Het is een drukke, drukke wereld en als verkoopadviseur bent u voortdurend onderweg, op bezoek bij klanten, om de gang van zaken te controleren, of om uw verkoopteam te helpen. Voor de meeste bedrijfseigenaren, of ze nu solopreneurs of hoofden van grote bedrijven zijn, mobiele telefoons zijn uw levenslijn naar het bedrijf. Een recente studie toonde aan dat zesenzestig procent van de eigenaren van kleine bedrijven mobiele technologie gebruiken voor hun bedrijf.
U kunt het zich niet veroorloven om belangrijke oproepen te missen, ook al bent u niet op kantoor. Er zijn momenten waarop u uw zakelijke gesprekken moet doorschakelen naar uw mobiele telefoon. Als u een kleine onderneming bent met slechts een paar mensen, is het doorschakelen van gesprekken een eenvoudige, doe-het-zelf operatie. Als u voor een wereldwijd bedrijf werkt, kan het iets ingewikkelder zijn om oproepen naar uw extensie door te schakelen naar uw mobiele telefoon – maar mogelijk met het juiste systeem.
Mechanica van oproepdoorschakeling
Bijvoorbeeld, op een Verizon-systeem, neemt u uw kantoortelefoon op en toetst u *72. Zodra u de toon hoort, belt u het nummer van de mobiele telefoon waarop u de doorgeschakelde oproepen wilt ontvangen. Zodra de mobiele telefoon antwoordt, is de doorschakeling ingeschakeld. Toets *73 op uw kantoortelefoon om de doorschakeling uit te schakelen.
Dit systeem is prima voor een heel klein bedrijf, maar werkt niet in een groter bedrijf. Misschien wilt u oproepen doorschakelen naar de mobiele nummers van een aantal werknemers tot u een antwoord krijgt. Vergeet niet dat u een klant niet zonder hulp of service wilt laten zitten als hij dringend iets nodig heeft, en u wilt vooral niet dat hij naar de voicemail gaat.
Globaal bereik, lokaal antwoord
Met oproepdoorschakeling kan een bedrijf ook zijn bereik vergroten door meerdere nummers naar dezelfde locatie door te schakelen en deze direct te beantwoorden. Zo kunnen klanten buiten de stad een lokaal of gratis nummer bellen, dat op zijn beurt wordt doorgeschakeld naar de hoofdlijn van het bedrijf. Dit betekent dat klanten geen interlokale kosten hoeven te betalen en er tegelijkertijd van overtuigd kunnen zijn dat het bedrijf voor hen klaarstaat wanneer zij dat nodig hebben.
Als zij vanuit verschillende tijdzones bellen, kan het natuurlijk zijn dat er niemand op kantoor is om hun oproepen aan te nemen. U gaat een call forwarding provider nodig hebben om deze oproepen te distribueren naar de juiste mobiele telefoons of call center. Hiervoor is er “follow the sun forwarding”, waarbij inkomende oproepen sequentieel worden doorgeschakeld naar elke telefoon ter wereld waar uw vertegenwoordiger het gesprek kan aannemen. Door dat te combineren met spraakmenu-opties kan elke inkomende oproep op de best mogelijke manier worden afgehandeld.
Kwaliteit
U hebt een aanbieder van oproepdoorschakelingen nodig die een heldere, ruisvrije verbinding levert die niet klinkt alsof hij uit een ander deel van de wereld komt, zelfs als dat wel zo is. Om deze reden zou u een systeem moeten overwegen dat meer vertrouwt op het openbare geschakelde telefoonnetwerk (PSTN) in plaats van op voice over internet protocol (VOiP). Iedereen die bekend is met een VOiP-dienst zoals Skype weet dat Skype weliswaar goedkoop gesprekken kan voeren, maar dat de geluidskwaliteit vaak nogal inconsistent is.
Over wat u nog meer moet zoeken in een doorstuurprovider, zorg ervoor dat u er een vindt die geen apparatuur hoeft aan te schaffen, geen setupkosten hoeft te betalen, of boetes als u moet opzeggen. Laat hen zorgen voor alle technologie, terwijl u zich kunt concentreren op uw eigen bedrijf.
Control
U hebt een doorschakelsysteem nodig waarmee u precies kunt bepalen wanneer en waarnaar elke inkomende oproep wordt doorgeschakeld. Sommige aanbieders bieden online controle over de doorgeschakelde oproepen, zodat u de richting van elke oproep met een muisklik kunt wijzigen, 24 uur per dag.
U kunt oproepen programmeren die op bepaalde tijden, of vanaf bepaalde plaatsen, binnenkomen om naar bepaalde telefoons te worden doorgeschakeld. U kunt ook toegang krijgen tot real-time gespreksverslagen waarmee u kunt bijhouden waar en wanneer de oproepen binnenkwamen, en hoe ze werden verwerkt.
En zelfs als de inkomende oproep midden in de nacht komt, kan de werknemer een persoonlijk bericht achterlaten op hun mobiele voicemail die de beller verzekert dat hun oproep op de juiste plaats belandde, en met de juiste persoon om zo snel mogelijk met hun behoeften om te gaan.
Idealiter moeten al deze controlefuncties worden afgehandeld via een gebruikersvriendelijke online console, zodat u alle details van uw online doorschakeling op één plaats kunt zien.
Blijf verbonden met uw klanten
Het is een 24-uurs bedrade wereld tegenwoordig, en bedrijven kunnen het zich niet veroorloven om ook maar een steen unturned te laten. Als er inkomende gesprekken die uw bedrijf mist, is het kost je geld. U hebt potentiële klanten in het hele land, en over de hele wereld. Waarom probeert u het niet gemakkelijk te maken om er zoveel mogelijk te spreken?