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Utilice las descripciones del trabajo de los miembros de la junta directiva para aclarar las funciones y expectativas

La primera pregunta que solemos hacer en nuestras sesiones de capacitación y talleres sobre las funciones y responsabilidades de la junta directiva es: ¿Tiene una descripción del trabajo de los miembros de la junta directiva? La mayoría de las veces, la respuesta es un rotundo «no».

Al concluir nuestras sesiones, decimos a los asistentes que si no hacen nada más cuando nos dejen, esperamos que vuelvan y creen descripciones de trabajo – no sólo para los miembros de la junta, sino también para los funcionarios y los comités. Hacerlo permite a los miembros del consejo comprender sus responsabilidades legales, fiduciarias y éticas, así como su compromiso en términos de tiempo, tesoro y talento.

¿Por qué molestarse en crear una descripción del trabajo de los miembros de la junta directiva?

¿Por qué creemos que la descripción del trabajo de los miembros del consejo es tan crítica para crear un consejo de alto rendimiento? Francamente, sin ella no hay:

• No hay claridad en torno a las expectativas que la organización tiene para sus miembros de la junta
• No hay base para la rendición de cuentas cuando un miembro de la junta no se desempeña como se espera
• No hay distinción y límites entre el papel de los miembros de la junta y los del director ejecutivo y el personal

Esta falta de claridad y responsabilidad puede crear confusión y perder el tiempo y la energía de la junta y la organización.

¿Cuál es la receta no tan secreta?

Según BoardSource, una junta directiva tiene cuatro responsabilidades principales:

• Misión: crear una declaración de misión clara y sucinta que exprese los valores fundamentales de la organización y su razón de ser y volver a examinar esta misión con regularidad, revisándola si es necesario
• Supervisión: establecer los controles y equilibrios adecuados para garantizar que la organización está bien gestionada y que su misión se lleva a cabo
• Desarrollo de recursos: garantizar que la organización cuenta con los recursos financieros y humanos que necesita para cumplir su misión
• Divulgación: conectar con la comunidad externa para promover la misión, los valores y los programas de la organización (por ejemplo, a través de la captación de nuevos miembros de la junta, voluntarios y donantes, ampliando la red de colaboradores de la organización)

Cada miembro desempeña un papel fundamental a la hora de contribuir a las responsabilidades generales de la junta descritas anteriormente. Una descripción eficaz del trabajo de los miembros de la junta directiva describirá específicamente las obligaciones que se espera que cada miembro cumpla en relación con estas cuatro áreas de gobierno de la junta directiva.

¿Qué responsabilidades de recaudación de fondos deben incluirse?

Por ejemplo, ¿qué responsabilidades con respecto a la recaudación de fondos deben incluirse en la descripción del puesto? Sugerimos lo siguiente.

Como junta directiva, proporcionar una supervisión fiduciaria a los esfuerzos de recaudación de fondos:

• Asegurarse de que exista un plan anual de recaudación de fondos.
• Supervisar los resultados del plan.

Como miembro individual de la junta directiva, ayudar en los esfuerzos de recaudación de fondos de la organización:

• Identificar y cultivar las relaciones con posibles donantes.
• Apoyar el programa de donaciones anuales de la organización dando lo más generosamente posible.
• Asistir a eventos de recaudación de fondos.

Especialmente importante articular claramente las expectativas de recaudación de fondos. Muchos miembros de la junta directiva se unen a ella sin saber que tienen la responsabilidad tanto de hacer una donación personal a la organización como de ayudar a recaudar fondos en nombre de la misma. Una descripción clara del trabajo no deja ninguna ambigüedad sobre lo que se espera de un miembro de la junta, en caso de que decida formar parte de ella.

Ponerlo en práctica

Los posibles miembros de la junta directiva deben revisar cuidadosamente la descripción del trabajo antes de aceptar formar parte de la junta. Es una herramienta fundamental en el proceso de reclutamiento porque articula claramente lo que se espera de todos los miembros del consejo en la organización. No debería haber sorpresas una vez que el candidato se convierte en miembro del consejo. Con demasiada frecuencia escuchamos a los miembros de la junta directiva decir «nadie me dijo que tendría que hacer una donación» o «nadie me dijo que tendría que servir en un comité» o «no sabía que tenía que asistir a todas las reuniones de la junta». El momento de dejar claras estas expectativas es durante el proceso de reclutamiento, lo que permite a un posible miembro del consejo tomar una decisión informada sobre su compromiso con el consejo.

Una vez que la persona ha aceptado el papel, el nuevo miembro de la junta debe ver la descripción del trabajo en la orientación para nuevos miembros de la junta. Este es el momento de profundizar en las expectativas de los miembros de la junta directiva y permitir que los nuevos miembros de la junta hagan preguntas y comprendan plenamente el alcance de lo que se espera de ellos.

Lo ideal es volver a publicar una copia de la descripción del trabajo anualmente en la primera reunión de la junta directiva del año para recordar a todos sus funciones y responsabilidades. Algunas organizaciones optan por hacer que los miembros del consejo firmen el documento para reconocer que lo han leído y aceptado.

La descripción del trabajo también debería incluirse en un manual para miembros de la junta directiva o en materiales de referencia, ya sea en un cuaderno físico o en un archivo digital.

Si un miembro de la junta directiva no cumple con las expectativas articuladas, el presidente de la junta directiva puede utilizar la descripción del trabajo como un recordatorio. Puede funcionar como un punto de partida para una discusión al reafirmar las expectativas y permitir que ambas partes determinen si el miembro de la junta está dispuesto o es capaz de cumplir con las expectativas de trabajo y continuar sirviendo en la junta.

Reflexiones finales

Profesionalmente, ninguno de nosotros contrataría a alguien sin dejar claro lo que se espera. Lo mismo debería ocurrir al reclutar y seleccionar a los miembros de la junta directiva de una organización no lucrativa. La descripción del trabajo de los miembros de la junta directiva es el primer y más importante paso para asegurar que una organización tenga una junta de alto rendimiento – una junta cuyos miembros saben lo que se espera de ellos y que trabajan para apoyar a la organización y su misión.

Para obtener más información de Amy Cahners y Susan Donahue, visite Cahners and Donahue Associates.