Free Press

Huomaa: Tämä opas on tarkoitettu vain tiedoksi. CSC ei tarjoa SEC-palveluja.

Delaware ja New York ovat osavaltioita, joissa on paljon yhtiöitä. Yritysten U.S. Securities and Exchange Commissionin (SEC) arkistointitarpeet ovat molemmissa osavaltioissa yleensä korkeimmillaan vuoden loppupuolella.

Voidaksemme auttaa sinua selviytymään kiireisestä sesongista ja sen jälkeenkin olemme koonneet seuraavat ohjeet yritysten arkistointityötä varten Delawaressa ja New Yorkissa.

• Delaware-yritystoiminnan arkistointi yleisiä tietoja
• Keskeytysajat
• Preclearance
• Tarkistusvaihtoehdot
• New York-yritystoiminnan arkistointi yleisiä tietoja
• Keskeyty-off times
• Expediting options
• Preclearance

Format: Asiakirjat on toimitettava 8½” x 11″ paperilla, jonka marginaalit ovat 1″ sivuilla, 2″ ylhäällä ja 1½” alhaalla. On käytettävä mustaa mustetta.

Legabiliteetti: Yritystiedostojen on oltava luettavissa, jotta valtion sähköinen skannausjärjestelmä voi hyväksyä ne.

eFiling: Delaware edellyttää, että vuosikertomukset jätetään sähköisesti. Division of Corporationsin sähköinen yritysilmoitussovellus on käytettävissä päivittäin klo 8.00-23.45 ET.

Käsittelyajat: Delaware käsittelee kiireettömät hakemukset kolmesta viiteen arkipäivää. Maaliskuun, kesäkuun ja joulukuun ruuhkakuukausina on odotettavissa viiveitä, jolloin hakemusten käsittely voi kestää jopa kolmesta neljään viikkoa. Pikapalvelua on saatavilla kaikentyyppisille hakemuksille (lisätietoja jäljempänä).

Toimituspäivämäärät: Voimaantulopäivämäärät ja -ajat ovat sallittuja yhtiöille enintään 90 päivää hakemuksen jättöpäivän jälkeen, osakeyhtiöille (LLC) 180 päivää ja kommandiittiyhtiöille (LP) 180 päivää. Kaikissa toimitetuissa yhtiöiden ilmoituksissa, jotka sisältävät voimaantulopäivän ennen jättöpäivää, on oltava maininta ”vain kirjanpitotarkoituksiin.”

Valtiosta poistuminen: Yritysten, jotka poistuvat Delawaren osavaltiosta purkamisen, sulautumisen tai muuntamisen vuoksi, on jätettävä vuosikertomus kuluvalta vuodelta. Jos niiden asiakirjoissa on voimaantulopäivä seuraavana kalenterivuonna, niiden on annettava vuosikertomus myös kyseiseltä vuodelta. Kuluvan vuoden vuosikertomukset voidaan toimittaa sähköisesti joulukuun puolivälistä alkaen. Seuraavaa kalenterivuotta koskevat vuosikertomukset on toimitettava paperikopioina. Kommandiittiyhtiöiden ja kommandiittiyhtiöiden on maksettava vain 300 dollarin franchising-vero kuluvalta vuodelta ilmoitushetkellä.

Globaali ilmoitusmenettely: Delawaressa on käytössä ”globaali jättämismenettely”, jonka ansiosta jättäjät voivat varmistaa jättöpäivämäärät juhlapyhinä ja viikonloppuisin 1 000 dollarin maksua vastaan per jättö. Jotta osavaltio olisi oikeutettu tähän, sen on saatava yritystiedot 24 tuntia etukäteen. Osavaltio luovuttaa todisteet seuraavana pankkipäivänä.

Katkaisuajat

Rutiininomaisen tiedoksiannon päättymisaika Delawaressa ET:ssä on klo 21.00. Nopeutetun tiedoksiannon päättymisaika on:

• 24-tunnin tiedoksianto: klo 19.00>
• Päiväkohtainen tiedoksianto: klo 14.00>
• Kahden tunnin tiedoksianto: klo 19.00.
• Tunnin palvelu: klo 21.00
• 30 minuutin palvelu: klo 21.00

Preclearance

Preclearance on keino varmistaa, että asiakirjasi ovat hyväksyttäviä osavaltiolle ennen varsinaista hakemuksen jättämistä, ja se on erityisen hyödyllinen kiireellisissä yrityshakemuksissa, koska se voi auttaa vähentämään hylkäämisen todennäköisyyttä. Asianajotoimistot pyytävät usein asiakirjojen esiselvitystä monimutkaisempia toimia, kuten sulautumisia, muuntamisia ja uudelleen laadittuja todistuksia varten. Delaware sallii esiselvityksen ennen asiakirjojen jättämistä kaikille yritysasiakirjoille vuosikertomuksia lukuun ottamatta.

Kun toimitat asiakirjat esiselvitystä varten, Division of Corporationsin henkilökunta tarkastaa ne mahdollisten ristiriitaisuuksien tai puutteiden varalta ja palauttaa ne sen jälkeen ilmoittaen, voidaanko ne hyväksyä jätettäviksi. Ilmoituksessa ilmoitetaan Delawaren yhtiöiden jättämismaksun vähimmäismäärä ja mahdolliset jättöhetkellä maksettavat franchising-verot.

Ainoat Delawaressa saatavilla olevat nopeutetut esiselvityspalvelut ovat 24- ja kaksituntiset. Delaware veloittaa 100 dollaria 24 tunnin nopeutetusta esiselvityksestä ja 500 dollaria kahden tunnin nopeutetusta esiselvityksestä. Kaikki nopeutetut ennakkoilmoitukset on jätettävä ennen kello 19.00. Vuoden loppupuolella, yleensä joulukuun puoliväliin mennessä, 24 tunnin ennakkoilmoituspalvelu voi viivästyä suuren volyymin vuoksi.

Lähettäkää hakemuksenne ajoissa varmistaaksenne hakemuksen jättöpäivän ja välttääksenne viivästykset. Jos hakemus hylätään, Delaware antaa hakijoille viisi arkipäivää aikaa korjata asiakirjoja ja varmistaa silti alkuperäinen jättöpäivä.

Delawaren osavaltiosihteeri

Yleisimmät hakemukset	Valtion maksut*
Yritysmuotoinen yhtiöittämisliike Muodost: LLC tai LP	$139 $140 tai $250
Muutos: Muutos: LLC tai LP	244 250
Uudistettu todistus: Corporation Restated certificate: LLC tai LP	$244 $250
Merkintätodistus
Yhdistyminen: DE-yhtiö selviytyy Sulautuminen: DE LLC tai LP säilyy	289 250
Muunnos DE-yhtiöksi Muunnos. DE LLC:ksi tai LP:ksi	$214 + yhtiöittäminen $250 + perustaminen
Lopettaminen: Pitkä muoto Liukeneminen: Lyhyt lomake	254$ + Franchise Tax 60$ + Franchise Tax
Purku: LLC tai LP	250$ + Franchise Tax
Lakkauttaminen: Corporation Lakkauttaminen: LLC tai LP	$219 + Franchise Tax $250 + Franchise Tax
Preclearance

*Valtion maksuihin sisältyy 50 $:n oikeaksi todistettu jäljennös ja yhtiöiden osalta piirikunnan rekisteröintimaksu ensimmäiseltä sivulta; lisää 9 $ sivulta ensimmäisen jälkeen. Katso jäljempänä lisämaksut nopeutetuista arkistoinneista.

Pikavaihtoehdot

Pikapalvelu on saatavilla useimpiin Delawaren arkistointeihin – maksua vastaan. Taulukossa 1 on lueteltu kuhunkin yrityshakemustyyppiin liittyvät palvelumaksut. Voit päivittää saman päivän, kahden tunnin tai yhden tunnin palvelun normaalien määräaikojen puitteissa.

Huomaa, että 30 minuutin palvelu on saatavilla 1500 dollarin maksua vastaan. Vain rekisteröidyt asiamiehet voivat kuitenkin hakea 30 minuutin palvelua, ja niiden on täytettävä seuraavat kriteerit:

• Asiakirjan on oltava esiselvitetty selkeällä kirjeellä (ei virheitä).
• Esiselvitetyn asiakirjan on oltava täsmälleen sama asiakirja, joka toimitettiin.
• Kaikki franchising-verot ja vuosiraportit on maksettava ja jätettävä etukäteen.
• Yhteisön on oltava hyvässä asemassa.

Taulukko 1 – Nopeutetut palvelut, m.

1 500 dollaria, jos 30 minuutin aika täyttyy; muussa tapauksessa 1 000 dollaria

Tunnin palvelu

9 p.m.

1 000 dollaria per hakemus

Kahden tunnin palvelu

7 p.m.

500 dollaria per arkistointi

Palvelu samana päivänä

2 p.m.

100 dollarin minimi, 200 dollarin maksimi

Peitelehti: New Yorkissa edellytetään, että kaikkiin yhtiöiden liiketoimintailmoituksiin on liitettävä kansilehti eli ”backer”. Backerin on sisällettävä:

• Asiakirjan nimi (esim. ”Articles of Incorporation of ”)
• Säädös, jonka nojalla se jätetään jätettäväksi
• Asiakirjan jättäjän nimi ja osoite

Back-dating: Yritysilmoituksia ei voi takautuvasti päivittää.

Online-ilmoitus: New Yorkin sähköinen yritysilmoitus on saatavilla perusmuodostelmille (osakeyhtiöt ja LLC:t) ja yleistarkoitukseen tai perusosakkeisiin perustuville rakenteille. Kun hakemus jätetään verkossa, todisteet ovat jättäjän saatavilla muutamassa tunnissa. Todisteet toimitetaan verkossa vain mustavalkoisessa muodossa.

Käsittelyajat: Ei-pikapalvelupyynnöt, mukaan lukien asiakirjojen arkistointi, saadaan yleensä valmiiksi seitsemässä arkipäivässä, postitusaikaa lukuun ottamatta.

Hylätyt hakemukset: Hylätyt yritysten SEC-ilmoitukset eivät säilytä jättöpäiväänsä.

LLC-pätevyydet: LLC:n kelpoisuushakemuksissa on lueteltava yhteisön kotivaltiotiedot, mukaan lukien voimassa oleva osoite, myöntävän valtion virkailijan nimi ja titteli sellaisena kuin ne näkyvät hyvien toimintaedellytysten todistuksessa. LLC:n julkaiseminen: New Yorkin laki edellyttää, että LLC:n on julkaistava jäljennös yhtiöjärjestyksestään tai LLC:n perustamiseen liittyvä ilmoitus määrätyissä sanomalehdissä 120 päivän kuluessa alkuperäisen yhtiöjärjestyksen voimaantulosta.

• Ilmoituksissa on mainittava pääasiallinen toimipaikka sekä allekirjoittajan nimi ja asema (jäsen, toimitusjohtaja tai valtuutettu henkilö).
• Yhteisön toimipisteen piirikunnan kanslian virkailijan on määrättävä sanomalehdet, joissa nämä ilmoitukset julkaistaan. Kukin sanomalehti voi toimittaa yritykselle affidavit of publication.
• L LLC:n on tämän jälkeen toimitettava New Yorkin osavaltionministeriölle todistus julkaisemisesta ja maksettava 50 dollarin maksu kunkin sanomalehden toimittamien affidavit of publication -asiakirjojen kanssa: New York Department of State, Division of Corporations
  One Commerce Plaza
  99 Washington Avenue
  Albany, NY 12231

Kannan muutokset: Osakemuutoksissa on mainittava muutosprosentti tarvittaessa.

New Yorkin osavaltiosihteeri

Yhteiset ilmoitukset	Valtion maksut**
Yhtiöittäminen tai perustaminen LLC:n perustaminen Not for profit (NFP)	125 200 75
Muutos: Kaikki paitsi NFP	$60 $30
Kelpoisuus: INC Qualification: INC Qualification: INC Qualification: LLC NFP	$225 $250 $135
Lopettaminen tai peruuttaminen
Sulautuminen: Kaikki
Muutokset: Vain LLC:t

**Valtion maksut eivät sisällä 10 dollarin maksua oikeaksi todistetusta jäljennöksestä, johon lisätään mahdolliset sovellettavat pikatoimitusmaksut.

Lopetusaika

New York noudattaa tiukasti lopetusaikoja, erityisesti vuodenvaihteessa. Määräajat ovat seuraavat:

• Rutiinipalvelut: Tämä tarkoittaa, että 24 tunnin, 48 tunnin ja rutiinipalveluihin voi kohdistua pieniä muutoksia.
• 24 tunnin palvelu:
• Päiväpalvelu: 11:15
• Kahden tunnin palvelu: 13:45

***24 tunnin palvelu on yleensä lähempänä 48 tuntia kaikkien todisteiden osalta.

Tarkistusvaihtoehdot

Taulukko 2 – Nopeutetut palvelut, New York Division of Corporations

Pikavaihtoehto	Valtion katkaisuaika (ET) 30-minutes notice required	Fee per filing
24-48 hour filing	3:30 p.m.
Samana päivänä arkistointi (sanallinen vain klo 16:00 asti.)	11:45 e.m.
Kahden tunnin arkistointi	1:45 p.m.

Huomaa: Edellä luetellut nopeutetun palvelun maksut koskevat erikseen yrityshakemusten käsittelyä ja varmennettujen todisteiden toimittamista. (Esimerkiksi 24 tuntia kestävän hakemuksen ja todisteiden jäljennöksen sisältävän nopeutetun käsittelyn maksut ovat yhteensä 50 dollaria). Pikapalveluja voi yhdistellä ja yhdistellä, esimerkiksi samana päivänä tapahtuvaa yrityshakemuksen käsittelyä ja 24 tunnin palvelua todistuskopion toimittamista varten. Et voi tehdä päinvastoin, esimerkiksi 24 tunnin palvelua yrityshakemuksen tekemiselle ja saman päivän palvelua todisteiden oikeaksi todistetulle jäljennökselle.

Maksut nopeutetusta käsittelystä on suoritettava erillään yrityshakemusmaksusta. Nopeutetun käsittelyn maksuja ei palauteta. Jos yritysilmoitukset ovat puutteellisia, ulkoministeriö pidättää oikeuden pidättää maksun nopeutetusta käsittelypalvelusta. Osavaltio lähettää hakijalle kirjeen, jossa todetaan puutteet pyydetyn nopeutetun käsittelyn määräajassa.

Jos hakija haluaa nopeuttaa korjattujen, uudelleen toimitettujen asiakirjojen käsittelyä, hänen on maksettava toinen, ei-palautettava nopeutetun käsittelyn maksu.

Preclearance

Preclearancea ei ole saatavissa New Yorkin yrityshakemuksille. Vaihtoehtoisesti yritykset voivat toimittaa hakemukset allekirjoittamattomina ja ilman tukijaa, jolloin ne kuitenkin hylätään. Kun osavaltio palauttaa asiakirjat, se ilmoittaa, onko niissä muita ongelmia. Kaikkia tavanomaisia maksuja sovelletaan.