Să presupunem că sunteți directorul școlii dumneavoastră. Vi se încredințează responsabilitatea de a organiza o expoziție. Care este primul lucru pe care îl faceți? În primul rând, veți încerca să notați toate sarcinile care trebuie îndeplinite. Veți nota detaliile sarcinii și persoana căreia i s-a încredințat responsabilitatea respectivă. De asemenea, veți folosi comunicarea formală cu directorul, profesorii și alte persoane aflate în funcție. În mod similar, și în afaceri trebuie să notăm detalii și să comunicăm cu alte persoane din organizație. Acest mod de comunicare în afaceri este memorandumul. În această secțiune, vom studia memorandumul.
Memorandum
Un memorandum este o notă sau o înregistrare pentru utilizare ulterioară. Pentru o organizație, este foarte important să aibă o modalitate eficientă de comunicare. Este un instrument intraoffice. Are o serie de scopuri.
În cuvinte simple, un memorandum este un mesaj scris sau o informație de la o persoană sau de la un departament la altul în cadrul aceleiași afaceri. Este mai puțin formal decât o scrisoare.
Un memorandum este adesea prescurtat ca memo. Memorandumurile eficiente indică în mod clar obiectivul în prima propoziție.
Scopul memorandumului
O persoană scrie un memorandum cu anumite scopuri în minte. Acesta este folosit
- Pentru a informa.
- Pentru a întreba.
- O persoană îl poate folosi pentru a raporta.
- Pentru a da sugestii.
- Pentru a reaminti.
- O persoană îl poate folosi pentru a instrui.
- Se poate promova bunăvoința folosind un memo.
- Pentru a comunica ideile.
Avantajele memo-urilor
Utilizarea memo-urilor are o serie de avantaje. Memosul este
- Memoriul este rapid.
- Este un mijloc convenabil de comunicare.
- Este ieftin. Memorandumurile sunt folosite în cadrul unei organizații, astfel încât se poate folosi hârtie de calitate scăzută.
- Ajută la păstrarea înregistrărilor scrise.
Părți ale memorandumului
Există în principal cinci părți ale unui memorandum. Acestea sunt
Segmentul de antet
Segmentul de antet al unui memoriu are patru secțiuni de bază.
TO: Numele și funcțiile cititorului
FROM: Numele și funcția expeditorului
DATE: Data completă
SUBiect: Motivul scrierii unui memo
Segmentul de deschidere
În acest segment, se poate găsi scopul memo-ului. Paragraful de deschidere include motivul sau motivul pentru care se scrie un memo. Oferă o scurtă prezentare generală a memo-ului.
Context
Este evenimentul sau circumstanța problemei pe care scriitorul o rezolvă. Trebuie menționat în mod clar contextul.
Task Segment
Este segmentul pe care trebuie să îl includem pentru a menționa pașii de rezolvare a problemei. Trebuie să se includă doar informațiile necesare. Faceți o planificare adecvată înainte de a scrie un memo.
Summary Segment
Dacă un memo are mai mult de o pagină, trebuie să se includă un segment de rezumat separat. Acesta nu este necesar pentru un memo scurt. Îl ajută pe cititor să înțeleagă ideea principală a memo-ului. De asemenea, ajută la parcurgerea pașilor necesari.
Segmentul de discuție
Este cea mai lungă parte a unui memo. Ea include toate detaliile care susțin ideile. Nu uitați să începeți cu informații generale și apoi treceți la cele mai specifice. Include idei de susținere, fapte și cercetări.
Segmentul de încheiere
Întotdeauna încheiați memo-ul cu cuvinte de curtoazie. Asigurați-vă că faceți finalizarea sarcinii într-un mod eficient și ușor. Încercați să atrageți cititorul să facă o acțiune pozitivă.
Alegări necesare
Se pot atașa, de asemenea, liste, grafice, tabele etc. la sfârșitul unui memo. Faceți o referință pentru atașamentele dvs. și adăugați o notă pentru ele.
Formul unui memo
Puncturi importante de reținut
- Utilizați întotdeauna un subiect clar și specific.
- Nu irosiți timpul cititorului folosind memo-uri lungi. Fiți clar și concis.
- Utilizați vocea activă.
- Utilizați persoana întâi.
- Fiți formali.
- Evitați argoul și cuvintele prietenoase.
- Ar trebui să folosiți o aranjare atentă și logică a informațiilor.
- Păstrați paragrafele scurte.
- Se pot folosi enumerații pentru paragrafe.
- Se pot folosi majuscule solide și indentare centrală pentru detaliile importante.
- Utilizarea punctelor pentru a sublinia punctele.
- Întotdeauna încheiați memoriul cu cuvinte de politețe.
- Utilizați fonturile și culoarea textului pentru a atrage atenția.
- Evitați memo-urile nepoliticoase și nechibzuite.
- Nu are nevoie de o încheiere complimentară sau de o semnătură.
- Corespundeți conținutul înainte de a-l trimite.
Exemple rezolvate pentru tine
Problemă: Care dintre următoarele afirmații sunt adevărate în ceea ce privește un memo?
- Lung și informal.
- Scurt și informal.
- Scurt și concis.
- Toate cele de mai sus.
Soluție: iii. Scurt și concis.
Problemă: Care dintre următoarele afirmații sunt adevărate într-un memo?
- Întregul document are spațiere simplă.
- Întregul document are spațiere dublă.
- Doar paragrafele din corp sunt cu spațiere dublă.
- Toate sunt cu spațiere dublă, cu excepția paragrafului din corp.
Soluție: iv. Totul este cu spațiere dublă, cu excepția corpului paragrafului.
.