A. Tarkoitus
(1) Tätä käytäntöä sovelletaan takautuvasti 1. tammikuuta 2008 tai sen jälkeen jätettyihin hakemuksiin. Oregonin yliopisto (University of Oregon, jäljempänä ’yliopisto’) on sitoutunut suojelemaan tiedekunnan, henkilöstön, opiskelijoiden ja muiden henkilöiden turvallisuutta ja terveyttä sekä turvaamaan yliopiston omaisuutta ja resursseja. Näiden tavoitteiden saavuttamiseksi johtokunta (Board of Trustees, Board) siirtää rikosrekisteritarkastusten suorittamisesta päättävälle presidentille vastuun rikosrekisteritarkastusten suorittamista koskevien sääntöjen hyväksymisestä.
(2) Kaikkien (1) alakohdan nojalla hyväksyttyjen sääntöjen on oltava johdonmukaisia Policy 580.023:n, sovellettavien Oregonin osavaltion lakien ja liittovaltion lakien kanssa.
B. Määritelmät
(1) ”Rikosrekisteritarkastus” tarkoittaa sormenjälkiin perustuvaa rikosrekisteritarkastusta.
(2) ”Tuomio” tarkoittaa, että tuomioistuin on antanut lainvoimaisen tuomion tuomiosta tai syyllisyyden toteamisesta, syyllisyystodistuksesta, nolo contendere (ei kiistämistä) -vapauslausunnosta tai muusta syyllisyyden toteamisesta.
(3) ”Sormenjälkiin perustuva rikosrekisteritarkastus” tarkoittaa rikosrekisteritarkistusta, jossa käytetään tutkittavan sormenjälkiä. Sormenjälkiin perustuvaa rikosrekisteritarkastusta voidaan pyytää ainoastaan Oregonin osavaltion poliisilta muita kuin rikosoikeudellisia tarkoituksia varten. Jos kohteena olevan henkilön rikosrekisteritiedot on tarkistettava valtakunnallisesti, yliopisto voi pyytää Oregonin osavaltion poliisia suorittamaan tarkistuksen, sormenjälkitunnistus mukaan luettuna, liittovaltion poliisiviraston (Federal Bureau of Investigation) kautta.
(4) ”Yliopisto” tarkoittaa Oregonin yliopistoa.
(5) ”Kohdeyksilö” tarkoittaa henkilöä, jolta yliopisto voi vaatia rikosrekisteritietojen tarkistamista edellytyksenä sille, että hän voi tarjota palvelujaan urakoitsijana, työntekijänä tai vapaaehtoisena. Kohteena oleviin henkilöihin kuuluvat henkilöt, jotka toimivat tällä hetkellä urakoitsijana, työntekijänä tai vapaaehtoistyöntekijänä, tai henkilöt, jotka hakevat nimitystä työntekijäksi, vapaaehtoistyöntekijäksi tai toimeksiantoa urakoitsijana tehtävään, joka on määritelty kriittiseksi tai turvallisuuden kannalta arkaluonteiseksi tehtäväksi. Yliopisto voi tarkastaa rikosrekisteritiedot muun muassa sellaisissa kriittisissä tai turvallisuuden kannalta arkaluonteisissa tehtävissä, joissa henkilö:
(a) hänellä on suora pääsy alle 18-vuotiaisiin henkilöihin tai opiskelija-asuntoloihin, koska hänen työtehtävänsä edellyttävät hänen läsnäoloaan asuntolassa;
(b) hän tarjoaa tietotekniikkapalveluja ja hänellä on tietoteknisten järjestelmien hallinta- tai käyttöoikeus tai pääsy niihin, mikä antaisi henkilölle mahdollisuuden vahingoittaa tietoteknisiä järjestelmiä tai järjestelmien sisältämää tietoa;
(c) on pääsy tietoihin, joiden luovuttaminen on kielletty osavaltion tai liittovaltion laeissa, säännöissä tai määräyksissä, tai tietoihin, jotka on määritelty luottamuksellisiksi osavaltion tai liittovaltion laeissa, säännöissä tai määräyksissä;
(d) Pääsy kiinteistöihin, joissa on kemikaaleja, vaarallisia materiaaleja ja muita kohteita, joita valvotaan osavaltion tai liittovaltion laeilla tai määräyksillä;
(e) Pääsy laboratorioihin, ydinvoimalaitoksiin tai yleishyödyllisiin laitoksiin, joihin pääsy on rajoitettu yleisön terveyden tai turvallisuuden suojelemiseksi;
(f) Hänellä on verotukseen, rahoitustukeen, palkanlaskentaan tai hankintoihin liittyviä tehtäviä yhtenä päävastuualueena; tai
(g) Hänellä on pääsy työntekijöitä tai yleisön jäseniä koskeviin henkilökohtaisiin tietoihin, mukaan lukien sosiaaliturvatunnukset, syntymäajat, ajokorttinumerot, lääketieteelliset tiedot, henkilökohtaiset taloudelliset tiedot tai rikostaustan tiedot.
C. Rikosrekisteritietojen tarkastusprosessi
(1) Yliopisto voi vaatia kohdehenkilöä täyttämään rikosrekisteritietoja koskevan pyyntölomakkeen ja toimittamaan tarvittavat lisätiedot, jotta rikosrekisteritietojen tarkastus voidaan suorittaa kohtuullisessa ajassa.
(2) Yliopisto voi suorittaa tai pyytää Oregonin osavaltion poliisia suorittamaan rikosrekisteritarkastuksen, kun:
(a) henkilö täyttää ”tutkittavan henkilön” määritelmän; tai
(b) liittovaltion laki tai asetus, osavaltion laki tai hallinnollinen määräys tai sopimus tai kirjallinen sopimus sitä edellyttää.
(3) Rikosrekisteritarkastukseen perustuva soveltuvuuden määrittäminen kriittisiin tai turvallisuusriskin alaisiin virkoihin katsotaan viran vähimmäisvaatimukseksi. Se, että asianomainen henkilö voidaan hyväksyä sopivaksi rikosrekisteritarkastuksen perusteella, ei takaa kyseiselle henkilölle asemaa työntekijänä, toimeksisaajana tai myyjänä.
D. Rikosrekisteritarkastusta koskeva ilmoitus hakijoille
Hakemuslomakkeissa ja sopimuspalveluja koskevissa tarjouspyynnöissä on ilmoitettava mahdolliselle työntekijälle, urakoitsijalle tai vapaaehtoiselle, jos tehtävä edellyttää rikosrekisteritarkastusta tässä pykälässä määritellyllä tavalla.
E. Rikosrekisteritarkastuksen luottamuksellisuus
Rikosrekisteritarkastuksessa saadut tiedot ovat luottamuksellisia. Yliopiston on rajoitettava rikosrekisteritarkastuksessa saatujen tietojen levittämistä. Rikosrekisteritietoihin saavat tutustua vain ne yliopiston määrittelemät henkilöt, joilla on todistettu ja oikeutettu tarve saada tietoja.
F. Kieltäytyminen suostumuksesta rikosrekisteritarkastukseen ja puutteellinen soveltuvuusmääritys
(1) Yliopisto sulkee soveltuvuusmäärityksen puutteellisena, kun:
(a) Olosuhteet muuttuvat niin, että henkilö ei enää täytä ”tutkittavan henkilön” määritelmää;
(c) Yliopisto ei pysty paikallistamaan tai ottamaan yhteyttä tutkittavan henkilöön;
(d) Yliopisto toteaa, että tutkittavalla henkilöllä ei ole kelpoisuutta tai kelpoisuutta työntekijän, urakoitsijan tai vapaaehtoistyöntekijän tehtävään syystä, joka ei liity soveltuvuuden määritysprosessiin; tai
(e) Tehtävä ei ole enää avoin.
(2) Kohteena olevalla henkilöllä ei ole oikeutta I jakson mukaiseen kuulemistilaisuuteen riitauttaakseen epätäydellisen soveltuvuuden määrittelyn päättämisen.
(3) Jos kohde kieltäytyy suostumasta rikosrekisteritietojen tarkistamiseen, yliopiston on kieltäydyttävä ottamasta henkilöä työsuhteeseen tai evättävä mikä tahansa soveltuva virka tai evättävä mikä tahansa vapaaehtoispalveluja koskeva pyyntö tai evättävä valtuudet tarjota sopimuspalveluja. Henkilö ei voi hakea muutosta päätökseen, joka on tehty suostumuksesta kieltäytymisen perusteella.
G. Soveltuvuus tehtävään rikosrekisteritietojen tarkistuksen perusteella
(1) Yliopiston on käytettävä näitä periaatteita ja mahdollisia laitoksen tasolla hyväksyttyjä sääntöjä määrittääkseen, soveltuuko henkilö tehtävään, palvelun tarjoamiseen tai työhön saadun rikosrekisteritietojen tarkistuksen perusteella, mukaan luettuna OAR 580-023-0215(1):n mukaisesti annetut lisätiedot, sekä henkilön rikosrekisteritietoja koskevien mahdollisten väärien ilmoitusten perusteella. Soveltuvuutta määrittäessään yliopiston on otettava huomioon:
(a) rikoksen luonne;
(b) tosiseikat, jotka tukevat tuomiota tai vireillä olevaa syytettä, jotka viittaavat väärän lausunnon antamiseen;
(c) rikoksen tai väärän lausunnon mahdollinen merkityksellisyys asianomaisen henkilön ehdotetun aseman, palvelujen tai työsuhteen erityisten vaatimusten kannalta;
(d) välivaiheen olosuhteet, jotka ovat merkityksellisiä aseman, palvelujen tai työsuhteen vastuualueiden ja olosuhteiden kannalta. Väliintulevia olosuhteita ovat muun muassa seuraavat:
(A) Rikoksen tekemisestä kulunut aika;
(B) Kohdeyksilön ikä rikoksen tekohetkellä;
(C) Rikosten uusimisen tai toisen rikoksen tekemisen todennäköisyys;
(D) Toisen merkityksellisen rikoksen myöhempi tekeminen;
(E) Se, onko tuomio kumottu, ja tuomion kumoamisen oikeusvaikutukset; ja
(F) Työnantajan suositus.
(2) Soveltuvuuden määrittämisen kannalta merkitykselliset rikokset
(a) Kaikki rikokset;
(b) Kaikki A-luokan rikkomukset;
(c) Kaikki Yhdysvaltojen sotilasrikokset tai kansainväliset rikokset;
(d) Kaikki rikokset, joissa on kyse yrityksestä, kehotuksesta tai salaliitosta tehdä tässä 2 kohdassa (2) lueteltu rikos ORS 161:n mukaisesti.405, 161.435 tai 161.450; ja
(e) Mikä tahansa rikos, joka perustuu rikosoikeudelliseen vastuuseen toisen henkilön menettelystä ORS 161.155:n mukaisesti, kun sen perustana oleva rikos on lueteltu tässä alajaksossa (2).
(3) Oregonin ja muiden lakien perusteella tehtävä arviointi. Valtuutetun edustajan on arvioitava rikos Oregonin lakien ja soveltuvin osin liittovaltion lakien tai minkä tahansa muun lainkäyttöalueen lakien perusteella, joissa rikosrekisteritarkastus osoittaa, että asianomainen henkilö on saattanut syyllistyä rikokseen, sellaisina kuin nämä lait ovat voimassa soveltuvuuden määrityshetkellä.
H. Ilmoitus rikosrekisteritietoihin perustuvasta epäsuotuisasta soveltuvuuspäätöksestä
Yliopiston on ilmoitettava rikosrekisteritietojen tarkistuksen perusteella soveltumattomaksi todetulle henkilölle kyseisestä hylkäämisestä postitse kirjattuna kirjeenä kyseisen henkilön ilmoittamaan viimeisimpään voimassa olevaan osoitteeseen.
I. Kelpoisuusmäärityksen riitauttaminen
Jos henkilö haluaa riitauttaa kielteisen kelpoisuusmäärityksen, hän voi hakea siihen muutosta pyytämällä kuulemista.
(1) Henkilö voi hakea muutosta lopulliseen kelpoisuusmääritykseen, joka on tehty rikosrekisteritietojen tarkistuksen perusteella, toimittamalla kirjallisen kuulemispyynnön osoitteeseen, joka mainitaan OAR 580-023-0260:n mukaisessa ilmoituksessa neljäntoista (14) kalenteripäivän kuluessa kyseisessä ilmoituksessa mainitusta päivästä. Yliopisto voi pidentää valitusaikaa, jos se katsoo, että viivästys johtui tekijöistä, joihin asianomainen henkilö ei voi kohtuudella vaikuttaa.
(2) Rikoksentekijätietojen riitauttaminen. Asianomainen henkilö ei voi käyttää tässä menettelyssä vahvistettua kuulemismenettelyä kyseenalaistamaan Oregonin osavaltion poliisin, liittovaltion poliisiviraston (Federal Bureau of Investigation) tai Oregonin osavaltion poliisille tai liittovaltion poliisivirastolle (Federal Bureau of Investigation) tietoja ilmoittavien virastojen antamien tietojen paikkansapitävyyttä, täydellisyyttä tai laillisuutta.
(3) Yliopistolla on oikeus luottaa Oregonin osavaltion poliisin, liittovaltion poliisilaitoksen (Federal Bureau of Investigation) tai muiden tahojen toimittamiin rikoksentekijöitä koskeviin tietoihin, kunnes yliopistolle ilmoitetaan, että tietoja on muutettu tai korjattu.
(4) Tämän toimintaperiaatteen mukainen kuuleminen ei ole julkinen.
(5) Oikeussuojakeino. Ainoa oikeussuojakeino, joka voidaan myöntää tämän kuulemismenettelyn nojalla, on toteamus, että asianomainen henkilö on soveltuva. Yliopistoa ei missään tapauksessa saa vaatia sijoittamaan asianomaista henkilöä mihinkään tehtävään, eikä yliopistoa saa vaatia hyväksymään palveluja tai tekemään sopimussuhdetta asianomaiseen henkilöön.
(6) Kuulemismenettely. Saatuaan tämän kohdan (1) alakohdan mukaisen pätevän ilmoituksen yliopiston rehtori valitsee asianmukaisen kuulemismenettelystä vastaavan neuvonantajan. Kuulemismenettelystä vastaavan neuvonantajan rooli rajoittuu kuulemisen suorittamiseen ja määräysehdotuksen laatimiseen presidentille tai hänen nimeämälleen henkilölle.
(a) Kuulemista edeltävät neuvottelut. Ennen kuulemista kuulemismenettelystä vastaava neuvonantaja voi harkintansa mukaan järjestää yhden tai useamman kuulemista edeltävän konferenssin asian käsittelyn ja ratkaisemisen helpottamiseksi. Kuulemismenettelystä vastaava neuvonantaja voi kutsua konferenssin koolle omasta aloitteestaan tai osapuolen pyynnöstä.
(b) Kuulemista edeltävän konferenssin tarkoituksiin voivat kuulua muun muassa seuraavat:
(A) helpottaa tiedonhankintaa ja ratkaista tiedonhankintaa koskevat erimielisyydet;
(B) yksilöidä, yksinkertaistaa ja selventää kysymyksiä;
(C) poistaa epäolennaiset kysymykset;
(D) saada tosiseikkoja koskevia sopimuksia;
(E) toimittaa kuulemismenettelystä vastaavalle neuvonantajalle ja osapuolille ennen kuulemista jäljennökset kaikista asiakirjoista, jotka on tarkoitus esittää todisteina kuulemisessa, sekä kaikkien todistajien nimet, joiden odotetaan todistavan;
(F) Todistaa asiakirjat oikeiksi;
(G) Päättää todistelujärjestyksestä ja muista kuulemisen kulkuun liittyvistä menettelyllisistä seikoista;
(H) Keskustella sovintoratkaisusta tai muusta asian ratkaisemisesta tai osittaisesta ratkaisemisesta.
(c) Kuulemisen toimittaminen. Kuuleminen suoritetaan kuulemismenettelystä vastaavan neuvonantajan harkinnan mukaan siten, että se käsittää seuraavat asiat:
(A) Yliopiston lausuma ja todisteet toimenpiteensä tueksi;
(B) Epäpäsopivaksi todetun henkilön lausuma ja todisteet kantansa tueksi;
(C) Mahdollinen vastatodistusaineisto;
(D) Mahdolliset loppupuheet.
(d) Kuulemismenettelystä vastaavalla neuvonantajalla on valtuudet kuulustella todistajia ja asettaa kohtuulliset määräajat suulliselle esittämiselle. Kuulemismenettelystä vastaava neuvonantaja voi sulkea pois kumulatiiviset, toistuvat tai epäolennaiset seikat.
(e) Todisteet, jotka ovat sellaisia, joihin kohtuullisen varovaiset henkilöt tavanomaisesti luottavat hoitaessaan vakavia asioitaan, on otettava tutkittavaksi.
(f) Asiattomat, epäolennaiset tai tarpeettomasti toistuvat todisteet on suljettava pois, ja kuulemismenettelystä vastaavan neuvonantajan on tunnustettava Oregonin laissa säädetyt erioikeudet.
(g) Kuulemismenettelystä vastaava neuvonantaja laatii puheenjohtajan harkittavaksi määräysehdotuksen, joka sisältää seuraavat asiat:
(A) tosiseikkojen toteaminen;
(B) lainopilliset päätelmät;
(C) määräys.
(h) Kahdenkymmenenyhden (21) kalenteripäivän kuluessa kuulemismenettelystä vastaavan neuvonantajan määräysehdotuksen vastaanottamisesta puheenjohtajan on:
(A) hyväksyttävä määräysehdotus asian lopulliseksi määräykseksi; tai
(B) muutettava määräysehdotus asian lopulliseksi määräykseksi.
(i) Puheenjohtajan antama lopullinen määräys on lopullinen. Lopullinen määräys toimitetaan asianomaiselle henkilölle kirjallisena kirjattuna kirjeenä.
(j) Sen estämättä, mitä OAR 580-023-0265:ssä säädetään, yliopisto voi hyväksyä menettelytapoja, joissa hahmotellaan soveltuvuutta koskevan päätöksen riitauttamiseen vaadittava kuulemismenettely.
(7) Soveltuvuusmäärityksen riitauttaminen tämän toimintaohjeen I jakson 1 kohdan mukaisesti tai rikoksentekijää koskevien tietojen riitauttaminen tiedot antaneen viraston kanssa ei viivästytä tai lykkää yliopiston työhönottoprosessia tai palvelukseenottopäätöksiä.
J. Maksut
Yliopisto voi periä maksun rikoksentekijöitä koskevien tietojen hankkimisesta soveltuvuutta koskevan päätöksen tekemistä varten. Maksu ei missään yksittäistapauksessa saa ylittää maksua (maksuja), jonka Oregonin osavaltion poliisi ja liittovaltion poliisivirasto (Federal Bureau of Investigation) veloittavat yliopistolta rikoksentekijätietojen hankkimisesta kyseisestä henkilöstä.