A. Cel
(1) Niniejsza polityka ma zastosowanie retroaktywnie do wniosków złożonych w dniu lub po 1 stycznia 2008 r. University of Oregon (University) jest zobowiązana do ochrony bezpieczeństwa, bezpieczeństwa i zdrowia wykładowców, pracowników, studentów i innych osób, jak również ochrony aktywów i zasobów Uniwersytetu. Aby osiągnąć te cele, Kuratorium (Kuratorium) przekazuje Prezydentowi, który decyduje się na przeprowadzanie kontroli rejestrów karnych, odpowiedzialność za przyjęcie zasad regulujących przeprowadzanie kontroli rejestrów karnych.
(2) Wszelkie zasady przyjęte na mocy podsekcji (1) muszą być zgodne z Polityką 580.023, obowiązującymi przepisami prawa stanu Oregon oraz prawem federalnym.
B. Definicje
(1) „Kontrola rejestrów karnych” oznacza kontrolę rejestrów karnych na podstawie odcisków palców.
(2) „Wyrok skazujący” oznacza, że sąd wydał prawomocne orzeczenie w sprawie wyroku lub uznania winy, przyznania się do winy, przyznania się do zaniechania naruszania prawa (no contest), lub jakiegokolwiek orzeczenia o winie.
(3) „Kontrola rejestrów karnych na podstawie odcisków palców” oznacza kontrolę rejestrów karnych przy użyciu odcisków palców danej osoby. Wniosek o sprawdzenie danych z rejestru skazanych na podstawie odcisków palców można składać wyłącznie w Policji Stanu Oregon do celów innych niż wymiar sprawiedliwości w sprawach karnych. Jeśli konieczne jest ogólnokrajowe sprawdzenie rejestrów karnych danej osoby, Uniwersytet może zwrócić się do Policji Stanu Oregon o przeprowadzenie sprawdzenia, w tym identyfikacji odcisków palców, za pośrednictwem Federalnego Biura Śledczego.
(4) „Uniwersytet” oznacza Uniwersytet Oregonu.
(5) „Osoba, której dotyczy wniosek” oznacza osobę, od której Uniwersytet może wymagać sprawdzenia rejestrów karnych jako warunku świadczenia usług jako wykonawca, pracownik lub wolontariusz. Osoby, których to dotyczy, to osoby obecnie pracujące jako wykonawca, pracownik lub wolontariusz, lub osoby, które ubiegają się o mianowanie na pracownika, wolontariusza lub zatrudnienie jako wykonawca na stanowisku, które jest określone jako krytyczne lub wrażliwe pod względem bezpieczeństwa. Kategorie stanowisk krytycznych lub wrażliwych pod względem bezpieczeństwa, dla których Uniwersytet może przeprowadzać sprawdzanie rejestrów karnych obejmują te, w których dana osoba:
(a) Ma bezpośredni dostęp do osób poniżej 18 roku życia lub do obiektów mieszkalnych dla studentów, ponieważ obowiązki służbowe tej osoby wymagają jej obecności w obiekcie mieszkalnym;
(b) Świadczy usługi informatyczne i sprawuje kontrolę nad systemami informatycznymi lub ma do nich dostęp, który umożliwiłby tej osobie wyrządzenie szkody systemom informatycznym lub informacjom zawartym w tych systemach;
(c) Ma dostęp do informacji, których ujawnienie jest zabronione przez stanowe lub federalne prawa, zasady lub przepisy lub informacje, które są określone jako poufne w stanowych lub federalnych prawach, zasadach lub przepisach;
(d) Ma dostęp do własności, gdzie znajdują się chemikalia, materiały niebezpieczne i inne przedmioty kontrolowane przez stanowe lub federalne prawa lub przepisy;
(e) Ma dostęp do laboratoriów, obiektów jądrowych lub zakładów użyteczności publicznej, do których dostęp jest ograniczony w celu ochrony zdrowia lub bezpieczeństwa publicznego;
(f) Ma obowiązki fiskalne, pomocy finansowej, płac lub zakupów jako jeden z podstawowych obowiązków tej osoby; lub
(g) Ma dostęp do informacji osobistych o pracownikach lub członkach społeczeństwa, w tym numerów ubezpieczenia społecznego, dat urodzenia, numerów prawa jazdy, informacji medycznych, osobistych informacji finansowych lub informacji o karalności.
C. Proces sprawdzania danych z rejestrów karnych
(1) Uniwersytet może wymagać od osoby, której dotyczy wniosek, wypełnienia formularza wniosku o sprawdzenie danych z rejestrów karnych i dostarczenia wszelkich dodatkowych informacji niezbędnych do zakończenia sprawdzania danych z rejestrów karnych w rozsądnym okresie czasu.
(2) Uniwersytet może przeprowadzić lub zwrócić się do Policji Stanu Oregon o przeprowadzenie sprawdzenia w rejestrze karnym, gdy:
(a) osoba spełnia definicję „osoby objętej postępowaniem”; lub
(b) jest to wymagane przez prawo federalne lub przepisy wykonawcze, przez prawo stanowe lub przepisy administracyjne, lub przez umowę lub pisemne porozumienie.
(3) Określenie przydatności na podstawie sprawdzenia w rejestrze karnym na stanowiskach krytycznych lub wrażliwych pod względem bezpieczeństwa jest uważane za minimalne kwalifikacje na danym stanowisku. Fakt, że dana osoba może zostać uznana za zdolną do pracy na podstawie sprawdzenia w rejestrze karnym, nie gwarantuje jej stanowiska pracownika, wykonawcy lub sprzedawcy.
D. Powiadomienie wnioskodawców o sprawdzeniu danych z rejestrów karnych
Formularze zgłoszeniowe i zaproszenia do składania ofert na usługi kontraktowe muszą zawierać powiadomienie dla każdego potencjalnego pracownika, wykonawcy lub wolontariusza, jeżeli stanowisko wymaga sprawdzenia danych z rejestrów karnych, jak określono w niniejszej sekcji.
E. Poufność kontroli rejestrów karnych
Wszelkie informacje uzyskane podczas kontroli rejestrów karnych są poufne. Uniwersytet musi ograniczyć rozpowszechnianie informacji uzyskanych w wyniku sprawdzenia danych z rejestrów karnych. Tylko te osoby, określone przez Uniwersytet, z wykazaną i uzasadnioną potrzebą poznania informacji, mogą mieć dostęp do informacji z rejestrów karnych.
F. Odmowa zgody na sprawdzenie danych z rejestrów karnych i niepełne określenie sprawności
(1) Uniwersytet zamknie określenie sprawności jako niepełne, gdy:
(a) Okoliczności zmieniają się tak, że dana osoba nie spełnia już definicji „osoby badanej”;
(c) Uczelnia nie może zlokalizować lub skontaktować się z osobą badaną;
(d) Uczelnia stwierdza, że osoba badana nie kwalifikuje się lub nie posiada kwalifikacji na stanowisko pracownika, wykonawcy lub wolontariusza z powodu niezwiązanego z procesem określania sprawności fizycznej; lub
(e) Stanowisko nie jest już otwarte.
(2) Osoba, której to dotyczy, nie ma prawa do przesłuchania zgodnie z Sekcją I w celu zakwestionowania zamknięcia niepełnego określenia sprawności fizycznej.
(3) Jeśli osoba, której to dotyczy, odmawia zgody na sprawdzenie karalności, Uniwersytet odmawia zatrudnienia tej osoby lub odmawia objęcia jakiegokolwiek stosownego stanowiska, lub odmawia wniosku o świadczenie usług wolontariackich, lub odmawia upoważnienia do świadczenia usług kontraktowych. Osoba, której to dotyczy, nie może odwołać się od decyzji podjętej na podstawie odmowy zgody.
G. Zdolność do zajmowania stanowiska na podstawie sprawdzenia w rejestrze karnym
(1) Uniwersytet musi stosować niniejsze zasady oraz wszelkie zasady przyjęte na poziomie instytucjonalnym w celu ustalenia, czy dana osoba jest zdolna do zajmowania stanowiska, świadczenia usług lub zatrudnienia w oparciu o uzyskane sprawdzenie w rejestrze karnym, w tym wszelkie dodatkowe informacje dostarczone na mocy OAR 580-023-0215(1), oraz w oparciu o wszelkie fałszywe oświadczenia dotyczące przeszłości karnej danej osoby. Przy określaniu zdolności do pracy Uniwersytet musi wziąć pod uwagę :
(a) Charakter przestępstwa;
(b) Fakty przemawiające za skazaniem lub aktem oskarżenia w toku, które wskazują na złożenie fałszywego oświadczenia;
(c) Znaczenie, jeśli w ogóle, przestępstwa lub fałszywego oświadczenia dla konkretnych wymagań dotyczących proponowanego stanowiska, usług lub zatrudnienia danej osoby; oraz
(d) Okoliczności pośrednie istotne dla obowiązków i okoliczności związanych ze stanowiskiem, usługami lub zatrudnieniem. Okoliczności ingerujące obejmują, ale nie są ograniczone do:
(A) Upływ czasu od popełnienia przestępstwa;
(B) Wiek badanej osoby w czasie popełnienia przestępstwa;
(C) Prawdopodobieństwo powtórzenia się przestępstw lub popełnienia kolejnego przestępstwa;
(D) Późniejsze popełnienie innego istotnego przestępstwa;
(E) Czy wyrok skazujący został uchylony i jaki jest skutek prawny uchylenia wyroku; oraz
(F) Rekomendacja pracodawcy.
(2) Przestępstwa istotne przy określaniu przydatności
(a) Wszystkie zbrodnie;
(b) Wszystkie wykroczenia klasy A;
(c) Każde przestępstwo wojskowe w Stanach Zjednoczonych lub przestępstwo międzynarodowe;
(d) Każde przestępstwo polegające na usiłowaniu, nakłanianiu lub spisku w celu popełnienia przestępstwa wymienionego w niniejszej podsekcji (2) zgodnie z ORS 161.405, 161.435, lub 161.450; oraz
(e) Jakiekolwiek przestępstwo oparte na odpowiedzialności karnej za zachowanie innej osoby zgodnie z ORS 161.155, gdy przestępstwo bazowe jest wymienione w niniejszej podsekcji (2).
(3) Ocena na podstawie przepisów prawa oregońskiego i innych. Upoważniona osoba wyznaczona dokonuje oceny przestępstwa na podstawie przepisów prawa oregońskiego oraz, w stosownych przypadkach, przepisów prawa federalnego lub przepisów prawa jakiejkolwiek innej jurysdykcji, w której sprawdzenie danych z rejestru karnego wskazuje, że dana osoba mogła popełnić przestępstwo, zgodnie z przepisami obowiązującymi w momencie określania zdolności do wykonywania zawodu.
H. Uczelnia informuje osobę, która została uznana za niezdolną do pracy na podstawie sprawdzenia w rejestrze karnym, listem poleconym na najbardziej aktualny adres podany przez tę osobę, o takiej dyskwalifikacji.
I. Podważanie decyzji o zdolności do pracy
Jeśli dana osoba chce zakwestionować niekorzystną decyzję o zdolności do pracy, może odwołać się od tej decyzji, składając wniosek o przesłuchanie.
(1) Dana osoba może odwołać się od ostatecznej decyzji o zdolności do pracy podjętej na podstawie sprawdzenia w rejestrze karnym, składając pisemny wniosek o przesłuchanie na adres podany w zawiadomieniu dostarczonym zgodnie z OAR 580-023-0260 w ciągu czternastu (14) dni kalendarzowych od daty podanej w zawiadomieniu. Uniwersytet może przedłużyć czas na odwołanie, jeśli Uniwersytet stwierdzi, że opóźnienie zostało spowodowane przez czynniki pozostające poza rozsądną kontrolą osoby, której to dotyczy.
(2) Podważanie informacji o przestępcy. Osoba zainteresowana nie może korzystać z procesu przesłuchania ustanowionego w niniejszej polityce w celu zakwestionowania dokładności, kompletności lub zgodności z prawem informacji dostarczonych przez Policję Stanową Oregonu, Federalne Biuro Śledcze lub agencje zgłaszające informacje do Policji Stanowej Oregonu lub Federalnego Biura Śledczego.
(3) Uniwersytet ma prawo polegać na informacjach o przestępcach kryminalnych dostarczonych przez Policję Stanową Oregonu, Federalne Biuro Śledcze lub inne podmioty, dopóki Uniwersytet nie zostanie powiadomiony, że informacje zostały zmienione lub poprawione.
(4) Wszelkie przesłuchania w ramach tej polityki nie są otwarte dla publiczności.
(5) Środek zaradczy. Jedynym środkiem zaradczym, który może być przyznany w ramach tego procesu przesłuchania jest stwierdzenie, że dana osoba jest zdolna. W żadnym wypadku Uniwersytet nie może być zobowiązany do umieszczenia danej osoby na jakimkolwiek stanowisku, ani nie może być zobowiązany do przyjęcia usług lub zawarcia umowy z daną osobą.
(6) Proces przesłuchania. Po otrzymaniu ważnego zawiadomienia zgodnie z podsekcją (1) niniejszej sekcji polityki, Prezydent Uniwersytetu wybiera odpowiedniego funkcjonariusza ds. przesłuchań. Rola funkcjonariusza ds. przesłuchań ogranicza się do przeprowadzenia przesłuchania i opracowania proponowanego postanowienia dla Prezydenta lub jego/jej wyznaczonej osoby.
(a) Prehearing Conferences. Przed przesłuchaniem urzędnik przeprowadzający spotkanie wyjaśniające może, według własnego uznania, przeprowadzić jedną lub więcej konferencji przed przesłuchaniem w celu ułatwienia przeprowadzenia i rozwiązania sprawy. Urzędnik przeprowadzający spotkanie wyjaśniające może zwołać konferencję z własnej inicjatywy lub na wniosek strony.
(b) Cele konferencji poprzedzającej przesłuchanie mogą obejmować następujące kwestie, ale nie są do nich ograniczone:
(A) Ułatwienie odkrycia i rozwiązanie nieporozumień dotyczących odkrycia;
(B) Określenie, uproszczenie i wyjaśnienie kwestii;
(C) Wyeliminowanie kwestii nieistotnych;
(D) Uzyskanie postanowień co do faktów;
(E) Dostarczenie urzędnikowi przeprowadzającemu spotkanie wyjaśniające i stronom, przed spotkaniem wyjaśniającym, kopii wszystkich dokumentów, które mają być zaoferowane jako dowód na spotkaniu wyjaśniającym oraz nazwisk wszystkich świadków, którzy mają zeznawać;
(F) Do uwierzytelniania dokumentów;
(G) Do decydowania o kolejności dowodów i innych sprawach proceduralnych dotyczących przebiegu rozprawy;
(H) Do omawiania ugody lub innego rozwiązania lub częściowego rozwiązania sprawy.
(c) Prowadzenie rozprawy. Przesłuchanie jest prowadzone, w zależności od uznania funkcjonariusza ds. przesłuchań, tak aby zawierało następujące elementy:
(A) Oświadczenie i dowody Uniwersytetu na poparcie swoich działań;
(B) Oświadczenie i dowody osoby uznanej za niezdolną na poparcie swojego stanowiska;
(C) Wszelkie dowody przeciwne; oraz
(D) Wszelkie argumenty końcowe.
(d) Urzędnik przeprowadzający spotkanie wyjaśniające ma prawo zadawać pytania świadkom i wyznaczać rozsądne limity czasowe na prezentację ustną. Urzędnik przeprowadzający spotkanie wyjaśniające może wyłączyć skumulowane, powtarzające się lub nieistotne kwestie.
(e) Dowody typu powszechnie uznawanego przez rozsądnie myślące osoby w prowadzeniu poważnych spraw są dopuszczalne.
(f) Nieistotne, nieistotne lub nadmiernie powtarzające się dowody są wyłączane, a przywileje przyznane przez prawo stanu Oregon są uznawane przez urzędnika przeprowadzającego spotkanie wyjaśniające.
(g) Funkcjonariusz ds. przesłuchań sporządza projekt proponowanego zarządzenia do rozważenia przez przewodniczącego, który zawiera następujące elementy:
(A) Ustalenia faktyczne;
(B) Wnioski prawne;
(C) Zarządzenie.
(h) W ciągu dwudziestu jeden (21) dni kalendarzowych od otrzymania proponowanego postanowienia od funkcjonariusza ds. przesłuchań, Prezes musi:
(A) Przyjąć proponowane postanowienie jako ostateczne postanowienie w sprawie; lub
(B) Zmienić proponowane postanowienie jako ostateczne postanowienie w sprawie.
(i) Ostateczne postanowienie Prezesa jest ostateczne. Ostateczne postanowienie zostaje doręczone osobie, której dotyczy, na piśmie, za pośrednictwem poczty uwierzytelnionej.
(j) Niezależnie od OAR 580-023-0265, Uniwersytet może przyjąć zasady określające proces przesłuchania wymagany do zakwestionowania decyzji o sprawności.
(7) Odwołanie się od decyzji o zdolności do pracy zgodnie z sekcją I(1) niniejszej sekcji niniejszej polityki lub zakwestionowanie informacji o przestępstwie w agencji, która dostarczyła informacji, nie opóźni ani nie odroczy procesu zatrudniania na Uniwersytecie lub decyzji o zatrudnieniu.
J. Opłaty
Uniwersytet może pobierać opłatę za uzyskanie informacji o przestępcy w celu wykorzystania ich do określenia zdolności do pracy. W każdym konkretnym przypadku opłata nie może przekraczać opłaty (opłat) pobieranej przez Uniwersytet od Policji Stanowej Oregonu i Federalnego Biura Śledczego w celu uzyskania informacji o przestępcy kryminalnym na temat danej osoby.