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La plupart des gens veulent connaître la meilleure façon unique de planifier leur journée pour une productivité maximale, et il existe de nombreux articles et livres qui prétendent connaître le « planning parfait ». Mais la réalité est qu’il n’y a pas de méthode parfaite pour tout le monde. Parce que nous avons tous des forces et des faiblesses particulières en matière de gestion du temps et de productivité, ce qui fonctionne pour une personne peut être un désastre total pour une autre.

L’histoire a montré que les personnes les plus productives utilisent des techniques d’ordonnancement très différentes selon les circonstances, leur personnalité et leur niveau d’énergie. Winston Churchill, par exemple, travaillait tard dans la nuit et interrompait sa journée avec du whisky et des siestes. Toni Morrison commençait à écrire avant l’aube. Il n’existe pas d’horaire unique pour une productivité maximale.

Nous voulons vous aider à trouver la méthode de planification qui fonctionne le mieux pour vous. Nous voulons vous voir atteindre une productivité à la vitesse de la guerre tous les jours. Dans cette optique, voici cinq méthodes différentes de planification quotidienne que vous pouvez essayer. Certaines de ces méthodes sont assez simples, tandis que d’autres sont à la limite de la folie.

Il s’agit de trouver le bon ajustement.

La méthode de blocage du temps

Le blocage du temps consiste simplement à planifier votre journée à l’avance et à consacrer des heures spécifiques pour accomplir des tâches spécifiques. Pour ce faire, il faut déterminer à l’avance ce que vous allez accomplir et quand exactement vous allez le faire. Une fois que vous les avez en tête, inscrivez-les dans votre calendrier et mettez-vous au travail sur ces tâches au moment approprié de la journée.

Lorsque vous planifiez des tâches, il est important de bloquer à la fois des blocs proactifs et des blocs réactifs. Les blocs proactifs sont ceux où vous vous concentrez sur les tâches importantes que vous devez accomplir. C’est à ce moment que vous progressez sur des projets importants, que vous rédigez des documents importants ou que vous esquissez un prototype pour votre prochain produit génial. Les blocs réactifs sont ceux où vous prévoyez du temps pour les demandes et les interruptions, comme les e-mails et les réunions impromptues.

Par exemple, vous pourriez programmer vos tâches les plus difficiles pour les deux premières heures de la journée et labourer votre boîte de réception pendant l’après-midi. Cette méthode a l’avantage de vous aider à savoir exactement comment vous allez utiliser votre temps et quand vous allez accomplir des tâches spécifiques. Les listes de choses à faire standard vous présentent une liste de tâches à accomplir pendant votre temps libre. Le blocage du temps vous fournit une liste de tâches et un délai spécifique pour accomplir chaque tâche.

En vous forçant à travailler dans une structure rigide et à accomplir des tâches dans un temps donné, vous êtes obligé d’apporter une concentration laser à chaque activité.

Le gourou de la productivité Cal Newport ne jure que par la méthode du blocage du temps, en disant :

Parfois, les gens demandent pourquoi je m’embête avec un niveau de planification aussi détaillé. Ma réponse est simple : cela génère une quantité massive de productivité. Une semaine de travail bloquée de 40 heures, j’estime, produit la même quantité de rendement qu’une semaine de travail de 60+ heures poursuivie sans structure.

Planifier votre journée à l’avance avec votre calendrier peut vous aider à vous concentrer sur les tâches qui comptent le plus. « Peu importe comment vous le regardez », l’auteur de Art of Less Doing Ari Meisel dit, « les tâches impliquent un timing ». (Sa technique consiste à utiliser FollowUp.cc pour obtenir des rappels par e-mail des tâches au bon moment.)

La méthode de la tâche la plus importante (MIT)

La méthode MIT consiste à se concentrer sur ce qui est essentiel. Plutôt que de rédiger une liste massive de choses à faire et d’essayer de tout faire, déterminez les 1 à 3 tâches qui sont absolument essentielles, puis concentrez-vous sans relâche sur ces tâches pendant la journée. Ce n’est pas que vous ne faites jamais plus de trois tâches dans une journée, mais que vous ne faites rien d’autre avant d’avoir accompli les trois tâches essentielles.

La réalité est que, la plupart des jours, il n’y a que quelques choses essentielles qui doivent être faites. Oui, il y a mille voix qui réclament notre attention, mais la plupart de ces voix ne sont pas cruciales. Les notifications qui explosent votre téléphone et les e-mails qui remplissent votre boîte de réception peuvent tous attendre. Si vous parvenez à accomplir les 1 à 3 tâches essentielles, tout le reste devient secondaire, voire inutile.

C’est le sujet central du livre The ONE Thing de Gary Keller et Jay Papasan : « Quelle est la chose unique que vous pouvez faire cette semaine de telle sorte qu’en la faisant, tout le reste serait plus facile ou inutile ? »

Une fois que vous avez déterminé vos 1 à 3 tâches les plus importantes, elles sont programmées en premier dans votre journée. Vous progressez alors sur les éléments essentiels avant d’être bombardé par les distractions. Vous pouvez utiliser cette méthode en conjonction avec la méthode de blocage du temps, en réservant vos premières heures pour les tâches les plus importantes. Les courriels, les appels téléphoniques et les réunions viennent plus tard, après que vous ayez accompli vos tâches essentielles.

En vous concentrant de manière obsessionnelle sur vos tâches les plus importantes, chaque jour est productif. Vous n’avez jamais une journée où vous perdez du temps sur des tâches sans intérêt. L’expert en productivité James Clear le dit ainsi :

Si vous faites la chose la plus importante en premier chaque jour, alors vous ferez toujours quelque chose d’important. Je ne sais pas pour vous, mais c’est un gros problème pour moi. Il y a de nombreux jours où je perds des heures à rayer les 4e, 5e ou 6e tâches les plus importantes de ma liste de choses à faire et où je n’arrive jamais à faire la chose la plus importante.

Applications recommandées pour la gestion des tâches :

• OmniFocus

• Things

• Todoist

La technique Pomodoro

La technique Pomodoro consiste à travailler par courtes périodes, très productifs, intensément concentrés, et de s’accorder une courte pause. C’est incroyablement simple, dans la mesure où tout ce dont il a besoin est un minuteur, et il vous permet de décomposer une grande tâche en intervalles gérables.

Voici comment cela fonctionne :

• Choisissez une tâche

• Réglez votre minuteur pour 25 minutes

• Travaillez sur la tâche jusqu’à la fin du minuteur

• Prenez une courte pause (environ 5 minutes)

• Toutes les 4 sessions Pomodoro, faites une pause plus longue (15-30 minutes)

Cette technique vous permet d’accomplir une quantité importante de choses au cours de la journée tout en faisant des pauses adéquates. La durée relativement courte de chaque session vous permet également de vous concentrer intensément sans vous fatiguer mentalement.

Certaines personnes ne jurent absolument que par la technique Pomodoro. Paul Klipp, président de la branche polonaise de Lunar Logic, dit ceci à propos de l’utilisation de Pomodoro :

Vous pourriez penser qu’une personne pourrait faire 16 de ces cycles en une journée. J’ai de la chance d’en faire plus de deux dans une journée sans interruptions. Mais pendant ces 50 minutes, j’en fais plus que pendant les sept autres heures de ma journée de travail, du moins en ce qui concerne l’avancement des aspects les plus importants de mes projets les plus importants.

Malgré sa belle simplicité, la technique Pomodoro présente quelques inconvénients. Les sessions Pomodoro sont censées être des périodes ininterrompues de concentration, ce qui signifie que vous ne pouvez pas faire de pause au milieu de la session et la reprendre plus tard. Si un collègue de travail s’arrête et vous demande quelques instants de votre temps, vous devez soit refuser poliment, soit arrêter la session tout court.

Cependant, comme Klipp l’a noté plus haut, il est possible d’accomplir une quantité importante en seulement quelques sessions.

Applications Pomodoro recommandées:

• Focus Booster

• Pomo Done

• Marinara Timer

Sessions de concentration de 90 minutes

Le corps humain fonctionne selon des cycles appelés « rythmes ultradiens ». Au cours de chacun de ces cycles, il y a un pic lorsque nous sommes le plus énergisés et un creux lorsque nous sommes épuisés.

Avec la technique de concentration de 90 minutes, vous profitez pleinement des pics et des creux d’énergie qui se produisent tout au long de votre journée : Travaillez 90 minutes, puis reposez-vous pendant 20 à 30 minutes. En discutant des performances de pointe dans une étude de 1993, Anders Ericcson a souligné que ces périodes de repos entre les sessions de travail intenses sont essentielles pour s’améliorer.

La plupart des gens font peu attention aux rythmes naturels de leur corps et utilisent des stimulants comme le café pour alimenter les périodes de faible énergie. Cela se traduit presque toujours par un crash complet vers 14h30, qui correspond à un creux dans votre rythme ultradien.

Travailler par salves de 90 minutes vous permet de corréler vos niveaux d’énergie maximum avec votre liste de tâches, ce qui donne ensuite un coup de pouce majeur à votre productivité. Vous travaillez avec votre corps au lieu de le combattre.

Comme le dit le stratège numérique Tom Gibson :

Nous devons commencer à penser à la productivité et au rendement en termes cycliques, plutôt que linéaires. Beaucoup reconnaissent déjà qu’ils ont des périodes de pointe dans la journée pendant lesquelles ils sont de meilleurs travailleurs. À d’autres moments, ils sont meilleurs penseurs. D’autres fois, tout ce qu’ils sont bons à faire, c’est Netflix.

Nous avons été formés par la journée de travail de 8 heures à supposer que nous devrions travailler régulièrement de 8h à 17h avec seulement une pause pour le déjeuner, afin d’exercer un rendement maximal du début à la fin de la journée de travail. Et si cette méthode permet certainement aux managers de garder la main sur les employés, elle nuit à la productivité.

Bien sûr, ce système a ses inconvénients. Si votre patronne entre dans votre bureau et vous trouve en train de faire une sieste sur le sol, elle risque de ne pas être ravie, même si vous lui expliquez que vous travaillez en conjonction avec vos rythmes ultradiens (et, ajoutons-nous, que vous améliorez votre mémoire). Et il y aura des échéances qui ne vous donneront pas d’autre choix que de mettre le nez sur la meule.

Mais lorsque vous ne vous retrouvez pas face à l’horloge, vous pouvez tenir compte des rythmes naturels de votre corps lorsque vous décidez de votre méthode de planification. Votre corps pourrait ne pas s’aligner exactement sur les cycles de 90 minutes, mais surveillez vos niveaux d’énergie tout au long de la journée pendant quelques semaines pour voir si vous pouvez trouver un modèle pour vous-même.

Méthode de sommeil polyphasique

C’est une méthode d’ordonnancement quelque peu bizarre qui ne fonctionne que pour quelques personnes sélectionnées, mais si elle fonctionne pour vous, vous atteindrez des quantités de productivité peu communes en une seule journée.

La plupart des gens sont des dormeurs monophasiques, ce qui signifie qu’ils obtiennent leur sommeil quotidien en un seul morceau (ou phase). Les dormeurs biphasiques obtiennent leur sommeil en deux plus petits morceaux, comme 4 heures le matin et 4 heures en fin de soirée. Les dormeurs polyphasiques poussent cette méthode à l’extrême, en divisant le sommeil en plusieurs phases courtes, ce qui permet de dormir moins en général et d’augmenter considérablement la productivité. La quantité de sommeil dans chaque phase peut varier, certaines personnes ne dormant que par siestes de 20 minutes et d’autres s’emparant de plus gros morceaux de sommeil qu’elles complètent ensuite par des siestes.

Eugène Dubovoy est un chef de projet russe qui a adopté un horaire polyphasique consistant à dormir 3,5 heures chaque nuit, complété par trois siestes de 20 minutes pendant la journée. En conséquence, il dispose de beaucoup plus de temps et accomplit beaucoup plus de choses qu’il ne le ferait autrement. Comme il l’a déclaré à Business Insider : « Le plus grand avantage est que je dispose d’environ deux mois de temps supplémentaire chaque année. Le temps est la ressource la plus précieuse dans nos vies. »

Chris Jeub, un autre dormeur polyphasique, est d’accord : « Mon horaire de sommeil polyphasique me fait me sentir en bonne santé et alerte, m’a donné un sommeil plus satisfaisant et a contribué à augmenter ma productivité jusqu’à 28 heures par semaine. »

Cet horaire présente des inconvénients très évidents. Steve Pavlina a noté la difficulté d’avoir ce type d’horaire tout en maintenant un emploi du temps familial sain. Et si vous manquez l’une de vos séances de sommeil programmées, cela peut déséquilibrer considérablement votre horaire de sommeil.

Mais cet horaire présente aussi des avantages massifs, comme le fait de bénéficier d’heures supplémentaires chaque jour. Si vous ne dormez que quatre heures par jour, vous ajoutez environ 28 heures supplémentaires à votre semaine (en supposant que vous dormez normalement 8 heures).

Trouver le mélange idéal

Créer votre horaire le plus productif pourrait signifier créer des hybrides de certaines de ces méthodes. La méthode MIT fonctionne bien avec la méthode de blocage du temps. Trois sessions Pomodoro s’intègrent parfaitement dans une session de travail de 90 minutes. Et la méthode polyphasique… eh bien, vous risquez d’être seul sur ce point.

Mais il est crucial de programmer votre journée. Comme le dit Greg McKeown, auteur de l’Essentialisme :  » Si vous ne donnez pas la priorité à votre vie, quelqu’un d’autre le fera « .

En établissant un programme quotidien, vous vous assurez que c’est vous qui donnez la priorité à votre vie.

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Ce billet a été initialement publié en novembre 2016 et mis à jour en mars 2019. Image de montre par Wil Stewart via Unsplash. Photo du minuteur Pomodoro par David Svensson. Illustration du rythme ultradien par Officevibe. Illustration du sommeil polyphasique via Wikimedia.