A. Účel
(1) Tyto zásady se vztahují zpětně na žádosti podané 1. ledna 2008 nebo později. Oregonská univerzita (dále jen „univerzita“) se zavazuje chránit bezpečnost, ochranu a zdraví vyučujících, zaměstnanců, studentů a dalších osob, jakož i chránit majetek a zdroje univerzity. Pro splnění těchto cílů pověřuje správní rada (dále jen „rada“) rektora, který se rozhodne provádět prověrky v trestním rejstříku, odpovědností za přijetí pravidel upravujících provádění prověrek v trestním rejstříku.
(2) Veškerá pravidla přijatá podle odstavce 1 musí být v souladu se zásadami 580.023, platnými zákony státu Oregon a federálními zákony.
B. Definice
(1) „Prověrkou rejstříku trestů“ se rozumí prověrka rejstříku trestů na základě otisků prstů.
(2) „Odsouzením“ se rozumí, že soud vynesl pravomocný rozsudek na základě rozsudku nebo zjištění viny, přiznání viny, přiznání viny bez námitek nebo jakéhokoli určení viny.
(3) „Prověrkou rejstříku trestů na základě otisků prstů“ se rozumí prověrka rejstříku trestů pomocí otisků prstů dotyčné osoby. O prověření záznamů v rejstříku trestů na základě otisků prstů lze požádat pouze státní policii státu Oregon pro jiné než trestněprávní účely. Pokud je nutné celostátní prověření trestního rejstříku dotčené osoby, může univerzita požádat státní policii státu Oregon o provedení prověření, včetně identifikace otisků prstů, prostřednictvím Federálního úřadu pro vyšetřování.
(4) „Univerzita“ znamená Oregonskou univerzitu.
(5) „Dotčená osoba“ znamená osobu, od které může univerzita požadovat prověření trestního rejstříku jako podmínku pro poskytování služeb jako dodavatel, zaměstnanec nebo dobrovolník. Mezi dotčené osoby patří osoby, které v současné době působí jako dodavatel, zaměstnanec nebo dobrovolník, nebo osoby, které usilují o jmenování zaměstnancem, dobrovolníkem nebo o angažmá jako dodavatel na pozici, která je označena jako kritická nebo bezpečnostně citlivá pozice. Mezi kategorie kritických nebo bezpečnostně citlivých pozic, u nichž může univerzita provádět prověrky z rejstříku trestů, patří ty, u nichž osoba:
(a) má přímý přístup k osobám mladším 18 let nebo do prostor studentských kolejí, protože pracovní povinnosti osoby vyžadují její přítomnost v prostorách kolejí;
(b) poskytuje služby v oblasti informačních technologií a má kontrolu nad systémy informačních technologií nebo přístup k nim, což by jí umožnilo poškodit systémy informačních technologií nebo informace v nich obsažené;
(c) má přístup k informacím, jejichž zveřejnění je zakázáno státními nebo federálními zákony, pravidly nebo předpisy, nebo k informacím, které jsou podle státních nebo federálních zákonů, pravidel nebo předpisů definovány jako důvěrné;
(d) má přístup k majetku, kde se nacházejí chemické látky, nebezpečné materiály a jiné předměty kontrolované státními nebo federálními zákony nebo předpisy;
(e) má přístup do laboratoří, jaderných zařízení nebo energetických závodů, do nichž je přístup omezen z důvodu ochrany zdraví nebo bezpečnosti veřejnosti;
(f) má jako jednu z hlavních povinností odpovědnost za daně, finanční pomoc, mzdy nebo nákupy; nebo
(g) má přístup k osobním informacím o zaměstnancích nebo členech veřejnosti, včetně čísel sociálního zabezpečení, dat narození, čísel řidičských průkazů, zdravotních informací, osobních finančních informací nebo informací o trestní minulosti.
C. Proces prověřování rejstříku trestů
(1) Univerzita může od dotčené osoby požadovat, aby v přiměřené lhůtě vyplnila formulář žádosti o prověření rejstříku trestů a poskytla další informace nezbytné pro dokončení prověřování rejstříku trestů.
(2) Univerzita může provést nebo požádat státní policii státu Oregon o provedení prověrky trestního rejstříku, pokud:
(a) osoba splňuje definici „podřízené osoby“ nebo
(b) to vyžaduje federální zákon nebo nařízení, státní zákon nebo správní předpis nebo smlouva či písemná dohoda.
(3) Určení způsobilosti na základě prověrky trestního rejstříku pro kritické nebo bezpečnostně citlivé pozice se považuje za minimální kvalifikaci pozice. Skutečnost, že dotyčná osoba může být schválena jako způsobilá na základě prověrky z rejstříku trestů, nezaručuje této osobě pozici zaměstnance, dodavatele nebo prodejce.
D. Upozornění uchazečů na prověrku z rejstříku trestů
Ve formulářích žádostí a nabídek smluvních služeb musí být každý potenciální zaměstnanec, dodavatel nebo dobrovolník upozorněn, pokud daná pozice vyžaduje prověrku z rejstříku trestů ve smyslu tohoto oddílu.
E. Důvěrnost prověřování rejstříku trestů
Všechny informace získané při prověřování rejstříku trestů jsou důvěrné. Univerzita musí omezit šíření informací získaných při prověřování v rejstříku trestů. Přístup k záznamům z prověrky trestního rejstříku mohou mít pouze osoby, které určí univerzita a které prokazatelně a oprávněně potřebují tyto informace znát.
F. Odmítnutí souhlasu s ověřením v rejstříku trestů a neúplné zjištění způsobilosti
(1) Univerzita uzavře zjištění způsobilosti jako neúplné, pokud:
(a) Okolnosti se změní tak, že osoba již nesplňuje definici „osoby, které se týká“;
(c) Univerzita nemůže osobu, které se týká, najít nebo kontaktovat;
(d) Univerzita zjistí, že osoba, které se týká, není způsobilá nebo není kvalifikovaná pro pozici zaměstnance, dodavatele nebo dobrovolníka z důvodu, který nesouvisí s procesem určování způsobilosti; nebo
(e) Pozice již není volná.
(2) Subjekt nemá právo na slyšení podle oddílu I, aby napadl ukončení neúplného zjišťování způsobilosti.
(3) Pokud subjekt odmítne souhlasit s prověrkou z rejstříku trestů, univerzita odmítne přijmout takovou osobu do zaměstnání nebo odmítne jakoukoli příslušnou pozici nebo odmítne žádost o poskytování dobrovolnických služeb nebo odmítne oprávnění k poskytování smluvních služeb. Subjekt se nemůže odvolat proti žádnému rozhodnutí učiněnému na základě odmítnutí souhlasu.
G. Způsobilost zastávat pozici na základě prověrky trestního rejstříku
(1) Univerzita musí použít tyto zásady a veškerá pravidla přijatá na institucionální úrovni, aby určila, zda je subjekt způsobilý zastávat pozici, poskytovat službu nebo být zaměstnán na základě získané prověrky trestního rejstříku, včetně všech dodatečných informací poskytnutých podle OAR 580-023-0215(1), a na základě jakéhokoli nepravdivého prohlášení týkajícího se trestní minulosti subjektu. Při rozhodování o způsobilosti musí univerzita zvážit :
(a) povahu trestného činu;
(b) skutečnosti, které podporují odsouzení nebo probíhající obžalobu, které naznačují učinění nepravdivého prohlášení;
(c) případnou relevanci trestného činu nebo nepravdivého prohlášení ke konkrétním požadavkům navrhované pozice, služeb nebo zaměstnání dotčené osoby; a
(d) vedlejší okolnosti relevantní pro povinnosti a okolnosti pozice, služeb nebo zaměstnání. Mezi zasahující okolnosti patří mimo jiné:
(A) Uplynutí času od spáchání trestného činu;
(B) Věk dotyčné osoby v době spáchání trestného činu;
(C) Pravděpodobnost opakování trestných činů nebo spáchání dalšího trestného činu;
(D) Následné spáchání jiného relevantního trestného činu;
(E) Zda bylo odsouzení zrušeno a právní účinky zrušení odsouzení; a
(F) Doporučení zaměstnavatele.
(2) Trestné činy relevantní pro určení způsobilosti
(a) Všechny trestné činy;
(b) Všechny přestupky třídy A;
(c) Jakýkoli vojenský trestný čin Spojených států amerických nebo mezinárodní trestný čin;
(d) Jakýkoli trestný čin pokusu, návodu nebo spiknutí ke spáchání trestného činu uvedeného v tomto odstavci 2 podle ORS 161.405, 161.435 nebo 161.450; a
(e) Jakýkoli trestný čin založený na trestní odpovědnosti za jednání jiného podle ORS 161.155, pokud je základní trestný čin uveden v tomto pododdílu (2).
(3) Hodnocení na základě oregonských a jiných zákonů. Pověřená osoba vyhodnotí trestný čin na základě zákonů státu Oregon a případně federálních zákonů nebo zákonů jakékoli jiné jurisdikce, v níž prověrka trestního rejstříku naznačuje, že dotyčná osoba mohla spáchat trestný čin, a to podle těchto zákonů platných v době rozhodování o způsobilosti.
H. Oznámení o nepříznivém rozhodnutí o způsobilosti na základě kontroly trestního rejstříku
Univerzita informuje dotčenou osobu, u níž bylo rozhodnuto, že není způsobilá na základě kontroly trestního rejstříku, o tomto vyloučení doporučeným dopisem na nejaktuálnější adresu, kterou dotčená osoba uvedla.
I. Zpochybnění rozhodnutí o způsobilosti
Pokud si dotčená osoba přeje zpochybnit nepříznivé rozhodnutí o způsobilosti, může se proti němu odvolat a požádat o slyšení.
(1) Dotčená osoba se může proti konečnému rozhodnutí o způsobilosti učiněnému na základě kontroly rejstříku trestů odvolat podáním písemné žádosti o slyšení na adresu uvedenou v oznámení podle OAR 580-023-0260 do čtrnácti (14) kalendářních dnů od data uvedeného v oznámení. Univerzita může lhůtu pro podání odvolání prodloužit, pokud zjistí, že zpoždění bylo způsobeno faktory, které dotyčná osoba nemohla ovlivnit.
(2) Zpochybnění informací o pachateli trestné činnosti. Dotyčná osoba nemůže využít proces slyšení stanovený těmito zásadami ke zpochybnění přesnosti, úplnosti nebo zákonnosti informací poskytnutých státní policií státu Oregon, Federálním úřadem pro vyšetřování nebo agenturami, které podávají informace státní policii státu Oregon nebo Federálnímu úřadu pro vyšetřování.
(3) Univerzita je oprávněna spoléhat se na informace o pachatelích trestných činů poskytnuté státní policií státu Oregon, Federálním úřadem pro vyšetřování nebo jinými subjekty, dokud není univerzitě oznámeno, že informace byly změněny nebo opraveny.
(4) Jakékoli slyšení podle těchto zásad není veřejné.
(5) Opravné prostředky. Jediným nápravným opatřením, které lze v rámci tohoto procesu slyšení udělit, je určení, že dotyčná osoba je způsobilá. V žádném případě nelze po univerzitě požadovat, aby dotyčnou osobu umístila na jakoukoli pozici, ani nelze po univerzitě požadovat, aby přijala služby nebo uzavřela smluvní dohodu s dotyčnou osobou.
(6) Proces slyšení. Po obdržení platného oznámení podle odstavce 1 tohoto oddílu zásad vybere rektor univerzity příslušného úředníka pro slyšení. Úloha úředníka pro slyšení je omezena na vedení slyšení a vypracování návrhu příkazu pro rektora nebo jím pověřenou osobu.
(a) Konference před slyšením. Před slyšením může úředník pro slyšení podle svého uvážení uspořádat jednu nebo více konferencí před slyšením, aby usnadnil průběh a řešení případu. Úředník pro slyšení může konferenci svolat z vlastního podnětu nebo na žádost strany.
(b) Účelem konference před slyšením může být mimo jiné následující:
(A) usnadnit zjišťování a vyřešit neshody ohledně zjišťování;
(B) určit, zjednodušit a vyjasnit otázky;
(C) vyloučit irelevantní otázky;
(D) získat ustanovení o skutečnostech;
(E) Poskytnout úředníkovi pro slyšení a stranám před slyšením kopie všech dokumentů, které mají být při slyšení předloženy jako důkazy, a jména všech svědků, kteří mají vypovídat;
(F) ověřit pravost dokumentů;
(G) rozhodnout o pořadí důkazů a dalších procesních záležitostech týkajících se průběhu slyšení;
(H) projednat smír nebo jiné řešení či částečné řešení případu.
(c) Vedení jednání. Slyšení se vede podle uvážení úředníka pro slyšení tak, aby zahrnovalo následující:
(A) vyjádření a důkazy univerzity na podporu jejího postupu;
(B) vyjádření a důkazy dotčené osoby, která byla určena jako nezpůsobilá, na podporu jejího stanoviska;
(C) případné vyvracející důkazy a
(D) případné závěrečné argumenty.
(d) Úředník pro slyšení je oprávněn klást svědkům otázky a stanovit přiměřené lhůty pro ústní podání. Úředník pro slyšení může vyloučit kumulativní, opakující se nebo nepodstatné záležitosti.
(e) Přípustné jsou důkazy takového druhu, na které se běžně spoléhají přiměřeně obezřetné osoby při vedení svých vážných záležitostí.
(f) Irelevantní, nepodstatné nebo nepřiměřeně se opakující důkazy jsou vyloučeny a úředník pro slyšení uzná výsady poskytnuté zákonem státu Oregon.
(g) Úředník pro slyšení vypracuje návrh usnesení, který předloží k posouzení předsedovi a který bude obsahovat:
(A) skutková zjištění;
(B) právní závěry;
(C) usnesení.
(h) Do jednadvaceti (21) kalendářních dnů od obdržení navrhovaného usnesení od úředníka pro slyšení musí prezident:
(A) přijmout navrhované usnesení jako konečné usnesení ve věci; nebo
(B) změnit navrhované usnesení jako konečné usnesení ve věci.
(i) Konečné usnesení prezidenta je konečné. Konečný příkaz se dotčené osobě doručí písemně doporučenou poštou.
(j) Bez ohledu na ustanovení OAR 580-023-0265 může univerzita přijmout pravidla, která popisují proces slyšení potřebný k napadení rozhodnutí o způsobilosti.
(7) Odvolání proti rozhodnutí o způsobilosti podle oddílu I bodu 1 tohoto oddílu těchto zásad nebo napadení informací o pachateli trestného činu u agentury, která tyto informace poskytla, nezpozdí ani neodloží přijímací proces univerzity ani rozhodnutí o zaměstnání.
J. Poplatky
Univerzita může účtovat poplatek za získání informací o pachatelích trestných činů pro použití při rozhodování o způsobilosti. V žádném konkrétním případě nesmí poplatek přesáhnout poplatek (poplatky), který (které) univerzitě účtuje státní policie státu Oregon a Federální úřad pro vyšetřování za získání informací o pachateli trestného činu o dotyčné osobě.