Många människor lovordar Google Docs för dess mångsidighet och det ovärderliga alternativet att dela ett dokument med specifika personer, men dessa delningsalternativ, och hur de används, kan öppna dörren för stora integritetsintrång. Det är ibland skrämmande svårt att använda internet i yrkesmässig verksamhet och undvika att förlita sig på Googles tjänster, men det finns sätt att använda dessa verktyg och samtidigt skydda personuppgifter.
Googles uppsättning funktioner är användbara för så gott som alla som har tillgång till internet. Företaget stöder en skattkammare av gratis program för alla arbetslinjer, till exempel Gmail, Google Sheets, Google Drive, Google Maps och naturligtvis Google Docs. Alla dessa verktyg erbjuder imponerande delningsalternativ som gör det möjligt för användarna att dela data och samarbeta i projekt, och vissa är till och med roliga att använda.
Tyvärr ger utnyttjandet av dessa delningsalternativ också de största riskerna. I Google Docs är det enklaste sättet att dela länkar att aktivera länkdelning för att skapa en unik URL för dokumentet och skicka den länken till en kollega. Den direkta åtgärden att skicka en länk person till person är visserligen relativt säker, men om dokumentet har länkar som går ut till andra webbplatser skickas den tidigare webbadressen (den som skapades privat för att dela själva dokumentet) till den nya webbplatsens katalog om man klickar på dessa länkar. Det är inte ett i och för sig ondskefullt tillvägagångssätt – det är bara en föga känd del av hur internet fungerar.
Hur man upprätthåller sekretessen när man skickar Google Dokument
Ett av de enklaste och effektivaste sätten att dela ett Google Dokument på ett säkert sätt är att dela det med specifika personer. Det finns några olika sätt att åstadkomma detta. Det snabbaste sättet är att låta länkdelning vara avstängd och istället välja ”Specifika personer” i alternativen för länkdelning. Detta kräver att den andra parten loggar in på ett Google-konto, men om jobbet innebär att känslig information skickas i ett dokument är det sannolikt värt det extra steget. Om filen innehåller länkar och användaren klickar på dessa kommer URL:en fortfarande att tala om för andra webbplatser var användaren befann sig när han eller hon klickade på länken, men det kommer inte att göra det möjligt för dessa webbplatser att läsa själva dokumentet eftersom alternativen för delning av länkar har ställts in för att begränsa åtkomsten till endast de specifika personer som valts.
Ett annat alternativ är att använda sig av Google Groups. Denna väg kräver också att alla inblandade loggar in med ett Google-konto, men i gengäld skapas en lista över personer till vilka allting kan delas exklusivt. Detta är ett utmärkt alternativ om jobbet kräver att man ofta delar dokument med en stor grupp människor. Varje grupp kommer att ha sin egen associerade e-postadress ”@googlegroups”, så i stället för att infoga en specifik persons e-postadress när du väljer var du vill dela ett dokument, använd bara gruppens e-postadress. Det är en bra idé att hålla koll på gruppens medlemmar för att hålla reda på vem som har tillgång till de delade filerna, och det är lätt att ta bort personer som inte längre är en del av projektet.
Som vanligt när man kommunicerar på nätet är det viktigt att tänka på sekretessinställningarna när man delar information. Med smart användning av länkdelning kan Google Docs vara både säkert och tryggt.
