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Prima del boom della tecnologia, c’era solo un modo per ottenere una risposta al telefono del tuo ufficio: qualcuno doveva fisicamente rispondere. Oggi hai un sacco di opzioni.

Con gli alberi del telefono, i sistemi telefonici automatizzati e i risponditori automatici, non hai più bisogno di una persona reale al tuo telefono. O forse sì?

Nell’era della tecnologia, l’interazione umana è più preziosa che mai. Ma questo non significa che la tecnologia non aiuti. Se non vuoi o non puoi permetterti un addetto alla reception interno, hai due opzioni principali: un sistema telefonico automatizzato o un addetto alla reception virtuale abilitato dalla tecnologia. Cosa funziona meglio? La tecnologia o l’uomo? Abbiamo scoperto che spesso è il connubio tra la tecnologia e l’elemento umano che fa il maggiore impatto.

Sistema di risposta telefonica automatizzato.

Un servizio di risposta automatica o un sistema di risposta vocale interattiva è un sistema telefonico che interagisce con i chiamanti senza un vero umano in linea. L’intera telefonata, o la porzione di telefonata ad albero, avviene attraverso interazioni con una macchina preimpostata.

Questi sistemi variano, a seconda di ciò che stai cercando, ma hanno alcuni temi generali in comune. In genere rispondono alle chiamate in arrivo e riproducono un messaggio, poi chiedono a chi chiama di parlare in risposta a una domanda o di premere un pulsante. Poi, a seconda del sistema, delle opzioni e dell’input del chiamante, il sistema telefonico automatizzato può riprodurre alcune informazioni preregistrate, instradare il chiamante più in basso nell’albero telefonico, o collegarlo con un umano.

Punti di forza del sistema telefonico automatizzato:

• Affrontabile
• Facile da usare
• Personalizzabile

Punti deboli del sistema telefonico automatizzato:

• La mancanza di interazione umana influisce negativamente sul servizio clienti
• L’inefficienza dei sistemi automatizzati può frustrare o confondere i chiamanti
• Senza una supervisione regolare, c’è il rischio di malfunzionamenti non rilevati

L’automazione è il futuro, giusto? Anche se l’automazione sembra sempre una grande idea, un sistema telefonico automatizzato corre il rischio di allontanarvi dai vostri clienti o da un potenziale nuovo cliente, mettendo un muro meccanico tra loro e voi. Può farti risparmiare denaro, ma corre anche il rischio di costarti clienti e tempo inestimabili.

Servizio di receptionist virtuale abilitato alla tecnologia.

Un servizio di receptionist virtuale è un vero e proprio receptionist che risponde al telefono per la tua azienda e una parte fondamentale del tuo team aziendale e degli strumenti tecnologici, ma invece di lavorare nel tuo ufficio, lavorano nel loro. A Ruby, si trovano a Portland, Oregon.

Diversi servizi di centralinista virtuale offrono diverse serie di caratteristiche.

Ruby Receptionists offre una serie completa di servizi telefonici che includono il 100% di risposta alle chiamate dal vivo, centralinisti che parlano spagnolo, presa di messaggi e caselle vocali, trasferimento di chiamata, assunzioni, gestione sofisticata delle chiamate, l’applicazione mobile Ruby ricca di funzioni e chiamate in uscita, per nominarne alcuni. Mentre i chiamanti sono seguiti da una persona reale, la tecnologia proprietaria di Ruby fornisce al centralinista (e a te!) gli strumenti necessari per fornire al chiamante la migliore esperienza possibile. Il più grande vantaggio della tecnologia Ruby? Chi chiama non sa nemmeno che la receptionist non lavora nel tuo ufficio!

La più grande differenza tra un servizio automatico e un servizio di receptionist virtuale è il modo in cui viene utilizzata la tecnologia. Con un servizio automatizzato, si ottiene fondamentalmente un robot. Un servizio di receptionist virtuale, d’altra parte, è abilitato alla tecnologia, ma è ancora una persona reale. Si ottengono tutti i vantaggi di una tecnologia sofisticata, e i vostri clienti possono parlare con un vero e proprio essere umano. Una voce amichevole all’altro capo della linea fa una grande impressione che vi aiuterà a vincere il business.

Punti di forza della receptionist virtuale:

• Servizi sofisticati di receptionist virtuale permettono un alto livello di personalizzazione
• I receptionist forniscono ai chiamanti una prima impressione fantastica

Punti deboli della receptionist virtuale:

• Più costoso di un sistema di automazione
• Limitato alle informazioni che fornisci ai receptionist
• I servizi non sono 24/7 come potrebbe essere un sistema automatizzato

Scopri tutto quello che c’è da sapere su un servizio di receptionist virtuale!

Cosa è giusto per te?

Dimensione dell’azienda, preferenze, volume di chiamate, industria. Tutti questi fattori giocano un ruolo importante nella scelta del servizio giusto per le vostre esigenze aziendali uniche. Se il servizio clienti è importante per te, raccomandiamo sempre di fornire ai chiamanti l’accesso a una persona reale invece di un robot (infatti, abbiamo una calcolatrice che evidenzierà il ROI di veri receptionist al tuo telefono). Dice ai vostri clienti che sono importanti per voi. È una piccola cosa che la vostra azienda può fare per fare una grande impressione che trasforma i chiamanti in clienti fedeli.