Free Press

Lassen Sie uns zur Sache kommen. Sie sind hier, weil Sie auf der Suche nach einer Möglichkeit sind, Ihre Zeit besser zu verwalten und gleichzeitig Ihre Produktivität zu steigern. Es gibt zwar Hunderte, wenn nicht Tausende von Möglichkeiten, dieses Ziel zu erreichen, aber eine todsichere Technik ist das Time-Blocking.

Wenn Sie mit Time-Blocking nicht vertraut sind, dann sind Sie hier genau richtig. Im folgenden Artikel beschreibe ich, was Time-Blocking ist, warum es so wichtig ist und wie Sie es in Ihren täglichen Zeitplan einbauen können.

Was ist Time-Blocking und warum ist es effektiv.

„Time-Blocking ist einfach eine Zeitmanagement-Technik, bei der Sie sich eine bestimmte Zeit für eine bestimmte Aufgabe reservieren“, erklärt Howie Jones von Calendar. „Anstatt beispielsweise jedes Mal, wenn Sie eine E-Mail oder eine Benachrichtigung aus sozialen Netzwerken erhalten, auf Ihr Telefon zu schauen, sollten Sie dies zu klar definierten Zeiten tun.“ Wie Sie Ihren Tag einteilen, liegt jedoch in Ihrem Ermessen.

Jones legt einen Block fest, in dem er seinen Posteingang und die sozialen Medien überprüft, bevor er sich morgens an die Arbeit macht. „Nach dem Mittagessen gibt es einen weiteren Block“, fügt er hinzu. „

Andere, wie Bill Gates und Elon Musk, sind Fans der Mikroplanung, bei der der gesamte Tag aus Fünf-Minuten-Blöcken besteht. Eine gängige Praxis ist es jedoch, eine bestimmte Zeitspanne, etwa eine Stunde, für die Erledigung einer wichtigen Aufgabe oder die Teilnahme an einer Besprechung zu reservieren. Danach folgt eine kurze Pause, in der Regel nicht länger als 20 Minuten, bevor man sich wieder an die Arbeit macht.

Das ist alles schön und gut. Aber warum ist Time-Blocking so effektiv?

Zunächst einmal sind To-Do-Listen, auch wenn sie manchmal nützlich sind, minderwertig. Das liegt vor allem daran, dass sie die Zeit nicht mit einbeziehen. Sie haben vielleicht zehn Aufgaben, die Sie heute erledigen wollen. Aber wenn die ersten beiden länger dauern als erwartet, werden Sie den Rest nie schaffen. Aus diesem Grund neigen wir dazu, die leichter zu bewältigenden und weniger kritischen Aufgaben zuerst in Angriff zu nehmen, was bedeutet, dass die leckeren Frösche einfach kalt werden.

Außerdem hält die Zeitsperre Sie davon ab, Multitasking zu betreiben. „Indem man sich Zeit für eine bestimmte Aufgabe oder ein Problem nimmt, fördert man konzentriertes Arbeiten“, erklärt Jones. „

Das Zeitblocken wirkt auch dem Perfektionismus und der Prokrastination entgegen, da es eine zeitliche Begrenzung für Ihre täglichen Aufgaben gibt. Es macht es Ihnen auch leichter, Anfragen nach Ihrer Zeit abzulehnen. Und es hilft Ihnen, über Ihre Prioritäten nachzudenken, indem Sie ein Dokument darüber erhalten, was Sie in einem bestimmten Zeitrahmen geschafft haben und was nicht.

Sind Sie bereit, sich die Macht des Zeitblockierens zunutze zu machen? Wenn ja, finden Sie hier eine einfache Schritt-für-Schritt-Anleitung, die Ihnen dabei hilft, endlich die Kontrolle über Ihren täglichen Zeitplan zu übernehmen.

Schritt 1: Entwirren Sie Ihren Verstand.

Bevor Sie anfangen, Zeitblöcke in Ihren Kalender einzutragen, müssen Sie zunächst festlegen, wie Sie diese füllen werden.

Das wäre so, als würden Sie ein Regal von Grund auf neu bauen – wenn Sie ein solches Talent hätten. Man muss im Vorfeld eine Menge planen. Wenn man das nicht tut, hat man vielleicht ein Regal, das keinen Zweck erfüllt, weil die Maße falsch sind. Wenn Sie aber wüssten, dass Sie dieses Regal für Ihre Schallplattensammlung brauchen, dann würden Sie zuerst nach Plänen suchen. Jetzt würden Sie die richtigen Materialien kaufen, um Ihre Aufbewahrungsbedürfnisse zu erfüllen.

Wie die meisten von uns, gibt es wahrscheinlich eine Million Dinge, die Sie zu tun haben, schwirren in Ihrem Kopf herum. Holen Sie sie also heraus, indem Sie ein Brain Dump machen.

Das ist eine einfache Tätigkeit, bei der Sie buchstäblich alles aufschreiben, was Sie tun müssen. Du kannst einen Stift und Papier, eine App wie Evernote oder die Notiz-App deines Telefons verwenden. Beginnen Sie damit, Ihre Verpflichtungen aufzulisten, z. B. die Teilnahme an einer Besprechung oder die Abgabe einer Aufgabe bis zu einem bestimmten Datum. Auch Dinge wie dein Morgenritual, dein tägliches Pendeln oder alles, was mit deinen Zielen zu tun hat, solltest du hier aufschreiben.

Du solltest auch Dinge aufschreiben, die du gerne tun würdest, aber noch nicht getan hast. Und fügen Sie auch alles ein, was Sie in Zukunft gerne tun würden.

Sie müssen das nicht täglich tun. Aber es ist etwas, das Sie häufig tun sollten. Ich persönlich denke, dass dies eine wöchentliche Aktivität sein sollte, z. B. Freitagnachmittag oder Sonntagabend.

Schritt 2: Bestimmen Sie Ihre Prioritäten.

Mit Ihrer Liste im Schlepptau ist es an der Zeit, Prioritäten zu setzen.

Dankenswerterweise haben Sie Ihre Liste in „Muss“, „Möchte“ und „Vielleicht“ unterteilt und damit die Hälfte geschafft. Aber Sie müssen sie immer noch analysieren, um die Dinge zu identifizieren, die diese Woche erledigt werden müssen. Alles andere können Sie entweder auf einen späteren Zeitpunkt verschieben, an jemand anderen delegieren oder von Ihrer Liste streichen.

Wenn Sie nicht weiterkommen, weil alles unerlässlich erscheint, finden Sie hier einige Strategien, um Ihre Liste nach Prioritäten zu ordnen:

• Bestimmen Sie Ihre MITs. Das sind nicht mehr als drei Dinge, die heute unbedingt erledigt werden müssen.
• Verwenden Sie eine Prioritätenmatrix. Hier würden Sie alles auf Ihrer Liste in die folgenden Quadranten einordnen: dringend und lebenswichtig; notwendig, aber nicht dringend; kritisch, aber nicht wichtig; und weder dringend noch wichtig.
• Bestimmen Sie den Wert Ihrer Aufgaben mit der ABCDE-Methode. Ordnen Sie einfach Ihrer wichtigsten Aufgabe ein „A“ zu, „B“ für wichtig, „C“ für vielleicht, „D“ steht für delegieren und „E“ für eliminieren.
• Das Pareto-Prinzip. Konzentrieren Sie sich auf eine Handvoll Aktivitäten, die die meisten Ergebnisse liefern.
• Warren Buffetts 2-Listen-Strategie. Notieren Sie die 25 Dinge, die Sie diese Woche erledigen wollen. Als nächstes kreisen Sie die fünf wichtigsten ein und vergessen den Rest.

Schritt 3: Erstellen Sie einen täglichen Plan.

Nun, da Sie Ihre Prioritäten für die Woche festgelegt haben, müssen Sie herausfinden, wo Sie sie in Ihrem Kalender platzieren.

Ihre erste Möglichkeit wäre, Ihre Aufgaben in chronologischer Reihenfolge abzuarbeiten. Nehmen wir an, Sie haben zwei Aufgaben, die bis Freitag erledigt werden müssen. Die ersten beiden Aufgaben würden Sie für Montag planen. Die Aufgaben drei und vier würden für Dienstag geplant werden und so weiter.

Das gefällt mir. Es ist ziemlich einfach und nicht überwältigend. Wenn ich am Montag aufwache, weiß ich, was ich zu tun habe – genau wie an den anderen Tagen der Woche.

Natürlich gibt es hier einige Überlegungen. Erstens müssen Sie abschätzen, wie lange Sie für jede dieser Aufgaben brauchen werden. Wenn jede Aufgabe fünf Stunden in Anspruch nimmt, bezweifle ich, dass Sie beide an einem Tag erledigen können. Es ist nicht so, dass Sie nicht einen Zehn-Stunden-Tag arbeiten können. Aber das ist nicht machbar, wenn man die Pausen und Ablenkungen mit einbezieht. In diesem Fall handelt es sich eher um einen 12-plus-Stunden-Tag.

Ein weiterer Faktor sind frühere Verpflichtungen wie Telefonkonferenzen, Besprechungen, Termine oder strenge Fristen. Es wird eine Herausforderung sein, zwei große Aufgaben in Angriff zu nehmen, wenn Sie bereits zwei Besprechungen in Ihrem Kalender stehen haben.

Und vergessen Sie nicht, sich an Ihr Energieniveau anzupassen. Wir alle haben unterschiedliche Zeiten, in denen wir am produktivsten sind, basierend auf unserem eigenen ultradianen Rhythmus. Verfolgen Sie Ihren eigenen, damit Sie wissen, wann Sie am produktivsten sind. Als Faustregel gilt, dass wir ein paar Stunden nach dem Aufwachen am wachsten und energiegeladensten sind. Außerdem nimmt das Energieniveau im Laufe der Woche ab.

In diesem Sinne sollten Sie Ihre anspruchsvollsten Aufgaben auf den Vormittag legen. Den Nachmittag sollten Sie dann für weniger anstrengende Aktivitäten wie Meetings nutzen. Versuchen Sie außerdem, Ihre Woche so zu planen, dass Sie am Freitag nicht an einem Punkt mit hohen Zielen arbeiten.

Schritt 4: Blockieren Sie Ihren gesamten Tag.

Lassen Sie uns hier eine Pause einlegen. Ich meine, ich habe Sie gerade mit einer Menge Informationen zugeschüttet. Aber wir sind jetzt an dem Punkt angelangt, auf den Sie alle gewartet haben: Sie müssen jeden Tag Ihres Zeitplans blockieren.

Da Sie bereits Ihre Prioritäten festgelegt und einen Plan für Ihre Woche erstellt haben, sollte dies nicht allzu schwierig sein. Wahrscheinlich geht es ungefähr so:

• 5:30 – 6:30 Uhr: Morgenritual
• 6:30 – 7:00 Uhr.Pendeln zur Arbeit.
• 7:00 – 7:30 Uhr: E-Mail, soziale Medien und Slack.
• 7:30 – 9:00 Uhr: Bedeutungsvolle Arbeit.
• 9:00 – 9:30 Uhr: Pause.
• 9:30 – 10:00 Uhr: Telefonkonferenz.
• 10:00 – 12 Uhr: Sinnvolle Arbeit.
• Mittag – 13:00 Uhr: Mittagessen.
• 13:00 – 13:30 Uhr: E-Mail, soziale Medien, Slack.
• 13:30 – 14:30 Uhr: Teamsitzung.
• 14:30 Uhr. – 15:30 Uhr: Ungeplant – verfügbar für Bürobesuche.
• 15:30 Uhr – 16:00 Uhr: E-Mail, soziale Kontakte, Slack.
• 16:00 Uhr – 16:30 Uhr: Heimfahrt.
• 16:30 Uhr – 21:00 Uhr: Qualitätszeit mit der Familie.

Das ist ein elementarer Tagesablauf. Aber ich denke, Sie haben es verstanden. Ihre Zeit ist für den ganzen Tag eingeplant. Sie haben auch Zeit für Ihre wichtigste Arbeit und unbedeutende Aufgaben wie E-Mails eingeplant.

Sie haben auch Zeit für Ihre Morgenroutine, den täglichen Arbeitsweg, Pausen und Familienzeit eingeplant. Es gibt sogar einen außerplanmäßigen Zeitblock für den Fall, dass Sie Ihre Arbeit am Morgen nicht erledigt haben, Aufgaben auf der Reservebank erledigen oder sich um ein unerwartetes Ereignis kümmern müssen.

Schritt 5: Übergang von Block zu Block.

Wenn Sie die Kunst des Zeitblockierens perfektionieren wollen, müssen Sie Puffer zwischen den einzelnen Zeitabschnitten haben. Es ist unrealistisch zu glauben, dass Sie sofort von einer Aufgabe zur nächsten springen können. Ihr Gehirn braucht Zeit, um sich zu dekomprimieren und wieder aufzuladen.

Außerdem brauchen Sie diese Übergangszeiten für Dinge wie die Fahrt zu einer Besprechung. Nehmen wir an, Sie müssen um 14 Uhr quer durch die Stadt fahren, um sich mit Investoren zu treffen. Sie haben vielleicht einen Termin vereinbart. Aber wenn Sie 20 Minuten brauchen, um dorthin zu gelangen, sollten Sie auch die Zeit von 13.30 bis 14.00 Uhr blockieren. So verhindern Sie einfach, dass Sie versehentlich etwas anderes planen, was dazu führen könnte, dass Sie zu spät zur Besprechung kommen.

Schritt 6: Ausschalten und abschalten.

Eine weitere Möglichkeit, wie die Zeitblockierung nützlich sein kann, besteht darin, diese lästigen Ablenkungen zu beseitigen. Na gut, ausrotten ist vielleicht ein bisschen hart. Aber Sie verstehen die Idee. Ablenkungen hindern Sie daran, Dinge zu erledigen.

Der Hauptschuldige? Ihr Smartphone. Zum Glück können Sie Apps zu bestimmten Zeiten blockieren, indem Sie Grenzen auf Ihrem Telefon festlegen oder Tools wie Freedom oder FocusMe verwenden. Sie können Ihr Telefon auch in den Modus „Bitte nicht stören“ versetzen. Und wenn das nicht funktioniert, können Sie Ihr Telefon immer in einem anderen Raum aufbewahren.

Neben Ihrem Smartphone werden Sie vielleicht auch von Kollegen oder Ihrer Familie abgelenkt, wenn Sie zu Hause arbeiten. Manchmal lässt sich das nicht vermeiden. Aber Sie könnten Ihre Bürotür schließen, wenn Sie sich auf die Arbeit konzentrieren müssen. Wenn sie den Hinweis nicht verstehen, hängen Sie ein „Bitte nicht stören“-Schild an Ihre Tür oder teilen Sie ihnen Ihren Kalender mit, damit sie wissen, wann Sie Zeit für ein Gespräch haben.

Ich schlage vor, dass Sie ein Ablenkungsprotokoll führen. Es muss nichts Ausgefallenes sein. Notieren Sie einfach, was Sie unterbrochen hat und wann. Wenn Sie z. B. jeden Mittwochmorgen von einem lauten Müllwagen gestört werden, setzen Sie sich um diese Zeit einen Kopfhörer mit Geräuschunterdrückung auf.

Schritt: 7: Überarbeiten Sie Ihre Arbeit nach Bedarf.

Schließen Sie Ihre Arbeit nach Bedarf ab.

Überprüfen Sie dazu Ihren Kalender der vergangenen Woche. Wie produktiv waren Sie? Was ist nicht wie geplant gelaufen? Verschieben Sie für die kommende Woche einige Blöcke, um zu sehen, ob diese Änderungen von Vorteil waren oder nicht.

Es wäre auch ratsam, ein Tool wie Calendar zu verwenden, das dank der Magie des maschinellen Lernens analysieren kann, wie Sie Ihre Zeit verbringen. Es kann dann intelligente Vorschläge machen. Es kann zum Beispiel Ihre Besprechungen überwachen und Ihnen dann empfehlen, wann sie stattfinden sollten und wen Sie dazu einladen sollten.