Free Press

Tärkeä ja kiireellinen	Kriisit ja hätätapaukset
Tärkeä, mutta ei kiireellinen	Ehkäisy, Suunnittelu ja parantaminen
Ei tärkeä, mutta kiireellinen	Keskeytykset ja kiireinen työ
Ei tärkeä eikä kiireellinen	Ajanhukkaajat

Vietämme elämämme usein keskittyneinä Kiireellisiin asioihin Tärkeitä asioiden sijasta. Niin liike-elämässä kuin elämässäkin on äärimmäisen tärkeää kysyä itseltään: ”

Tärkeitä ja kiireellisiä asioita, kuten kriisejä ja hätätilanteita, ei pidä sivuuttaa. Mitä enemmän aikaa voit kuitenkin käyttää ei-kiireellisiin mutta tärkeisiin asioihin (ennaltaehkäisy, suunnittelu, parantaminen), sitä vähemmän kriisejä ja hätätilanteita koet.”

Alhaalla on yksityiskohtaisempi selitys kustakin kvadrantista sekä joitakin esimerkkejä:

Kvadrantti 1: Tärkeä ja kiireellinen

Palontorjuntatila: Kriisit, todella kovat määräajat tärkeälle projektille, terveydelliset & perheen hätätilanteet jne…

Kvadrantti 1 on kiireellinen tärkeä kvadrantti: Asiat, joita sinun ei missään nimessä pidä jättää huomiotta. Jos vietät kuitenkin liikaa aikaa palontorjuntatilassa, se johtaa stressiin ja loppuun palamiseen. Joudut loputtomaan kriisinhallintakierteeseen.

Ainoa tapa vähentää tässä kvadrantissa vietettyä aikaa on olla ennakoiva ja käyttää enemmän aikaa tärkeisiin asioihin ENNEN kuin niistä tulee hätätilanteita (ks. kvadrantti 2 alla).

Neljännes 1 Esimerkki
Sydänkohtauksen hoitaminen on kiireellinen ja tärkeä ongelma, jota ei voi jättää huomiotta (mutta ehkä terveellisemmillä elämäntavoilla tällaiset terveydelliset hätätilanteet voidaan vähentää tai välttää kokonaan).

Neljännes 2: Tärkeä, mutta ei kiireellinen

Tässä kannattaa käyttää suurin osa ajasta.

Quadrantti 2:n tehtävät liittyvät suunnitteluun, ennaltaehkäisyyn, kyvykkyyksien parantamiseen, suhteiden rakentamiseen, uusien mahdollisuuksien tunnistamiseen jne…

Vietäessäsi aikaa näihin tärkeisiin asioihin pitäisi johtaa selkeään visioon ja tasapainoiseen elämään, kurinalaisuuteen, kontrolliin ja yhä harvempiin kriisitilanteisiin.

Quadrantti 2 Esimerkkejä

• Ostat usein kukkia tärkeälle toisellesi ”vain siksi, että”
• Syö terveellisesti ja harrasta liikuntaa välttyäksesi tulevilta terveysongelmilta
• Kodin tai auton ennaltaehkäisevä huolto
• Lukeminen, oppiminen ja kouluttautuminen
• Suhteiden luominen ja vahvistaminen ystävien ja perheen kanssa
• Itsesi uudistaminen ja ajan käyttäminen asioihin, jotka inspiroivat ja kohottavat sinua

Quadrantti 3: Ei tärkeä mutta kiireellinen

Monet meistä viettävät suuren osan ajasta tässä kvadrantissa sekoittaen kiireelliset asiat tärkeisiin asioihin.

Keskeytykset, soivat puhelimet, suurin osa sähköposteista jne… Liian suuren ajan käyttäminen epäolennaisiin kiireellisiin asioihin johtaa hyvin lyhytaikaiseen keskittymiseen jatkuvaan kriisinhallintaan. Suunnitelmasi ja tavoitteesi tuntuvat yhä hyödyttömämmiltä, koska sinulla tuskin on aikaa käyttää niitä. Ihmissuhteesi ja maineesi kärsivät, ja tunnet itsesi uhriksi, kun et pysty hallitsemaan elämääsi.

Kvadrantti 3 Esimerkki
Olet sopinut tärkeän tapaamisen työtoverisi kanssa kaksi viikkoa etukäteen. Tällä henkilöllä on hyvin rajoitetusti aikaa, joten varaat 30 minuutin ajan hyvin tärkeän asian käsittelyyn. Kun istut alas ja aloitat kokouksen, puhelimesi soi.
Puhelin huutaa: ”Vastaa minulle! Vastaa minulle! Vastaa!” Useimmat ihmiset nostavat puhelimen ja uhraavat erittäin tärkeän kokouksen todennäköisesti ei tärkeän mutta kiireellisen puhelinsoiton vuoksi.

Kvadrantti 4: Ei kiireellinen eikä tärkeä

Nämä ovat elämäsi ajanhukkaajia.

Kuluttaa liikaa aikaa ei-kiireellisiin ja ei-tärkeisiin asioihin voi johtaa riippuvuuteen muista perustoistasi, työpaikkojen menettämiseen, vastuuttomuuteen jne…

Quadrantti 4 Esimerkkejä

• Triviaali kiireinen työ
• Tyhjänpäiväinen nettisurffailu
• Liian paljon televisiota
• Paljon miellyttäviä aktiviteetteja

Miten käytän tätä parantaakseni elämääni?

A. Tunnista kvadrantin 2 toiminnot.

• Kirjoita ylös kaikki kvadrantin 1 ja 3 toiminnot, joita teet rutiininomaisesti (kaikki kiireelliset asiat)
• Kirjoita ylös, miten voit estää näitä asioita toistumasta tai muuttumasta ylipäätään kiireellisiksi:

B. Vapauta aikaa kvadrantti 2:n toiminnoille

• Katso kaikki asiat kvadrantissa 4 ja LOPETA SEN TEKEMINEN!
• Katsokaa kaikkia kvadrantissa 3 olevia asioita ja lopettakaa niidenkin tekeminen. Tämä on vaikeampaa, koska siihen kuuluu EI sanominen ihmisille.
• Sinulla pitäisi nyt olla aikaa käyttää kvadrantti 2:een

C. Varaa aikaa kvadrantti 2:lle

• Varaa aikaa kvadrantti 2:n toimintojen tekemiseen.
  (Laita ne kalenteriisi aivan kuten tapaamiset).
• TOTEUTTAA AIKATAULUTTAMASI TEHTÄVÄT!

D. Vähennä kvadrantti 1:tä

• Kauneinta siinä, että vietät enemmän aikaa kvadrantti 2:ssa, on se, että sen pitäisi hitaasti vähentää kaikkia kvadrantti 1:n aktiviteettejasi.
• Kun vähennät kvadrantti 1:n aktiviteettejasi, sinulla on enemmän aikaa kvadrantti 2:lle, jolloin syntyy lentopyöräilmiö.

Yksinkertaista, eikö?

Ei ihan. Kysymykseen ”Mikä on minulle tärkeää?” ei yleensä ole yksinkertaista vastausta.

Mikä kvadrantti olen?

Esimerkki 1: Menen urheilutapahtumaan(jääkiekko-, pesäpallo-, jalkapallo-otteluun jne…)

Mihin kvadranttiin tämä kuuluu? Vastaus on, että se riippuu SINUN prioriteeteistasi ja siitä, mikä on SINULLE tärkeää. Päällisin puolin se näyttää selvästi Q4-kohteelta – ajanhukkaajalta. Ei kiireellinen eikä todellakaan tärkeä.

Mutta se voi olla Q2-tapahtuma (tärkeä), jos pidät tapahtumaa tilaisuutena viettää laatuaikaa rakentaen suhteita vanhempiesi, lastesi tai ystäviesi kanssa.

Esimerkki 2: TV:n katselu

Yksiselitteisesti toinen Q4-kohde: Ajan tuhlaaja. Vai onko se? Jos television katselu on sinulle stressinlievittäjä ja toimii keinona rauhoittua ja rentoutua hektisen päivän jälkeen, se voi hyvinkin olla Q2-toimintaa. Kunhan vain kehystät sen oikein ja kulutat sen oikealla tavalla.

Jotta voisit menestyä tällä menetelmällä, sinulla on oltava hyvin selkeä käsitys siitä, mikä on sinulle tärkeää, mitkä ovat pitkän aikavälin tavoitteesi jne… Jos haluat lisätietoja siitä, miten voit suunnitella viikkosi tämän kehyksen mukaisesti, katso blogikirjoitukseni aiheesta Miten suunnittelen viikkoni.

Related Reading

• The Eisenhower Box by James Clear
• The Eisenhower Matrix by ToDoist.com
• The One Thing for Extraordinary Results
• Reaktiivinen vs. proaktiivinen kieli
• Stewardship Delegation
• Weekly Planning

viestit.