Użyj opisów stanowisk członków zarządu, aby wyjaśnić role i oczekiwania
Pierwszym pytaniem, które zazwyczaj zadajemy na naszych sesjach szkoleniowych i warsztatach dotyczących ról i obowiązków zarządu jest: Czy posiadasz opis stanowiska pracy członka zarządu? Najczęściej odpowiedź brzmi „nie”.
Kończąc nasze sesje, mówimy uczestnikom, że jeśli nie zrobią nic innego, kiedy nas opuszczą, mamy nadzieję, że wrócą i stworzą opisy stanowisk pracy – nie tylko dla członków zarządu, ale również dla członków zarządu i komisji. W ten sposób członkowie zarządu mogą zrozumieć swoje prawne, powiernicze i etyczne obowiązki, a także swoje zaangażowanie pod względem czasu, skarbów i talentów.
Po co zawracać sobie głowę tworzeniem opisu pracy członka zarządu?
Dlaczego uważamy, że opis stanowiska pracy członka zarządu jest tak ważny dla stworzenia skutecznej rady nadzorczej? Szczerze mówiąc, bez niego nie istnieje:
- Brak jasności wokół oczekiwań organizacji wobec członków zarządu
- Brak podstaw do odpowiedzialności, kiedy członek zarządu nie wykonuje swoich obowiązków zgodnie z oczekiwaniami
- Brak rozróżnienia i granic pomiędzy rolą członków zarządu a rolą dyrektora wykonawczego i pracowników
Ten brak jasności i odpowiedzialności może powodować zamieszanie i marnować czas i energię zarządu i organizacji.
Jaki jest ten niezbyt tajny przepis?
Według BoardSource, rada dyrektorów ma cztery podstawowe obowiązki:
- Misja: stwórz jasną, zwięzłą deklarację misji, która wyraża podstawowe wartości organizacji i powód jej istnienia, a także regularnie przeglądaj tę misję, zmieniając ją w razie potrzeby
- Nadzór: ustal odpowiednie kontrole i równowagę, aby zapewnić, że organizacja jest dobrze zarządzana, a jej misja jest realizowana
- Rozwój zasobów: zapewnienie organizacji zasobów finansowych i ludzkich potrzebnych do realizacji jej misji
- Zasięg: nawiązywanie kontaktów ze społecznością zewnętrzną w celu promowania misji, wartości i programów organizacji (na przykład poprzez rekrutację nowych członków zarządu, wolontariuszy i darczyńców, poszerzanie sieci zwolenników organizacji)
Każdy z członków odgrywa kluczową rolę w przyczynianiu się do realizacji ogólnych obowiązków zarządu opisanych powyżej. Efektywny opis stanowiska pracy członka rady nadzorczej będzie zawierał szczegółowy opis obowiązków, których spełnienia oczekuje się od każdego członka w odniesieniu do tych czterech obszarów zarządzania radą.
Jakie obowiązki związane z fundraisingiem powinny być uwzględnione?
Na przykład, jakie obowiązki związane z pozyskiwaniem funduszy powinny znaleźć się w opisie stanowiska pracy? Proponujemy następujące rozwiązania.
Jako zarząd, należy zapewnić nadzór powierniczy nad działaniami fundraisingowymi:
- Upewnij się, że istnieje roczny plan fundraisingu.
- Monitoruj wyniki planu.
Jako indywidualny członek zarządu, pomagać w działaniach fundraisingowych organizacji:
- Identyfikować i pielęgnować relacje z potencjalnymi darczyńcami.
- Wspieraj program corocznych darowizn organizacji, udzielając jak najhojniejszych datków.
- Uczestniczenie w imprezach fundraisingowych.
Jasne formułowanie oczekiwań dotyczących fundraisingu jest szczególnie ważne. Wielu członków zarządu dołącza do rady nieświadomych tego, że ich obowiązkiem jest zarówno przekazanie osobistego daru na rzecz organizacji, jak i pomoc w fundraisingu na jej rzecz. Jasny opis stanowiska pracy nie pozostawia niejasności co do tego, czego oczekuje się od członka zarządu, jeśli zdecyduje się on na pracę w zarządzie.
Wykorzystanie go w praktyce
Potencjalni członkowie zarządu powinni dokładnie zapoznać się z opisem stanowiska, zanim zgodzą się dołączyć do zarządu. Jest to kluczowe narzędzie w procesie rekrutacji, ponieważ jasno określa, czego oczekuje się od wszystkich członków zarządu w organizacji. Nie powinno być żadnych niespodzianek, kiedy kandydat zostanie już członkiem zarządu. Zbyt często słyszymy, jak członkowie zarządu mówią: „nikt mi nie powiedział, że będę musiał przekazać darowiznę”, „nikt mi nie powiedział, że będę musiał służyć w komisji” lub „nie wiedziałem, że muszę uczestniczyć we wszystkich spotkaniach zarządu”. Czas na wyjaśnienie tych oczekiwań jest podczas procesu rekrutacji, co pozwala potencjalnemu członkowi rady podjąć świadomą decyzję o zaangażowaniu się w pracę w radzie.
Kiedy dana osoba zaakceptuje już swoją rolę, nowy członek zarządu powinien zapoznać się z opisem stanowiska podczas spotkania orientacyjnego dla nowych członków zarządu. Jest to czas, aby zagłębić się w oczekiwania członków zarządu i umożliwić im zadawanie pytań oraz pełne zrozumienie zakresu tego, czego się od nich oczekuje.
Opis stanowiska powinien również znaleźć się w podręczniku dla członków zarządu lub w materiałach referencyjnych, zarówno w formie zeszytu, jak i pliku cyfrowego.
Jeżeli członek rady nie spełnia wyartykułowanych oczekiwań, przewodniczący rady może użyć opisu stanowiska jako przypomnienia. Może on służyć jako punkt wyjścia do dyskusji poprzez ponowne przedstawienie oczekiwań i umożliwienie obu stronom ustalenia, czy członek rady chce lub jest w stanie spełnić oczekiwania i kontynuować swoją pracę w radzie.
Końcowe przemyślenia
Zawodowo nikt z nas nie zatrudniłby kogoś bez jasnego określenia, czego się od niego oczekuje. Tak samo powinno być w przypadku rekrutacji i wyboru członków zarządu organizacji non-profit. Opis stanowiska pracy dla członka zarządu jest pierwszym i najważniejszym krokiem do zapewnienia, że organizacja posiada wydajny zarząd – taki, którego członkowie wiedzą, czego się od nich oczekuje i którzy pracują, aby wspierać organizację i jej misję.
Aby uzyskać więcej od Amy Cahners i Susan Donahue, odwiedź Cahners i Donahue Associates.