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Utilisez les descriptions de poste des membres du conseil d’administration pour clarifier les rôles et les attentes

La première question que nous posons généralement lors de nos séances de formation et ateliers sur les rôles et responsabilités du conseil d’administration est la suivante : Avez-vous une description de poste de membre du conseil d’administration ? Le plus souvent, la réponse est un « non » retentissant. »

Lorsque nous concluons nos séances, nous disons aux participants que s’ils ne font rien d’autre lorsqu’ils nous quittent, nous espérons qu’ils retourneront créer des descriptions de poste – non seulement pour les membres du conseil, mais aussi pour les dirigeants et les comités. Faire cela permet aux membres du conseil de comprendre leurs responsabilités légales, fiduciaires et éthiques, ainsi que leur engagement en termes de temps, de trésor et de talent.

Pourquoi se donner la peine de créer une description de poste de membre du conseil d’administration ?

Pourquoi pensons-nous que la description de poste des membres du conseil d’administration est si essentielle à la création d’un conseil d’administration très performant ? Très franchement, sans elle, il n’y en a pas :

• Pas de clarté autour des attentes que l’organisation a pour ses membres du conseil d’administration
• Pas de base pour la responsabilisation lorsqu’un membre du conseil d’administration ne fonctionne pas comme prévu
• Pas de distinction et de limites entre le rôle des membres du conseil d’administration et ceux du directeur général et du personnel

Ce manque de clarté et de responsabilisation peut créer de la confusion et faire perdre du temps et de l’énergie au conseil d’administration et à l’organisation.

Quelle est la recette pas si secrète ?

Selon BoardSource, un conseil d’administration a quatre responsabilités principales :

• Mission : créer un énoncé de mission clair et succinct qui exprime les valeurs fondamentales et la raison d’être de l’organisation et revoir cette mission régulièrement, en la révisant si nécessaire
• Surveillance : établir des contrôles et des équilibres appropriés pour s’assurer que l’organisation est bien gérée et que sa mission est réalisée
• Développement des ressources : s’assurer que l’organisation dispose des ressources financières et humaines dont elle a besoin pour remplir sa mission
• Sensibilisation : établir des liens avec la communauté externe pour promouvoir la mission, les valeurs et les programmes de l’organisation (par exemple, en recrutant de nouveaux membres du conseil d’administration, des bénévoles et des donateurs, en élargissant le réseau de sympathisants de l’organisation)

Chaque membre joue un rôle essentiel en contribuant aux responsabilités générales du conseil d’administration décrites ci-dessus. Une description de poste efficace de membre du conseil d’administration soulignera spécifiquement les obligations que chaque membre doit remplir en ce qui concerne ces quatre domaines de gouvernance du conseil.

Quelles responsabilités en matière de collecte de fonds doivent être incluses ?

Par exemple, quelles responsabilités en matière de collecte de fonds devraient être incluses dans une description de poste ? Nous suggérons ce qui suit .

En tant que conseil, assurer une surveillance fiduciaire des efforts de collecte de fonds :

• Assurez-vous qu’il y a un plan annuel de collecte de fonds en place.
• Surveiller les résultats du plan.

En tant que membre individuel du conseil d’administration, participez aux efforts de collecte de fonds de l’organisation :

• Identifier et cultiver les relations avec les donateurs potentiels.
• Soutenir le programme de dons annuels de l’organisation en donnant aussi généreusement que possible.
• Assister à des événements de collecte de fonds.

Il est particulièrement important de formuler clairement les attentes en matière de collecte de fonds. De nombreux membres du conseil d’administration se joignent à un conseil, sans savoir qu’ils ont la responsabilité à la fois de faire un don personnel à l’organisation et d’aider à la collecte de fonds au nom de l’organisation. Une description de poste claire ne laisse aucune ambiguïté sur ce que l’on attend d’un membre du conseil, s’il décide de siéger au conseil.

La mettre à profit

Les membres potentiels du conseil d’administration doivent examiner attentivement la description de poste avant d’accepter de rejoindre le conseil. Il s’agit d’un outil essentiel dans le processus de recrutement, car il énonce clairement ce que l’on attend de tous les membres du conseil de l’organisation. Il ne devrait pas y avoir de surprises une fois que le candidat devient membre du conseil. Trop souvent, nous entendons des membres du conseil dire : « Personne ne m’a dit que je devais faire un don », « Personne ne m’a dit que je devais faire partie d’un comité » ou « Je ne savais pas que je devais assister à toutes les réunions du conseil ». Le moment de clarifier ces attentes est pendant le processus de recrutement, ce qui permet à un membre potentiel du conseil d’administration de prendre une décision éclairée sur son engagement au sein de votre conseil.

Une fois que la personne a accepté le rôle, le nouveau membre du conseil devrait voir la description de poste lors de l’orientation des nouveaux membres du conseil. C’est le moment d’approfondir les attentes des membres du conseil et de permettre aux nouveaux membres du conseil de poser des questions et de comprendre pleinement la portée de ce qu’on attend d’eux.

Il est idéal de rééditer une copie de la description de poste chaque année lors de la première réunion du conseil de l’année afin de rappeler à chacun son rôle et ses responsabilités. Certaines organisations choisissent de demander aux membres du conseil d’administration de signer le document pour reconnaître qu’il a été lu et accepté.

La description de poste devrait également être incluse dans un manuel des membres du conseil ou dans des documents de référence, que ce soit dans un cahier physique ou un fichier numérique.

Si un membre du conseil ne répond pas aux attentes articulées, le président du conseil peut utiliser la description de poste comme un rappel. Elle peut fonctionner comme un point de départ pour une discussion en réitérant les attentes et en permettant aux deux parties de déterminer si le membre du conseil est prêt ou capable de répondre aux attentes professionnelles et de continuer à siéger au conseil.

Pensées finales

Professionnellement, aucun d’entre nous n’engagerait quelqu’un sans préciser clairement ce que l’on attend de lui. Il devrait en être de même lors du recrutement et de la sélection des membres du conseil d’administration d’une organisation à but non lucratif. La description de poste de membre du conseil d’administration est la première et la plus importante étape pour s’assurer qu’une organisation a un conseil d’administration très performant – un conseil dont les membres savent ce qu’on attend d’eux et qui travaillent pour soutenir l’organisation et sa mission.

Pour en savoir plus sur Amy Cahners et Susan Donahue, visitez le site Cahners and Donahue Associates.