Tilausprosessin standardoiminen organisaatiossa edellyttää dokumentointia. Hankintajärjestelmän käyttöönotto hillitsee kustannuksia ja luo paperijäljen, joka helpottaa tarkastusta. Ostotilauksen ja ostopyynnön hankkiminen ovat molemmat keskeisiä prosesseja hankittaessa tuotteita, joita yritys tarvitsee selviytyäkseen. Jokainen ostokäytäntö ja -menettely on erilainen, joten on tärkeää ensin ymmärtää nämä kaksi järjestelmää ja se, miten ne voivat virtaviivaistaa toimintojasi.
Ostopyyntö & Ostotilauksen erot
Ostopyyntö on sisäinen asiakirja, jossa yksi osasto pyytää toiselta osastolta lupaa ostaa tavaroita tai palveluja. Ostotilaus luodaan ostopyynnön jälkeen, ja se on asiakirja, jota käytetään näiden tavaroiden tai palvelujen todelliseen ostamiseen ulkopuoliselta myyjältä.
Ostopyynnöt ovat enemmän osastojen välisiä lomakkeita, joiden avulla suuremmat organisaatiot voivat hoitaa kirjanpitonsa ja taloutensa paremmin. Mitä suuremmasta yrityksestä on kyse, sitä enemmän tarvitaan hankintaprosessia. Virtaa ei yksinkertaisesti voi seurata ilman, että se pannaan paperille.
Mikä on ostopyyntö?
Ostopyyntö, joka tunnetaan myös nimellä ostopyyntölomake, on asiakirja, jota käytetään ostotilauksen pyytämiseen. Se on ensimmäinen vaihe yrityksen hankintaprosessissa, kun yritys hankkii tarvikkeita, palveluja ja ostoja hankintaosastolta.
Ostopyyntölomakkeet ovat ostajan laatimia asiakirjoja, jotka toimitetaan talousosastolle. Sen avulla saadaan lupa aloittaa hankintaprosessi ulkopuolisen toimittajan kanssa. Odotat ”peukkua”, jotta voit ostaa työn suorittamiseen tarvittavia tavaroita tai palveluita.
Firman käteisvaroilla ei voi sekoilla. Tarvitset hyväksymisprosessin validointia varten. Tämä toimii ensimmäisenä askeleena tehokkaan, läpinäkyviä kirjauksia sisältävän kirjausketjun luomisessa. Se osoittaa IRS:lle, että huolehdit yrityksen talouden seurannasta.
Hankintaosasto tarkastelee vain tietyn dollarimäärän ylittäviä ostopyyntölomakkeita. Jokaisessa yrityksessä on eroja, mutta keskimääräinen kustannus on kaikki 5000 dollaria ja enemmän. Jokainen tilauspyyntömääräys edellyttää tiettyjä tietoja. Nämä voivat vaihdella toimialoittain ja tarpeiden mukaan, mutta tyypillisesti tilauspyyntö edellyttää seuraavia tietoja:
- Pyynnön tekevän osaston nimi
- Ostajan toimipaikka ja postiosoite
- Tarvikkeiden tarkka määrä
- Tarvikkeiden kuvaus
- Ulkopuolisen tavarantoimittajan juridinen nimi
- Oston odotettu hinta
- Pyydetty toimituspäivä
Mitä enemmän tietoja kirjanpito-osastolla on, sitä enemmän se helpottaa ostoprosessia. Hyvä esimerkki ostopyynnöstä on, kun työntekijä tarvitsee työssään laitteita tai jatkuvia palveluja.
Miksi tarvitset ostopyynnön
Kun ehdotettu osto ylittää tietyn summan, se halutaan dokumentoida verotusta varten. Jokaisen organisaation on ostettava tavaroita, mutta ilman paperijälkiä petosten todennäköisyys kasvaa huomattavasti. Yrityksen on säilytettävä jonkinlainen kontrolli taskukirjaansa kohtaan. Tämän estämiseksi hankintaosastolla on tärkeä tehtävä toimitusketjussa. He ovat toinen silmäpari, joka tarkkailee lähtevää rahaa. Tämä on olennainen strategia pienille yrityksille, joissa jokainen sentti on tärkeä.
Mikä on ostotilaus?
Se on hankintajärjestelmän seuraava vaihe. Kun tilauspyyntö on hyväksytty, sille annetaan ostotilausnumero ja se lähetetään myyjälle. Tämä ulkoinen asiakirja käynnistää myyntitapahtuman ja on kaikkia osapuolia sitova sopimus. Ostotilausjärjestelmä on suunniteltu järjestelmällistä kirjanpitoa varten. Myönnetty tilausnumero vastaa yleensä tilauspyynnön numeroa, ja ne arkistoidaan yhdessä. Aivan kuten ostopyyntö, myös ostotilaus edellyttää tiettyjä tietoja, kuten:
- Hankintatoimiston nimi
- Ostettavat tuotteet
- Maksuehdot
- Laskutusohjeet
- Lähetysosoite
- Ostotilausnumero
Ostotilaukset toimivat keskeisinä tositteina koko kirjanpitojärjestelmässä ja ne vauhdittavat kirjanpitoa. Ne auttavat yrityksiä valmistautumaan asianmukaisesti tilintarkastuksiin. Et halua etsiä viime hetkellä 10 kuukauden takaista kuittia. Tehokkaat prosessit säästävät yrityksen rahaa.
Ostotilauksia voidaan pyytää myös sisäisiä tapahtumia varten. Näin tapahtuu, kun yrityksen yksi osasto haluaa ostaa tavaroita tai palveluita toiselta. Tällöin tarvitaan osastojen välinen ostotilaus tavaroiden ja palvelujen vaihdon seuraamiseksi. Tämä voi olla erityisen hyödyllistä suuremmille yrityksille, joissa on osastoja, joilla on erilliset toimintabudjetit.
Miksi tarvitset ostotilauksen
Yrityksen ei pitäisi koskaan tyytyä suulliseen sitoumukseen. Siihen liittyy suuri oikeudellinen riski. Ostotilaukset tuovat asiat paperille. Kun uusia virkoja tehdään, ne auttavat välttämään päällekkäisiä tilauksia. Tämä on erityisen tärkeää, kun yrityksesi laajenee. Ostoja on vaikeampi seurata ilman ostotilauksen kaltaista määrättyä numeroa.
Tietyissä tilintarkastuksissa vaaditaan myös ostotilausten esittämistä. Tämä toimii todisteena siitä, että johtaja on hyväksynyt ostopäätöksen. Se on nopeampaa ja tehokkaampaa kuin kuittilaatikon penkominen. Se myös estää sinua hukkaamasta varoja tai mutkistamasta kirjanpitokäytäntöjä.
Ostotilaukset voivat auttaa yritystä välttämään yllättävät hinnankorotukset. Jos toimittaja muuttaa kustannuksiaan tilauspäivän ja toimitus- tai laskutuspäivän välillä, ostotilaus selventää alkuperäistä hintaa. Toimittajan on pidettävä kiinni sopimuksesta, koska ostotilaus on oikeudellinen asiakirja. Tämä selventää mahdollisia väärinkäsityksiä tai varojen väärinkäyttöä.
PO-prosessi pitää myös tilaukset ja laskut kurissa. Sen avulla on helppo tunnistaa, mitä tuotteita kulloinkin on tulossa, ja se auttaa varastonhallintaa. Jos sinulla on toistuvia tilauksia, se auttaa lajittelemaan laskutusta myöhemmässä vaiheessa.
Ostamisen tulevaisuus
Kaikki nämä vaihdot ja asiakirjat tuntuvat työläältä. Varsinkin kun otetaan huomioon nykyaikaisen sähköisen hankintateknologian mahdollisuudet. Ostotilausohjelmisto voi automatisoida ja valvoa koko prosessia. Tämä tarkoittaa, ettei enää tarvitse odottaa allekirjoitusta jonkun työpöydällä. Kun hankintaprosessi digitalisoidaan, palloja ei pudoteta. Luvista voi tulla lähes välittömiä ja resursseja voidaan nopeuttaa. Ihmiset voivat keskittyä enemmän liiketoiminnan edistämiseen ja vähemmän vähäpätöisiin tehtäviin.
Elektroninen hankintajärjestelmä integroituu helposti muihin rahoitusalustoihin. Yritys, joka hyödyntää kehittyneitä digitaalisia prosesseja sen sijaan, että luottaisi Exceliin tai sähköpostiin, voi nauttia kustannusten merkittävästä vähenemisestä, suuremmasta menojen valvonnasta ja virtaviivaistetusta hankintaprosessista. Automaatio on hankintojen tulevaisuus.