Free Press

A legtöbb ember szeretné tudni, hogy mi a legjobb módja annak, hogy beossza a napját a maximális termelékenység érdekében, és számos cikk és könyv állítja, hogy ismeri a “tökéletes időbeosztást”. A valóság azonban az, hogy nincs tökéletes módszer mindenki számára. Mivel mindannyian sajátos erősségekkel és gyengeségekkel rendelkezünk az időgazdálkodás és a termelékenység terén, ami az egyik embernek beválik, az egy másiknak teljes katasztrófa lehet.

A történelem azt mutatja, hogy a legtermékenyebb emberek a körülményeiktől, személyiségüktől és energiaszintjüktől függően merőben eltérő időbeosztási technikákat alkalmaznak. Winston Churchill például késő éjszakáig dolgozott, és a napját whiskyvel és szundikálással szakította meg. Toni Morrison hajnal előtt kezdett írni. A maximális termelékenységhez nem létezik “egyféle időbeosztás”.

Segíteni szeretnénk abban, hogy megtalálja az ön számára legjobban működő időbeosztási módszert. Szeretnénk, ha minden nap görbületi sebességű termelékenységet érne el. Ezt szem előtt tartva, íme öt különböző napi időbeosztási módszer, amit kipróbálhatsz. Ezek közül néhány módszer meglehetősen egyszerű, míg mások már-már az őrület határát súrolják.

A lényeg, hogy megtaláld a megfelelőt.

Az időblokkoló módszer

Az időblokkolás egyszerűen azt jelenti, hogy előre megtervezed a napodat, és meghatározott órákat szánsz meghatározott feladatok elvégzésére. Ehhez előre meg kell határoznod, hogy mit fogsz elvégezni, és pontosan mikor fogod elvégezni. Miután ezeket meghatároztad, írd be ezeket a naptáradba, majd a nap folyamán a megfelelő időpontban állj neki a feladatoknak.

A feladatok ütemezésénél fontos, hogy proaktív és reaktív blokkokat is blokkolj. A proaktív blokkok azok, amikor a fontos feladatokra összpontosít, amelyeket el kell végeznie. Ilyenkor fontos projektekben haladsz előre, fontos dokumentumokat fogalmazol meg, vagy felvázolod a következő nagyszerű terméked prototípusát. A reaktív blokkok azok, amikor időt hagy a kérésekre és a megszakításokra, például az e-mailekre és a rögtönzött megbeszélésekre.

A legnehezebb feladatokat például a nap első két órájára időzítheti, délután pedig átrághatja magát a beérkező üzeneteken. Ez lehetővé teszi, hogy zavartalanul dolgozhasson, és mégis tudja, hogy el fog jutni az olyan dolgokhoz, mint az e-mailek és a telefonhívások.

Ez a módszer azzal az előnnyel jár, hogy segít pontosan tudni, hogyan fogja felhasználni az idejét, és pontosan mikor fogja elvégezni az egyes feladatokat. A szokásos teendőlisták a saját idejében elvégzendő feladatok listáját mutatják be. Az időblokkolás a feladatok listáját és egy konkrét időkeretet biztosít az egyes feladatok elvégzéséhez.

Azáltal, hogy arra kényszeríti magát, hogy egy merev struktúrában dolgozzon, és a feladatokat egy adott idő alatt végezze el, arra kényszerül, hogy minden tevékenységet lézerfókuszba helyezzen.

A termelékenységi guru Cal Newport az időblokkolás módszerére esküszik, mondván:

Néha megkérdezik, miért vesződöm a tervezés ilyen részletes szintjével. A válaszom egyszerű: hatalmas termelékenységet generál. Becsléseim szerint egy 40 órás időblokkolt munkahét ugyanannyi teljesítményt produkál, mint egy 60+ órás munkahét, amelyet struktúra nélkül folytatunk.”

A naptáraddal előre megtervezve a napodat segíthet abban, hogy a legfontosabb feladatokra koncentrálj. “Akárhogy is nézzük” – mondja Ari Meisel, a kevesebb csinálás művészetének írója – “a feladatok időzítéssel járnak”. (Az ő technikája az, hogy a FollowUp.cc segítségével a megfelelő időben emlékeztetőket kap e-mailben a feladatokról.)

A legfontosabb feladatok módszere (MIT)

A MIT-módszer lényege, hogy a lényeges dolgokra koncentráljunk. Ahelyett, hogy egy hatalmas teendőlistát írnál, és megpróbálnál mindent elvégezni, határozd meg azt az 1-3 feladatot, ami feltétlenül szükséges, majd a nap folyamán könyörtelenül koncentrálj ezekre a feladatokra. Nem arról van szó, hogy soha nem csinálsz háromnál több feladatot egy nap, hanem arról, hogy semmi mást nem csinálsz addig, amíg a három lényeges feladatot el nem végezted.

A valóság az, hogy a legtöbb napon csak néhány lényeges dolgot kell elvégezni. Igen, ezernyi hang kiáltozik a figyelmünkért, de ezek a hangok többsége nem létfontosságú. A telefonodat felrobbantó értesítések és a postaládádat megtöltő e-mailek mind várhatnak. Ha el tudod végezni az 1-3 lényeges feladatot, minden más másodlagossá vagy akár feleslegessé válik.”

Ez Gary Keller és Jay Papasan The ONE Thing című könyvének központi témája: “Mi az az EGY dolog, amit ezen a héten úgy megtehetsz, hogy ennek elvégzésével minden más könnyebbé vagy feleslegessé válik?”

Amint meghatározod az 1-3 legfontosabb feladatodat, ezeket ütemezd első helyre a napodban. Ezután haladhatsz a lényeges dolgokkal, mielőtt elterelődések bombáznák a figyelmedet. Ezt az időblokkoló módszerrel együtt is használhatod, így a kezdeti órákat a legfontosabb feladatokra tartogathatod. Az e-mailek, telefonhívások és megbeszélések később, a lényeges feladatok elvégzése után következnek.

Azzal, hogy megszállottan a legfontosabb feladatokra koncentrálsz, minden napod produktív lesz. Soha nem lesz olyan napod, amikor értelmetlen feladatokra pazarolod az idődet. James Clear termelékenységi szakértő így fogalmaz:

Ha minden nap a legfontosabb dolgot teszed meg először, akkor mindig valami fontosat fogsz elvégezni. Nem tudom, te hogy vagy vele, de nekem ez nagyon fontos. Sok olyan nap van, amikor órákat pazarolok arra, hogy áthúzom a 4., 5. vagy 6. legfontosabb feladatot a teendőim listáján, és soha nem jutok el a legfontosabb dolog elvégzéséig.

Javasolt feladatkezelő alkalmazások:

• OmniFocus

• Things

• Todoist

A Pomodoro technika

A Pomodoro technika lényege a rövid munka, masszívan produktív, intenzíven koncentrált, majd rövid szünetet adsz magadnak. Hihetetlenül egyszerű, hiszen csak egy időzítőre van szükség hozzá, és lehetővé teszi, hogy egy nagy feladatot kezelhető intervallumokra bontsunk.

Íme, így működik:

• Válasszon ki egy feladatot

• Állítsa be az időzítőt 25 percre

• Dolgozzon a feladaton, amíg az időzítő le nem jár

• Tartson rövid szünetet (körülbelül 5 perc)

• Minden 4 Pomodoro ülés után, Tartson hosszabb szünetet (15-30 perc)

Ez a technika lehetővé teszi, hogy a nap folyamán jelentős mennyiségű munkát végezzen el, miközben megfelelő szüneteket tart. Az egyes munkamenetek viszonylag rövid időtartama azt is lehetővé teszi, hogy intenzíven koncentráljon anélkül, hogy szellemileg elfáradna.

Néhányan teljesen a Pomodoro technikára esküsznek. Paul Klipp, a Lunar Logic lengyelországi ágának elnöke a következőket mondja a Pomodoro technikával kapcsolatban:

Azt gondolhatnánk, hogy egy ember egy nap alatt 16 ilyen ciklust tud elvégezni. Én szerencsés vagyok, ha kettőnél többre jutok egy nap megszakítások nélkül. De ebben az 50 percben többet végzek, mint a munkanapom többi hét órájában, legalábbis ami a legfontosabb projektjeim legfontosabb szempontjainak előrehaladását illeti.”

A Pomodoro technika csodálatos egyszerűsége ellenére van néhány hátulütője is. A Pomodoro munkameneteknek megszakítás nélküli koncentrációs időszakoknak kell lenniük, ami azt jelenti, hogy nem lehet szünetet tartani a munkamenet közepén, majd később folytatni. Ha egy munkatárs beugrik, és néhány percet kér az Ön idejéből, akkor vagy udvariasan vissza kell utasítania, vagy teljesen le kell állítania az ülést.

Mindamellett, ahogy Klipp fentebb megjegyezte, néhány ülés alatt is jelentős eredményeket lehet elérni.

Javasolt Pomodoro alkalmazások:

• Focus Booster

• Pomo Done

• Marinara Timer

90 perces koncentrációs ülések

Az emberi szervezet az úgynevezett “ultradián ritmus” ciklusok szerint működik. Ezen ciklusok mindegyikében van egy csúcs, amikor a leginkább energikusak vagyunk, és egy mélypont, amikor kimerültek vagyunk.”

A 90 perces fókuszálási technikával teljes mértékben kihasználhatja a nap folyamán előforduló energiacsúcsokat és mélypontokat: Dolgozzon 90 percet, majd pihenjen 20-30 percet. Anders Ericcson egy 1993-as tanulmányában a csúcsteljesítményt tárgyalva rámutatott, hogy ezek az intenzív munkamenetek közötti pihenőidők elengedhetetlenek a fejlődéshez.

A legtöbb ember kevés figyelmet fordít a teste természetes ritmusára, és stimulánsokat, például kávét használ, hogy átvészelje az energiaszegény időszakokat. Ez szinte mindig egy teljes összeomlást eredményez délután fél három körül, ami megfelel az ultradián ritmus mélypontjának.

A 90 perces szakaszokban történő munkavégzés lehetővé teszi, hogy a maximális energiaszintjét korrelálja a feladatlistájával, ami aztán jelentős lökést ad a termelékenységének. A testeddel együtt dolgozol, nem pedig ellene.

Ahogy Tom Gibson digitális stratéga fogalmaz:

A termelékenységről és a teljesítményről nem lineárisan, hanem ciklikusan kell gondolkodnunk. Sokan már felismerték, hogy napközben vannak csúcsidőszakaik, amikor jobban dolgoznak. Máskor pedig jobban gondolkodnak. Máskor csak a Netflixre jók.

A 8 órás munkanap arra nevelt bennünket, hogy azt feltételezzük, hogy reggel 8-tól délután 5-ig folyamatosan kell dolgoznunk, csak egy ebédszünettel, hogy a munkanap elejétől a végéig maximális teljesítményt nyújtsunk. És bár ez a módszer kétségtelenül lehetővé teszi a vezetők számára, hogy a dolgozókon rajta tartsák a szemüket, gátolja a termelékenységet.

A rendszernek persze megvannak a maga hátrányai is. Ha a főnöke bejön az irodájába, és a padlón szundikálva találja, nem biztos, hogy örülni fog, még akkor sem, ha elmagyarázza, hogy az ultradián ritmusával együtt dolgozik (és, tegyük hozzá, javítja a memóriáját). És lesznek olyan határidők, amelyek nem hagynak más választást, minthogy az orrodat a köszörűkőhöz nyomd.

De ha nem az órával találod magad szemben, érdemes figyelembe venned a tested természetes ritmusát, amikor az időbeosztási módszeredről döntesz. Lehet, hogy a teste nem pontosan a 90 perces ciklusokhoz igazodik, de néhány héten át figyelje az energiaszintjét a nap folyamán, hátha talál egy mintát magának.

Polifázisos alvásmód

Ez egy kissé bizarr időbeosztási módszer, amely csak néhány kiválasztott embernél működik, de ha neked beválik, akkor szokatlan mennyiségű termelékenységet érhetsz el egyetlen nap alatt.

A legtöbb ember monofázisos alvó, ami azt jelenti, hogy a napi alvást egy darabon (vagy fázison) belül végzik. A kétfázisú alvók két kisebb részletben alszanak, például 4 órát reggel és 4 órát késő este. A polifázisos alvók ezt a módszert a végletekig viszik, több rövid fázisra bontva az alvást, ami összességében kevesebb alvást tesz lehetővé, és jelentősen növeli a termelékenységet. Az egyes fázisokban az alvás mennyisége eltérő lehet, egyesek csak 20 perces szundikálásokban alszanak, mások pedig nagyobb alvásrészeket ragadnak meg, majd szundikkal egészítik ki.

Eugene Dubovoy egy oroszországi projektmenedzser, aki polifázisos alvásrendet alkalmaz: minden éjszaka 3,5 órát alszik, amit napközben három 20 perces szundikálással egészít ki. Ennek eredményeképpen lényegesen több idő áll a rendelkezésére, és sokkal több mindent el tud végezni, mint egyébként. Ahogy a Business Insidernek elmondta: “A legnagyobb előnye, hogy évente körülbelül két hónappal több időm van. Az idő a legértékesebb erőforrás az életünkben.”

Chris Jeub, egy másik polifázisos alvó, egyetért: “A polifázisos alvási rendemnek köszönhetően egészségesnek és ébernek érzem magam, kielégítőbb alvást biztosít számomra, és segített megnövelni a termelékenységemet akár heti 28 órával.”

Az alvási rendnek van néhány nagyon nyilvánvaló hátránya. Steve Pavlina megjegyezte, hogy milyen kihívást jelent az ilyen típusú időbeosztás, miközben egy épeszű családi időbeosztás is megmarad. És ha kihagyja bármelyik tervezett alvásórát, az jelentősen felboríthatja az alvási menetrendjét.

De ennek a menetrendnek van néhány hatalmas előnye is, például az, hogy minden nap plusz órákat kap. Ha csak napi négy órát alszol, körülbelül 28 extra órát adsz hozzá a hetedhez (feltételezve, hogy általában 8 órát alszol).

Az ideális keverék megtalálása

A legtermékenyebb időbeosztásod megteremtése azt jelentheti, hogy néhány ilyen módszer hibridjét hozod létre. Az MIT módszer jól működik az időblokkoló módszerrel. Három Pomodoro ülés jól elfér egy 90 perces munkameneten belül. A polifázisos módszer pedig… nos, itt talán egyedül van.

De nagyon fontos, hogy beossza a napját. Ahogy Greg McKeown, az esszencializmus szerzője mondja: “Ha te nem teszed prioritássá az életedet, akkor valaki más fogja.”

A napi időbeosztás kialakításával biztosíthatod, hogy te vagy az, aki prioritássá teszi az életedet.

Továbbra is olvasd:

• Az elnöki termelékenység: How America’s Leaders Balance Priorities to Get More Done

• Productivity and Ergonomics: A legjobb módja az asztalod megszervezésének

• Hogyan kerüld el a 9 dolgot, ami a leginkább árt a termelékenységnek

Ez a bejegyzés eredetileg 2016 novemberében jelent meg, és 2019 márciusában frissítették. A képet Wil Stewart készítette az Unsplash segítségével. Pomodoro időzítő fotója David Svensson által. Ultradián ritmus illusztráció az Officevibe által. Polyphasic sleep illustration via Wikimedia.