kunden über die Gebühr im Klaren?

Nichts brennt schneller Brücken ab als überraschende Gebühren. Nehmen Sie keine Gebühren für verspätete Zahlungen auf, wenn die Kunden nicht damit rechnen. Legen Sie stattdessen zunächst die Erwartungen fest, indem Sie:

• die Gebühr zu Beginn der Geschäftsbeziehung schriftlich festlegen, am besten in einem Vertrag.
• die Gebühr auf allen Rechnungen angeben, die Sie versenden. Vergewissern Sie sich, dass es sichtbar ist; verstecken Sie es nicht im Kleingedruckten. Genauso wie Sie frustriert sind, wenn Sie in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen unvorhergesehene Gebühren finden, sind es auch Ihre Kunden.

Wenn Sie die oben genannten Punkte nicht angegeben haben, können Sie trotzdem Gebühren für verspätete Zahlungen erheben. Informieren Sie den Kunden einfach im Voraus und weisen Sie darauf hin, dass Sie im nächsten Monat Verzugszinsen erheben werden. Auf diese Weise kann er nicht unwissend bleiben und damit rechnen, dass alle künftigen Rechnungen, die nach einer bestimmten Zeit nicht bezahlt werden, an Wert gewinnen.

Und wenn der Kunde nach einer Rechtfertigung fragt, können Sie ihm sagen, dass dies tatsächlich eine Politik ist, die Sie bei allen neuen Kunden durchsetzen (oder durchsetzen werden).

3. wissen, wann Vergebung und ein sanfterer Umgang die bessere Wahl ist

Nur weil Sie eine Richtlinie für Säumnisgebühren haben, heißt das nicht, dass Sie sie bei jeder Gelegenheit durchsetzen müssen. Ein Kunde kann zum Beispiel eine persönliche Herausforderung durchmachen – wie einen Trauerfall bewältigen, oder er ist von der aktuellen Rezession stark betroffen. In anderen Fällen kann es unvorhergesehene Umstände geben, unter denen ein lukrativer und normalerweise zuverlässiger Kunde Sie nicht rechtzeitig bezahlen kann. Prüfen Sie jede Situation und legen Sie nicht allen dieselbe Politik auf.

Indem Sie zeigen, dass Sie Verständnis für die Situation des Kunden haben, und auf das Honorar verzichten, können Sie die Beziehung zu ihm stärken. Dies kann langfristig nur zum geschäftlichen Erfolg beitragen. Neben guten Geschäftspraktiken zahlt es sich aus, menschlich zu sein.

Wie viel sollten Sie berechnen?

Angenommen, Sie erwägen, eine Verspätungsgebühr zu erheben, dann ist die nächste Frage, die Sie sich wahrscheinlich stellen: Wie viel soll ich berechnen? Wie berechne ich die Zinsgebühr? Gibt es eine Obergrenze? Was ist akzeptabel und was nicht?

Bevor wir mit der Beantwortung dieser Fragen fortfahren, ist es wichtig zu betonen, dass der Zweck der Verzugszinsen darin besteht, zur pünktlichen Zahlung zu motivieren, und NICHT darin, eine zusätzliche Einnahmequelle zu schaffen.

Die Gebühr sollte also so hoch sein, dass die Leute zum Handeln veranlasst werden, aber nicht so hoch, dass der Kunde das Gefühl hat, Sie würden ihn über den Tisch ziehen (vor allem, wenn die Zahlung nur ein oder zwei Tage zu spät erfolgt). Wenn überhaupt, wird das die Beziehung nur verschlechtern, und Sie werden ihr Geschäft verlieren.

Okay, damit wäre das geklärt, lassen Sie uns zum Thema zurückkehren.

Der erste Schritt besteht darin, eine akzeptable Höhe der Zinsen zu bestimmen. In den USA zum Beispiel gibt es für jeden Staat andere Gesetze. Machen Sie sich mit diesen vertraut.

Wenn Sie wissen, wie hoch der zulässige jährliche Zinssatz ist, können Sie die monatlichen Finanzierungskosten berechnen. Teilen Sie einfach den Höchstsatz des jeweiligen Landes durch 12. Beträgt der Zinssatz z. B. 18 %, beträgt die monatliche Finanzierungsgebühr 1,5 % (18/12). Bei einer Rechnung über 5000 $, die 30 Tage im Verzug ist, fällt eine Strafe von 75 $ (5000 $×0,015) an.

Angenommen, die Zahlung ist 15 Tage im Verzug. Dann sieht die Sache ein wenig anders aus. Dann können Sie die Gebühr berechnen, indem Sie 15/365 dividieren, mit 18 % multiplizieren und dann mit der Gesamtsumme auf der Rechnung. Das ergibt ungefähr $37.

So einfach ist das… und die Berechnung einer Verspätungsgebühr mit FreshBooks ist sogar noch einfacher. Wenn Sie eine Rechnung erstellen und einen Kunden hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit, Verzugsgebühren festzulegen, entweder als Prozentsatz oder als Pauschalgebühr.

Für weitere Informationen lesen Sie Was sind Verzugsgebühren und Mahnungen?

Dieser Beitrag wurde im November 2020 aktualisiert.