Die Standardisierung des Bestellvorgangs in einem Unternehmen erfordert Dokumentation. Durch die Einrichtung eines Beschaffungssystems werden die Kosten kontrolliert und ein Papierpfad für eine einfachere Prüfung geschaffen. Die Einholung einer Bestellung bzw. einer Bestellanforderung sind beides Schlüsselprozesse bei der Beschaffung von Artikeln, die ein Unternehmen zum Überleben benötigt. Jede Beschaffungspolitik und jedes Verfahren ist anders, daher ist es wichtig, diese beiden Systeme zu verstehen und zu wissen, wie sie Ihre Abläufe rationalisieren können.
Bestellanforderung & Unterschiede zur Bestellung
Eine Bestellanforderung ist ein internes Dokument, in dem eine Abteilung eine andere Abteilung um die Erlaubnis bittet, Waren oder Dienstleistungen zu kaufen. Eine Bestellung wird nach der Bestellanforderung erstellt und ist ein Dokument, das für den tatsächlichen Kauf dieser Waren oder Dienstleistungen von einem externen Lieferanten verwendet wird.
Bestellanforderungen sind eher abteilungsübergreifende Formulare, die es größeren Unternehmen ermöglichen, ihre Buchhaltung und Finanzen besser zu verwalten. Je größer das Unternehmen ist, desto größer ist der Bedarf an einem Beschaffungsprozess. Man kann den Fluss einfach nicht verfolgen, ohne ihn zu Papier zu bringen.
Was ist eine Bestellanforderung?
Eine Bestellanforderung, auch bekannt als Bestellformular, ist ein Dokument, das zur Anforderung einer Bestellung verwendet wird. Es ist der erste Schritt im Beschaffungsprozess eines Unternehmens, um Lieferungen, Dienstleistungen und Einkäufe von der Einkaufsabteilung zu erhalten.
Die Einkaufsanforderungsformulare sind Dokumente, die vom Einkäufer entwickelt und der Finanzabteilung vorgelegt werden. Es ist ein Mittel, um die Erlaubnis zu erhalten, den Beschaffungsprozess mit einem externen Lieferanten zu beginnen. Sie warten auf die Erlaubnis, Waren oder Dienstleistungen zu kaufen, die für die Ausführung eines Auftrags benötigt werden.
Man darf nicht mit Firmengeldern übertreiben. Sie brauchen ein Genehmigungsverfahren für die Validierung. Dies ist der erste Schritt zur Schaffung eines effizienten Prüfpfads mit transparenten Aufzeichnungen. Es zeigt dem Finanzamt, dass Sie sich um die Überwachung der Unternehmensfinanzen kümmern.
Die Einkaufsabteilung wird sich eine Bestellanforderung erst ab einem bestimmten Dollarbetrag ansehen. Das ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich, aber der Durchschnitt liegt bei einem Betrag von 5000 Dollar und mehr. Für jede Bestellanforderung sind bestimmte Informationen erforderlich. Diese können je nach Branche und Bedarf variieren, aber eine Bestellanforderung erfordert in der Regel Daten wie:
- Name der anfordernden Abteilung
- Standort und Postanschrift des Käufers
- Genaue Menge der Artikel
- Beschreibung der Artikel
- Rechtlicher Name des externen Lieferanten
- Erwarteter Kaufpreis
- Gewünschtes Lieferdatum
Je mehr Informationen die Buchhaltung hat, desto mehr erleichtert sie den Einkaufsprozess. Ein gutes Beispiel für eine Bestellanforderung wäre, wenn ein Angestellter Ausrüstung oder laufende Dienstleistungen für seine Arbeit benötigt.
Warum Sie eine Bestellanforderung benötigen
Wenn ein geplanter Kauf einen bestimmten Betrag übersteigt, möchten Sie dies für Steuerzwecke dokumentieren. Jedes Unternehmen muss Dinge einkaufen, aber ohne einen Nachweis auf Papier steigt die Wahrscheinlichkeit von Betrug erheblich. Ein Unternehmen muss eine gewisse Form der Kontrolle über sein Portemonnaie behalten. Um dies zu verhindern, kommt der Beschaffungsabteilung eine wichtige Rolle in der Lieferkette zu. Sie ist eine zweite Instanz, die das Geld, das ausgegeben wird, im Auge behält. Dies ist eine wichtige Strategie für kleine Unternehmen, in denen jeder Cent zählt.
Was ist eine Bestellung?
Dies ist der nächste Schritt in einem Einkaufssystem. Sobald eine Bestellanforderung genehmigt ist, wird ihr eine Bestellnummer zugewiesen und an den Lieferanten gesendet. Dieses externe Dokument leitet den Verkaufsvorgang ein und ist ein verbindlicher Vertrag für alle Beteiligten. Das Bestellsystem ist auf eine geordnete Buchführung ausgerichtet. Die zugewiesene Bestellnummer stimmt in der Regel mit der Bestellanforderungsnummer überein, und beide werden zusammen abgelegt. Genau wie eine Bestellanforderung erfordert eine Bestellung bestimmte Informationen wie:
- Name der einkaufenden Stelle
- Zu beschaffende Artikel
- Zahlungsbedingungen
- Rechnungsanweisungen
- Versand an Adresse
- Bestellnummer
Bestellungen dienen als Schlüsseldokumente im gesamten Buchhaltungssystem und beschleunigen die Buchführung. Sie helfen den Unternehmen, sich ordnungsgemäß auf Prüfungen vorzubereiten. Sie wollen nicht in letzter Minute nach einer Quittung von vor 10 Monaten suchen müssen. Effiziente Prozesse sparen einem Unternehmen Geld.
Bestellungen können auch für interne Transaktionen angefordert werden. Dies ist der Fall, wenn eine Abteilung eines Unternehmens Waren oder Dienstleistungen von einer anderen Abteilung beziehen möchte. In diesem Fall ist eine abteilungsübergreifende Bestellung erforderlich, um den Austausch von Waren und Dienstleistungen zu verfolgen. Dies kann besonders für größere Unternehmen hilfreich sein, die Abteilungen mit getrennten Betriebsbudgets haben.
Warum Sie eine Bestellung brauchen
Ein Unternehmen sollte sich niemals mit einer mündlichen Zusage zufrieden geben. Dies birgt ein hohes rechtliches Risiko. Bestellungen bringen die Dinge zu Papier. Wenn neue Stellen geschaffen werden, helfen sie, Doppelbestellungen zu vermeiden. Dies ist besonders wichtig, wenn Ihr Unternehmen expandiert. Ohne eine zugewiesene Nummer wie bei einer Bestellung ist es schwieriger, Einkäufe zu verfolgen.
Bei bestimmten Finanzprüfungen müssen Sie außerdem Bestellungen einreichen. Dies dient als Nachweis dafür, dass ein Manager eine Kaufentscheidung genehmigt hat. Das geht schneller und ist effizienter, als sich durch eine Schublade mit Quittungen zu wühlen. Es verhindert auch, dass Sie den Überblick über die Gelder verlieren oder die Buchführung verkomplizieren.
Bestellungen können einem Unternehmen helfen, überraschende Preiserhöhungen zu vermeiden. Wenn ein Lieferant seine Kosten zwischen dem Datum der Bestellung und dem Datum der Lieferung oder Rechnung ändert, wird in einer Bestellung der ursprüngliche Preis klargestellt. Der Lieferant muss sich an den Vertrag halten, da eine Bestellung ein Rechtsdokument ist. Damit ist die Möglichkeit von Missverständnissen oder veruntreuten Geldern ausgeschlossen.
Mit dem Bestellvorgang behalten Sie außerdem den Überblick über Ihre Bestellungen und Rechnungen. Es macht es einfach zu erkennen, welche Produkte zu einem bestimmten Zeitpunkt eingehen, und unterstützt die Bestandsverwaltung. Wenn Sie Nachbestellungen haben, hilft es, die Rechnungsstellung im Nachhinein zu sortieren.
Die Zukunft des Einkaufs
Alle diese Austauschvorgänge und Dokumente erscheinen wie Fleißarbeit. Vor allem, wenn man die Möglichkeiten der modernen E-Procurement-Technologie bedenkt. Bestellsoftware kann den gesamten Prozess automatisieren und überwachen. Das bedeutet, dass man nicht mehr auf eine Unterschrift auf dem Schreibtisch eines Mitarbeiters warten muss. Wenn der Einkaufsprozess digitalisiert ist, werden keine Bälle mehr fallen gelassen. Genehmigungen können fast sofort erteilt und Ressourcen beschleunigt werden. Die Mitarbeiter können sich mehr auf das eigentliche Geschäft konzentrieren und müssen sich weniger mit unbedeutenden Aufgaben befassen.
Ein elektronisches Beschaffungssystem lässt sich problemlos in andere Finanzplattformen integrieren. Ein Unternehmen, das ausgefeilte digitale Prozesse einsetzt, anstatt sich auf Excel oder E-Mail zu verlassen, kann von einer erheblichen Kostenreduzierung, einer besseren Kontrolle über die Ausgaben und einem gestrafften Einkaufsprozess profitieren. Automatisierung ist die Zukunft des Einkaufs.