Die fortschrittliche Technologie von heute führt zu mehr Finanzbetrug. Das liegt einfach in der Natur der Sache. Wenn ein Unternehmen schnellere Wege findet, den Zahlungsprozess durch Automatisierung zu optimieren, ist eine aktive Betrugsprävention notwendig, um die Marke zu schützen. Dies kann mit einer Methode namens „Positive Pay“ erreicht werden.
Was ist Positive Pay?
Positive Pay ist eine Form des Treasury-Managements, bei der gefälschte Schecks erkannt und Scheckbetrug verhindert wird. Es hindert Kriminelle daran, betrügerische Schecks mit gestohlenen Kontonummern einzulösen. Außerdem werden alle ungedeckten Schecks erkannt, bei denen der Betrag oder das Datum geändert wurde.
Es handelt sich um einen automatisierten Cash-Management-Dienst, der Schecks, die ein Unternehmen ausstellt, schnell mit denen abgleicht, die es zur Zahlung vorlegt. Jeder Scheck, der seltsam aussieht oder als verdächtig gilt, wird zur weiteren Prüfung an den Aussteller zurückgeschickt.
Das Positivzahlungssystem dient als eine Art Versicherung für ein Unternehmen gegen Verluste, Betrug und andere Verbindlichkeiten. Die Nutzung des Dienstes ist in der Regel gebührenpflichtig, obwohl einige Banken ihn inzwischen kostenlos anbieten.
Wie funktioniert Positive Pay?
Um ein Unternehmen vor geänderten, gefälschten oder nachgemachten Schecks zu schützen, gleicht ein Positivzahlungsdienst bestimmte Scheckdaten vor der Verarbeitung mit einer vom Unternehmen bereitgestellten Liste ab. Dazu gehören Informationen wie:
- Dollarbetrag
- Schecknummer
- Datum
- Kontonummer
In einigen Fällen ist auch der Zahlungsempfänger in der Liste enthalten. Wenn eine der Daten nicht übereinstimmt, wird die Bank den Scheck nicht freigeben. Diese Art von Sicherheitskontrollen sind erforderlich, damit ein Unternehmen keine gefälschten Schecks anerkennt, die durch die Maschen schlüpfen. Auf diese Weise werden die Augen des Buchhalters automatisiert.
Wenn die Daten nicht übereinstimmen und der Scheck abgelehnt wird, benachrichtigt die Bank den Kunden über einen Ausnahmebericht. Sie hält die Zahlung zurück, bis das Unternehmen der Bank mitteilt, ob es die Transaktion akzeptiert oder ablehnt. Die Bank kann auch Maßnahmen ergreifen wie:
- Den Scheck kennzeichnen
- Einen Vertreter des Unternehmens benachrichtigen
- Erlaubnis zum Einlösen des Schecks einholen
Wenn nur ein kleiner Fehler oder ein geringfügiges Problem vorliegt, kann das Unternehmen die Bank anweisen, den Scheck einzulösen. Wenn Ihr Unternehmen vergisst, der Bank eine Liste zu schicken, kann es passieren, dass alle eingereichten Schecks, die darin hätten enthalten sein müssen, abgelehnt werden. Seien Sie also vorsichtig.
Reverse Positive Pay vs. Positive Pay
Eine andere Form der positiven Zahlung wird als Reverse Positive Pay bezeichnet. Bei diesem System muss der Emittent die Schecks selbst überwachen. Damit liegt es in der Verantwortung des Unternehmens, die Bank auf die Ablehnung eines Schecks hinzuweisen.
Bei diesem Verfahren benachrichtigt die Bank Sie täglich über alle eingereichten Schecks und löst die Schecks ein, die genehmigt wurden. Wenn Ihr Unternehmen der Bank nicht innerhalb kurzer Zeit antwortet, löst die Bank den Scheck ein.
Alternativ dazu wird die Bank alles ablehnen, worum Sie sie bitten. Denken Sie daran, dass diese Methode viel riskanter ist als das automatisierte Positivzahlungsverfahren.
Betrug bei Schecks und elektronischen Zahlungen verhindern
Es gibt viele Möglichkeiten, wie Positivzahlungen eine intelligente Form des Geschäftsbankings sind. Es vereinfacht den Scheckeinlösungsprozess, hilft einem Unternehmen, Fehler zu reduzieren und spart Arbeitskosten. Weitere wichtige Vorteile sind:
Schecküberprüfung
Jeder zur Zahlung eingereichte Scheck wird automatisch überprüft. Dies schließt Schecks ein, die bei allen Bankstellen vorgelegt werden. Positive Pay verhindert die Zahlung von Scheckduplikaten und schützt auch vor verlorenen oder gestohlenen Schecks.
Betrugskontrolle
Positive Pay verringert die Wahrscheinlichkeit von Scheckbetrug drastisch. Es ist, als hätte man einen Satz von Roboteraugen, die alles überwachen. Ein Unternehmen ist besser in der Lage, betrügerische Posten zu erkennen und zurückzugeben, einschließlich verdächtiger Namen von Zahlungsempfängern. Eine Bank arbeitet mit einem Unternehmen zusammen, um zu überprüfen, ob Sie die auf dem Konto verbuchten Schecks tatsächlich ausgestellt/erhalten haben.
Es ist immer Ihre Entscheidung
Im Endeffekt entscheidet immer das Unternehmen, ob es den Scheck akzeptiert oder nicht. Bei einer positiven Zahlung haben Sie die letzte Entscheidung. Das Online-Banking gibt dem Unternehmen die Möglichkeit, Ausnahmesituationen zu überwachen und zu entscheiden sowie Informationen über Ausgaben hochzuladen.
Weitere wichtige Vorteile sind:
- Konsistente Kontoüberwachung
- Weniger menschliche Arbeitskosten und Fehler
- Ein zweiter Blick auf alle Transaktionen
Zusammenfassend
Das einzige Mal, dass positive Zahlungen schief gehen können, ist, wenn Ihr Unternehmen die Ausnahmeliste (d.h. was die Bank ablehnt) nicht überwacht. Sie müssen jemanden haben, der sich täglich um alles kümmert, was nicht durchgeht. Der größte Fehler, den man machen kann, ist, einen betrügerischen Scheck durchgehen zu lassen, nur weil an diesem Tag niemand auf die Liste gekommen ist.
Positive Pay ermöglicht es einem Unternehmen, Kriminellen einen Schritt voraus zu sein und seinen Cashflow zu schützen. Wer heute Strategien zum Schutz in der Zukunft umsetzt, hat weniger Spielraum für Fehler. Es handelt sich um ein Betrugsschutzsystem, das von den meisten Geschäftsbanken zum Schutz von Unternehmen jeder Größe angeboten wird und ernsthaft in Betracht gezogen werden sollte.