Padronizar o processo de pedidos dentro de uma organização requer documentação. A implantação de um sistema de suprimento controla os custos e cria um rastro de papel para facilitar a auditoria. A obtenção de um pedido vs requisição de compra são ambos processos chave na aquisição de itens que uma empresa precisa para sobreviver. Cada política e procedimento de compra é diferente, por isso é importante entender primeiro esses dois sistemas e como eles podem racionalizar suas operações.
Requisição de compra & Diferenças de pedidos de compra
Uma requisição de compra é um documento interno no qual um departamento pede permissão para comprar bens ou serviços a outro departamento. Um pedido é criado após a requisição e é um documento que é usado para realmente comprar esses bens ou serviços de um fornecedor externo.
Requisições de compra são formulários mais interdepartamentais que permitem às organizações maiores lidar melhor com sua contabilidade e finanças. Quanto maior o negócio, maior a necessidade de um processo de suprimento. Você simplesmente não pode acompanhar o fluxo sem colocá-lo no papel.
O que é uma requisição de compra?
Uma requisição de compra, também conhecida como formulário de solicitação de compra, é um documento que é usado para solicitar um pedido de compra. É o primeiro passo no processo de aquisição de uma empresa para obter suprimentos, serviços e compras do departamento de compras.
Os formulários de solicitação de compra são documentos desenvolvidos pelo comprador e apresentados ao departamento financeiro. É um meio de obter permissão para iniciar o processo de suprimento com um fornecedor externo. Você está esperando os “polegares para cima” para comprar bens ou serviços necessários para completar um trabalho.
Você não pode ficar louco com o dinheiro da empresa. Você precisa de um processo de aprovação para fins de validação. Isto serve como o primeiro passo para criar uma trilha de auditoria eficiente com registros transparentes. Ele mostra o IRS que você se preocupa em manter o controle das finanças da empresa.
O departamento de compras só vai olhar para um formulário de requisição de compra sobre um determinado valor em dólares. Cada empresa difere, mas o custo médio é qualquer coisa acima de 5.000 dólares. Cada pedido de requisição requer certas informações. Isto pode variar de acordo com a indústria e a necessidade, mas uma requisição normalmente requer dados como:
- Nome do departamento que solicita
- Localização do comprador e endereço para correspondência
- Quantidade exata de itens
- Descrição dos itens
- Nome legal do fornecedor externo
- Preço previsto de compra
- Data de entrega solicitada
Quanto mais informações o departamento de contabilidade tiver, mais facilita o processo de compra. Um bom exemplo de requisição de compra seria quando um funcionário precisa de equipamento ou serviços em andamento para seu trabalho.
Por que você precisa de uma requisição de compra
Quando uma proposta de compra excede um determinado valor, você quer documentar isso para fins fiscais. Toda organização precisa comprar coisas, mas sem um rastro de papel, a probabilidade de fraude aumenta enormemente. Uma empresa deve manter algum tipo de controle sobre sua carteira de bolso. Para evitar isso, um departamento de compras tem um papel importante na cadeia de suprimentos. Eles são um segundo conjunto de olhos sobre o dinheiro que sai. Esta é uma estratégia essencial para as pequenas empresas onde cada centavo conta.
O que é um Pedido de Compra?
Esta é a próxima etapa de um sistema de compras. Uma vez aprovada uma requisição, é-lhe atribuído um número de pedido de compra e enviado para o fornecedor. Este documento externo inicia a transação de vendas e é um contrato vinculativo para todas as partes envolvidas. O sistema de pedidos é projetado para a manutenção organizada de registros. O número do pedido que é atribuído geralmente corresponde ao número da requisição, e eles são arquivados juntos. Assim como uma requisição de compra, um pedido requer certas informações, como:
- Nome do escritório de compras
- Itens a serem comprados
- Termos de pagamento
- Instruções de faturamento
- Enviar para o endereço
- Número do pedido de compra
Os pedidos de compra servem como documentos-chave em todo o sistema de contabilidade e agilizam a manutenção de registros. Elas ajudam as empresas a se prepararem adequadamente para auditorias. Você não quer estar codificando de última hora para um recibo de 10 meses atrás. Processos eficientes poupam dinheiro para o negócio.
As ordens de compra também podem ser solicitadas para transações internas. Isto acontece quando um departamento de uma empresa deseja comprar bens ou serviços de outro. Neste caso, um pedido de compra interdepartamental é necessário para acompanhar a troca de bens e serviços. Isso pode ser particularmente útil para grandes negócios que têm departamentos com orçamentos operacionais separados.
Por que é necessário um pedido de compra
Uma empresa nunca deve estar satisfeita com um compromisso verbal. Há uma grande quantidade de risco legal envolvido. Os pedidos de compra colocam as coisas no papel. Quando novos posts são feitos, eles ajudam a evitar a duplicação de pedidos. Isto é particularmente importante à medida que o seu negócio aumenta. Será mais difícil acompanhar as compras sem um número atribuído como um PO.
Auditorias financeiras também exigem que você entregue os pedidos de compra. Isto serve como prova de que um gerente aprovou uma decisão de compra. É mais rápido e mais eficiente do que escavar uma gaveta de recibos. Também evita que você perca o controle dos fundos ou complique as práticas contábeis.
As ordens de compra podem ajudar uma empresa a evitar aumentos surpreendentes de preços. Se um fornecedor alterar o seu custo entre a data do pedido e a data de entrega ou fatura, um pedido irá esclarecer o preço original. O fornecedor deve manter o contrato, uma vez que um pedido é um documento legal. Isto esclarece qualquer potencial de erro de comunicação ou desvio de fundos.
O processo de pedido também manterá os seus pedidos e faturas sob controle. Isto facilita a identificação dos produtos que estão chegando a qualquer momento e ajuda na gestão do inventário. Se você tem pedidos repetidos, ajuda a classificar a fatura pelo caminho.
O Futuro das Compras
Todas essas trocas e documentos parecem ser um trabalho atarefado. Especialmente considerando as capacidades da moderna tecnologia de e-procurement. O software de pedidos de compra pode automatizar e supervisionar todo o processo. Isto significa que não se espera mais por uma assinatura na secretária de alguém. Quando o processo de compra é digitalizado, nenhuma bola é deixada cair. As permissões podem tornar-se quase instantâneas e os recursos podem ser agilizados. As pessoas podem concentrar-se mais na condução dos negócios e menos em tarefas de ordem menial.
Um sistema electrónico de compras integra-se facilmente com outras plataformas financeiras. Um negócio que utiliza processos digitais sofisticados em vez de confiar no Excel ou no e-mail pode desfrutar de uma redução significativa no custo, maior controle sobre os gastos e um processo de compras mais simplificado. Automação é o futuro das compras.