Free Press

Ennen teknologiabuumia toimiston puhelimeen vastaaminen onnistui vain yhdellä tavalla – jonkun täytyi vastata puhelimeen fyysisesti. Nykyään sinulla on paljon vaihtoehtoja.

Puhelinpuiden, automatisoitujen puhelinjärjestelmien ja automaattisten puhelinvastaajien ansiosta et enää edes tarvitse oikeaa ihmistä puhelimeen. Vai tarvitsetko?

Teknologian aikakaudella inhimillinen vuorovaikutus on arvokkaampaa kuin koskaan. Se ei kuitenkaan tarkoita, etteikö teknologia auttaisi. Jos et halua tai sinulla ei ole varaa talon sisäiseen vastaanottovirkailijaan, sinulla on kaksi päävaihtoehtoa – automaattinen puhelinjärjestelmä tai tekniikkaa hyödyntävä virtuaalinen vastaanottovirkailija. Mikä toimii parhaiten? Teknologia vai ihminen? Olemme huomanneet, että usein teknologian ja inhimillisen elementin yhdistelmä on se, jolla on suurin vaikutus.

Automaattinen puhelinvastaajajärjestelmä.

Automaattinen vastauspalvelu tai vuorovaikutteinen puhevastejärjestelmä on puhelinjärjestelmä, joka on vuorovaikutuksessa soittajien kanssa ilman, että linjalla on oikea ihminen. Koko puhelu tai puhelun puhelinpuuosuus hoidetaan vuorovaikutuksessa esiasetetun koneen kanssa.

Nämä järjestelmät vaihtelevat sen mukaan, mitä etsit, mutta niillä on joitakin yleisiä yhteisiä teemoja. Ne tyypillisesti vastaavat saapuviin puheluihin ja toistavat viestin, minkä jälkeen soittajia pyydetään joko puhumaan vastauksena kysymykseen tai painamaan nappia. Järjestelmästä, vaihtoehdoista ja soittajan syötteistä riippuen automaattinen puhelinjärjestelmä voi sitten soittaa ennalta nauhoitettua tietoa, ohjata soittajan eteenpäin puhelinjärjestelmässä tai yhdistää hänet ihmiselle.

Automaattisen puhelinjärjestelmän vahvuudet:

• Hinnaltaan edullinen
• Helppo käyttää
• Räätälöitävissä

Automaattisen puhelinjärjestelmän heikkoudet:

• Inhimillisen vuorovaikutuksen puute vaikuttaa negatiivisesti asiakaspalveluun
• Automaattisten järjestelmien tehottomuus voi turhauttaa tai hämmentää soittajia
• Ellei säännöllistä valvontaa, on olemassa riski huomaamattomista toimintahäiriöistä

Automaatio on tulevaisuutta, eikö? Vaikka automatisointi kuulostaa aina hyvältä idealta, automatisoitu puhelinjärjestelmä on vaarassa vieraannuttaa sinut asiakkaistasi tai potentiaalisesta uudesta asiakkaasta asettamalla mekaanisen muurin heidän ja sinun välillesi. Se voi säästää rahaa, mutta vaarana on myös, että menetät korvaamattomia asiakkaita ja aikaa.

Teknologiaa hyödyntävä virtuaalinen vastaanottovirkailijapalvelu.

Virtuaalinen vastaanottovirkailijapalvelu on aito, elävä vastaanottovirkailija, joka vastaa yrityksesi puhelimeen ja on keskeinen osa yrityksesi tiimiä ja teknistä työkalupakkia – mutta sen sijaan, että hän työskentelisi toimistossasi, hän työskentelee omassa toimistossaan. Ruby sijaitsee Portlandissa, Oregonissa.

Erilaiset virtuaalivastaanottovirkailijapalvelut tarjoavat erilaisia ominaisuuksia.

Ruby Receptionists tarjoaa täyden valikoiman puhelinpalveluita, mukaan lukien 100-prosenttinen live-puhelujen vastaaminen, espanjankieliset vastaanottovirkailijat, viestien vastaanottaminen ja vastaajapostilaatikot, puhelujen siirtäminen, puhelujen vastaanotto, hienostunut puhelujen käsittely, ominaisuuksiltaan runsas Ruby-mobiilisovellus ja ulospäin suuntautuvat soitot – ja tämä on vain muutamia esimerkkejä. Vaikka soittajista huolehtii oikea ihminen, Rubyn oma teknologia tarjoaa vastaanottovirkailijalle (ja sinulle!) välineet, joita tarvitaan soittajan parhaan mahdollisen kokemuksen tarjoamiseen. Rubyn teknologian suurin etu? Soittajat eivät edes tiedä, että vastaanottovirkailija ei työskentele toimistossasi!

Suurimpana eroavaisuutena automaattisen palvelupalvelun ja virtuaalivastaanottovirkailijapalvelupalvelupalvelupalvelun välillä voidaan pitää tapaa, jolla teknologiaa käytetään. Automaattisessa palvelussa saat periaatteessa robotin. Virtuaalinen vastaanottovirkailijapalvelu taas on teknologiaa hyödyntävä, mutta silti oikea ihminen. Saat kaikki kehittyneen teknologian edut, ja asiakkaasi saavat puhua oikean, elävän ihmisen kanssa. Ystävällinen ääni linjan toisessa päässä tekee hyvän vaikutuksen, joka auttaa sinua saamaan asiakkaita.

Virtuaalisen vastaanottovirkailijan vahvuudet:

• Edistykselliset virtuaaliset vastaanottovirkailijapalvelut mahdollistavat korkeatasoisen räätälöinnin
• Vastaanottovirkailijat antavat soittajille fantastisen ensivaikutelman

Virtuaalisen vastaanottovirkailijan heikkoudet:

• Kalliimpi kuin automaatiojärjestelmä
• Vastaanottovirkailijoille antamiesi tietojen rajoittaminen
• Palvelut eivät ole 24/7 niin kuin automaattinen järjestelmä voisi olla

Tutustu kaikkeen virtuaaliseen vastaanottovirkailijapalveluun!

Mikä sopii sinulle?

Yrityksen koko, mieltymykset, puheluiden määrä, toimiala. Kaikilla näillä tekijöillä on tärkeä rooli valittaessa oikeaa palvelua yrityksesi yksilöllisiin tarpeisiin. Jos asiakaspalvelu on sinulle tärkeää, suosittelemme aina, että tarjoamme soittajille oikean ihmisen yhteydenoton robotin sijaan (itse asiassa meillä on laskuri, joka korostaa oikeiden vastaanottovirkailijoiden ROI:ta puhelimessasi). Se kertoo asiakkaillesi, että he ovat sinulle tärkeitä. Se on pieni asia, jonka yrityksesi voi tehdä tehdäkseen hyvän vaikutelman, joka tekee soittajista uskollisia asiakkaita.