役割と期待を明確にするために理事会のジョブディスクリプションを使用する
私たちが理事会の役割と責任に関するトレーニングセッションやワークショップで通常尋ねる最初の質問は、次のとおりです。 役員会のジョブ・ディスクリプション（職務記述書）はありますか？
セッションを終えるとき、私たちは参加者に、もし彼らが私たちを離れるときに何もしなければ、戻って職務記述書を作成してほしい、理事だけでなく、役員や委員会についても作成してほしい、と話します。 そうすることで、役員は自分たちの法的責任、受託者責任、倫理的責任、そして時間、金銭、才能の面でのコミットメントを理解することができるのです。
なぜわざわざ理事会メンバーの職務記述書を作成するのですか？
なぜ、取締役の職務内容説明書が、パフォーマンスの高い取締役会を作るために非常に重要であると感じるのでしょうか。 率直に言って、それなしにはありえないのです。
- 組織が理事に期待することが明確でない
- 理事が期待通りに働かない場合の説明責任の根拠がない
- 理事の役割と事務局長やスタッフの役割に区別や境界がない
この明確さと説明責任の欠如が混乱を生み、理事会と組織の時間とエネルギーの無駄を招くのです。
秘密でないレシピは何ですか？
BoardSourceによると、取締役会には4つの主要な責任があります。
- 使命：組織の中核的価値観と存在理由を表す明確で簡潔な使命声明を作成し、この使命を定期的に見直し、必要に応じて改訂する
- 監視：組織が適切に管理され、使命が遂行されるよう適切なチェックとバランスを確立する
- リソース開発：組織が適切に管理されているか確認する。
- Outreach（支援活動）：組織の使命、価値観、プログラムを推進するために、外部コミュニティとつながる（例えば、新しい理事、ボランティア、寄付者の募集、組織の支援者のネットワークの拡大など）
それぞれのメンバーは、上記の理事会の責任全体に貢献する重要な役割を担っています。 効果的な理事会メンバーの職務記述書は、理事会ガバナンスのこれらの4つの領域に関して、各メンバーが果たすべき義務を具体的に説明するものである。
どのような資金調達の責務を含めるべきでしょうか。
例えば、資金調達に関してどのような責任を職務記述書に含めるべきでしょうか。 私たちは次のように提案します。
理事会として、資金調達の取り組みに対して受託者としての監督を行う。
- 資金調達の年次計画があることを確認する。
- 計画の結果を監視する。
個人の理事会メンバーとして、組織の資金調達活動を支援する。
- 潜在的な寄付者を特定し、その関係を培う。
- できる限り惜しみなく寄付を行い、組織の年次寄付プログラムを支援する。
- 募金活動に参加する。
募金活動への期待を明確に示すことは、特に重要である。 多くの理事会メンバーは、自分が組織に個人的な寄付をすると同時に、組織を代表して資金調達に協力する責任があることを知らずに理事会に参加しています。 明確な職務記述書があれば、理事を務めることになった場合、理事に何が期待されているのかが曖昧にならない。
それを有効に活用する
潜在的な理事会メンバーは、理事会に参加することに同意する前に、職務記述書を注意深く確認する必要があります。 それは、組織内のすべての役員に期待されていることが明確に表現されているため、採用プロセスにおける重要なツールである。 候補者が理事になった後、驚くようなことがないようにしなければなりません。 寄付をしなければならないとは誰も言ってくれなかった」、「委員会の委員をしなければならないとは誰も言ってくれなかった」、「理事会のすべての会合に出席しなければならないとは知らなかった」という理事会メンバーの声を聞くことがあまりにも多くあります。 このような期待を明確にするのは、役員募集の段階であり、それによって、役員候補者は、十分な情報を得た上で、役員になることを決意することができるのです。
その人が役割を引き受けたら、新役員は、新役員オリエンテーションで職務内容説明書を見るべきでしょう。 これは、理事会メンバーへの期待を掘り下げ、新理事会メンバーが質問をし、自分に期待されていることの範囲を完全に理解できるようにするための時間である。
毎年、その年の最初の理事会会議で職務記述書のコピーを再発行し、全員が自分の役割と責任を再認識するのが理想的です。 いくつかの組織は、それが読まれ、同意されたことを確認するために、理事会メンバーに文書に署名させることを選択する。
職務の説明はまた、物理的なノートであれデジタルファイルであれ、理事会メンバーのハンドブックまたは参考資料に含まれるべきである。
もし理事会メンバーが明確にされた期待に応えていない場合、理事会議長は職務上の記述をリマインダーとして使用することができます。 これは、期待事項を再確認し、理事会メンバーが職務上の期待事項を満たし、理事会での奉仕を続ける意思があるかどうか、両者が判断できるようにすることで、話し合いの出発点として機能することができる。
最後に
職業上、何が期待されているかを明確にせずに誰かを雇う人はいないでしょう。 非営利組織の理事を募集し、選出する場合も同じことが言えるはずです。 理事会のメンバーが自分に何が期待されているかを知り、組織とその使命を支えるために働く理事会という、パフォーマンスの高い理事会を組織が持つための最初の、そして最も重要なステップが、理事の職務記述書なのです。
Amy Cahners と Susan Donahue の詳細については、Cahners and Donahue Associates.
を参照してください。