Voorstel dat u de directeur van uw school bent. Je krijgt de verantwoordelijkheid om een tentoonstelling te organiseren. Wat is het eerste dat u doet? Je gaat eerst proberen alle taken te noteren die gedaan moeten worden. U noteert de details van de taak en de persoon die de verantwoordelijkheid krijgt. U gebruikt ook formele communicatie naar de directeur, leraren en andere mensen in functie. Op dezelfde manier moeten we in het bedrijfsleven ook details noteren en communiceren met andere personen in de organisatie. Deze manier van communiceren in het bedrijfsleven is memorandum. In dit deel zullen we memorandum bestuderen.
Memorandum
Een memorandum is een notitie of een verslag voor toekomstig gebruik. Voor een organisatie is het erg belangrijk om een efficiënte manier van communicatie te hebben. Het is een hulpmiddel binnen het kantoor. Het heeft een aantal doelen.
In eenvoudige bewoordingen is een memorandum een geschreven bericht of informatie van de ene persoon of afdeling aan de andere in hetzelfde bedrijf. Het is minder formeel dan een brief.
Een memorandum wordt vaak afgekort als memo. Effectieve memo’s vermelden duidelijk het doel in de eerste zin.
Doel van memorandum
Een persoon schrijft een memo met een aantal doelen in gedachten. Het wordt gebruikt
- Om te informeren.
- Om inlichtingen in te winnen.
- Je kunt het gebruiken om te rapporteren.
- Om suggesties te geven.
- Om te herinneren.
- Je kunt het gebruiken om te instrueren.
- Met behulp van een memo kan men goodwill bevorderen.
- Om de ideeën over te brengen.
Voordelen van memo’s
Het gebruik van memo’s heeft een aantal voordelen. Memo’s zijn
- Memorandum is snel.
- Het is een handig middel van communicatie.
- Het is goedkoop. Memo’s worden binnen een organisatie gebruikt, zodat men papier van lage kwaliteit kan gebruiken.
- Het helpt bij het bijhouden van schriftelijke bescheiden.
Delen van een memorandum
Er zijn hoofdzakelijk vijf delen van een memorandum. Deze zijn
Kopsegment
Het kopsegment van een memo bestaat uit vier basisonderdelen.
Tot: Naam en functie van de lezer
FROM: Naam en functie van de afzender
DATE: Volledige datum
SUBJECT: Reden voor het schrijven van een memo
Openingssegment
In dit segment kan men het doel van de memo vinden. De openingsalinea bevat de reden of het motief voor het schrijven van een memo. Het geeft een kort overzicht van de memo.
Context
Het is de gebeurtenis of omstandigheid van het probleem dat de schrijver aan het oplossen is. Men moet de context duidelijk vermelden.
Taaksegment
Het is het segment dat men moet opnemen om de stappen voor het oplossen van het probleem te vermelden. Men moet alleen de noodzakelijke informatie opnemen. Maak een goede planning voordat u een memo schrijft.
Samenvattend Segment
Als een memo langer is dan een pagina, moet u een apart samenvattend segment opnemen. Voor een korte memo is dat niet nodig. Het helpt de lezer de hoofdgedachte van de memo te begrijpen. Ook helpt het om de vereiste stappen te zetten.
Discussiesegment
Het is het langste deel van een memo. Het bevat alle details die de ideeën ondersteunen. Begin met algemene informatie en ga dan naar meer specifieke informatie. Het bevat ondersteunende ideeën, feiten en onderzoek.
Slotsegment
Beëindig uw memo altijd met beleefde woorden. Zorg ervoor dat u de afronding van de taak op een efficiënte en gemakkelijke manier maakt. Probeer de lezer te verleiden tot een positieve actie.
Noodzakelijke bijlagen
U kunt ook lijsten, grafieken, tabellen enz. aan het eind van een memo bijvoegen. Maak een verwijzing voor uw bijlagen en voeg er een notatie aan toe.
De opmaak van een memo
Belangrijke punten om te onthouden
- Gebruik altijd een duidelijke en specifieke onderwerpregel.
- Verlies de tijd van de lezer niet door lange memo’s te gebruiken. Wees duidelijk en beknopt.
- Gebruik de actieve stem.
- Gebruik de eerste persoon.
- Ben formeel.
- Vermijd jargon en vriendelijke woorden.
- Gebruik een zorgvuldige en logische ordening van de informatie.
- Houd de alinea’s kort.
- U kunt opsommingen gebruiken voor de alinea’s.
- U kunt vaste hoofdletters gebruiken en inspringen in het midden voor belangrijke details.
- Gebruik opsommingstekens om punten duidelijk te maken.
- Eindig de memo altijd met beleefde woorden.
- Gebruik lettertypen en kleur om de aandacht te trekken.
- Vermijd onbeschofte en ondoordachte memo’s.
- Het behoeft geen complimenteuze afsluiting of een handtekening.
- Proofread de inhoud alvorens te verzenden.
Opgeloste voorbeelden voor u
Probleem: Welke van de volgende is waar met betrekking tot een memo?
- Lang en informeel.
- Kort en bondig.
- Alles van het bovenstaande.
Oplossing: iii. Kort en bondig.
Probleem: Welke van de volgende beweringen is waar in een memo?
- Het hele document is enkel gespatieerd.
- Het hele document is dubbel gespatieerd.
- Alleen de hoofdparagrafen zijn dubbel gespatieerd.
- Alles is dubbel gespatieerd behalve de hoofdparagraaf.
Oplossing: iv. Alles is dubbel gespatieerd behalve de hoofdalinea.