La standardizzazione del processo di ordinazione in un’organizzazione richiede documentazione. Mettere in atto un sistema di approvvigionamento controlla i costi e crea una traccia cartacea per una più facile verifica. Ottenere un ordine di acquisto o una richiesta di acquisto sono entrambi processi chiave nell’acquisizione di articoli di cui un’azienda ha bisogno per sopravvivere. Ogni politica e procedura di acquisto è diversa, quindi è importante capire prima questi due sistemi e come possono ottimizzare le vostre operazioni.
Purchase Requsition & Purchase Order Differences
Una richiesta di acquisto è un documento interno in cui un dipartimento chiede ad un altro dipartimento il permesso di acquistare beni o servizi. Un ordine di acquisto viene creato dopo la richiesta ed è un documento che viene utilizzato per acquistare effettivamente quei beni o servizi da un fornitore esterno.
Le richieste di acquisto sono forme più interdipartimentali che permettono alle organizzazioni più grandi di gestire meglio la loro contabilità e le finanze. Più grande è il business, più c’è bisogno di un processo di approvvigionamento. Semplicemente non si può tracciare il flusso senza metterlo su carta.
Cos’è una richiesta di acquisto?
Una richiesta di acquisto, conosciuta anche come modulo di richiesta di acquisto, è un documento che viene utilizzato per richiedere un ordine di acquisto. È il primo passo nel processo di approvvigionamento di un’azienda per ottenere forniture, servizi e acquisti all’interno dell’ufficio acquisti.
I moduli di richiesta di acquisto sono documenti sviluppati dall’acquirente e presentati all’ufficio finanziario. È un mezzo per ottenere il permesso di iniziare il processo di approvvigionamento con un fornitore esterno. Si aspetta il “pollice in su” per acquistare beni o servizi necessari per completare un lavoro.
Non si può impazzire con il contante aziendale. Avete bisogno di un processo di approvazione ai fini della convalida. Questo serve come primo passo per creare una pista di controllo efficiente con registrazioni trasparenti. Mostra all’IRS che vi preoccupate di tenere traccia delle finanze aziendali.
L’ufficio acquisti guarderà solo un modulo di richiesta di acquisto oltre un certo importo di dollari. Ogni azienda è diversa, ma il costo medio è qualcosa che va dai 5000 dollari in su. Ogni ordine di requisizione richiede determinate informazioni. Questo può variare a seconda dell’industria e delle necessità, ma una requisizione richiede tipicamente dati come:
- Nome del dipartimento richiedente
- Luogo e indirizzo postale dell’acquirente
- Ammontare esatto degli articoli
- Descrizione degli articoli
- Nome legale del fornitore esterno
- Prezzo previsto per l’acquisto
- Data di consegna richiesta
Più informazioni ha il dipartimento contabile, più facilita il processo di acquisto. Un buon esempio di richiesta di acquisto potrebbe essere quando un dipendente ha bisogno di attrezzature o servizi continui per il suo lavoro.
Perché avete bisogno di una richiesta di acquisto
Quando un acquisto proposto supera un certo importo, volete documentarlo per scopi fiscali. Ogni organizzazione ha bisogno di comprare cose, ma senza una traccia cartacea, la probabilità di frode aumenta notevolmente. Un’azienda deve mantenere una qualche forma di controllo sul proprio portafoglio. Per prevenire questo, un dipartimento di approvvigionamento serve un ruolo importante nella catena di approvvigionamento. Sono un secondo set di occhi sul denaro che esce. Questa è una strategia essenziale per le piccole imprese dove ogni centesimo conta.
Cos’è un ordine di acquisto?
Questo è il passo successivo in un sistema di acquisto. Una volta che una richiesta è approvata, le viene assegnato un numero d’ordine d’acquisto e inviato al fornitore. Questo documento esterno avvia la transazione di vendita ed è un contratto vincolante per tutte le parti coinvolte. Il sistema dell’ordine di acquisto è progettato per una registrazione organizzata. Il numero dell’ordine di acquisto che viene assegnato generalmente corrisponde al numero della richiesta, e sono archiviati insieme. Proprio come una richiesta di acquisto, un PO richiede certe informazioni, come:
- Nome dell’ufficio acquisti
- Articoli da acquistare
- Termini di pagamento
- Istruzioni di fatturazione
- Spedizione all’indirizzo
- Numero ordine di acquisto
Gli ordini di acquisto servono come documenti chiave nell’intero sistema contabile e velocizzano la conservazione dei dati. Aiutano le aziende a prepararsi adeguatamente per gli audit. Non si vuole rimuginare all’ultimo minuto su una ricevuta di 10 mesi fa. Processi efficienti fanno risparmiare soldi all’azienda.
Gli ordini di acquisto possono anche essere richiesti per transazioni interne. Questo accade quando un reparto di un’azienda desidera acquistare beni o servizi da un altro. In questo caso, un ordine di acquisto interdipartimentale è necessario per tracciare lo scambio di beni e servizi. Questo può essere particolarmente utile per le grandi aziende che hanno reparti con bilanci operativi separati.
Perché avete bisogno di un ordine di acquisto
Un’azienda non dovrebbe mai accontentarsi di un impegno verbale. C’è una grande quantità di rischio legale coinvolto. Gli ordini di acquisto mettono le cose sulla carta. Quando si fanno nuovi ordini, aiutano ad evitare ordini duplicati. Questo è particolarmente importante man mano che il vostro business cresce. Sarà più difficile tracciare gli acquisti senza un numero assegnato come un PO.
Alcuni audit finanziari richiedono anche di consegnare gli ordini di acquisto. Questo serve come prova che un manager ha approvato una decisione di acquisto. È più veloce ed efficiente che scavare in un cassetto di ricevute. Ti impedisce anche di perdere la traccia dei fondi o di complicare le pratiche contabili.
Gli ordini di acquisto possono aiutare un’azienda ad evitare aumenti di prezzo a sorpresa. Se un fornitore cambia il suo costo tra la data dell’ordine e la data della consegna o della fattura, un PO chiarirà il prezzo originale. Il fornitore deve attenersi al contratto poiché un PO è un documento legale. Questo chiarisce qualsiasi potenziale di comunicazione errata o di appropriazione indebita di fondi.
Il processo dell’OP terrà anche sotto controllo i vostri ordini e le vostre fatture. Rende facile identificare quali prodotti stanno arrivando in qualsiasi momento e aiuta la gestione dell’inventario. Se hai ordini ripetuti, aiuta a ordinare la fatturazione in futuro.
Il futuro degli acquisti
Tutti questi scambi e documenti sembrano un lavoro. Specialmente considerando le capacità della moderna tecnologia di e-procurement. Il software degli ordini di acquisto può automatizzare e supervisionare l’intero processo. Questo significa niente più attesa di una firma sulla scrivania di qualcuno. Quando il processo di acquisto è digitalizzato, non si perdono le palle. Le autorizzazioni possono diventare quasi istantanee e le risorse accelerate. Le persone possono concentrarsi di più sulla guida del business e meno sui compiti meniali.
Un sistema di approvvigionamento elettronico si integra facilmente con altre piattaforme finanziarie. Un’azienda che utilizza sofisticati processi digitali piuttosto che fare affidamento su excel o e-mail può godere di una significativa riduzione dei costi, un maggiore controllo sulla spesa e un processo di acquisto semplificato. L’automazione è il futuro degli acquisti.