Használja az igazgatósági tagok munkaköri leírásait a szerepek és elvárások tisztázására
Az első kérdés, amit általában felteszünk az igazgatósági szerepekkel és felelősségekkel kapcsolatos képzéseinken és workshopjainkon, a következő: Van-e testületi tagok munkaköri leírása? A leggyakrabban a válasz a hangzatos “nem”.”
A foglalkozások végén azt mondjuk a résztvevőknek, hogy ha semmi mást nem tesznek, amikor távoznak tőlünk, reméljük, hogy visszamennek és elkészítik a munkaköri leírásokat – nemcsak az elnökségi tagok, hanem a tisztségviselők és a bizottságok számára is. Ez lehetővé teszi az igazgatótanácsi tagok számára, hogy megértsék jogi, bizalmi és etikai kötelezettségeiket, valamint az idő, a kincs és a tehetség tekintetében vállalt elkötelezettségüket.
Miért érdemes fáradozni az igazgatótanácsi tagok munkaköri leírásának elkészítésével?
Miért érezzük úgy, hogy az igazgatótanácsi tagok munkaköri leírása annyira fontos a jól teljesítő igazgatótanács létrehozásához? Őszintén szólva, nélküle nincs:
- Nincs egyértelműség a szervezetnek az elnökségi tagokkal szemben támasztott elvárásai körül
- Nincs alapja az elszámoltathatóságnak, ha egy elnökségi tag nem az elvárásoknak megfelelően teljesít
- Nincs megkülönböztetés és határvonal az elnökségi tagok, valamint az ügyvezető igazgató és a munkatársak szerepe között
Az egyértelműség és az elszámoltathatóság hiánya zavart okozhat, és az elnökség és a szervezet idejét és energiáját pazarolja.
Mi a nem is olyan titkos recept?
A BoardSource szerint az igazgatótanácsnak négy elsődleges feladata van:
- Küldetés: világos, tömör küldetésnyilatkozat létrehozása, amely kifejezi a szervezet alapvető értékeit és létének okát, és e küldetés rendszeres felülvizsgálata, szükség esetén felülvizsgálata
- Felügyelet: megfelelő ellenőrzések és egyensúlyok kialakítása annak biztosítására, hogy a szervezetet jól irányítsák és a küldetését teljesítsék
- Forrásfejlesztés: biztosítja, hogy a szervezet rendelkezzen a küldetése teljesítéséhez szükséges pénzügyi és emberi erőforrásokkal
- Ismeretterjesztés: kapcsolatot teremt a külső közösséggel a szervezet küldetésének, értékeinek és programjainak népszerűsítése érdekében (például új elnökségi tagok, önkéntesek és adományozók toborzása, a szervezet támogatói hálózatának bővítése révén)
Minden tag kritikus szerepet játszik a fent leírt általános elnökségi feladatok ellátásában. Egy hatékony igazgatótanácsi munkaköri leírás konkrétan felvázolja azokat a kötelezettségeket, amelyeket minden egyes tagtól elvárnak az igazgatótanácsi irányítás e négy területe tekintetében.
Milyen adománygyűjtési feladatokat kell tartalmaznia?
Például milyen feladatokat kell tartalmaznia a munkaköri leírásnak az adománygyűjtéssel kapcsolatban? A következőket javasoljuk.
Igazgatótanácsként bizalmi felügyeletet kell gyakorolnia az adománygyűjtési erőfeszítések felett:
- Győződjön meg arról, hogy van-e éves adománygyűjtési terv.
- Kontrollálja a terv eredményeit.
Egyéni vezetőségi tagként segítse a szervezet adománygyűjtési erőfeszítéseit:
- A potenciális adományozókkal való kapcsolatok azonosítása és ápolása.
- Támogassa a szervezet éves adományozási programját a lehető legbőkezűbb adakozással.
- Megjelenik az adománygyűjtő rendezvényeken.
Különösen fontos az adománygyűjtési elvárások világos megfogalmazása. Sok vezetőségi tag úgy lép be egy vezetőségbe, hogy nincs tudatában annak, hogy mind személyes adományt kell adnia a szervezetnek, mind pedig segítenie kell az adománygyűjtésben a szervezet nevében. Egy világos munkaköri leírás nem hagy kétséget afelől, hogy mit várnak el egy elnökségi tagtól, ha úgy dönt, hogy az elnökség tagja lesz.
Hasznosítsa
A potenciális elnökségi tagoknak gondosan át kell nézniük a munkaköri leírást, mielőtt beleegyeznek, hogy csatlakoznak az elnökséghez. Ez egy kritikus eszköz a toborzási folyamatban, mert világosan megfogalmazza, hogy mit várnak el a szervezet valamennyi elnökségi tagjától. Nem érheti meglepetés, ha a jelölt igazgatósági taggá válik. Túl gyakran halljuk az elnökségi tagoktól, hogy “senki nem mondta, hogy adományt kell adományoznom”, vagy “senki nem mondta, hogy bizottságban kell dolgoznom”, vagy “nem tudtam, hogy minden elnökségi ülésen részt kell vennem”. Az elvárások tisztázásának ideje a toborzási folyamat során van, ami lehetővé teszi a leendő elnökségi tag számára, hogy megalapozott döntést hozzon arról, hogy elkötelezi-e magát az elnökségben.
Miután az illető elfogadta a szerepet, az új elnökségi tagnak az új elnökségi tagok eligazításán látnia kell a munkaköri leírást. Itt az ideje, hogy elmélyedjünk a testületi tagsággal kapcsolatos elvárásokban, és lehetővé tegyük az új testületi tagok számára, hogy kérdéseket tegyenek fel, és teljes mértékben megértsék, hogy mit várnak el tőlük.
Ideális, ha a munkaköri leírás egy példányát évente, az év első igazgatótanácsi ülésén újra kiadják, hogy mindenkit emlékeztessenek a szerepükre és feladataikra. Egyes szervezetek úgy döntenek, hogy az igazgatótanácsi tagok aláírják a dokumentumot annak elismeréseként, hogy azt elolvasták és elfogadták.
A munkaköri leírást az elnökségi tagok kézikönyvébe vagy referenciaanyagába is be kell illeszteni, akár fizikai füzetben, akár digitális fájlban.
Ha egy igazgatótanácsi tag nem felel meg a megfogalmazott elvárásoknak, az igazgatótanács elnöke a munkaköri leírást emlékeztetőként használhatja. Az elvárások újrafogalmazásával a megbeszélés kiindulópontjaként szolgálhat, és mindkét fél számára lehetővé teszi annak megállapítását, hogy az igazgatótanácsi tag hajlandó vagy képes-e megfelelni a munkaköri elvárásoknak és folytatni az igazgatótanácsban való szolgálatot.
Záró gondolatok
Szakmailag egyikünk sem alkalmazna valakit anélkül, hogy világossá tennénk az elvárásokat. Ugyanez kell, hogy igaz legyen egy nonprofit szervezet igazgatósági tagjainak toborzásakor és kiválasztásakor is. Az elnökségi tagok munkaköri leírása az első és legfontosabb lépés annak biztosítása érdekében, hogy egy szervezetnek jól teljesítő vezetősége legyen – olyan vezetőség, amelynek tagjai tudják, hogy mit várnak el tőlük, és akik a szervezet és annak küldetése támogatásáért dolgoznak.
Amy Cahners és Susan Donahue további információiért látogasson el a Cahners and Donahue Associates weboldalára.