Free Press

Cei mai mulți oameni vor să știe care este cel mai bun mod de a-și programa ziua pentru o productivitate maximă și există numeroase articole și cărți care pretind că știu „programul perfect”. Dar realitatea este că nu există o metodă perfectă pentru toată lumea. Deoarece cu toții avem puncte forte și puncte slabe particulare atunci când vine vorba de gestionarea timpului și de productivitate, ceea ce funcționează pentru o persoană ar putea fi un dezastru total pentru alta.

Istoria a arătat că cei mai productivi oameni folosesc tehnici de programare extrem de diferite în funcție de circumstanțe, personalități și niveluri de energie. Winston Churchill, de exemplu, lucra până târziu în noapte și își întrerupea ziua cu whisky și sieste. Toni Morrison începea să scrie înainte de ivirea zorilor. Nu există un „program unic” pentru o productivitate maximă.

Vrem să vă ajutăm să găsiți metoda de planificare care funcționează cel mai bine pentru dumneavoastră. Vrem să vă vedem cum atingeți o productivitate cu viteza warp în fiecare zi. Având în vedere acest lucru, iată cinci metode diferite de programare zilnică pe care le puteți încerca. Unele dintre aceste metode sunt destul de simple, în timp ce altele sunt la limita nebuniei.

Este vorba de a găsi metoda potrivită.

Metoda blocării timpului

Blocarea timpului înseamnă pur și simplu să vă planificați ziua în avans și să dedicați ore specifice pentru a îndeplini sarcini specifice. Pentru a face acest lucru este necesar să stabiliți în avans ce veți realiza și exact când o veți face. Odată ce le aveți în minte, introduceți-le în calendar și apoi apucați-vă să lucrați la acele sarcini la momentul potrivit în timpul zilei.

Când vă planificați sarcinile, este important să blocați atât blocurile proactive, cât și cele reactive. Blocurile proactive sunt atunci când vă concentrați asupra sarcinilor importante pe care trebuie să le îndepliniți. Acesta este momentul în care progresați în proiecte importante, redactați documente importante sau schițați un prototip pentru următorul dvs. produs grozav. Blocurile reactive sunt atunci când acordați timp pentru solicitări și întreruperi, cum ar fi e-mailurile și întâlnirile improvizate.

De exemplu, ați putea să vă programați sarcinile cele mai dificile pentru primele două ore ale zilei și să vă răscoliți căsuța de e-mail în timpul după-amiezii. Acest lucru vă permite să lucrați fără a fi distras și totuși să știți că veți ajunge la lucruri precum e-mailurile și apelurile telefonice.

Această metodă are avantajul de a vă ajuta să știți exact cum vă veți folosi timpul și exact când veți îndeplini sarcini specifice. Listele standard de lucruri de făcut vă prezintă o listă de sarcini pe care trebuie să le îndepliniți în timpul dumneavoastră. Blocarea timpului vă oferă o listă de sarcini și un interval de timp specific pentru a finaliza fiecare sarcină.

Forțându-vă să lucrați în cadrul unei structuri rigide și să îndepliniți sarcinile într-un timp dat, sunteți forțat să vă concentrați cu laserul asupra fiecărei activități.

Guru al productivității Cal Newport jură pe metoda blocării timpului, spunând:

Câteodată oamenii mă întreabă de ce mă deranjez cu un nivel atât de detaliat de planificare. Răspunsul meu este simplu: generează o cantitate masivă de productivitate. O săptămână de lucru de 40 de ore cu timp blocat, estimez că produce aceeași cantitate de producție ca o săptămână de lucru de peste 60 de ore urmărită fără structură.

Planificarea zilei în avans cu ajutorul calendarului vă poate ajuta să vă concentrați pe acele sarcini care contează cel mai mult. „Indiferent cum privești lucrurile”, spune scriitorul Art of Less Doing Ari Meisel, „sarcinile implică sincronizare”. (Tehnica sa este de a folosi FollowUp.cc pentru a primi memento-uri prin e-mail cu privire la sarcini la momentul potrivit.)

Metoda celei mai importante sarcini (MIT)

Metoda MIT se bazează pe concentrarea pe ceea ce este esențial. În loc să scrieți o listă masivă de lucruri de făcut și să încercați să le faceți pe toate, determinați 1-3 sarcini care sunt absolut esențiale și apoi concentrați-vă neîncetat pe aceste sarcini în timpul zilei. Nu este vorba că nu faceți niciodată mai mult de trei sarcini într-o zi, ci că nu faceți nimic altceva până când nu ați finalizat cele trei sarcini esențiale.

Realitatea este că, în majoritatea zilelor, există doar câteva lucruri esențiale care trebuie făcute. Da, există o mie de voci care ne solicită atenția, dar cele mai multe dintre aceste voci nu sunt cruciale. Notificările care îți umflă telefonul și e-mailurile care îți umplu căsuța de e-mail pot aștepta. Dacă reușiți să finalizați cele 1-3 sarcini esențiale, orice altceva devine secundar sau chiar inutil.

Acesta este subiectul central al cărții lui Gary Keller și Jay Papasan The ONE Thing: „Care este SINGURUL lucru pe care îl puteți face în această săptămână, astfel încât, făcându-l, orice altceva ar fi mai ușor sau inutil?”

După ce vă determinați cele 1-3 sarcini cele mai importante, acestea sunt programate primele în ziua dumneavoastră. Astfel, faceți progrese în ceea ce privește elementele esențiale înainte de a fi bombardat de distrageri. Puteți folosi acest lucru împreună cu metoda blocării timpului, păstrând orele inițiale pentru cele mai importante sarcini. E-mailurile, apelurile telefonice și întâlnirile vin mai târziu, după ce ați finalizat sarcinile esențiale.

Concentrându-vă obsesiv pe sarcinile cele mai importante, fiecare zi este productivă. Nu aveți niciodată o zi în care să pierdeți timpul cu sarcini fără sens. Expertul în productivitate James Clear o spune astfel:

Dacă faceți cel mai important lucru mai întâi în fiecare zi, atunci veți reuși întotdeauna să faceți ceva important. Nu știu ce părere aveți voi, dar acest lucru este foarte important pentru mine. Sunt multe zile în care pierd ore întregi bifând a patra, a cincea sau a șasea cea mai importantă sarcină de pe lista mea de făcut și nu ajung niciodată să fac cel mai important lucru.

Aplicații recomandate pentru gestionarea sarcinilor:

• OmniFocus

• Things

• Todoist

Tehnica Pomodoro

Tehnica Pomodoro constă în a lucra pe scurt, masiv productive și intens concentrate, iar apoi să-ți acorzi o scurtă pauză. Este incredibil de simplă, în sensul că tot ce necesită este un cronometru și vă permite să împărțiți o sarcină mare în intervale ușor de gestionat.

Iată cum funcționează:

• Alegeți o sarcină

• Setați cronometrul pentru 25 de minute

• Lucrați la sarcina respectivă până când cronometrul se termină

• Faceți o scurtă pauză (în jur de 5 minute)

• La fiecare 4 sesiuni Pomodoro, faceți o pauză mai lungă (15-30 de minute)

Această tehnică vă permite să realizați o cantitate semnificativă pe parcursul zilei, făcând în același timp pauze adecvate. Timpul relativ scurt al fiecărei sesiuni vă permite, de asemenea, să vă concentrați intens fără a deveni obosit mental.

Câteva persoane jură absolut pe Tehnica Pomodoro. Paul Klipp, președintele filialei poloneze a Lunar Logic, spune următoarele despre utilizarea Pomodoro:

Ați putea crede că o persoană ar putea face 16 dintre aceste cicluri într-o zi. Eu sunt norocos dacă reușesc să fac mai mult de două într-o zi fără întreruperi. Dar în aceste 50 de minute fac mai multe decât în celelalte șapte ore ale zilei mele de lucru, cel puțin în ceea ce privește avansarea celor mai importante aspecte ale celor mai importante proiecte ale mele.

În ciuda simplității sale frumoase, există unele dezavantaje ale Tehnicii Pomodoro. Sesiunile Pomodoro ar trebui să fie perioade neîntrerupte de concentrare, ceea ce înseamnă că nu puteți face o pauză în mijlocul sesiunii și să o reluați mai târziu. Dacă un coleg de serviciu se oprește și vă cere câteva momente din timpul dumneavoastră, trebuie fie să refuzați politicos, fie să întrerupeți sesiunea cu totul.

Cu toate acestea, așa cum a remarcat Klipp mai sus, este posibil să realizați o cantitate semnificativă în doar câteva sesiuni.

Aplicații Pomodoro recomandate:

• Focus Booster

• Pomo Done

• Marinara Timer

Sesiuni de concentrare de 90 de minute

Corpul uman funcționează după cicluri numite „ritmuri ultradiene”. În timpul fiecăruia dintre aceste cicluri, există un vârf când suntem cel mai energizați și un minim când suntem epuizați.

Cu tehnica de focalizare de 90 de minute, profitați din plin de vârfurile și minimele de energie care apar pe parcursul zilei: Lucrați 90 de minute și apoi odihniți-vă timp de 20-30 de minute. Discutând despre performanța de vârf într-un studiu din 1993, Anders Ericcson a subliniat că aceste perioade de odihnă între sesiunile intense de lucru sunt esențiale pentru îmbunătățire.

Majoritatea oamenilor nu acordă prea multă atenție ritmurilor naturale ale corpului lor și folosesc stimulente precum cafeaua pentru a trece peste perioadele de energie scăzută. Acest lucru are aproape întotdeauna ca rezultat o prăbușire completă în jurul orei 14:30, care corespunde cu un minim al ritmului dvs. ultradian.

Lucrând în rafale de 90 de minute vă permite să vă corelați nivelurile maxime de energie cu lista de sarcini, ceea ce apoi vă oferă un impuls major de productivitate. Lucrați cu corpul dvs. în loc să lucrați împotriva lui.

Cum spune strategul digital Tom Gibson:

Trebuie să începem să ne gândim la productivitate și randament în termeni ciclici, mai degrabă decât liniari. Mulți recunosc deja că au perioade de vârf în timpul zilei în care sunt mai buni lucrători. În alte momente, sunt mai buni gânditori. Alteori, tot ceea ce sunt buni este Netflix.

Am fost antrenați de ziua de lucru de 8 ore să presupunem că ar trebui să lucrăm în mod constant de la 8 dimineața până la 5 după-amiaza, cu doar o pauză pentru prânz, pentru a exercita un randament maxim de la începutul până la sfârșitul zilei de lucru. Și, în timp ce această metodă permite cu siguranță managerilor să stea pe urmele angajaților, ea împiedică productivitatea.

Desigur, acest sistem are dezavantajele sale. Dacă șefa ta intră în biroul tău și te găsește dormind pe podea, s-ar putea să nu fie încântată, chiar și atunci când îi explici că lucrezi în conjuncție cu ritmurile tale ultradiene (și, am putea adăuga, îți îmbunătățești memoria). Și vor exista termene limită care nu vă vor da de ales decât să vă puneți nasul la treabă.

Dar atunci când nu vă găsiți contra cronometru, ar fi bine să luați în considerare ritmurile naturale ale corpului dvs. atunci când vă decideți asupra metodei de planificare. S-ar putea ca organismul tău să nu se alinieze exact la ciclurile de 90 de minute, dar monitorizează-ți nivelul de energie pe parcursul zilei timp de câteva săptămâni pentru a vedea dacă poți găsi un tipar pentru tine.

Metoda somnului polifazic

Aceasta este o metodă de programare oarecum bizară care funcționează doar pentru câteva persoane selecte, dar dacă funcționează pentru dumneavoastră, veți atinge cantități neobișnuite de productivitate într-o singură zi.

Majoritatea oamenilor au un somn monofazic, ceea ce înseamnă că își fac somnul zilnic într-o singură bucată (sau fază). Somnoroșii bifazici își obțin somnul în două reprize mai mici, cum ar fi 4 ore dimineața și 4 ore seara târziu. Somnoroșii polifazici duc această metodă la extrem, împărțind somnul în mai multe faze scurte, ceea ce permite să dormiți mai puțin în general și să creșteți semnificativ productivitatea. Cantitatea de somn din fiecare fază poate varia, unele persoane dormind doar în sieste de 20 de minute, iar altele apucând bucăți mai mari de somn și apoi completându-le cu sieste.

Eugene Dubovoy este un manager de proiect din Rusia care a adoptat un program polifazic de somn de 3,5 ore în fiecare noapte, completat de trei sieste de 20 de minute în timpul zilei. Ca urmare, el are semnificativ mai mult timp la dispoziție și face mult mai multe lucruri decât ar face altfel. După cum a declarat pentru Business Insider: „Cel mai mare beneficiu este că am aproximativ două luni de timp suplimentar în fiecare an. Timpul este cea mai valoroasă resursă din viața noastră.”

Chris Jeub, un alt dormind polifazic, este de acord: „Programul meu de somn polifazic m-a făcut să mă simt sănătos și alert, mi-a oferit un somn mai satisfăcător și m-a ajutat să-mi cresc productivitatea cu până la 28 de ore pe săptămână.”

Acest program are câteva dezavantaje foarte evidente. Steve Pavlina a remarcat provocarea de a avea acest tip de program și în același timp de a menține un program de familie sănătos. Iar dacă ratați oricare dintre sesiunile de somn programate, acest lucru vă poate da peste cap în mod semnificativ programul de somn.

Dar acest program are și câteva avantaje masive, cum ar fi obținerea de ore suplimentare în fiecare zi. Dacă dormiți doar patru ore pe zi, adăugați aproximativ 28 de ore în plus la săptămâna dvs. (presupunând că dormiți în mod normal 8 ore).

Căutarea combinației ideale

Crearea celui mai productiv program al dvs. ar putea însemna crearea unor hibrizi ai unora dintre aceste metode. Metoda MIT funcționează bine cu metoda blocării timpului. Trei sesiuni Pomodoro se potrivesc perfect într-o sesiune de lucru de 90 de minute. Iar Metoda Polifazică… ei bine, s-ar putea să fiți pe cont propriu acolo.

Dar este crucial să vă programați ziua. După cum spune Greg McKeown, autorul Essentialismului: „Dacă nu vă prioritizați viața, altcineva o va face.”

Stabilind un program zilnic, vă asigurați că dumneavoastră sunteți cel care vă prioritizează viața.

Continuați să citiți:

• Productivitatea prezidențială: How America’s Leaders Balance Priorities to Get More Done

• Productivitate și ergonomie: Cel mai bun mod de a vă organiza biroul

• Cum să evitați cele 9 lucruri care dăunează cel mai mult productivității

Acest articol a fost publicat inițial în noiembrie 2016 și actualizat în martie 2019. Imagine de ceas de Wil Stewart via Unsplash. Fotografia cronometrului Pomodoro de David Svensson. Ilustrație a ritmului ultradian de Officevibe. Ilustrație de somn polifazic via Wikimedia.

.