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Utilizar descrições de cargos de membro do conselho para esclarecer papéis e expectativas

A primeira pergunta que normalmente fazemos em nossas sessões de treinamento e workshops sobre os papéis e responsabilidades do conselho é: Você tem uma descrição das funções de um membro do conselho? Na maioria das vezes, a resposta é um retumbante “não”

Ao concluirmos nossas sessões, dizemos aos participantes que se eles não fizerem mais nada quando nos deixarem, esperamos que voltem e criem descrições de funções – não apenas para os membros do quadro, mas também para os dirigentes e comitês. Isso permite aos membros do conselho entender suas responsabilidades legais, fiduciárias e éticas, bem como seu compromisso em termos de tempo, tesouro e talento.

Por que se preocupar em criar uma descrição das funções dos membros do conselho?

Por que sentimos que a descrição de funções dos membros do conselho é tão crítica para a criação de um conselho de alto desempenho? Muito francamente, sem ela existe:

• Não há clareza em torno das expectativas que a organização tem para seus membros do conselho
• Não há base para responsabilidade quando um membro do conselho não tem o desempenho esperado
• Não há distinção e limites entre o papel dos membros do conselho e o do diretor executivo e do pessoal

Essa falta de clareza e responsabilidade pode criar confusão e desperdiçar o tempo e a energia do conselho e da organização.

Qual é a receita não tão secreta?

De acordo com o BoardSource, um conselho de administração tem quatro responsabilidades principais:

• Missão: criar uma declaração de missão clara e sucinta que expresse os valores centrais da organização e a razão de ser e revisitar essa missão regularmente, revisando se necessário
• Supervisão: estabelecer verificações e equilíbrios apropriados para assegurar que a organização seja bem gerenciada e sua missão seja realizada
• Desenvolvimento de recursos: assegurar que a organização tenha os recursos financeiros e humanos necessários para cumprir sua missão
• Divulgação: conectar com a comunidade externa para promover a missão, valores e programas da organização (por exemplo, através do recrutamento de novos membros da diretoria, voluntários e doadores, expandindo a rede de apoiadores da organização)

Cada membro desempenha um papel fundamental na contribuição para as responsabilidades gerais da diretoria descritas acima. Uma descrição eficaz das funções dos membros da diretoria descreverá especificamente as obrigações que cada membro deve cumprir em relação a essas quatro áreas de governança da diretoria.

Que responsabilidades de angariação de fundos devem ser incluídas?

Por exemplo, que responsabilidades em relação à captação de recursos devem ser incluídas na descrição de um cargo? Sugerimos o seguinte.

Como um conselho, forneça supervisão fiduciária para os esforços de angariação de fundos:

• Certifique-se de que há um plano anual de angariação de fundos em vigor.
• Monitorar os resultados do plano.

Como um membro individual da diretoria, ajudar nos esforços de arrecadação de fundos da organização:

• Identificar e cultivar relacionamentos com potenciais doadores.
• Apoiar o programa de doações anuais da organização, doando o mais generosamente possível.
• Assistir a eventos de angariação de fundos.

Articular claramente as expectativas de angariação de fundos é particularmente importante. Muitos membros da diretoria se juntam a uma diretoria, desconhecendo que têm a responsabilidade tanto de dar um presente pessoal para a organização quanto de ajudar na angariação de fundos em nome da organização. Uma descrição clara do cargo não deixa ambigüidade sobre o que se espera de um membro do conselho, caso ele decida servir no conselho.

Colocando-o em bom uso

Os potenciais membros do conselho devem rever cuidadosamente a descrição do cargo antes de concordarem em fazer parte do conselho. É uma ferramenta crítica no processo de recrutamento porque articula claramente o que se espera de todos os membros do conselho na organização. Não deve haver surpresas quando o candidato se torna um membro do conselho. Muitas vezes ouvimos os membros do quadro dizerem “ninguém me disse que eu teria que fazer uma doação” ou “ninguém me disse que eu teria que servir em um comitê” ou “eu não sabia que tinha que participar de todas as reuniões do quadro”. O tempo para deixar claras estas expectativas é durante o processo de recrutamento, o que permite que um possível membro do conselho tome uma decisão informada sobre o compromisso com o seu conselho.

Uma vez que a pessoa tenha aceitado a função, o novo membro do conselho deve ver a descrição da função na orientação do novo membro do conselho. Este é o momento de mergulhar nas expectativas dos membros do conselho e permitir que os novos membros do conselho façam perguntas e compreendam totalmente o alcance do que se espera deles.

É ideal reemitir uma cópia da descrição das funções anualmente na primeira reunião do conselho diretor do ano, para lembrar a todos as suas funções e responsabilidades. Algumas organizações optam por fazer com que os membros do conselho assinem o documento para reconhecer que ele foi lido e concordado.

A descrição das funções também deve ser incluída em um manual ou material de referência dos membros do conselho, seja em um caderno físico ou em um arquivo digital.

Se um membro do conselho não estiver correspondendo às expectativas articuladas, o presidente do conselho pode usar a descrição do cargo como lembrete. Ela pode funcionar como um ponto de partida para uma discussão, reafirmando as expectativas e permitindo que ambas as partes determinem se o membro do conselho está disposto ou é capaz de atender às expectativas de trabalho e continuar servindo no conselho.

Pensamentos finais

Profissionalmente, nenhum de nós contrataria alguém sem deixar claro o que é esperado. O mesmo deve se aplicar ao recrutamento e seleção de membros do conselho para uma organização sem fins lucrativos. A descrição das funções dos membros do conselho é o primeiro e mais importante passo para assegurar que uma organização tenha um conselho de alto desempenho – um conselho cujos membros sabem o que se espera deles e que trabalham para apoiar a organização e sua missão.

Para mais informações de Amy Cahners e Susan Donahue, visite Cahners e Donahue Associates.