Free Press

Als werkgever bent u verantwoordelijk voor het doorlopen van het wervingsproces en het vinden van eersteklas werknemers die passen bij uw werkcultuur. Maar om dat te doen, moet u een beetje huiswerk doen.

Veel bedrijven gebruiken een referentiecontrole om dieper in het arbeidsverleden van een sollicitant te duiken en erachter te komen of ze geschikt zijn voor de baan. Maar als je een referentiecheck pro wilt worden, moet je leren hoe je een referentiecheck uitvoert en wat je referenties moet vragen.

Wat is een referentiecheck?

Referencechecks zijn een essentieel onderdeel van het wervingsproces. Een referentiecheck is wanneer een werkgever contact opneemt met de vorige werkgevers, scholen en andere personen (bijv, persoonlijke referenties) om meer te weten te komen over de kandidaat.

Met referentiechecks kunt u meer te weten komen over sollicitanten, zoals hun:

• Werkgelegenheidsgeschiedenis
• Opleidingsachtergrond
• Baankwalificaties
• Sterktes en zwaktes
• Gedrag

Stappen voor het controleren van referenties

Als u de referenties van uw kandidaat grondig wilt controleren, moet u zich goed verdiepen en de onderstaande zes stappen volgen. Afhankelijk van met wie u contact opneemt (bijv. de oude werkgever), moet u de vragen misschien anders formuleren of aanvullende vragen stellen.

Verifieer de naam van de kandidaat

Voor alles eerst: als u contact opneemt met een referentie, moet u de naam van de kandidaat verifiëren. Deze stap lijkt misschien voor de hand liggend, maar je weet nooit of het oneerlijke kandidaten zal uitsluiten.

Als u contact opneemt met een vorige werkgever, zorg er dan voor dat u ook hun titel en data van tewerkstelling verifieert.

Bevestig hoe ze de kandidaat kennen

Depending on your requirements, candidates might provide a list of different types of references. Uw bedrijf kan bijvoorbeeld eisen dat de kandidaat ten minste twee persoonlijke referenties geeft naast twee professionele referenties.

Wanneer u contact opneemt met elke referentie, controleer dan hoe de referentie de kandidaat kent. Op die manier kunt u de details controleren van de referenties die uw kandidaat aan u heeft verstrekt. En, het helpt ook om te verifiëren met wie u spreekt.

Vraag wat de kandidaat een goede fit maakt

Het laatste wat u wilt doen is iemand aannemen die niet gekwalificeerd is. Gebruik uw tijd met de referentie van de kandidaat om te peilen of de kandidaat al dan niet geschikt is voor de functie.

Wanneer u kandidaten controleert, leg dan de omvang van de functie uit aan de referentie. Vraag hen of zij al dan niet geloven dat de referentie zou gedijen in de positie en waarom.

Tijdens het luisteren naar het antwoord van de referentie, zorg ervoor dat u uitkijkt voor indicatoren dat ze niet 100% eerlijk tegen u zijn. Luister naar wat de referentie niet zegt. Stilte bij het natrekken van referenties kan veelzeggend zijn. Een aarzelend of vaag antwoord kan er bijvoorbeeld op wijzen dat ze niet geloven dat de kandidaat geschikt is voor de baan of bang zijn om details te delen.

Laat de referentie de kandidaat rangschikken

U moet een verscheidenheid aan referentiecontrolevragen voorbereiden wanneer u contact opneemt met de referentie van een kandidaat. Sommige van deze kunnen open vragen, korte antwoordvragen en meerkeuzevragen zijn die een schaal van 1-10 gebruiken.

Het vragen van de referentie om de kandidaat te rangschikken kan u een gemakkelijke manier geven om een eerlijk antwoord van een referentie te krijgen. Met rangschikkingsvragen moet de referentie nadenken over hun antwoord, omdat ze alleen een cijfer geven.

Hier zijn een paar voorbeelden van rangschikkingsvragen:

• Op een schaal van 1-10, hoe zou u de communicatieve vaardigheden van de kandidaat beoordelen?
• Hoe zou u de schrijfvaardigheid van de kandidaat rangschikken van 1-10?

Laat u niet misleiden door referenties die de kandidaat allemaal 10’en geven. U en uw referentie weten allebei dat de kandidaat niet perfect kan zijn in elke vaardigheid. Als u een referentie hebt die dit doet, stel hen dan follow-up vragen om erachter te komen waarom zij hen zo hoog beoordeelden. Op dezelfde manier, als de referentie hen laag beoordeelt, moet u aanvullende vragen stellen om erachter te komen waarom ze dat deden.

Ontdek de sterke en zwakke punten van de kandidaat

Een hoofddoel van uw arbeidsreferentiecontrole moet zijn om de sterke en zwakke punten van de kandidaat te achterhalen.

Naast uw andere sets vragen, moet u de referentie specifiek vragen om de sterke en zwakke punten van de kandidaat op te sommen. U kunt de referent bijvoorbeeld vragen om u twee sterke en twee zwakke punten of groeimogelijkheden voor de kandidaat te vertellen.

Dit zal u helpen om een goed idee te krijgen van waar de kandidaat moet verbeteren en waar hij het meest in uitblinkt. Niet te vergeten, recht door zee zijn over sterke en zwakke punten kan u ook vertellen of de kandidaat compatibel is met de functie-eisen en noodzakelijke vaardigheden.

Vraag naar het gedrag van de kandidaat

Weten van het gedrag en de houding van een kandidaat kan u helpen voorspellen hoe ze zullen handelen in uw werkomgeving. Als u contact opneemt met een oude werkgever, moet u zich verdiepen in het gedrag van de kandidaat.

Wanneer u vragen stelt over de kandidaat, vergeet dan niet om vragen in te weven om te achterhalen wat hun acties en gedrag waren bij hun oude banen. Konden ze goed opschieten met andere collega’s? Hebben ze ooit conflicten veroorzaakt op het werk? Waarom hebben ze hun baan verlaten? Al deze vragen helpen u om een goed inzicht te krijgen in de gewoonten en het gedrag van de kandidaat op de werkplek.

Reference check tips

Wilt u uw reference check proces in de hoogste versnelling zetten? Gebruik de vijf tips hieronder om de ultieme referentiechecker te worden.

Neem het proces serieus

Zorg er eerst en vooral voor dat u het referentiecontroleproces serieus neemt. Neem de tijd om vragen te onderzoeken en bereid je voor. Anders kan het zijn dat u zich later brandt aan het aannemen van een slechte kandidaat.

Het referentieproces licht opvatten kan:

• U ervan weerhouden een topwerknemer aan te nemen
• U geld en tijd verspillen
• U extra tijd laten besteden aan het vinden van een vervanger

Twee keer mondeling controleren

Er zullen kandidaten zijn die op papier geweldig klinken, maar een slecht sollicitatiegesprek hebben. Aan de andere kant zullen er ook kandidaten zijn die het interview goed vinden, maar hun werk slecht doen.

Voordat u iemand in uw team opneemt, moet u ten minste twee verbale referentiechecks uitvoeren. Verbale referentiechecks kunnen telefoongesprekken, videochats of persoonlijke ontmoetingen omvatten.

Verbal checks geven u een manier om de sterke en zwakke punten van een kandidaat te begrijpen, evenals hoe ze echt presteren op het werk. Niet te vergeten, ze helpen voorkomen dat u uw tijd verspilt met het aannemen van een blindganger.

Plan uw vragen van tevoren

U moet voorbereid zijn wanneer u kandidaten interviewt. Zo moet u ook voorbereid zijn wanneer u de referenties van uw kandidaat controleert.

Voordat u contact opneemt met de referenties van een kandidaat, moet u uw vragen al klaar hebben. Als je je vragen niet zorgvuldig plant, doe je jezelf alleen maar pijn.

Neem de tijd om echt na te denken over de vragen die je wilt stellen. Graaf diep om out-of-the-box vragen te bedenken die je beantwoord wilt hebben over de kandidaat. Vermijd vragen die u een “ja of nee” antwoord geven. Doe wat onderzoek om goede vragen te vinden voor referenties. En, houd uw vragen legaal, of ze kunnen terugkomen om u te achtervolgen.

Uw vragen moeten u inzicht geven in het gedrag van de kandidaat op de werkplek, eerdere ervaringen en vaardigheden.

Kijk uit voor valse referenties

Volgens de Economic Times maakt bijna 20-30% van de kandidaten gebruik van valse referenties. Aangezien een groot deel van de kandidaten liegt over hun referenties, moet je je due diligence doen om de neppers te spotten.

U kunt uitkijken voor bedriegers door:

• De referentie te controleren op sociale media (bijv. Facebook)
• Telefoonnummers kruiselings te controleren, indien mogelijk
• Navolgen en bedanken van de referentie (bijv, bericht op LinkedIn)

Notities maken

Wanneer u contact opneemt met de referenties van uw kandidaat, zorg er dan voor dat u zoveel mogelijk notities maakt.

Zelfs als u al weet dat u de kandidaat gaat aannemen en positieve feedback van hun referenties hebt ontvangen, is het altijd goed om gedetailleerde notities te hebben om naar terug te verwijzen.

Overweeg het maken van een sjabloon of formulier voor het controleren van referenties. Op die manier kunt u het invullen wanneer u uw referentiecontrole uitvoert. Bewaar uw formulier voor elke sollicitant in het bestand voor het geval u het in de toekomst nodig hebt om het op te sporen.

Uw formulier of sjabloon moet zaken bevatten als:

• De naam van de kandidaat
• De naam en contactgegevens van de referent
• Datum
• Lijst met vragen
• De antwoorden van de referent op uw vragen
• Uw handtekening

Slaagt een kandidaat met vlag en wimpel voor uw referentiecheck? Geweldig! Nu moet u uw nieuwe aanwinst in dienst nemen en op de loonlijst zetten. Met de loonlijstsoftware van Patriot kunt u eenvoudig nieuwe werknemers toevoegen en uw loonlijstproces stroomlijnen. Probeer het vandaag nog gratis!