A. Scopo
(1) Questa politica si applica retroattivamente alle domande presentate a partire dal 1 gennaio 2008. L’Università dell’Oregon (Università) è impegnata a proteggere la sicurezza e la salute dei docenti, del personale, degli studenti e degli altri, nonché a salvaguardare i beni e le risorse dell’Università. Per raggiungere questi obiettivi, il Consiglio di fondazione (Consiglio) delega al presidente che sceglie di condurre controlli del casellario giudiziario la responsabilità di adottare norme che disciplinano lo svolgimento dei controlli del casellario giudiziario.
(2) Qualsiasi politica adottata ai sensi della sottosezione (1) deve essere coerente con la politica 580.023, le leggi statali dell’Oregon applicabili e la legge federale.
B. Definizioni
(1) “Controllo del casellario giudiziale” significa un controllo del casellario giudiziale basato sulle impronte digitali.
(2) “Condanna” significa che un tribunale ha emesso una sentenza definitiva su un verdetto o una constatazione di colpevolezza, una dichiarazione di colpevolezza, una dichiarazione di nolo contendere (non contestazione), o qualsiasi determinazione di colpa.
(3) “Controllo del casellario giudiziale basato sulle impronte digitali” significa un controllo del casellario giudiziale utilizzando le impronte digitali di un individuo soggetto. I controlli del casellario giudiziale basati sulle impronte digitali possono essere richiesti solo alla Polizia di Stato dell’Oregon per scopi non legati alla giustizia penale. Se è necessario un controllo del casellario giudiziale a livello nazionale di un soggetto, l’Università può richiedere che la Polizia di Stato dell’Oregon effettui il controllo, compresa l’identificazione delle impronte digitali, attraverso il Federal Bureau of Investigation.
(4) “Università” significa l’Università dell’Oregon.
(5) “Soggetto individuale” significa una persona alla quale l’Università può richiedere controlli del casellario giudiziale come condizione per fornire servizi come contraente, dipendente o volontario. I soggetti includono le persone che attualmente prestano servizio come appaltatore, dipendente o volontario, o le persone che cercano di essere nominate come dipendenti, volontari, o ingaggiati come appaltatori in una posizione che è designata come critica o sensibile alla sicurezza. Le categorie di posizioni critiche o sensibili alla sicurezza per le quali l’Università può condurre controlli del casellario giudiziale includono quelle in cui la persona:
(a) Ha accesso diretto a persone di età inferiore ai 18 anni o a strutture di residenza per studenti perché le mansioni lavorative della persona richiedono la sua presenza nella struttura di residenza;
(b) Fornisce servizi informatici e ha il controllo o l’accesso a sistemi informatici che permetterebbero alla persona di danneggiare i sistemi informatici o le informazioni contenute nei sistemi;
(c) Ha accesso a informazioni la cui divulgazione è vietata da leggi, norme o regolamenti statali o federali o a informazioni definite come riservate da leggi, norme o regolamenti statali o federali;
(d) Ha accesso a proprietà dove si trovano prodotti chimici, materiali pericolosi e altri articoli controllati da leggi o regolamenti statali o federali;
(e) Ha accesso a laboratori, impianti nucleari o impianti di servizio il cui accesso è limitato per proteggere la salute o la sicurezza del pubblico;
(f) Ha responsabilità fiscali, di aiuto finanziario, di libro paga o di acquisto come una delle responsabilità principali della persona; o
(g) Ha accesso a informazioni personali su dipendenti o membri del pubblico, inclusi numeri di sicurezza sociale, date di nascita, numeri di patente di guida, informazioni mediche, informazioni finanziarie personali o informazioni penali.
C. Processo di controllo del casellario giudiziale
(1) L’Università può richiedere all’individuo interessato di compilare un modulo di richiesta del casellario giudiziale e fornire qualsiasi informazione aggiuntiva necessaria per completare il controllo del casellario giudiziale in un periodo di tempo ragionevole.
(2) L’Università può condurre, o richiedere che la Polizia di Stato dell’Oregon conduca, un controllo del casellario giudiziario, quando:
(a) un individuo soddisfa la definizione di “individuo soggetto”; o
(b) richiesto da una legge federale o da un regolamento, da una legge statale o da una regola amministrativa, o da un contratto o da un accordo scritto.
(3) Una determinazione di idoneità basata su un controllo del casellario giudiziario per posizioni critiche o sensibili alla sicurezza è considerata una qualificazione minima della posizione. Il fatto che un individuo soggetto possa essere approvato come idoneo sulla base di un controllo del casellario giudiziale non garantisce all’individuo una posizione come dipendente, appaltatore o fornitore.
D. Avviso di controllo del casellario giudiziale ai candidati
I moduli di domanda e le richieste di servizi contrattuali devono dare avviso a qualsiasi potenziale dipendente, appaltatore o volontario se la posizione richiede un controllo del casellario giudiziale come definito da questa sezione.
E. Riservatezza dei controlli del casellario giudiziale
Tutte le informazioni ottenute nel controllo del casellario giudiziale sono confidenziali. L’Università deve limitare la diffusione delle informazioni ottenute nel controllo del casellario giudiziale. Solo le persone, come identificate dall’Università, con un bisogno dimostrato e legittimo di conoscere le informazioni, possono avere accesso alle registrazioni del casellario giudiziale. Rifiuto di acconsentire al controllo del casellario giudiziale e determinazione di idoneità incompleta
(1) L’Università chiuderà una determinazione di idoneità come incompleta quando:
(a) Le circostanze cambiano in modo che una persona non soddisfi più la definizione di “individuo soggetto”;
(c) L’Università non può localizzare o contattare l’individuo soggetto;
(d) L’Università determina che l’individuo soggetto non è idoneo o non qualificato per la posizione di dipendente, appaltatore, o volontario per una ragione non collegata al processo di determinazione di idoneità; o
(e) La posizione non è più aperta.
(2) Un soggetto non ha diritto a un’udienza ai sensi della Sezione I per contestare la chiusura di una determinazione di idoneità incompleta.
(3) Se un soggetto rifiuta di acconsentire a un controllo del casellario giudiziale, l’Università negherà l’assunzione del soggetto, o negherà qualsiasi posizione applicabile, o negherà qualsiasi richiesta di fornire servizi di volontariato, o negherà l’autorizzazione a fornire servizi a contratto. Un soggetto non può appellarsi a qualsiasi determinazione presa sulla base di un rifiuto di consenso.
G. Idoneità a ricoprire una posizione basata sul controllo del casellario giudiziale
(1) L’Università deve utilizzare queste politiche, e qualsiasi regola adottata a livello istituzionale, per determinare se il soggetto è idoneo a ricoprire una posizione, fornire un servizio, o essere impiegato sulla base del controllo del casellario giudiziale ottenuto, comprese eventuali informazioni aggiuntive fornite ai sensi del OAR 580-023-0215(1), e su qualsiasi falsa dichiarazione fatta riguardo la storia penale del soggetto. Nel fare la determinazione di idoneità, l’Università deve considerare :
(a) La natura del crimine;
(b) I fatti che sostengono la condanna o l’accusa pendente di che indicano il rilascio di una falsa dichiarazione;
(c) La rilevanza, se del caso, del crimine o la falsa dichiarazione ai requisiti specifici della posizione proposta dell’individuo soggetto, servizi o occupazione; e
(d) Le circostanze intervenute pertinenti alle responsabilità e circostanze della posizione, servizi o occupazione. Le circostanze che intervengono includono, ma non sono limitate a:
(A) Il tempo trascorso dalla commissione del reato;
(B) L’età del soggetto al momento del reato;
(C) La probabilità di una ripetizione dei reati o della commissione di un altro reato;
(D) La successiva commissione di un altro reato rilevante;
(E) Se la condanna è stata annullata e l’effetto legale dell’annullamento della condanna; e
(F) Una raccomandazione di un datore di lavoro.
(2) Crimini rilevanti per la determinazione dell’idoneità
(a) Tutti i reati;
(b) Tutti i reati minori di classe A;
(c) Qualsiasi crimine militare degli Stati Uniti o crimine internazionale;
(d) Qualsiasi reato di tentativo, sollecitazione o cospirazione per commettere un reato elencato in questa sottosezione (2) ai sensi di ORS 161.405, 161.435, o 161.450; e
(e) Qualsiasi crimine basato sulla responsabilità penale per la condotta di un altro ai sensi della ORS 161.155, quando il crimine sottostante è elencato in questa sottosezione (2).
(3) Valutazione basata su Oregon e altre leggi. Un designato autorizzato deve valutare un crimine sulla base delle leggi dell’Oregon e, se applicabile, le leggi federali o le leggi di qualsiasi altra giurisdizione in cui un controllo del casellario giudiziario indica che un individuo soggetto può aver commesso un crimine, come quelle leggi sono in vigore al momento della determinazione di idoneità.
H. Avviso di determinazione avversa di idoneità basata sul controllo del casellario giudiziale
L’Università informerà l’individuo soggetto che è stato determinato a non essere idoneo sulla base di un controllo del casellario giudiziale, tramite posta certificata all’indirizzo più recente fornito dall’individuo soggetto, di tale squalifica.
I. Contestazione di una determinazione di idoneità
Se un soggetto desidera contestare una determinazione di idoneità negativa, il soggetto può appellarsi alla determinazione richiedendo un’audizione.
(1) Il soggetto può appellarsi a una determinazione finale di idoneità fatta sulla base di un controllo del casellario giudiziario presentando una richiesta scritta di audizione all’indirizzo specificato nell’avviso fornito secondo OAR 580-023-0260 entro quattordici (14) giorni di calendario dalla data dell’avviso. L’Università può estendere il tempo per l’appello se l’Università determina che il ritardo è stato causato da fattori al di là del ragionevole controllo dell’individuo interessato.
(2) Contestazione delle informazioni sui criminali. Un soggetto non può utilizzare il processo di audizione stabilito da questa politica per contestare l’accuratezza, la completezza o la legittimità delle informazioni fornite dalla Polizia di Stato dell’Oregon, il Federal Bureau of Investigation, o agenzie che riportano informazioni alla Polizia di Stato dell’Oregon o al Federal Bureau of Investigation.
(3) L’Università ha il diritto di fare affidamento sulle informazioni sui criminali fornite dalla Polizia di Stato dell’Oregon, dal Federal Bureau of Investigation o da altri enti fino a quando l’Università non viene notificata che le informazioni sono state cambiate o corrette.
(4) Qualsiasi audizione ai sensi di questa politica non è aperta al pubblico.
(5) Rimedio. L’unico rimedio che può essere assegnato nell’ambito di questo processo di audizione è una determinazione che l’individuo soggetto è idoneo. In nessuna circostanza l’Università sarà obbligata a collocare un individuo soggetto in qualsiasi posizione, né l’Università sarà obbligata ad accettare servizi o stipulare un accordo contrattuale con un individuo soggetto.
(6) Processo di audizione. Dopo aver ricevuto un avviso valido ai sensi della sottosezione (1) di questa sezione della politica, il Presidente dell’Università selezionerà un ufficiale di audizione appropriato. Il ruolo del funzionario uditore è limitato alla conduzione dell’audizione e allo sviluppo di una proposta di ordine per il Presidente o il suo designato.
(a) Conferenze pre-audizione. Prima dell’udienza, il consigliere-auditore può, a sua discrezione, condurre una o più conferenze pre-udienza per facilitare lo svolgimento e la risoluzione del caso. Il consigliere-auditore può convocare la conferenza di propria iniziativa o su richiesta di una parte.
(b) Gli scopi di una conferenza pre-audizione possono includere, ma non sono limitati ai seguenti:
(A) Facilitare la scoperta e risolvere i disaccordi sulla scoperta;
(B) Identificare, semplificare e chiarire le questioni;
(C) Eliminare le questioni irrilevanti;
(D) Ottenere stipulazioni di fatto;
(E) Fornire al consigliere-auditore e alle parti, prima dell’udienza, copie di tutti i documenti che si intende offrire come prova all’udienza e i nomi di tutti i testimoni che si prevede testimonieranno;
(F) Autenticare i documenti;
(G) Decidere l’ordine delle prove e altre questioni procedurali relative allo svolgimento dell’udienza;
(H) Discutere la composizione o altra risoluzione o risoluzione parziale del caso.
(c) Conduzione dell’udienza. L’udienza deve essere condotta, a discrezione del consigliere-auditore, in modo da includere quanto segue:
(A) La dichiarazione e le prove dell’Università a sostegno della sua azione;
(B) La dichiarazione e le prove dell’individuo soggetto determinato a non essere idoneo a sostenere la sua posizione;
(C) Qualsiasi prova di confutazione; e
(D) Qualsiasi argomento di chiusura.
(d) Il consigliere-auditore ha l’autorità di interrogare i testimoni e stabilire limiti di tempo ragionevoli per la presentazione orale. Il consigliere-auditore può escludere le prove cumulative, ripetitive o irrilevanti.
(e) Le prove del tipo su cui fanno comunemente affidamento persone ragionevolmente prudenti nella gestione dei loro affari seri sono ammissibili.
(f) Le prove irrilevanti, immateriali o indebitamente ripetitive sono escluse, e i privilegi concessi dalla legge dell’Oregon sono riconosciuti dal consigliere-auditore.
(g) Il consigliere-auditore redige una proposta di ordinanza da sottoporre all’esame del presidente, che includa quanto segue:
(A) constatazioni di fatto;
(B) conclusioni di diritto;
(C) ordinanza.
(h) Entro ventuno (21) giorni di calendario dal ricevimento dell’ordine proposto dal consigliere-auditore, il presidente deve:
(A) adottare l’ordine proposto come ordine finale per il caso; o
(B) modificare l’ordine proposto come ordine finale per il caso.
(i) L’ordine finale del presidente è definitivo. L’ordine finale deve essere consegnato all’individuo soggetto per iscritto, tramite posta certificata.
(j) Nonostante OAR 580-023-0265, l’Università può adottare politiche che delineano il processo di audizione necessario per contestare una determinazione di idoneità.
(7) L’appello di una determinazione di idoneità secondo la sezione I(1) di questa sezione di questa politica, o la contestazione delle informazioni sui criminali con l’agenzia che ha fornito le informazioni, non ritarderà o pospone il processo di assunzione dell’Università o le decisioni di impiego.
J. Tasse
L’Università può addebitare una tassa per l’acquisizione di informazioni sui criminali per l’uso nella determinazione dell’idoneità. In qualsiasi caso particolare, la tassa non deve superare la tassa addebitata all’Università dalla Polizia di Stato dell’Oregon e dal Federal Bureau of Investigation per ottenere informazioni sui criminali sull’individuo in questione.