Standaryzacja procesu zamawiania w organizacji wymaga dokumentacji. Wprowadzenie systemu zamówień pozwala kontrolować koszty i tworzy papierową ścieżkę ułatwiającą audyt. Uzyskanie zlecenia zakupu lub zapotrzebowania na zakup są kluczowymi procesami w pozyskiwaniu elementów, których firma potrzebuje, aby przetrwać. Każda polityka i procedura zakupów jest inna, dlatego ważne jest, aby najpierw zrozumieć te dwa systemy i to, w jaki sposób mogą one usprawnić Twoje działania.
Zapotrzebowanie zakupu &Zamówienie zakupu Różnice
Zapotrzebowanie zakupu jest wewnętrznym dokumentem, w którym jeden dział prosi inny dział o pozwolenie na zakup towarów lub usług. Zamówienie zakupu jest tworzony po requisition i jest dokumentem, który jest używany do rzeczywistego zakupu tych towarów lub usług od dostawcy zewnętrznego.
Zapotrzebowania zakupu są bardziej międzywydziałowych form, które pozwalają większe organizacje do obsługi ich rachunkowości i finansów lepiej. Im większa firma, tym większa potrzeba procesu zamówień. Po prostu nie można śledzić przepływu bez umieszczenia go na papierze.
Co to jest Zamówienie Zakupu?
Zapotrzebowanie Zakupu, znany również jako formularz wniosku o zakup, jest dokumentem, który jest używany do żądania zamówienia zakupu. Jest to pierwszy krok w procesie zamówień dla firmy w celu uzyskania dostaw, usług i zakupów z działu zakupów.
Formularze wniosków o zakup są dokumenty opracowane przez nabywcę i przedłożone do działu finansowego. Jest to sposób na uzyskanie zgody na rozpoczęcie procesu zakupowego z zewnętrznym sprzedawcą. Czekasz na „kciuk w górę”, aby kupić towary lub usługi potrzebne do wykonania pracy.
Nie możesz szaleć z firmową gotówką. Potrzebujesz procesu zatwierdzania dla celów walidacji. Służy to jako pierwszy krok w tworzeniu skutecznej ścieżki audytu z przejrzystymi zapisami. Pokazuje to IRS, że zależy Ci na śledzeniu finansów firmy.
Dział zakupów będzie patrzył tylko na formularze zapotrzebowania na zakup powyżej pewnej kwoty dolara. Każda firma różni się, ale średni koszt jest cokolwiek $ 5000 i ponad. Każdy nakaz requisition wymaga pewnych informacji. To może się różnić w zależności od branży i potrzeb, ale requisition zazwyczaj wymaga danych takich jak:
- Nazwa działu wnioskującego
- Lokalizacja i adres pocztowy nabywcy
- Dokładna ilość pozycji
- Opis pozycji
- Nazwa prawna dostawcy zewnętrznego
- Przewidywana cena zakupu
- Wymagana data dostawy
Im więcej informacji posiada dział księgowości, tym bardziej ułatwia on proces zakupu. Dobry przykład zakupu rekwizycji byłoby, gdy pracownik potrzebuje sprzętu lub bieżące usługi dla ich pracy.
Dlaczego potrzebujesz Purchase Requisition
Gdy proponowany zakup przekracza pewną kwotę, chcesz udokumentować, że do celów podatkowych. Każda organizacja musi kupować rzeczy, ale bez śladu papieru, prawdopodobieństwo oszustwa znacznie wzrasta. Firma musi zachować jakąś formę kontroli nad swoim portfelem. Aby temu zapobiec, dział zaopatrzenia pełni ważną rolę w łańcuchu dostaw. Stanowią one drugi zestaw oczu na wychodzące pieniądze. Jest to niezbędna strategia dla małych firm, gdzie liczy się każdy grosz.
Co to jest zamówienie zakupu?
Jest to następny krok w systemie zakupów. Po zatwierdzeniu zapotrzebowania, zostaje mu nadany numer zamówienia zakupu i wysłany do sprzedawcy. Ten zewnętrzny dokument inicjuje transakcję sprzedaży i jest wiążącą umową dla wszystkich zaangażowanych stron. System zamówień zakupu jest przeznaczony do zorganizowanej ewidencji. Numer PO, który jest przypisany, zazwyczaj odpowiada numerowi zamówienia i są one składane razem. Podobnie jak zamówienie zakupu, PO wymaga pewnych informacji, takich jak:
- Nazwa biura zakupów
- Przedmioty do zakupu
- Warunki płatności
- Instrukcje fakturowania
- Adres wysyłki
- Numer zamówienia zakupu
Zamówienia zakupu służą jako kluczowe dokumenty w całym systemie księgowym i przyspieszają prowadzenie ewidencji. Pomagają firmom odpowiednio przygotować się do audytów. Nie chcesz przecież w ostatniej chwili szukać paragonu sprzed 10 miesięcy. Efektywne procesy zapisać biznes money.
Zlecenia zakupu mogą być również wymagane dla transakcji wewnętrznych. Dzieje się tak, gdy jeden dział w firmie chce kupić towary lub usługi od innego. W tym przypadku, międzywydziałowe zamówienie zakupu jest wymagane do śledzenia wymiany towarów i usług. Może to być szczególnie pomocne dla większych firm, które mają działy z oddzielnymi budżetami operacyjnymi.
Dlaczego potrzebujesz zamówienia zakupu
Firma nigdy nie powinna być zadowolona z werbalnego zobowiązania. Istnieje duże ryzyko prawne z tym związane. Zamówienia zakupu umieścić rzeczy na papierze. Kiedy nowe posty są wykonane, pomagają one uniknąć duplikatów zamówień. Jest to szczególnie ważne, gdy Twoja firma skaluje się. Będzie trudniej śledzić zakupy bez przypisanego numeru jak PO.
Częste audyty finansowe wymagają również zwrócić się w zamówieniach zakupu. Służy to jako dowód, że kierownik zatwierdził decyzję o zakupie. Jest to szybsze i bardziej efektywne niż przekopywanie się przez szufladę z paragonami. Utrzymuje również od utraty śladu funduszy lub komplikuje praktyki księgowe.
Zlecenia zakupu mogą pomóc firmie uniknąć niespodziewanych podwyżek cen. Jeśli dostawca zmienia swoje koszty między datą zamówienia a datą dostawy lub faktury, PO wyjaśni pierwotną cenę. Sprzedawca musi trzymać się umowy, ponieważ PO jest dokumentem prawnym. W ten sposób eliminuje się wszelkie możliwości błędnej komunikacji lub sprzeniewierzenia środków.
Proces PO będzie również zachować swoje zamówienia i faktury w kontroli. Ułatwia identyfikację, które produkty przychodzą w każdej chwili i pomaga w zarządzaniu zapasami. Jeśli masz powtarzające się zamówienia, pomaga to uporządkować fakturowanie w dół drogi.
Przyszłość zakupów
Wszystkie te wymiany i dokumenty wydają się być pracochłonne. Zwłaszcza biorąc pod uwagę możliwości nowoczesnej technologii e-zamówień. Oprogramowanie do zamówień zakupu może zautomatyzować i nadzorować cały proces. Oznacza to, że nie trzeba już czekać na podpis na czyimś biurku. Gdy proces zakupu jest zdigitalizowany, nie ma już żadnych problemów. Zezwolenia mogą stać się niemal natychmiastowe i zasoby przyspieszone. Ludzie mogą skupić się bardziej na prowadzeniu działalności, a mniej na męskich zadań.
Elektroniczny system zamówień łatwo integruje się z innymi platformami finansowymi. Firma, która wykorzystuje zaawansowane procesy cyfrowe, a nie opiera się na Excelu lub e-mailu, może cieszyć się znaczną redukcją kosztów, większą kontrolą nad wydatkami i usprawnionym procesem zakupów. Automatyzacja jest przyszłością zakupów.