Free Press

De flesta människor vill veta det bästa sättet att schemalägga sin dag för maximal produktivitet, och det finns många artiklar och böcker som påstår sig känna till det ”perfekta schemat”. Men verkligheten är att det inte finns någon perfekt metod för alla. Eftersom vi alla har särskilda styrkor och svagheter när det gäller tidshantering och produktivitet kan det som fungerar för en person vara en total katastrof för en annan.

Historien har visat att de mest produktiva människorna använder sig av helt olika schemaläggningstekniker beroende på deras omständigheter, personligheter och energinivåer. Winston Churchill, till exempel, arbetade sent på natten och avbröt sin dag med whisky och tupplurar. Toni Morrison började skriva före gryningen. Det finns inget ”one size fits all schema” för maximal produktivitet.

Vi vill hjälpa dig att hitta den schemaläggningsmetod som fungerar bäst för dig. Vi vill se dig uppnå produktivitet i warp-hastighet varje dag. Med det i åtanke får du här fem olika metoder för daglig schemaläggning som du kan prova. Några av dessa metoder är ganska enkla, medan andra är på gränsen till galna.

Det handlar om att hitta den som passar bäst.

Metoden med tidsblockering

Tidsblockering innebär helt enkelt att du planerar din dag i förväg och avsätter specifika timmar för att utföra specifika uppgifter. För att göra detta krävs att du i förväg bestämmer vad du ska utföra och exakt när du ska utföra det. När du väl har dessa i åtanke skriver du in dem i din kalender och börjar sedan arbeta med dessa uppgifter vid lämplig tidpunkt under dagen.

När du planerar in uppgifter är det viktigt att blockera både proaktiva blockeringar och reaktiva blockeringar. Proaktiva blockeringar är när du fokuserar på viktiga uppgifter som du måste få gjorda. Det är då du gör framsteg i viktiga projekt, utarbetar viktiga dokument eller skissar upp en prototyp för din nästa fantastiska produkt. Reaktiva block är när du ger dig tid för förfrågningar och avbrott, t.ex. e-post och spontana möten.

Du kan t.ex. planera in dina mest utmanande uppgifter under de två första timmarna av dagen och plöja igenom din inkorg under eftermiddagen. På så sätt kan du arbeta ostört och ändå veta att du kommer att hinna med saker som e-post och telefonsamtal.

Denna metod har den fördelen att den hjälper dig att veta exakt hur du kommer att använda din tid och exakt när du kommer att utföra specifika uppgifter. Standardlistor för att göra uppgifter ger dig en lista med uppgifter som du ska utföra på din egen tid. Tidsblockering ger dig en lista med uppgifter och en specifik tidsram för att slutföra varje uppgift.

Då du tvingar dig själv att arbeta inom en rigid struktur och att utföra uppgifter inom en viss tid, tvingas du att sätta laserfokus på varje aktivitet.

Produktivitetsgurun Cal Newport svär på tidsblockeringsmetoden och säger:

Ibland frågar folk varför jag bryr mig om en så detaljerad nivå av planering. Mitt svar är enkelt: det genererar en enorm produktivitet. Jag uppskattar att en arbetsvecka med 40 timmars tidsblockering ger samma mängd produktion som en arbetsvecka på över 60 timmar som bedrivs utan struktur.

Att planera din dag i förväg med hjälp av din kalender kan hjälpa dig att fokusera på de uppgifter som är viktigast. ”Oavsett hur du ser på det”, säger Ari Meisel, författare till Art of Less Doing, ”så handlar uppgifter om timing”. (Hans teknik är att använda FollowUp.cc för att få påminnelser via e-post om uppgifter vid precis rätt tidpunkt.)

The Most Important Task Method (MIT)

Metoden MIT handlar om att fokusera på det väsentliga. Istället för att skriva ut en enorm att göra-lista och försöka få allt gjort, bestämmer du vilka 1-3 uppgifter som är absolut nödvändiga och fokuserar sedan obevekligt på dessa uppgifter under dagen. Det är inte så att du aldrig gör mer än tre uppgifter på en dag, utan att du inte gör något annat förrän du har slutfört de tre väsentliga uppgifterna.

Verkligheten är att de flesta dagar finns det bara ett fåtal väsentliga saker som måste göras. Ja, det finns tusen röster som kräver vår uppmärksamhet, men de flesta av dessa röster är inte avgörande. Meddelandena som spränger din telefon och e-postmeddelandena som fyller din inkorg kan vänta. Om du kan slutföra de 1-3 viktigaste uppgifterna blir allt annat sekundärt eller till och med onödigt.

Detta är kärnämnet i Gary Kellers och Jay Papasans bok The ONE Thing: ”What’s the ONE Thing you can do this week such that by doing it everything else would be easier or unnecessary?”

När du väl har bestämt dina 1-3 viktigaste uppgifter, schemaläggs de först på din dag. Du gör sedan framsteg med viktiga saker innan du blir bombarderad av distraktioner. Du kan använda detta tillsammans med tidsblockeringsmetoden och spara dina första timmar för de viktigaste uppgifterna. E-post, telefonsamtal och möten kommer senare, efter att du har slutfört dina väsentliga uppgifter.

Om du fokuserar obsessivt på dina viktigaste uppgifter blir varje dag produktiv. Du har aldrig en dag då du slösar tid på meningslösa uppgifter. Produktivitetsexperten James Clear uttrycker det så här:

Om du gör det viktigaste först varje dag kommer du alltid att få något viktigt gjort. Jag vet inte hur det är med dig, men detta är en viktig sak för mig. Det finns många dagar då jag slösar bort timmar på att stryka av den fjärde, femte eller sjätte viktigaste uppgiften på min att-göra-lista och aldrig hinner göra den viktigaste saken.

Rekommenderade appar för uppgiftshantering:

• OmniFocus

• Things

• Todoist

Pomodoro tekniken

Pomodoro tekniken handlar om att jobba kort, massivt produktiva, intensivt fokuserade utbrott och sedan ge dig själv en kort paus. Det är otroligt enkelt, eftersom det enda som krävs är en timer, och det gör att du kan dela upp en stor uppgift i hanterbara intervaller.

Så här fungerar det:

• Välj en uppgift

• Sätt timern på 25 minuter

• Arbeta med uppgiften tills timern tar slut

• Ta en kort paus (cirka 5 minuter)

• Var fjärde Pomodoro-session, ta en längre paus (15-30 minuter)

Denna teknik gör att du kan åstadkomma en stor mängd saker under dagen samtidigt som du tar tillräckliga pauser. Den relativt korta tiden för varje session gör också att du kan fokusera intensivt utan att bli mentalt utmattad.

En del människor svär absolut på Pomodoro tekniken. Paul Klipp, ordförande för Lunar Logics polska filial, säger så här om att använda Pomodoro:

Du kanske tror att en person kan göra 16 av dessa cykler på en dag. Jag har tur om jag får mer än två på en dag utan avbrott. Men under dessa 50 minuter får jag mer gjort än vad jag gör under de övriga sju timmarna av min arbetsdag, åtminstone när det gäller att komma vidare med de viktigaste aspekterna av mina viktigaste projekt.

Trots sin vackra enkelhet finns det några nackdelar med Pomodoro tekniken. Pomodoro-sessioner är tänkta att vara oavbrutna perioder av fokusering, vilket innebär att du inte kan pausa mitt i sessionen och sedan ta upp den igen senare. Om en kollega kommer förbi och ber om några ögonblick av din tid måste du antingen artigt avböja eller avbryta sessionen helt och hållet.

Som Klipp påpekade ovan är det dock möjligt att åstadkomma en betydande mängd på bara några få sessioner.

Rekommenderade Pomodoroappar:

• Focus Booster

• Pomo Done

• Marinara Timer

90-minuters fokuseringssessioner

Den mänskliga kroppen fungerar i cykler som kallas för ”ultradiana rytmer”. Under var och en av dessa cykler finns det en topp när vi är mest energiska och en dal när vi är utmattade.

Med 90-minuters fokuseringstekniken drar du full nytta av de energitoppar och dalar som uppstår under hela dagen: Arbeta i 90 minuter och vila sedan i 20-30 minuter. När Anders Ericcson diskuterade topprestationer i en studie från 1993 påpekade han att dessa viloperioder mellan intensiva arbetspass är viktiga för förbättring.

De flesta människor ägnar liten uppmärksamhet åt kroppens naturliga rytmer och använder stimulerande medel som kaffe för att ta sig igenom perioder av låg energi. Detta resulterar nästan alltid i en fullständig krasch runt kl. 14.30, vilket motsvarar en lågpunkt i din ultradiana rytm.

Arbetar du i 90-minuterspass kan du korrelera dina maximala energinivåer med din uppgiftslista, vilket sedan ger din produktivitet en rejäl skjuts framåt. Du arbetar med din kropp i stället för mot den.

Som den digitala strategen Tom Gibson uttrycker det:

Vi måste börja tänka på produktivitet och produktion i cykliska, snarare än linjära termer. Många känner redan till att de har topptider under dagen då de arbetar bättre. Andra gånger är de bättre tänkare. Andra gånger är de bara bra på Netflix.

Vi har tränats av 8-timmars arbetsdagen att anta att vi bör arbeta kontinuerligt från 8.00 till 17.00 med endast en paus för lunch, för att utöva maximal produktion från början till slut av arbetsdagen. Denna metod gör det visserligen möjligt för cheferna att hålla koll på de anställda, men den hämmar produktiviteten.

Självklart har detta system sina nackdelar. Om din chef kommer in på ditt kontor och ser att du sover på golvet blir hon kanske inte glad, även om du förklarar att du arbetar i enlighet med din ultradiana rytm (och, kan vi tillägga, förbättrar ditt minne). Och det kommer att finnas tidsfrister som inte ger dig något annat val än att sätta näsan i vädret.

Men när du inte är upptagen mot klockan kanske du vill ta hänsyn till kroppens naturliga rytmer när du bestämmer dig för din schemaläggningsmetod. Din kropp kanske inte faller exakt i linje med 90-minuterscyklerna, men övervaka dina energinivåer under dagen under några veckor för att se om du kan hitta ett mönster för dig själv.

Polyfasisk sömnmetod

Detta är en något bisarr schemaläggningsmetod som bara fungerar för några få utvalda personer, men om den fungerar för dig kommer du att uppnå ovanliga mängder produktivitet på en enda dag.

De flesta människor är monofasiska sömnare, vilket innebär att de får sin dagliga sömn i en enda bit (eller fas). Bifasiska sömnare får sin sömn i två mindre delar, t.ex. 4 timmar på morgonen och 4 timmar sent på kvällen. Polyfasiska sömnare tar denna metod till det yttersta och delar upp sömnen i flera korta faser, vilket gör att de sover mindre totalt sett och ökar sin produktivitet avsevärt. Mängden sömn i varje fas kan variera, där vissa personer bara sover i 20-minuterslurar och andra tar större delar av sömnen och sedan kompletterar med tupplurar.

Eugene Dubovoy är en projektledare från Ryssland som har antagit ett polyfasiskt schema där han sover 3,5 timmar varje natt kompletterat med tre 20-minuterslurar under dagen. Som ett resultat av detta har han betydligt mer tid till sitt förfogande och får mycket mer gjort än vad han annars skulle ha gjort. Som han berättade för Business Insider: ”Den största fördelen är att jag har ungefär två månader extra tid varje år. Tid är den mest värdefulla resursen i våra liv.”

Chris Jeub, en annan polyfasisk sömnare, håller med: ”Mitt polyfasiska sömnschema gör att jag känner mig frisk och alert, har gett mig en mer tillfredsställande sömn och har bidragit till att öka min produktivitet med upp till 28 timmar per vecka.”

Detta schema har några mycket uppenbara nackdelar. Steve Pavlina noterade utmaningen med att ha den här typen av schema och samtidigt upprätthålla ett vettigt familjeprogram. Och om du missar någon av dina schemalagda sömntillfällen kan det avsevärt rubba ditt sömnschema.

Men det här schemat har också några massiva fördelar, som att få extra timmar varje dag. Om du bara sover fyra timmar per dag lägger du till cirka 28 extra timmar till din vecka (om du antar att du normalt sover 8 timmar).

Finns den perfekta mixen

För att skapa ditt mest produktiva schema kan det innebära att du skapar hybrider av några av dessa metoder. MIT-metoden fungerar bra tillsammans med tidsblockeringsmetoden. Tre Pomodoro-sessioner passar fint in i ett 90-minuters arbetspass. Och den polyfasiska metoden … ja, du kanske är ensam där.

Men det är viktigt att du schemalägger din dag. Som Essentialism-författaren Greg McKeown säger: ”Om du inte prioriterar ditt liv kommer någon annan att göra det.”

Om du sätter upp ett dagligt schema ser du till att det är du som prioriterar ditt liv.

Läs vidare:

• Presidential Productivity: How America’s Leaders Balance Priorities to Get More Done

• Produktivitet och ergonomi: Det bästa sättet att organisera skrivbordet

• Hur man undviker de 9 saker som skadar produktiviteten mest

Detta inlägg publicerades ursprungligen i november 2016 och uppdaterades i mars 2019. Titta på bilden av Wil Stewart via Unsplash. Pomodoro timer bild av David Svensson. Illustration av ultradian rytm av Officevibe. Illustration av polyfasisk sömn via Wikimedia.