Free Press

Som arbetsgivare är du ansvarig för att gå igenom rekryteringsprocessen och hitta de bästa medarbetarna som passar in i din arbetskultur. Men för att göra det måste du göra lite hemläxor.

Många företag använder sig av en referenskontroll för att dyka djupare in i en sökandes arbetslivserfarenhet och ta reda på om han eller hon är lämplig för jobbet. Men om du vill bli ett proffs på referenskontroll måste du lära dig hur du gör en referenskontroll och vad du ska fråga referenser.

Vad är en referenskontroll?

Referenskontroller är en viktig del av anställningsprocessen. En referenskontroll är när en arbetsgivare kontaktar en sökandes tidigare arbetsgivare, skolor och andra personer (t.ex, personliga referenser) för att få veta mer om kandidaten.

Med referenskontroller kan du lära dig mer om de sökande, t.ex:

• Arbetshistorik
• Utbildningsbakgrund
• Arbetskvalifikationer
• Styrkor och svagheter
• Beteende

Steg för referenskontroll

Om du vill kontrollera kandidatens referenser grundligt måste du studera upp och följa de sex stegen nedan. Beroende på vem du kontaktar (t.ex. gammal arbetsgivare) kan du behöva formulera om eller ställa ytterligare frågor.

Verifiera kandidatens namn

Först av allt: när du kontaktar en referens, se till att du verifierar kandidatens namn. Detta steg kan tyckas självklart, men du vet aldrig om det kan sortera bort oärliga kandidater.

Om du kontaktar en tidigare arbetsgivare, se till att du också verifierar deras titel och anställningsdatum.

Bekräfta hur de känner kandidaten

Avhängigt av dina krav kan kandidaterna tillhandahålla en lista med olika typer av referenser. Ditt företag kan till exempel kräva att kandidaten anger minst två personliga referenser utöver två professionella referenser.

När du kontaktar varje referens, verifiera hur referensen känner kandidaten. På så sätt kan du dubbelkontrollera uppgifterna om de referenser som kandidaten har lämnat till dig. Och det hjälper också till att verifiera vem du talar med.

Fråga vad som gör att kandidaten passar bra

Det sista du vill göra är att anställa någon som är okvalificerad. Använd din tid med kandidatens referensperson för att bedöma om kandidaten kommer att passa bra för tjänsten.

När du verifierar kandidater ska du förklara arbetets omfattning för referensen. Fråga dem om de tror att referensen skulle trivas i tjänsten och varför.

När du lyssnar på referensens svar, se till att hålla utkik efter tecken på att de inte är 100 % ärliga mot dig. Lyssna på vad referensen inte säger. Tystnad i referenskontroller kan vara mycket talande. En tvekan eller ett vagt svar kan till exempel tyda på att de inte tror att kandidaten är rätt för jobbet eller att de är rädda för att dela med sig av detaljer.

Låta referensen rangordna kandidaten

Du bör ha förberett en rad olika frågor om referenskontrollen när du kontaktar en kandidats referens. Några av dessa kan vara öppna frågor, frågor med korta svar och flervalsfrågor som använder en skala från 1-10.

Om du ber referensen att rangordna kandidaten kan du få ett enkelt sätt att få ett ärligt svar från en referens. Med rangordningsfrågor måste referensen tänka på sitt svar eftersom den bara ger en siffra.

Här är några exempel på rangordningsfrågor:

• På en skala från 1-10, hur skulle du bedöma kandidatens kommunikationsförmåga?
• Hur skulle du bedöma kandidatens skrivförmåga från 1-10?

Låtsas inte luras av referenser som ger kandidaten alla 10:or. Både du och din referens vet att kandidaten inte kan vara perfekt i alla färdigheter. Om du har en referens som gör detta, ställ uppföljningsfrågor till dem för att ta reda på varför de gav dem ett så högt betyg. På samma sätt, om referensen ger dem ett lågt betyg, se till att ställa följdfrågor för att ta reda på varför de gjorde det.

Finn ut kandidatens styrkor och svagheter

Ett av huvudmålen med din kontroll av anställningsreferenser bör vara att ta reda på kandidatens styrkor och svagheter.

Samma som dina andra uppsättningar frågor, se till att särskilt be referensen att lista kandidatens styrkor och svagheter. Du kan till exempel be referensen att berätta om två styrkor och två svagheter eller tillväxtmöjligheter för kandidaten.

Detta hjälper dig att få en god uppfattning om var kandidaten behöver förbättra sig och var han/hon utmärker sig mest. För att inte tala om att vara rak om styrkor och svagheter kan också berätta för dig om kandidaten är kompatibel med arbetets krav och nödvändiga färdigheter.

Fråga om kandidatens beteende

Om du känner till en kandidats beteenden och attityder kan det hjälpa dig att förutsäga hur han eller hon kommer att agera i din arbetsmiljö. Om du kontaktar en gammal arbetsgivare, se till att du gräver i kandidatens beteende.

När du ställer frågor om kandidaten, glöm inte att väva in frågor för att ta reda på deras handlingar och beteenden på deras gamla jobb. Kom de överens med andra medarbetare? Har de någonsin orsakat några konflikter på jobbet? Varför lämnade de sina anställningar? Alla dessa frågor hjälper dig att få en god förståelse för kandidatens vanor och beteenden på arbetsplatsen.

Tips för referenstagning

Vill du få fart på din referenstagningsprocess? Använd de fem tipsen nedan för att bli den ultimata referenskontrollanten.

Ta processen på allvar

Först och främst ska du se till att du tar referenskontrollen på allvar. Ta dig tid att undersöka frågorna och förbereda dig. Annars kan det sluta med att du bränner dig senare genom att ta in en dålig anställd.

Att ta lätt på referenskontrollen kan:

• Förhindra dig från att anställa en stjärnskott
• Slöser bort dina pengar och din tid
• Föranleda dig att spendera ytterligare tid på att hitta en ersättare

Företa två muntliga kontroller

Det kommer att finnas kandidater som låter bra på pappret men som intervjuas dåligt. Å andra sidan kommer det också att finnas kandidater som klarar intervjun, men som utför sitt arbete dåligt.

För att ta in någon i ditt team bör du göra minst två muntliga referenskontroller. Muntliga referenskontroller kan omfatta telefonsamtal, videochattar eller personliga möten.

Muntliga referenskontroller ger dig ett sätt att förstå en kandidats styrkor och svagheter samt hur han eller hon verkligen presterar på jobbet. För att inte nämna att de hjälper dig att förhindra att du slösar bort din tid på att anställa en blindgångare.

Planera dina frågor i förväg

Du måste vara förberedd när du intervjuar kandidater. På samma sätt bör du vara lika förberedd när du kontrollerar kandidatens referenser.

För att du kontaktar kandidatens referenser ska du ha dina frågor redo att ställa. Om du inte planerar dina frågor noggrant kommer du bara att skada dig själv.

Ta dig tid att verkligen tänka igenom de frågor du vill ställa. Gräv djupt för att komma på out-of-the-box-frågor som du vill ha svar på om kandidaten. Undvik att ställa frågor som ger dig ett ”ja eller nej”-svar. Gör lite forskning för att hitta bra frågor att ställa till referenser. Och håll dina frågor lagliga, annars kan de komma tillbaka för att hemsöka dig.

Dina frågor ska ge dig en inblick i kandidatens beteende på arbetsplatsen, tidigare erfarenheter och färdigheter.

Se upp för falska referenser

Enligt Economic Times använder nästan 20-30 % av kandidaterna falska referenser. Eftersom en stor del av kandidaterna ljuger om sina referenser måste du göra din pliktskyldighet för att upptäcka de falska.

Du kan hålla utkik efter bedragare genom att:

• Kontrollera referensen på sociala medier (t.ex. Facebook)
• Kryssas på telefonnummer, om möjligt
• Följ upp med och tacka referensen (t.ex, meddelande på LinkedIn)

Ta anteckningar

När du kontaktar kandidatens referenser ska du se till att ta så många anteckningar som möjligt.

Även om du redan vet att du kommer att anställa kandidaten och har fått positiv återkoppling från deras referenser är det alltid bra att ha detaljerade anteckningar att hänvisa tillbaka till.

Överväg att skapa en mall eller ett formulär för referenskontroll. På så sätt kan du fylla i den när du genomför din referenskontroll. Behåll din blankett för varje sökande i arkivet om du skulle behöva spåra upp den i framtiden.

Ditt formulär eller din mall bör innehålla saker som:

• Kandidatens namn
• Referensens namn och kontaktuppgifter
• Datum
• Förteckning över frågor
• Referensens svar på dina frågor
• Din namnteckning

Har kandidaten klarat din referenskontroll med bravur? Bra! Nu måste du ta emot den nyanställde och lägga till honom eller henne i lönelistan. Med Patriots löneprogramvara kan du enkelt lägga till nya anställda och effektivisera din löneprocess. Prova det gratis idag!